Jak prowadzić rachunkowość finansową w niewielkiej firmie: case study agencji Present Perfect Agency

Present Perfect Agency – agencja usług językowych
Pomaga biznesom w tłumaczeniach, asystowaniu, prowadzeniu dokumentacji biznesowej i wszystkim, co związane z językami.

Strona: https://presentperfect.agency/
Facebook: https://www.facebook.com/present.perfect.translations

Helena Mironik – założycielka i kierowniczka Present Perfect Agency.
Korzystała z Finmap podczas pracy w IT agencji rekruterskiej.
W swojej firmie prowadzi rachunkowość finansową w Finmap od samego początku.
Lubi śledzić ruchy pieniężne, zwłaszcza, kiedy wpływają na konto.

Jak myślisz, kiedy biznes powinien wdrażać rachunkowość finansową?

  1. po luce gotówkowej, aby tego nie powtórzyć
  2. podczas spadku zysku, aby znaleźć przyczynę
  3. kiedy stanie się dostatecznie wielki

Tak naprawdę nie ma jednej poprawnej odpowiedzi. Systematyczna rachunkowość finansowa jest potrzebna od pierwszego dnia w biznesie. Zgadza się z tym Helena, założycielka agencji lingwistycznej Present Perfect Agency. „Już od pierwszej transakcji zaczęłam wprowadzać wszystko do Finmap”, – mówi.

Dlaczego nawet przy niewielkim biznesie Helena od razu postanowiła prowadzić systematyczną rachunkowość i jak pomaga jej Finmap – opowiemy w tym artykule.


Dane

Do końca 2020 roku Helena pracowała w agencji rekrutacyjnej w branży IT. Później założyła Present Perfect Agency. W obu przypadkach prowadzenie rachunkowości powierzyła Finmap. Dlaczego?

Decydującym argumentem do wypróbowania Finmap była prostota.

Helena dowiedziała się o serwisie od Aleksandra Słowika (współzałożyciel Finmap), którego znała od dawna. Zobaczyła w internecie informacje, że rozwija on rozwiązanie do rachunkowości finansowej. Dlatego, kiedy w IT agencji rekruterskiej pojawiła się potrzeba prowadzenia rachunków, Helena od razu zdecydowała się na wypróbowanie produktu.

Przedtem analizowała różne serwisy, aby zautomatyzować większość procesów. Jednak znalazła tylko zagraniczne rozwiązania, które bardziej pasowały do wielkich biznesów, były zbyt skomplikowane i drogie dla niewielkiej firmy. Finmap zaś był prosty, jasny i przystępny.

Z czasem, po podjęciu decyzji o założeniu własnej działalności, Helena również od razu postanowiła prowadzić rachunkowość w Finmap.

Zadanie

Helena nie miała problemów z prowadzeniem rachunkowości finansowej. Miała jednak 3 kluczowe zadania:

1️⃣ Nie powinno to było zajmować wiele czasu. Na co dzień i tak miała kupę zadań operacyjnych, zwłaszcza przy projekcie, który dopiero niedawno wystartował. Nie było czasu na tracenie kilku godzin, ręcznie wypełniając tabelki.

2️⃣ Dane miały być jasno widoczne:

„Przez jakiś czas próbowałam prowadzić wszystko w Google-tabelach. Jednak zajmuje to dużo czasu. Banalne wpisywanie ręcznie wszystkich nazw, danych. Człowiek próbuje przyspieszyć, skraca. Potem nie pamięta, gdzie coc wpisał. Plus na telefonie w Excelu i nawet Google Tabs wszystko się rozjeżdża, niewygodnie się wpisuje dane”.

3️⃣ Prowadzenie rachunkowości w jednym miejscu. Pracując w IT agencji rekruterskiej, Helena miewała sytuacje, kiedy trzeba było nadać komuś dostęp do tabeli. Jednocześnie nie chciała odsłaniać wszystkich danych. Koniec końców trzeba było tworzyć kopie tabelek. Oczywiście zaczynały się one ze sobą mieszać, sens i logika ich prowadzenia się traciły. Łatwiej było wszystko spalić i zacząć od nowa, niż zrozumieć, o co tam chodziło

Rozwiązanie od Finmap

Cieszę się, że nie muszę korzystać z jakiegoś rozwiązania dla wielkich firm i próbować je dopasować do tych niewielkich projektów, przy których musiałam pracować„.

Po przeanalizowaniu rachunkowości finansowej w poprzednich miejscach pracy, Helena zauważyła, że wiele ważnych wskaźników nie są uwzględniane. Do Finmap zaczęła wprowadzać wszystkie dane, w tym również wydatki na hosting i pocztę. Przydzieliła wydatki i wpływy według kategorii*. W ten sposób pojawił się system, płatności przestały się gubić.

*Za pomocą Kategorii w Finmap, użytkownik może oznaczyć typy wpływów i wydatków. To pomaga w śledzeniu transakcji każdego konkretnego typu. Na przykład to, ile firma wydaje na reklamę na Facebooku, ile zarabia na danym projekcie.

Wraz z rozpoczęciem własnej działalności, Helena od razu ustawiła rachunkowość według kategorii. Present Perfect Agency posiada kilka stałych wydatków (na przykład, soft dla tłumaczy), oraz zmienne wydatki na opłatę tłumaczy w zależności od projektu.

Wszystkie wydatki można planować z wyprzedzeniem i śledzić w Kalendarzu płatności*, aby uniknąć luki gotówkowej.

*Kalendarz płatności Finmap odzwierciedla wszystkie zaplanowane wpływy i wydatki wg dat. Na przykład, wskazujemjy, że co miesiąc 17-tego opłacamy czynsz w biurze w wysokości 500$. W Kalendarzu płatności każdego 17-tego dnia miesiąca będzie oznaczone, że zbliża się wydatek 500$.

Bardzo pomocny dla Heleny jest również panel z kontami. Klienci Present Perfect Agency opłacają jej usługi na konta bankowe państwowe i zagraniczne, prywatne karty, gotówką, mogą to robić nawet w kryptowalucie.

Wszystkie aktualne informacje o saldzie konta są wyświetlane w Finmap. Helena nie musi wchodzić oddzielnie na konto w każdym banku. W dowolnej chwili widzi, ile pieniędzy i gdzie dokładnie firma obecnie posiada.

Dodatkowo, dla Heleny ważne jest prowadzenie ewidencji ruchu środków pieniężnych, aby rozumieć, co skąd przyszło i gdzie poszło. W końcu firma posiada konta w różnych walutach. Pomaga jej w tym raport „Pieniądze/Cash Flow”*.

*Raport „Pieniądze” w Finmap pokazuje ruchy środków pieniężnych i pozwala widzieć, jakie kwoty wpływają, a jakie są wydawane przez firmę.

Kolejnym kluczowym dla Present Perfect Agency raportem jest P&L*, czyli rachunek zysków i strat. Za jego pomocą Helena może kontrolować, czy agencja przynosi zyski w danym okresie. Jeśli tak, to jakie. Jeśli nie – to jakie ponosi straty i dlaczego tak się stało.

*P&L – to raport o zyskach i stratach. W Finmapie automatycznie odejmuje ze wszystkich wpływów za dany okres (na przykład miesiąc) wszystkie wydatki w tym samym okresie. W ten sposób przedsiębiorca widzi, czy firma posiada zysk, czy biznes jest stratny.

Przy tym dla Heleny ważne jest, że wszystkie dane może wprowadzać dosłownie w ciągu kilku minut, nie tylko z komputera, ale również przez bota w Telegramie. Dlatego informacja się nie gubi i zawsze jest aktualna.

Dodatkowo, całkiem niedawno Helena zatrudniła asystentkę. Oznacza to, że od teraz będzie mogła jej zlecać prowadzenie rachunkowości. W Finmap można w łatwy sposób ustawić dowolne ograniczenia i wybrać, jakie informacje będą widoczne dla pracownika, jakie będzie mógł edytować, a jakie będą zupełnie wyłączone. Nie trzeba już będzie tworzyć kopii i wprowadzać chaosu do rachunków dla zachowania prywatności.

Co w rezultacie

To jest jak ten ból głowy, który sobie likwidujesz i nie musisz już o tym myśleć w jednym rzędzie z innymi operacyjnymi kwestiami, pojawiającymi się codziennie„.

✅ W IT agencji rekruterskiej Helena za pomocą Finmap stworzyła systematyczną rachunkowość finansową. Wcześniej uwzględniano tylko wpływy od klientów i wydatki na bonusi dla rekruterów. Przy tym nie brano pod uwagę wielu stałych wydatków, takich jak opłata hostingu, poczty firmowej itd. Po wdrożeniu Finmap pojawił się konrketny system.

✅ Tworzenie raportów stało się wygodne. Finmap sam formuje je na podstawie wprowadzonych danych, w postaci przejrzystych wykresów i diagramów. Raport można pobrać w formacie PDF i Excel.

„W poprzednim miejscu pracy mieliśmy tradycję, że kierownicy również składali raporty pracownikom. Wiadomo, wygodnie jest pobrać wszystko w PDFie”, – mówi Helena.

✅Agencja również posiada systematyczną rachunkowość finansową. Helena w dowolnym momencie może zobaczyć, ile pieniędzy znajduje się na wszystkich kontach, jakie opłaty od klientów już wpłynęły, a na jakie jeszcze czekamy, ile wydano, jakie transakcje zostały zaplanowane.

✅ Na prowadzenie rachunkowości tracimy minimum czasu. Jest to szczególnie ważne przy niewielkiej firmie, gdzie właściciel posiada sporo zadań codziennych i nie ma dużego zespołu, któremu mógłby powierzyć część z nich.

Wszystko mam przed oczami, wciskam 2-3 przyciski i mogę wprowadzić/uzyskać dowolne informacje„.

✅ Aby wprowadzić dane, wystarczy skorzystać z bota w Telegramie. W ten sposób nic się nie gubi, bo dodawać transakcje możemy stojąc w korku, lub siedząc w kawiarni.

✅ I najważniejsze, co podkreśla Helena, dzięki Finmap „rozumie, w jakim kierunku idzie, jak się rozwija, czy firma zwiększa swoją skalę i na co warto zwrócić uwagę”.

Aby wdrożyć systematyczną rachunkowość finansową do swojej firmy, dołącz do Finmap pod linkiem:

A dowiedzieć się więcej o usługach agencji Present Perfect Agency można tutaj: https://presentperfect.agency/

Subskrybuj!

Regularnie wysyłane artykuły i historie dotyczące finansów w prostym języku.

    Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstu lub jego części jest możliwe tylko za zgodą posiadacza praw autorskich.

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Zbieramy pliki cookie, aby poprawić komfort korzystania z witryny. Więcej szczegółów - Polityka prywatności