Новичкам в финансовом учете

О том, чем важен финансовый учет и что он собой представляет, мы говорили в наших предыдущих статьях. Сейчас же просто напомним о том, что именно ведение учета помогает владельцам бизнеса находить правильные решения и продвигать свое дело вперед. Успех предпринимательской деятельности напрямую зависит от понимания предпринимателем всех процессов, которые происходят вследствие деятельности фирмы.

Заметим только, что финансовый учет не станет «панацеей» от всех проблем. Многие думают, что, начиная вести учет, они автоматически повышают прибыль. Это не так. Учет – это зеркало бизнеса, которое помогает разобраться во всех его сферах. А прибыль зависит от дальнейших действий предпринимателя.

С чего начать ведение учета

Для новичков в ведении учета ответим на этот вопрос просто: с понимания того, что может дать правильный учет. Итак, рассмотрим главные плюсы учета.

  • Учет помогает оценить динамику развития бизнеса;
  • Если научиться правильно читать отчеты, можно избежать многих ошибок и обойти часто встречающиеся подводные камни;
  • Учет помогает анализировать и планировать будущие действия;
  • При помощи учета предприниматели прекрасно ориентируются в состоянии бизнеса в текущее время и, следственно, могут вовремя реагировать на негативные тенденции.

Главные требования к учету

Если Вы решились начать вести управленческий учет, стоит разобраться в его главных принципах. Начнем с того, что учет обязательно должен быть своевременным, а отчеты – «свежими». Отчет, в котором цифры устарели, не даст никакого реального понятия о состоянии бизнеса. Если выбирать между неполным, но своевременно поданным отчетом, и отчетом, отображающим цифры состоянием на несколько недель назад, стоит выбрать первый вариант.

Учет должен показывать максимально возможную прибыль предприятия. Проанализировав отчеты, владелец принимает решение: стоит ли увеличивать обороты в бизнесе, стремиться к увеличению дохода или увеличивать штат. Учет должен давать владельцу бизнеса адекватное понимание его возможностей.

Финансовый учет обязательно должен помогать человеку мыслить логически – каждая цифра ведь не взята с потолка, и обозначает конкретный показатель. Если научиться правильно видеть цифры, можно даже изменить способ мышления. Бизнес, кстати, от этого только выиграет, ведь, даже если нет быстрого результата от учета, показатели помогают понять, на что стоит повлиять и как поступить.

Когда можно не вести учет?

Не вести учет можно всегда. Вопрос только в том, чего владелец бизнеса добьется с финансовым учетом и без него. Попробуем описать ситуации, когда финучет становится бесполезным.

  • Отчеты не отображают реального состояния бизнеса, попросту говоря, — цифры ложны;
  • Владельца устраивает сегодняшняя «картина» и он не планирует работать над развитием бизнеса;
  • Минимальный оборот – в этом случае можно и без учета разобраться, например, с помощью кассовой книги;
  • Информация, собранная в отчетах, абсолютно ничего не дает, так как собственник не понимает, что с ней делать;
  • Отчеты составляются редко или нестабильно и не способны отобразить реальное состояние бизнеса;
  • Отчеты содержат огромнейшее количество цифр и по размерам напоминают «километровые» (идеал – 20 строчек на листе формата А-4);
  • Если владелец планирует закрыть бизнес.

Вести финансовый учет очень полезно. Но если в нем ничего не понимать, он становится «чемоданом без ручки». Владельцам бизнеса обязательно стоит потратить месяц-два и проштудировать теорию и практику финучета. Мы же, в свою очередь, обязательно поможем в этом нашему читателю.

Личные деньги и деньги бизнеса

Многие начинающие предприниматели не имеют понятия о том, как и когда можно выводить деньги без вреда для бизнеса. Поэтому еще со старта попадают в неприятную ситуацию. В данной статье мы поговорим о том, как правильно выводить средства из бизнеса и что может произойти, если это делать неправильно.

Первое, что стоит запомнить: деньги, попадая в кассу, еще не являются прибылью.

Второе, что стоит запомнить: не всю прибыль можно вынимать как дивиденды. Как правильно подсчитать прибыль и почему нельзя бездумно тратить выручку? Если у Вас предприятие с крупным оборотом (от 100 тысяч) и вы работаете с несколькими поставщиками, этот материал будет Вам более чем полезен. Особенно, если фирма работает по принципу отложенных платежей.

Разделяем деньги бизнеса и свои

Сразу заметим, что тема нашего разговора будет сложной. О том, чем отличаются деньги бизнеса от средств, которые можно положить в карман, лучше говорить посредством примеров.

Функции управленческого учета формулируются следующим образом:

  • Пример 1. Собственник заключил выгодную сделку с предоплатой. Предоплата составила 50%, и ее вполне хватило на долгожданную покупку дачи. Вот только через полгода стала ощутимой нехватка денег в обороте: зарплаты платить стало нечем и пришлось брать кредит под серьезный процент. Да, такое и правда встречается.
  • Пример доказывает, что предприниматель невовремя «вытащил» значительную сумму из оборота, что со временем губительно сказалось на его фирме. Чтобы такого не произошло с нашими уважаемыми читателями, предлагаем воспользоваться нижеизложенными советами.
  • Вынимайте деньги из оборота только после закрытия проекта. Сумма, которую можно положить себе в карман, становится видимой после подписания всех актов. Из предоплаты ни в коем случае не нужно ничего брать. Деньги в сейфе еще не означают, что предприятие прибыльное.

Что такое прибыль и как ее подсчитать?

О подсчете прибыли также поговорим, опираясь на пример.

  • Пример 2. Владелец бизнеса получил предоплату 30%. Она еще не является прибылью, поскольку большая часть выручки еще находится на руках клиента. Чистая прибыль станет видна только после того, как клиент полностью оплатит свою покупку. До того не стоит даже пробовать изымать деньги. Информация о том, какова будет ожидаемая прибыль, еще не дает возможности выводить деньги – они станут Вашими только после подписания актов.

О норме остатка на счетах

Крупный бизнес – это огромные суммы, направленные на зарплаты персоналу, оплату рекламы, закупки товаров и прочее. Чтобы не случилось кассового разрыва, нужно, чтобы на счетах всегда была зарезервирована определенная сумма.

  • Пример 3. Пришло время оплатить серьезную закупку, а на счету денег нет – они были «благополучно» изъяты в неподходящий момент. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Так как вы умеете анализировать и делать выводы, одного такого случая вполне хватит для того, чтобы понять: допускать кассовый разрыв нельзя. Стоит просто посчитать, сколько денег должно быть на счету для необходимых платежей и закупок. Эта сумма называется нормой остатка.
  • В приложении FINMAP специально для такого анализа существует возможность создания плановых платежей.
  • Когда после подписания актов сумма на счету превышает норму остатка, можно изымать деньги – только о норме остатка забывать нельзя. Пусть эта сумма всегда, при любых обстоятельствах остается нетронутой. И напомним, что есть еще ежеквартальные платежи – на них тоже нужно оставлять средства.
  • Если после закрытия сделки денег на оплату труда, рекламу и закупки не хватает, собственнику стоит задуматься, ведь это обозначает, что бизнес работает в убыток. Если денег больше – оставляйте норму остатка на счету, а остальное смело выводите.
  • Приложение FINMAP подскажет вам все эти цифры в таких отчетах как P&L и CashFlow.

Немного о стратегии ведения бизнеса

Существует три типа стратегии правильного ведения бизнеса.

  • Бизнес для себя. В этом случае предприниматель не заинтересован в развитии бизнеса и выводит все, что возможно, предпочитая жить в свое удовольствие.
  • Развивающийся бизнес. Владелец вкладывает всю прибыль в развитие компании.
  • Сбалансированный бизнес. В этом случае предприниматель изымает часть средств как дивиденды, а часть прибыли оставляет на развитие компании.

Какую бы вы стратегию не выбрали, всегда нужно помнить о разумном выводе средств и своих амбициях. Если вы хотите достигать новых высот, нужно вкладываться. А если хотите жить в свое удовольствие – живите, только помните о норме остатка.

Выходя из выше изложенного, делаем выводы:

  • Умение разделять свои деньги и деньги бизнеса очень важно.
  • Обязательно нужно планировать затраты на содержание персонала, рекламу, закупки прочее.
  • Прибыль – это деньги, которые появляются на счету после подписания актов и расчетов по всем обязательствам.
  • Выводить средства можно только тогда, когда сумма на счет превышает норму остатка.

ПОЧЕМУ‌ ‌НЕ‌ ‌СТОИТ‌ ‌ОТДАВАТЬ‌ ‌УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ‌ ‌УЧЕТ‌ ‌БУХГАЛТЕРУ?‌ ‌

Наверняка вам уже знакома ситуация, когда вы просите у бухгалтера сделать аналитический отчет про доходность компании, а получаете непонятные таблички с дебетами и кредитами. Или приходите к бухгалтеру за консультацией, какой размер запасов на складах будет оптимальным, и… не получаете однозначного аргументированного ответа. В лучшем случае, будете отправлены к менеджеру по закупкам.  

Почему так происходит? Все просто. Это не бухгалтерские компетенции — делать аналитические отчеты и помогать собственнику в принятии финансовых решений. Функции управленческого и бухгалтерского учета рекомендуется разделять между разными специалистами. 

 

АРГУМЕНТ №1. РАЗНЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ.

Принципы управленческого и бухгалтерского учета в некоторых местах противоречат друг другу. Бухгалтерский учет ведется согласно установленных нормативными актами форм учета и отчетности. Управленческий учет может вестись в любой форме, удобной для собственника.

У бухгалтерского и управленческого учета разные цели. Бухгалтерский учет создан для того, чтобы отчитываться перед государством, рассчитывать и уплачивать налоги. Управленческий — чтобы собирать и анализировать данные про ваш бизнес, с целью принятия дальнейших управленческих решений про расширение, увеличение прибыльности и т.п. 

Только представьте, как одному человеку придерживаться одновременно таких противоречивых позиций и стремиться к разнонаправленным целям? Никак. Совмещение этих функций в руках одного человека — крайне редкий случай.  

 

Компетенции Бухгалтера

Компетенции Финансиста

Вести первичный учет, следить за правильным оформлением первичной документации

Давать собственнику данные для принятия управленческих решений в понятных и удобных таблицах

Сводить бухгалтерские счета.

Следить за тем, чтобы компания была обеспечена финансами и не было кассовых разрывов

Рассчитывать суммы налогов и вовремя их оплачивать.

Контролировать оптимальное использование ресурсов компании

Формировать и сдавать отчетность в налоговую службу

Анализировать доходы и расходы компании

Рассчитывать суммы заработной платы 

Следить за прибыльностью бизнеса и искать возможности для ее увеличения

Найдите 10 отличий! Как видим, логичнее распределить эти задачи между разными людьми. 

Бухгалтер отвечает за налоги. Финансист — за эффективное использованием финансов компании. 

 

АРГУМЕНТ №2. БУХГАЛТЕРИЯ ВСЕГДА БУДЕТ В ПРИОРИТЕТЕ. 

Бухгалтер всегда будет держать в приоритете бухгалтерский учет. Собственнику нужен отчет? Это подождет! Ведь завтра день подачи декларации и уплата НДС, а еще через пять дней нужно рассчитать и выплатить зарплату. А потом, может быть… Собственник же не хочет штрафов и пени?  

Бухгалтер однозначно выполняет полезные функции: следит, чтобы учет велся по закону, а налоги рассчитывались правильно и вовремя платились. Бухгалтер бережет ваш бизнес от претензий налоговой службы. 

А вот у финансиста в приоритете всегда будут потребности собственника. Нужен отчет? Пожалуйста, нет проблем!   

Финансист ведет свой учет, управленческий. Он составляет полезные для собственника таблицы в понятном для него виде, которые изначально предназначены для того, чтобы ответить на важные для бизнеса вопросы: 

  • сколько капитала вложено в бизнес;
  • какая прибыльность бизнеса;
  • сколько нужно вложить, чтобы масштабироваться;
  • сколько можно забрать дивидендов и т.д.  

Собственник: Дайте отчет! 

Бухгалтер: У меня свой отчет. Ваш — подождет! 

Финансист: Без проблем! 

 

АРГУМЕНТ №3. РАЗНОЕ МЫШЛЕНИЕ. 

Для выполнения бухгалтерской и финансовой работы нужен разный фокус внимания и масштаб мышления. Бухгалтеру важно не упустить мелочи, свести все до копеечки. И если все сошлось — это уже праздник! Фокус бухгалтера в основном на “прошлом” компании. Прогноз? Стратегия? Какой такой павлин-мавлин? Тут бы с тем, что есть разобраться и прошлый квартал свести…  

Финансист же мыслит более масштабно и стратегически. Для него важно, чтобы бизнес был прибыльный, обеспеченный финансами, жизнеспособный в долгосрочной перспективе. Фокус внимания финансиста — будущее компании. Он может прогнозировать, абстроваться, действовать в условиях нехватки данных. 

Собственник: Нам нужно открывать новый филиал! 

Бухгалтер: Не спешите — зарплата не выплачена, конец квартала на носу! 

Финансист: Нужен прогноз! Посчитаем финплан? 

 

Способы мышления бухгалтера и финансиста прямо противоположны друг другу. Важно понять, что каждый из этих способов мышления полезен для выполнения определенных задач. Просто дайте каждому из этих специалистов заниматься их делом, делать то, что у них хорошо получается, и не просите делать то, что им не свойственно. В таком случае ваши сотрудники будут вас радовать результатами своей работы и приносить пользу вашему бизнесу.

Статья 10

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!

Статья 6

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!

Статья 2

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!