Новичкам в финансовом учете

О том, чем важен финансовый учет и что он собой представляет, мы говорили в наших предыдущих статьях. Сейчас же просто напомним о том, что именно ведение учета помогает владельцам бизнеса находить правильные решения и продвигать свое дело вперед. Успех предпринимательской деятельности напрямую зависит от понимания предпринимателем всех процессов, которые происходят вследствие деятельности фирмы.

Заметим только, что финансовый учет не станет «панацеей» от всех проблем. Многие думают, что, начиная вести учет, они автоматически повышают прибыль. Это не так. Учет – это зеркало бизнеса, которое помогает разобраться во всех его сферах. А прибыль зависит от дальнейших действий предпринимателя.

С чего начать ведение учета

Для новичков в ведении учета ответим на этот вопрос просто: с понимания того, что может дать правильный учет. Итак, рассмотрим главные плюсы учета.

  • Учет помогает оценить динамику развития бизнеса;
  • Если научиться правильно читать отчеты, можно избежать многих ошибок и обойти часто встречающиеся подводные камни;
  • Учет помогает анализировать и планировать будущие действия;
  • При помощи учета предприниматели прекрасно ориентируются в состоянии бизнеса в текущее время и, следственно, могут вовремя реагировать на негативные тенденции.

Главные требования к учету

Если Вы решились начать вести управленческий учет, стоит разобраться в его главных принципах. Начнем с того, что учет обязательно должен быть своевременным, а отчеты – «свежими». Отчет, в котором цифры устарели, не даст никакого реального понятия о состоянии бизнеса. Если выбирать между неполным, но своевременно поданным отчетом, и отчетом, отображающим цифры состоянием на несколько недель назад, стоит выбрать первый вариант.

Учет должен показывать максимально возможную прибыль предприятия. Проанализировав отчеты, владелец принимает решение: стоит ли увеличивать обороты в бизнесе, стремиться к увеличению дохода или увеличивать штат. Учет должен давать владельцу бизнеса адекватное понимание его возможностей.

Финансовый учет обязательно должен помогать человеку мыслить логически – каждая цифра ведь не взята с потолка, и обозначает конкретный показатель. Если научиться правильно видеть цифры, можно даже изменить способ мышления. Бизнес, кстати, от этого только выиграет, ведь, даже если нет быстрого результата от учета, показатели помогают понять, на что стоит повлиять и как поступить.

Когда можно не вести учет?

Не вести учет можно всегда. Вопрос только в том, чего владелец бизнеса добьется с финансовым учетом и без него. Попробуем описать ситуации, когда финучет становится бесполезным.

  • Отчеты не отображают реального состояния бизнеса, попросту говоря, — цифры ложны;
  • Владельца устраивает сегодняшняя «картина» и он не планирует работать над развитием бизнеса;
  • Минимальный оборот – в этом случае можно и без учета разобраться, например, с помощью кассовой книги;
  • Информация, собранная в отчетах, абсолютно ничего не дает, так как собственник не понимает, что с ней делать;
  • Отчеты составляются редко или нестабильно и не способны отобразить реальное состояние бизнеса;
  • Отчеты содержат огромнейшее количество цифр и по размерам напоминают «километровые» (идеал – 20 строчек на листе формата А-4);
  • Если владелец планирует закрыть бизнес.

Вести финансовый учет очень полезно. Но если в нем ничего не понимать, он становится «чемоданом без ручки». Владельцам бизнеса обязательно стоит потратить месяц-два и проштудировать теорию и практику финучета. Мы же, в свою очередь, обязательно поможем в этом нашему читателю.

Личные деньги и деньги бизнеса

Многие начинающие предприниматели не имеют понятия о том, как и когда можно выводить деньги без вреда для бизнеса. Поэтому еще со старта попадают в неприятную ситуацию. В данной статье мы поговорим о том, как правильно выводить средства из бизнеса и что может произойти, если это делать неправильно.

Первое, что стоит запомнить: деньги, попадая в кассу, еще не являются прибылью.

Второе, что стоит запомнить: не всю прибыль можно вынимать как дивиденды. Как правильно подсчитать прибыль и почему нельзя бездумно тратить выручку? Если у Вас предприятие с крупным оборотом (от 100 тысяч) и вы работаете с несколькими поставщиками, этот материал будет Вам более чем полезен. Особенно, если фирма работает по принципу отложенных платежей.

Разделяем деньги бизнеса и свои

Сразу заметим, что тема нашего разговора будет сложной. О том, чем отличаются деньги бизнеса от средств, которые можно положить в карман, лучше говорить посредством примеров.

Функции управленческого учета формулируются следующим образом:

  • Пример 1. Собственник заключил выгодную сделку с предоплатой. Предоплата составила 50%, и ее вполне хватило на долгожданную покупку дачи. Вот только через полгода стала ощутимой нехватка денег в обороте: зарплаты платить стало нечем и пришлось брать кредит под серьезный процент. Да, такое и правда встречается.
  • Пример доказывает, что предприниматель невовремя «вытащил» значительную сумму из оборота, что со временем губительно сказалось на его фирме. Чтобы такого не произошло с нашими уважаемыми читателями, предлагаем воспользоваться нижеизложенными советами.
  • Вынимайте деньги из оборота только после закрытия проекта. Сумма, которую можно положить себе в карман, становится видимой после подписания всех актов. Из предоплаты ни в коем случае не нужно ничего брать. Деньги в сейфе еще не означают, что предприятие прибыльное.

Что такое прибыль и как ее подсчитать?

О подсчете прибыли также поговорим, опираясь на пример.

  • Пример 2. Владелец бизнеса получил предоплату 30%. Она еще не является прибылью, поскольку большая часть выручки еще находится на руках клиента. Чистая прибыль станет видна только после того, как клиент полностью оплатит свою покупку. До того не стоит даже пробовать изымать деньги. Информация о том, какова будет ожидаемая прибыль, еще не дает возможности выводить деньги – они станут Вашими только после подписания актов.

О норме остатка на счетах

Крупный бизнес – это огромные суммы, направленные на зарплаты персоналу, оплату рекламы, закупки товаров и прочее. Чтобы не случилось кассового разрыва, нужно, чтобы на счетах всегда была зарезервирована определенная сумма.

  • Пример 3. Пришло время оплатить серьезную закупку, а на счету денег нет – они были «благополучно» изъяты в неподходящий момент. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Так как вы умеете анализировать и делать выводы, одного такого случая вполне хватит для того, чтобы понять: допускать кассовый разрыв нельзя. Стоит просто посчитать, сколько денег должно быть на счету для необходимых платежей и закупок. Эта сумма называется нормой остатка.
  • В приложении FINMAP специально для такого анализа существует возможность создания плановых платежей.
  • Когда после подписания актов сумма на счету превышает норму остатка, можно изымать деньги – только о норме остатка забывать нельзя. Пусть эта сумма всегда, при любых обстоятельствах остается нетронутой. И напомним, что есть еще ежеквартальные платежи – на них тоже нужно оставлять средства.
  • Если после закрытия сделки денег на оплату труда, рекламу и закупки не хватает, собственнику стоит задуматься, ведь это обозначает, что бизнес работает в убыток. Если денег больше – оставляйте норму остатка на счету, а остальное смело выводите.
  • Приложение FINMAP подскажет вам все эти цифры в таких отчетах как P&L и CashFlow.

Немного о стратегии ведения бизнеса

Существует три типа стратегии правильного ведения бизнеса.

  • Бизнес для себя. В этом случае предприниматель не заинтересован в развитии бизнеса и выводит все, что возможно, предпочитая жить в свое удовольствие.
  • Развивающийся бизнес. Владелец вкладывает всю прибыль в развитие компании.
  • Сбалансированный бизнес. В этом случае предприниматель изымает часть средств как дивиденды, а часть прибыли оставляет на развитие компании.

Какую бы вы стратегию не выбрали, всегда нужно помнить о разумном выводе средств и своих амбициях. Если вы хотите достигать новых высот, нужно вкладываться. А если хотите жить в свое удовольствие – живите, только помните о норме остатка.

Выходя из выше изложенного, делаем выводы:

  • Умение разделять свои деньги и деньги бизнеса очень важно.
  • Обязательно нужно планировать затраты на содержание персонала, рекламу, закупки прочее.
  • Прибыль – это деньги, которые появляются на счету после подписания актов и расчетов по всем обязательствам.
  • Выводить средства можно только тогда, когда сумма на счет превышает норму остатка.

НОВИЧКАМ В ФИНАНСОВОМ УЧЕТЕ

НОВИЧКАМ В ФИНАНСОВОМ УЧЕТЕ

О том, чем важен финансовый учет и что он собой представляет, мы говорили в наших предыдущих статьях. Сейчас же просто напомним о том, что именно ведение учета помогает владельцам бизнеса находить правильные решения и продвигать свое дело вперед. Успех предпринимательской деятельности напрямую зависит от понимания предпринимателем всех процессов, которые происходят вследствие деятельности фирмы.

Заметим только, что финансовый учет не станет «панацеей» от всех проблем. Многие думают, что, начиная вести учет, они автоматически повышают прибыль. Это не так. Учет – это зеркало бизнеса, которое помогает разобраться во всех его сферах. А прибыль зависит от дальнейших действий предпринимателя.

С ЧЕГО НАЧАТЬ ВЕДЕНИЕ УЧЕТА

С чего начать ведение учета

Для новичков в ведении учета ответим на этот вопрос просто: с понимания того, что может дать правильный учет. Итак, рассмотрим главные плюсы учета.

  • Учет помогает оценить динамику развития бизнеса;
  • Если научиться правильно читать отчеты, можно избежать многих ошибок и обойти часто встречающиеся подводные камни;
  • Учет помогает анализировать и планировать будущие действия;
  • При помощи учета предприниматели прекрасно ориентируются в состоянии бизнеса в текущее время и, следственно, могут вовремя реагировать на негативные тенденции.

ГЛАВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ

Если Вы решились начать вести управленческий учет, стоит разобраться в его главных принципах. Начнем с того, что учет обязательно должен быть своевременным, а отчеты – «свежими». Отчет, в котором цифры устарели, не даст никакого реального понятия о состоянии бизнеса. Если выбирать между неполным, но своевременно поданным отчетом, и отчетом, отображающим цифры состоянием на несколько недель назад, стоит выбрать первый вариант.

Учет должен показывать максимально возможную прибыль предприятия. Проанализировав отчеты, владелец принимает решение: стоит ли увеличивать обороты в бизнесе, стремиться к увеличению дохода или увеличивать штат. Учет должен давать владельцу бизнеса адекватное понимание его возможностей.

Финансовый учет обязательно должен помогать человеку мыслить логически – каждая цифра ведь не взята с потолка, и обозначает конкретный показатель. Если научиться правильно видеть цифры, можно даже изменить способ мышления. Бизнес, кстати, от этого только выиграет, ведь, даже если нет быстрого результата от учета, показатели помогают понять, на что стоит повлиять и как поступить.

КОГДА МОЖНО НЕ ВЕСТИ УЧЕТ?

Не вести учет можно всегда. Вопрос только в том, чего владелец бизнеса добьется с финансовым учетом и без него. Попробуем описать ситуации, когда финучет становится бесполезным.

 

  • Отчеты не отображают реального состояния бизнеса, попросту говоря, — цифры ложны;
  • Владельца устраивает сегодняшняя «картина» и он не планирует работать над развитием бизнеса;
  • Минимальный оборот – в этом случае можно и без учета разобраться, например, с помощью кассовой книги;
  • Информация, собранная в отчетах, абсолютно ничего не дает, так как собственник не понимает, что с ней делать;
  • Отчеты составляются редко или нестабильно и не способны отобразить реальное состояние бизнеса;
  • Отчеты содержат огромнейшее количество цифр и по размерам напоминают «километровые» (идеал – 20 строчек на листе формата А-4);
  • Если владелец планирует закрыть бизнес.

Вести финансовый учет очень полезно. Но если в нем ничего не понимать, он становится «чемоданом без ручки». Владельцам бизнеса обязательно стоит потратить месяц-два и проштудировать теорию и практику финучета. Мы же, в свою очередь, обязательно поможем в этом нашему читателю.

ЧТО ТАКОЕ ТОЧКА БЕЗУБЫТОЧНОСТИ?

ЧТО ТАКОЕ ТОЧКА БЕЗУБЫТОЧНОСТИ И КАК ЕЕ РАССЧИТАТЬ?

Точка безубыточности – показатель, определяющий успешность любого бизнеса. Не все предприниматели способны его правильно рассчитать. Точка безубыточности и ее правильный расчет лежат в основе успешного бизнеса. Чтобы рассчитать этот показатель, нужно учитывать постоянные и переменные затраты на ведение бизнеса.

Постоянными издержками считают те траты, которые не имеют прямого отношения к предоставлению товаров или услуг.

ИЗДЕРЖКИ ПОСТОЯННОГО ТИПА

Это может быть как аренда офиса, так и траты на рекламу (при условии, что вы не можете посчитать возврат инвестиций в рекламу) или обновления для корпоративного сайта. Даже если будут полностью отсутствовать продажи, эти расходы придется оплатить. Потому их и называют постоянными издержками.

Пример 1.

  • Компания специализируется на продажах комплексного детского питания. На аренду помещения ушло 3 тысячи, на оплату труда продавца – 4, а на рекламу продукции – 2. В этом случае постоянные издержки составили 45%.

ИЗДЕРЖКИ ПЕРЕМЕННОГО ТИПА

Этот показатель зависит от объема затрат на изготовление продукции или непосредственное предоставление услуг. Цифра постоянно меняется, в зависимости от продаж или количества предоставленных услуг. Известно, что чем больше продается товара, тем активнее приходится его закупать. В процессе предоставления услуг (например, консультаций), нужно платить консультантам. В переменные издержки входят: закупки товаров, оплата труда и транспортные расходы. Попробуем рассчитать переменные издержки на примере.

Пример 2.

  • Компания специализируется на продажах комплексного детского питания. По прошествии месяца деятельности выручка составила 20 тысяч. При этом 5 тысяч были потрачены на закупки, а 5 – на расходы транспортировки. Эти 10 тысяч и есть переменными издержками.

Для того, чтобы успешно вести дело, стоит внимательно просчитывать переменные издержки. В случае торговой деятельности в них войдут все закупки. Если же Вы специализируетесь на предоставлении другого рода услуг, тогда переменную часть может составить оплата труда персоналу. К примеру, юридическая компания должна включать в переменные затраты стоимость оплаты труда всех без исключения консультантов.

Показатель, который остается после вычитывания переменных издержек, называется маржинальной (валовой) прибылью.

Например, в случае с торговым предприятием, описанным выше, маржинальная прибыль состоит 10000. Тот же показатель, только в процентном отношении, называется маржинальностью. В примере этот показатель равен 50%. Для того, чтобы правильно рассчитать точку безубыточности, потребуется четкое понимание размера маржинальности.

КАК РАССЧИТАТЬ ТОЧКУ БЕЗУБЫТОЧНОСТИ?

Зная суммы постоянных и переменных издержек, можно исчислять точку безубыточности. Точка безубыточности – это объем сделок, которые необходимы для того, чтобы бизнес не работал в убыток. Даже если при этом нет прибыли, бизнес окупает все затраты. Точку безубыточности рассчитывают в деньгах или же в количестве заказов (сделок). В основном этот показатель рассчитывают на месяц вперед. Для этого постоянные расходы делят на маржинальность.

Пример 3.

  • При выручке 20000 маржинальность – 50% и постоянные издержки – 45%. Итак, точка безубыточности равняется:
    9000 (постоянные расходы) делим на 50% (маржинальность) и получаем 18000. Именно такую сумму выручки должен давать бизнес, чтобы не быть убыточным.
    К примеру, можно увеличить расходы, добавив еще 2000 на рекламу бизнеса. В этом случае точка безубыточности рассчитывается по той же формуле: постоянные расходы делятся на маржинальность. В случае с нашим предприятием по продаже детского питания точка безубыточности будет равняться: 11 000 (постоянные расходы) делим на 50% (маржинальность) и получаем 22 000.
    Как видим, в подсчетах нет ничего сложного. Но имея такой расчет, предприниматель уже может планировать свои расходы таким образом, чтобы не выйти в убыток.

В комплексе принципы управленческого учета увеличивают эффективность системы.

БЮДЖЕТИРОВАНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

ФУНКЦИИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Бюджетирование на предприятии представляет собой составление общего финансового плана и бюджетов отделений для определения затрат и прибыли компании. Финансовое планирование помогает повысить доход, избежать существенных денежных потерь. При помощи бюджета можно координировать работу предприятия в целом, обучать менеджеров посредством опыта разработки предыдущих бюджетов, сравнивать ожидаемый и фактический результаты, усовершенствовать процесс распределения ресурсов.

Функции бюджетирования: текущее или краткосрочное планирование, контроль и оценка результатов, мотивирование сотрудников, проверка работоспособности менеджеров, создание и развитие коммуникационной сферы внутри предприятия.

Также организация бюджетирования на предприятиях способствует обучению менеджеров. Бюджет помогает быстрее вникнуть в состояние дел компании сотрудникам, недавно пришедшим трудиться в компанию, понять свою роль в организации. Составляя систематично квартальный или годовой бюджет менеджер приобретает опыт.

  • Планирование. Бюджетирование на предприятии является инструментом текущего составления планов. При помощи бюджета можно также определить пути использования имеющихся ресурсов на ближайшее будущее, чтобы достичь максимальной эффективности деятельности компании.
  • Контроль и оценка результатов работы. Эта функция основывается на сопоставлении реально достигнутых и запланированных показателей. Также учитывается соотношение плановых бюджетных показателей и целей компании.
  • Мотивация сотрудников. Когда есть четко поставленная цель, сотрудники стремятся ее достичь, показывая таким образом, свою значимость на предприятии.
  • Проверка работоспособности менеджеров. Бюджет имеет свои составляющие, которые определяют область ответственности руководителей разных подразделений компании. При помощи бюджетирования можно выявить персонал, не заинтересованный в реализации стратегии развития предприятия.
  • Создание и развитие коммуникационной сферы внутри компании. Планирование бюджета и отчеты о процессе его реализации вводят сотрудников в курс производственно-финансовых аспектов деятельности всего предприятия. Также бюджетирование способствует координации между разными отделениями компании.

ФАЗЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Система бюджетирования на предприятии делится на фазы, включающие планирование деятельности, исходя из возможностей фирмы и прогнозов, учет и контроль, коррекция на основе анализа.

  • Прогнозирование. Перед составлением планов необходимо определиться с целями, которые являются отправной точкой в бюджетировании. Это нужно для того, чтобы после получения определенных результатов понимать, осуществила ли компания свои намерения.
  • Планирование. Эта стадия является своеобразным совмещением системы бизнеса в один цельный механизм. Чтобы грамотно распланировать бюджет, следует соотнести поставленные цели с возможностями предприятия и продуктивностью отделений. Важно учитывать ресурсы не только одного отделения, а всех отделений, которые объединены общим планом.
  • Учет и контроль. Мониторинг выполнения бюджета помогает быстро реагировать на возможные проблемы и вовремя их устранять. Оперировать можно только точными цифрами, четко структурированными данными и проверенной информацией. Совершать контроль и учет нужно последовательно и непрерывно, чтобы обеспечить систематичность работы с бюджетом.
  • Анализ. Если возникли трудности с реализацией бюджета, необходимо найти причину случившегося, а не просто работать с последствиями. Без правильного анализа принимать меры по устранению возникших отклонений от плана и вносить изменения в бюджет достаточно сложно.
  • Коррекция. Внешние факторы имеют свойство меняться, поэтому прогнозы, сделанные перед разработкой плана, могут не соответствовать реальному положению вещей. Коррекция – неотъемлемая часть бюджетирования, поэтому нужно быть готовыми к коррекции планов во время воплощения в реальность бюджета предприятия.

ВИДЫ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

При помощи операционного бюджета калькулируется себестоимость всего объема выпускаемых товаров и создается информационная основа для финансового бюджета. Важно понимать, что для производственных объектов основой для расчета издержек является бюджет производства, а для предприятий, занимающихся продажей – бюджет продаж.

Финансовый вид бюджетирования состоит из прогнозного баланса, документации о прибыли/убытках, движения денежных средств. Финансовое бюджетирование должно строиться на информации из общего бюджета. Бюджет движения денежных средств, расчетный баланс, бюджет доходов и затрат – основа финансового бюджетирования фирмы. При помощи этих составляющих можно управлять общими денежными средствами компании, оценивать финансовое состояние объекта и совершать оптимизацию деятельности бизнеса.

Операционный вид включает бюджеты:

  • сбыта;
  • производства;
  • непосредственных затрат сырья, материалов, труда;
  • накладных расходов;
  • запасов готовой продукции, сырья;
  • себестоимости товаров, прошедших реализацию;
  • затрат коммерции и управления.

Вспомогательный бюджет еще называют инвестиционным. Это затраты на постройку новых зданий или сооружений, закупку новой техники, оборудования. Инвестиционный бюджет служит для конкретизации объектов инвестиций и определения источников финансирования. После утверждения вспомогательного бюджета компания должна понять куда, когда и за счет чего планируется инвестирование.

Также можно разделить бюджет на основании периода действия. По такой характеристике можно выделить недельный, месячный, квартальный и годовой отчеты. Основы бюджетирования такого вида – расходы/доходы, платежный бюджет. В большинстве случаев предприятия отказываются от недельного и месячного отчета, оставляя другие два.

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ БЮДЖЕТА

Утверждение бюджета начинается с его построения, передачи непосредственному начальнику и продолжается передачей документации от начальника к вышестоящим подразделениям вплоть до руководства высшего звена. Проходя этот путь, бюджет может быть откорректирован и утвержден не в первоначальном виде.

Процедуру планирования финансов следует начать с построения годового бюджета исходя из доходов, расходов, финансовых потоков. Удобно делать такое планирование в excel. В статью расходов нужно внести затраты отдельных подразделений (канцтовары, покупка оборудования, зарплаты). Все расходы согласовываются с руководством. Затем отчеты направляют непосредственному начальнику, он направляет документы вышестоящим инстанциям, так продолжается до момента рассмотрения данных руководством высшего звена. После формируется окончательный вариант годового бюджета, возможно, с сокращенными статьями расходов.

Когда годовое бюджетирование на предприятиях утверждено, происходит квартальное планирование финансов. Эта процедура разнится с разработкой годового бюджета точностью формулировки статей расходов и планированием только денежных потоков. Руководитель должен получить форму квартального планирования не позже второй недели последнего месяца прошлого квартала. Существует также недельный финансовый план, который нужно подавать на утверждение руководителю каждую неделю в среду.

Во время работы компании может возникнуть потребность совершить денежную операцию, которая не была предусмотрена в бюджете. Корректировать документ можно, но это нужно сделать до его утверждения. Когда подача данных для утверждения в отдел произошла, но факта утверждения еще не было, есть возможность скорректировать бюджет, подав в письменном виде соответствующее заявление.

Для повышения уровня эффективности работы процесс бюджетирования автоматизируют. Такую систему можно наблюдать на примере среднего и крупного бизнеса. После автоматизации бюджетирования ускоряется процесс обмена информацией между подразделениями и отдельными сотрудниками, устраняется возможность ошибки из-за человеческого фактора, получается быстро найти необходимые данные в общем потоке информации.

ЧТО ТАКОЕ КАССОВЫЙ РАЗРЫВ И КАК ИЗ НЕГО ВЫБРАТЬСЯ?

КАССОВЫЙ РАЗРЫВ. ПРИЧИНЫ

Возникновение кассового разрыва не зависит от масштабов бизнеса. Он может появиться и на огромном предприятии, и на маленькой торговой точке. Причина кассового разрыва всегда одна – отсутствие синхронизации прихода и расхода.

Другими словами – поступление средств позже, чем в них возникает потребность. Ниже мы опишем ситуации, которые приводят к кассовому разрыву.

Кассовый разрыв в бизнесе – не редкость. Многие предприниматели попадают в ситуацию, когда нечем крыть текущие расходы. Во многих случаях собственники не улавливают, что попали в разрыв, пока не окажется, что нечем платить по счетам после закрытия того или иного проекта.

Если предприниматель должен заплатить больше, чем имеется на счетах, есть основания говорить о кассовом разрыве. Явление это – одно из наиболее неприятных. Попробуем разобраться, почему возникает кассовый разрыв.

Пример 1. Работа по предоплате.

Предприниматель заплатил огромную сумму за ряд товарных позиций. Но поставка по каким-либо причинам не была совершена вовремя, но платежей по счетам никто не отменял. Пришло время – следует выплатить зарплату, оплатить аренду помещений, удовлетворить запросы налоговой инспекции. А деньги будут только после реализации продукции, которая еще даже не поступила на склад.

В таком случае в ход идут собственные средства предпринимателя. При этом, сроки не ждут, и наступает новый период тех или иных выплат.

Пример 2. Работа по принципу отсроченных платежей.

Предприниматель подписал контракт, по которому обязался поставить крупную партию товара в гипермаркет. Товар отправил вовремя, но по договору деньги за него поступят через месяц. А платить налоги и рассчитываться с поставщиками нужно сейчас. Предпринимателю приходится искать средства для проведения ежемесячных платежей из других источников. Во многих случаях собственники, работающие по принципу отсроченных платежей, попадают в кассовый разрыв.

Пример 3. Сезонная работа, нестабильный бизнес.

Сезонный бизнес требует максимально точного планирования. Предприниматель имеет несколько точек продажи кваса из бочки. В сезон он зарабатывает огромные суммы, но в период с осени до весны торговля квасом не приносит дохода. Бизнес не дает постоянной прибыли. Когда приходит время закупать сырье для торгового сезона, предприниматель понимает, что средств бизнеса не хватает. Это и есть кассовый разрыв.

КАК ПОНЯТЬ, ЧТО ПОПАЛ В РАЗРЫВ?

В бизнесе, где ведется финансовый учет, кассовый разрыв предотвратить легко. О нем сигнализируют отрицательные показатели в отчетах. Но не все предприниматели ведут учет. Ниже попробуем объяснить, как заметить приближение кассового разрыва.

Проще всего – рассчитывать средства каждый день. Для этого сопоставляют сумму денег в начале рабочего дня, поступления средств в течении дня и выплаты, совершенные в этом временном отрезке. Сумма, которая отображает средства на конец рабочего дня, показывает вероятность кассового разрыва. Таким образом, можно определить самые «рискованные» дни и предотвратить неприятности. Подобный расчет всего на пару недель вперед покажет, в какие дни стоит быть максимально внимательным.

УЧИМСЯ ПРЕДОТВРАЩАТЬ КАССОВЫЙ РАЗРЫВ

Заметим сразу, что кассовый разрыв – это не катастрофа, а рабочий момент, который можно перекрыть посредством факторинга или овердрафта. Но такие моменты вполне способны повлиять на деловую репутацию собственника и «съесть» его деньги. Поэтому кассовый разрыв нужно уметь предотвратить.\

Способы предотвращения разрыва:

  • Организация планирования финансов – составление календаря платежей;
  • Управление задолженностями (как дебиторской, так и кредиторской) – желательно получать предоплату от покупателя;
  • Умение сохранить остаток, который легко можно реализовать при надобности;
  • Поддержка регулярного и постоянного денежного потока – чем больше операций, тем менее вероятен кассовый разрыв.

Кассовый разрыв может возникнуть даже в самом успешном, стойком к «стрессовым» ситуациям, бизнесе. Иногда предприниматели ошибаются с количеством закупок – деньги оседают на складе в виде нереализованного товара. Таким образом, собственник может ощущать нехватку «живых» средств. Неграмотные закупки – это одна из причин кассового разрыва. В таком случае стоит подумать, как увеличить оборот.

ПОКРЫТИЕ КАССОВОГО РАЗРЫВА

Конечно же, профилактика становится неуместной, когда кассовый разрыв становится не перспективой, а фактом. В таком случае нужно искать способы его покрыть. Существуют три источника средств: бизнес, контрагенты и привлечение финансов извне.

Изначально стоит проанализировать платежи, на которые не хватает денег. Возможно, предпринимателю удастся договориться с контрагентами и отсрочить какие-либо из платежей до поступления прибыли.

Второй способ – это вливание в бизнес собственных денег владельца. Возможно, удастся найти инвестора, готового дать заем Вашему бизнесу. Но в том случае, если ситуация, когда приходится брать в долг, происходит регулярно, стоит пересмотреть саму модель бизнеса, ведь в ней явно что-то не так.

Третьим способом покрытия кассового разрыва считается внешнее финансирование. В большинстве случаев это – банковский кредит. Но путь этот – не из легких, ведь банк потребует множество документов, и то не факт, что кредит будет одобрен. В случае с мелким бизнесом кредитование в банке – очень редкое явление. Для крупного бизнеса банки предлагают овердрафт к расчетным счетам. Это – отличный способ не оформлять каждый раз кредит: предприниматель просто тратит немного больше, чем есть на его счете, а с выручкой деньги возвращаются в банк. Но, как подсказывает практика, такой способ покрытия кассового разрыва также доступен далеко не всем.

Как видим, кассовый разрыв – ситуация довольно неприятная. Но это не значит, что дела нельзя поправить. Конечно же, лучше работать на опережение и грамотно управлять своими финансами. Если Вы все-таки попали в кассовый разрыв, не отчаивайтесь, а делайте выводы на будущее. Автоматизируйте учет и отслеживайте финансовые остатки, составьте календарь платежей и проведите работу по анализу дебиторской задолженности. В таком случае риск повторно наступить на те же грабли сводится к минимуму.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ?

Многие предприниматели считают, что управление финансами – это регулярные записи в блокноте или ведение таблиц, в которые вносятся выручка и расходы. Бывает, владельцы бизнеса покупают 1С и считают, что таким образом организовали управление финансами.

Но приходит время и предприниматель предстает перед проблемой полного отсутствия прибыли. И что самое страшное – отсутствие понимания причин. Начинается выдумывание причин: обеднели люди, и не могут покупать, или выросли зарплаты, которые ежемесячно надо выплачивать. Но в большинстве случаев причина одна: неправильное управление финансами, или же его полное отсутствие.

С ЧЕГО НАЧАТЬ УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ?

Для того, чтобы не работать в убыток, важно понять, что дает управление финансами. Наука об управлении поможет разобраться, что такое прогнозирование и платежеспособность.

Прогнозирование – это возможность видеть развитие собственного бизнеса на шаг вперед. Здесь важно понимать, что прогнозировать можно не только финансовую составляющую бизнеса. Прогнозирование бывает более комплексным, когда предприниматель «видит» свое дело в целом.

Например, зная объемы продаж и размер наценки, владелец бизнеса рассчитывает валовую прибыль. Этот показатель помогает рассчитать чистую прибыль при наличии цифры постоянных затрат.

Главная цель каждого предпринимателя – уверенность в финансовом обороте. Многие удивленно замечают: «О какой уверенности может идти речь, если я не могу знать, что будет с бизнесом завтра – цены растут, в стране кризис, все меняется в один момент?»

При правильном управлении финансами предприниматель всегда знает, насколько платежеспособным он будет завтра, через месяц и в более далеком будущем. История свидетельствует, что даже Генри Форд имел случаи банкротства. Но у него был резерв наличных, который помог восстановить бизнес и сделать его процветающим. Поэтому, если у вас есть сбережения, можно «поднять» дело даже в самом нежелательном случае – при банкротстве.

ПРОГНОЗИРОВАНИЕ ПРИБЫЛИ

В 1997 году Тони Скойном была издана книга «Управленческий учет». Эта книга помогает научиться управлять финансами даже людям, которые этим никогда ранее не занимались. Кроме того, существуют формулы, выведенные математиками – они помогают прогнозировать. При этом, погрешность может составить всего от двух до восьми процентов.

Существуют готовые продукты для управления финансами, например, наш продукт FINMAP.online. Предпринимателю достаточно создать аккаунт и обязать одного из подчиненных вносить туда цифры, соответствующие количеству продаж, ежедневно.

УПРАВЛЕНИЕ ФИНАНСАМИ ПРИ НАЛИЧИИ ПРОГНОЗА

Во многих случаях прогноз не устраивает владельцев бизнеса. Например, по прогнозу на 10 число продажи будут соответствовать 150 тысячам. Но точка безубыточности бизнеса составляет 200 000. Но в этом случае владелец бизнеса имеет еще 20 дней, чтобы как-то повлиять на ситуацию. Например, закупить партию ходового товара, предложить премию продавцам, если продажи увеличатся.

Кроме того, прогнозирование помогает сделать эффективным маркетинг. Например, маркетологу была выдана определенная сумма для проведения акции. Предприниматель фиксирует цифру, соответствующую продажам без акции маркетинга, и цифру, которой равняются продажи после проведения акции. Следственно, если эти цифры не отличаются между собой, значит, работа маркетолога не дала нужного результата. В таком случае и зарплату ему можно не платить.

Платежеспособность – это то состояние бизнеса, когда всегда и на все хватает денег. Управляют платежеспособностью при помощи “платежной карты”. По форме она будет напоминать календарь. Сверху карты вписываются поступления, по центру – сальдо, а внизу – количество расходов. Формируют такую карту на месяц, который последует за текущим периодом. Если у Вас уже спрогнозированы продажи, составить такую карту будет нетрудно. В расходы вписываются зарплаты персоналу, аренда помещений, рекламные акции, налоги и прочее.

Платежная карта помогает на месяц вперед увидеть влияние наценки на прибыль, количество средств, которые Вы заработаете, а также – какое количество лишних денег пребывает в обороте.

ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОЙ КАРТЫ ДАЕТ:

Уверенность в будущем. При сбалансированности платежной карты появляется четкое понимание, что денег хватит на все.

Время для того, чтобы принимать правильные решения. Имея платежную карту, предприниматель может отказаться от определенных расходов, или договориться об оплате аренды или поставок чуть позже, чем было запланировано. Кроме того, платежная карта дает время для того, чтобы провести рекламную акцию, пустить залежавшийся товар по более низкой цене или принять другие меры во избежание работы в убыток.

Возможность изъятия средств из оборота, которые покажутся Вам излишними. Собственник, который годами не изымал деньги из кассы, так как боялся, что средств не хватит на все расходы, при наличии платежной карты видит, сколько можно изъять без ущерба для бизнеса.

УПРАВЛЕНИЕ ПРИБЫЛЬЮ

В некоторых случаях достаточно увеличить наценку всего на один-два процента, чтобы прибыль выросла на десятки тысяч. Например, владелец бизнеса продает сумки через интернет. Наценка составляет 40%, но прибыль близка к нулю. Если собственник увеличит наценку на 2-3 процента, покупатели не заметят особенной разницы в цене. Но это позволит собственнику получить, наконец, желанную прибыль.

Как управлять финансами с удовольствием?

  • Главный инструмент, позволяющий убыточное предприятие обернуть на процветающий бизнес, довольно интересен. Однажды научившись управлять финансами, люди уже не перестают это делать.
  • Научиться управлять финансами сегодня несложно: современные методики обучения помогают постичь эту полезнейшую науку без особых усилий. Кроме того, существуют серьезные компании, предоставляющие обучение более серьезному, углубленному анализу финансов, такие как “Бизнес Конструктор”. Также не лишним будет научиться управлять предприятием в комплексе.
  • Управление финансами не займет много времени – если серьезно подойти к процессу обучения, то на само управление финансами (заполнение платежной карты) уйдет всего около пяти часов в месяц.

ЗАЧЕМ БИЗНЕСУ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ ?

ЗАЧЕМ БИЗНЕСУ ФИНАНСОВО-УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ?

90% предпринимателей сильны в идеях, стратегиях, планировании ведения бизнеса, но совершенно далеки от грамотного финансового управления. Непонимание того, зачем вести финансовый учет правильно, приводит к дефициту средств, кассовым разрывам, лишним кредитам, отсутствию капитала на масштабирование бизнеса.

Если вы еще не столкнулись с этими проблемами – у вас или нет бизнеса, или вы уже используете качественные инструменты финансового учета. Но если вы можете поставить «+» хотя бы напротив одной из нижеперечисленных проблем – вашему бизнесу финансовый учет просто необходим. Чек-лист основных проблем в помощь.

ПРОБЛЕМА №1.

Бардак в финансах: цифры в голове, подсчет на коленке

Будем честны, сложно держать все цифры в голове: продажи, средние чеки, закупки, аренда, выплаты по зарплатам, издержки, отсрочки и т.д. Что хорошего может получиться из того, что важные данные подсчитываются впопыхах? Ни-че-го.

ПРОБЛЕМА №2.

Учёт есть, анализа данных – нет

Даже если вы или кто-то в вашей команде занимается подсчетом доходов-расходов, кредиторки-дебиторки, начислений-поступлений, этого мало. Чтобы эффективно управлять финансами компании и не попасть в кассовый разрыв, нужно не только иметь данные, но и уметь их регулярно анализировать.

ПРОБЛЕМА №3.

Бухгалтер есть, фин. учёта – нет

Больше половины предпринимателей ограничиваются бухгалтером. Хорошо, если он разбирается и в бухгалтерском учете, и в управленческом. Однако, если компания сталкивается с финансовыми проблемами, причин здесь две:
а) бухгалтер – не специалист в вопросах управленческого учета финансов, а посему не знает, как вести финансово-управленческий учет;
б) бухгалтер не заинтересован в росте прибыли компании.
И тот, и второй вариант – это звоночек к тому, что для развития бизнеса финансово-управленческий учет необходим уже сейчас.

ПРОБЛЕМА №4.

Постоянные ошибки в подсчетах, нет регулярности внесения данных

Если цифры в голове, а подсчет денег ведется на коленке, понятно, что и регулярного обновления данных по финансам ждать не стоит. Только не забывайте, что при таком подходе ошибок в подсчетах не избежать. Не удивляйтесь потом дефициту средств и необходимости брать срочный кредит.

ПРОБЛЕМА №5.

Вся финансовая информация в куче таблиц, но в них невозможно разобраться

Очевидно, если вы не специалист в вопросах финансов, разобраться в десятке таблиц, проанализировать их и сделать правильные выводы о текущем положении дел – что-то из области фантастики. Особенно если данные находятся не только в табличке Excel, но и, скажем, в CRM.
Именно в таких случаях идеально помогают, созданные профессионалами, онлайн-сервисы для финансового учета в бизнесе.

ПРОБЛЕМА №6.

Нет понимания, что и как считать + нет времени вникать

Собственникам бизнеса просто некогда разбираться во всех тонкостях и инструментах финансового учета. Конечно, проще уделять этому внимание, когда припечет. Тут уж никак не отвертеться, когда надо платить, а вот чем – вопрос получается риторический…

Нельзя быть ответственным за все и сразу. Бизнес будет стоять на месте, идти в минус, ну никак не развиваться. Поэтому каждому свое: собственник управляет, специалист по финансам ведет финансовый учет.

Поэтому, если вы понимаете необходимость грамотного ведения финансово-управленческого учета, но не хотите разбираться во всем сами — наймите финансового менеджера в компанию или обратитесь в компанию, которая предоставляет “учет финансов под ключ”.

ПРАВИЛЬНЫЙ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ

ПРАВИЛЬНЫЙ ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ

Многочисленные владельцы бизнеса уже внедрили управленческий учет. Если вы думаете, что Ваш отчет больше нужен налоговой инспекции или бухгалтерам, вы ошибаетесь. Ниже приведем причины, почему они нужны более Вам, чем им:

Отчет поможет проанализировать прошлое: все, что было сделано, отражается в цифрах и становится понятной эффективность вашего бизнеса. Так же при помощи отчета вы сможете проанализировать свой финансовый год, чтобы сравнить результат работы с предыдущими периодами. При помощи отчета можно убавить обороты и понять, чего не хватает вашему бизнесу для существенного роста.

Отчет поможет реально оценить будущее Вашей компании. Можно наперед предположить (и не без оснований), какая прибыль ждет Ваш бизнес уже в следующем квартале. К тому же, вы всегда можете просчитать, какое количество средств понадобится на содержание бизнеса, оплату работы сотрудников, оборудования для производства и прочее. В результате – вы получаете понимание, сколько фактически заработает ваш бизнес. Малый бизнес требует планирования как минимум на год, крупный – на период от 3 до 5 лет. Новичкам можно попробовать планирование на пару-тройку месяцев, — и это тоже даст результат.

Отчет способен помочь найти правильное направление для денег. Предприниматель получает понимание того, как правильно вложить средства: арендовать помещение для того или иного рода деятельности, или купить, нанять десяток работников, или ограничится одним? Финансовый учет – залог правильного распоряжения деньгами.

КАК ОТЛИЧИТЬ ХОРОШИЙ ОТЧЕТ ОТ ПЛОХОГО?

Отчет предельно правдив. В таком случае вы имеете три вида отчетности: о движении средств, прибылях и убытках, отображение баланса. Цифры во всех отчетах должны сходиться до значения сотых – тогда отчетность качественная.

Отчет предоставлен своевременно. Для предоставления отчетов должен быть зафиксирован период – документы обязаны поступать в обозначенные дни. В случае, если отчет подан позже, информация, в нем отображенная, может потерять актуальность.

Отчет помогает принять решение о дальнейшей деятельности. При необходимости закупки техники или других затрат, отчет должен помочь понять, насколько это Вам «по карману». Тем более, если доход получился на некоторую сумму меньше, чем предполагалось. В таком случае с затратами лучше повременить.

КТО ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ ЗА ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ?

В полноценной структуре компании за финансовый учет отвечает финансовый директор или как минимум финансовый менеджер. Однако внесение цифр могут делать разные сотрудники — все кто так или иначе касается денег: Менеджер по закупкам, менеджер магазина, начальник производства и т.д. Это существенно экономит временные затраты на внесение данных.

Главное, чтобы отчеты создавали специалисты – сотрудники, отвечающие за свою сферу деятельности. Менеджеры по продажам контролируют отчеты по заключенным договорам, сотрудники, отвечающие за закупки – за баланс между долгами перед поставщиками и долги клиентов предприятию. Сотрудник отдела снабжения обязан давать отчет за остатки на складах.

Обязанность финансового директора – собирать информацию, контролировать ее качество и готовить финансовые отчеты. Качественные отчеты в свою очередь должны показать всю картину бизнеса владельцу или директору для проведения анализа и принятия управленческих решений.

Стоит понимать разницу между управленческим учетом и учетом бухгалтерским. Это абсолютно полярные вещи, и в случае с первым бухгалтер не нужен. Бухгалтерский учет создается для отчетов в налоговую, управленческий – для предоставления владельцу бизнеса.

ПРАВИЛЬНЫЕ ВЕЩИ ДОЛЖНЫ ВОПЛОЩАТЬСЯ ПРАВИЛЬНО

Каждое дело требует профессионального подхода. Кто-то может идеально вести переговоры, а кто-то – подбирать персонал. Но в вопросе управления бизнесом эти качества могут быть абсолютно бесполезны.

Эксперт в каждой отдельной сфере – это правильно. А у владельцев бизнеса, среди прочих, одной из основных экспертиз должна быть финансовая грамотность.

Правильный финансовый учет – это:

  • существенная помощь в принятии правильных решений;
  • залог контроля деятельности бизнеса;
  • правильное направление деятельности компании;
  • отличный способ планирования будущей прибыли;
  • инструмент для анализа прошлого;
  • помощник в вопросах надобности тех или иных действий.

ТЕПЕРЬ ОСТАЛОСЬ ПЕРЕЙТИ К ПРАКТИКЕ – И ВНЕДРЯТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ В ВАШЕЙ КОМПАНИИ.