Automatizace finančního účetnictví pro IT společnost
Uživatelské případy
Alexander Shubin
IT společnost Serious Development Agency – vývoj mobilních aplikací a webových stránek pro startupy
Webové stránky: https://sda.company/
Alex Shubin je tvůrcem IT společnosti Serious Development Agency.
12 let zkušeností s programováním
Se společností Finmap jsem začal pracovat před 1,5 rokem
Jak může majitel IT firmy dát do pořádku své peníze, když pracuje 17-19 hodin denně a nemá prostě žádný volný čas? Úkol můžete odložit na lepší časy. Nebo můžete položit základy systematického účetnictví již nyní. Zjistěte si smysl čísel, přehledně si prohlédněte aktuální stav a na základě dat se dále rozhodujte. Tuto cestu si zvolil Alex, majitel IT společnosti Serious Development Agency.
Jak si dokázal najít čas a jakých výsledků dosáhl – to vám prozradí v tomto článku.
Vzhledem
IT společnost Serious Development Agency vyvíjí mobilní aplikace a webové stránky od roku 2019. Nyní v týmu pracuje 16 lidí a jejich počet se neustále zvyšuje. Přibývá také projektů a úkolů od klientů.
Pokud nevedete systematické účetnictví, je samozřejmě velmi snadné utopit se v chaosu příjmů, odpisů, pravidelných plateb a dluhů. Proto se Alexander, zakladatel společnosti, rozhodl, že je nutné zavést pravidelné finanční účetnictví.
„Rozhodl jsem se přece jen dát si podnikání do pořádku, protože jsem si uvědomil, že vůbec nechápu, o co jde, kolik peněz mohu dostat ven a podobně.
Úkoly
Vždy říkáme, že účetnictví pro účetnictví je chyba. Než si tedy začnete systematicky dělat pořádek ve svých penězích, musíte si stanovit, co všechno potřebujete sledovat a jak vám účetnictví pomůže rozvíjet vaše podnikání. Alex si stanovil tyto cíle:
1️⃣ Zbavit se finančního nepořádku.
Mít jasnou představu o tom, kolik společnost vydělává, kolik můžete získat dividend a co se v podniku obecně děje.
2️⃣ Sledovat zůstatky na účtech a plánované příjmy.
Zjistit, kolik peněz je k dispozici právě teď a kolik se očekává v budoucnu.
3️⃣ Chcete-li ušetřit čas.
Alex nyní pracuje 17-19 hodin denně. Jednoduše nemá čas věnovat se sledování financí.
„Obecně je nyní více práce, protože jednak přijímáme více zaměstnanců a musíme se věnovat novým zaměstnancům, pomoci, podpoře. Navíc je tu mnohem více otázek od klientů.“
4️⃣ Vedení záznamů je systematické a snadné.
„Když jsem vše zadával do tabulek Google, uvědomil jsem si, že některé věci nemusím brát v úvahu. To znamená, že musíte strávit čas nastavováním, stejnými sestavami atd. A protože chápu, že čas jsou peníze, je pro mě jednodušší mít veškerou dokumentaci ve vlastní kanceláři a mít několik možností, jak spouštět různé reporty, integrace… „.
Rozhodl jsem se implementovat Finmap pro řešení svých úkolů.
Řešení od společnosti Finmap
Alex poprvé vyzkoušel Finmap před rokem a půl. Funkce služby však nemohl pro své podnikání plně využít a přešel na jiný produkt. Po testování našel mnoho chyb, které práci ztěžovaly. Rozhodl se znovu vrátit do Finmapy.
„Proč Finmap – protože jsem už byl uživatelem. Absolvoval jsem kurzy u Ivana i Alexandra*.“
* Ivan Kaunov a Alexander Solovej jsou spoluzakladatelé společnosti Finmap. Ivan vedl kurz „Finance srozumitelným jazykem“. Postupem času jsme informace rozšiřovali a doplňovali, což vyústilo v kurz Alexandra Soloveye „Business Money“, který se věnuje tomu, jak se podnikatelé mohou v pouhých 5 krocích dostat od chaotických financí k systému.
Spolu se službou se Alexander rozhodl ihned využít pomoci finančního experta Finmap*, aby ušetřil čas na nastavení a také aby zjistil, na co se ve finančním účetnictví své společnosti zaměřuje.
* Naši uživatelé mohou požádat o pomoc finanční experty Finmap a vybrat si asistenta, manažera nebo mentora. Více informací o této službě najdete zde.
Book a financial
consultation for your
business
Nejdříve jsme připojili a přidali do Finmap všechny naše účty. Abychom na jedné obrazovce viděli všechny zůstatky, které v danou chvíli máme.
Poté jsme nastavili synchronizaci s naší bankou a systémem pro převod peněz Wise. Aby byly všechny příjmy a výdaje automaticky zaúčtovány do Finmap a promítnuty do finančních výkazů.
Synchronizace umožňuje:
- Ušetříte čas při ručním zadávání dat;
- zjednodušuje vedení záznamů;
- eliminuje riziko ztráty konkrétní platby.
Dokonce i drobné výdaje, na které se často zapomíná (například poplatky za převody nebo platby za předplatné aplikací a služeb), se zaúčtují automaticky. Uživatelé tak získají přesnější obraz o finanční situaci společnosti.
Protože jedním z Alexových úkolů bylo pochopit, kolik společnost skutečně vydělává, věnuje zvláštní pozornost výkazu zisku a ztráty P&L*.
* Výkaz zisku a ztráty (P&L) zobrazuje zisky a ztráty společnosti za určité období, např. měsíc. Generuje se automaticky ve službě Finmap na základě údajů zadaných uživatelem, které se do služby dostávají prostřednictvím integrace s bankami a dalšími službami.
V blízké budoucnosti plánuje Alex zavést také pravidelnou údržbu platebního kalendáře*, aby bylo možné kontrolovat budoucí příjmy a také vědět o nadcházejících výdajích s předstihem a nezapomínat na ně.
* Přidáním budoucích výdajů a příjmů do Finmapy je uživatel uvidí v kalendáři a nezapomene již provést plánovanou platbu nebo ji klientovi připomenout.
Kalendář také ukáže, zda je k danému datu dostatek peněz na pokrytí všech výdajů, nebo zda existuje riziko hotovostní mezery (dočasná situace, kdy podnik nemá dostatek peněz na pokrytí všech nezbytných výdajů).
Zakladatel Serious Development Agency však upozorňuje, že mu chybí některé funkce.
„Mám takový problém. Dostanu jednu platbu, ale ta je určena pro několik lidí najednou. Musím to pořád ručně rozdělovat, počítat, že tolik a tolik z té platby jde na takový projekt, tolik a tolik jde na takový projekt… Bylo by fajn, kdyby přišla velká platba a my mohli určit, že tato platba zahrnuje tolik a tolik na takový projekt.
Tento druh zpětné vazby je pro nás obzvláště důležitý, protože nám pomáhá rozvíjet Finmap tak, aby naši uživatelé mohli snadněji a efektivněji sledovat své finance. Náš vývojový tým má právě teď plné ruce práce s implementací všech funkcí, které Alexovi chybí.
Jaký je výsledek
✅ Vyřešili jsme finanční nepořádek a zavedli systematické finanční účetnictví.
Společně s finanční expertkou společnosti Finmap Karinou se nám podařilo zjistit, co se ve společnosti dělo v lednu a únoru.
„Nastavili jsme nyní, podíval se na to, co se stalo v lednu a únoru, ale alespoň existuje pochopení čísel.
✅ Díky propojeným integracím je přenos transakčních dat automatizovaný; Alex je nemusí přenášet ručně a trávit tím čas.
✅ Finanční výkazy si nyní můžete vždy zobrazit na pár kliknutí a pochopit, co se ve firmě děje. Přehledy se generují automaticky ve formě grafů a diagramů, není třeba ztrácet čas sestavováním tabulek a následným hledáním smyslu v desítkách sloupců čísel.
„Vytváření grafů je docela užitečná věc, kde jsou jasně vidět i procenta.
Výkaz zisku a ztráty je obzvláště důležitý, protože umožňuje snadno sledovat zisky společnosti.
✅ V plánu je nastavit si ve Finmapu platební kalendář*, abyste mohli sledovat budoucí příjmy a nezapomínali na odpisy (např. předem naplánovat splátky daní nebo půjček). Otestujte mobilní aplikaci Finmap, jakmile bude vydána (pracujeme na ní na plný úvazek). A co je nejdůležitější, pokračujte v růstu firmy.
Jste majitelem IT společnosti? Porozumějte financím podniku, přehledně zjistěte ziskovost jednotlivých produktů/projektů a přesně vypočítejte investice do vývoje nových produktů pomocí aplikace Finmap. Otestujte funkce služby pro svou firmu. 14 dní zdarma.
