Новичкам в финансовом учете

О том, чем важен финансовый учет и что он собой представляет, мы говорили в наших предыдущих статьях. Сейчас же просто напомним о том, что именно ведение учета помогает владельцам бизнеса находить правильные решения и продвигать свое дело вперед. Успех предпринимательской деятельности напрямую зависит от понимания предпринимателем всех процессов, которые происходят вследствие деятельности фирмы.

Заметим только, что финансовый учет не станет «панацеей» от всех проблем. Многие думают, что, начиная вести учет, они автоматически повышают прибыль. Это не так. Учет – это зеркало бизнеса, которое помогает разобраться во всех его сферах. А прибыль зависит от дальнейших действий предпринимателя.

С чего начать ведение учета

Для новичков в ведении учета ответим на этот вопрос просто: с понимания того, что может дать правильный учет. Итак, рассмотрим главные плюсы учета.

  • Учет помогает оценить динамику развития бизнеса;
  • Если научиться правильно читать отчеты, можно избежать многих ошибок и обойти часто встречающиеся подводные камни;
  • Учет помогает анализировать и планировать будущие действия;
  • При помощи учета предприниматели прекрасно ориентируются в состоянии бизнеса в текущее время и, следственно, могут вовремя реагировать на негативные тенденции.

Главные требования к учету

Если Вы решились начать вести управленческий учет, стоит разобраться в его главных принципах. Начнем с того, что учет обязательно должен быть своевременным, а отчеты – «свежими». Отчет, в котором цифры устарели, не даст никакого реального понятия о состоянии бизнеса. Если выбирать между неполным, но своевременно поданным отчетом, и отчетом, отображающим цифры состоянием на несколько недель назад, стоит выбрать первый вариант.

Учет должен показывать максимально возможную прибыль предприятия. Проанализировав отчеты, владелец принимает решение: стоит ли увеличивать обороты в бизнесе, стремиться к увеличению дохода или увеличивать штат. Учет должен давать владельцу бизнеса адекватное понимание его возможностей.

Финансовый учет обязательно должен помогать человеку мыслить логически – каждая цифра ведь не взята с потолка, и обозначает конкретный показатель. Если научиться правильно видеть цифры, можно даже изменить способ мышления. Бизнес, кстати, от этого только выиграет, ведь, даже если нет быстрого результата от учета, показатели помогают понять, на что стоит повлиять и как поступить.

Когда можно не вести учет?

Не вести учет можно всегда. Вопрос только в том, чего владелец бизнеса добьется с финансовым учетом и без него. Попробуем описать ситуации, когда финучет становится бесполезным.

  • Отчеты не отображают реального состояния бизнеса, попросту говоря, — цифры ложны;
  • Владельца устраивает сегодняшняя «картина» и он не планирует работать над развитием бизнеса;
  • Минимальный оборот – в этом случае можно и без учета разобраться, например, с помощью кассовой книги;
  • Информация, собранная в отчетах, абсолютно ничего не дает, так как собственник не понимает, что с ней делать;
  • Отчеты составляются редко или нестабильно и не способны отобразить реальное состояние бизнеса;
  • Отчеты содержат огромнейшее количество цифр и по размерам напоминают «километровые» (идеал – 20 строчек на листе формата А-4);
  • Если владелец планирует закрыть бизнес.

Вести финансовый учет очень полезно. Но если в нем ничего не понимать, он становится «чемоданом без ручки». Владельцам бизнеса обязательно стоит потратить месяц-два и проштудировать теорию и практику финучета. Мы же, в свою очередь, обязательно поможем в этом нашему читателю.

Личные деньги и деньги бизнеса

Многие начинающие предприниматели не имеют понятия о том, как и когда можно выводить деньги без вреда для бизнеса. Поэтому еще со старта попадают в неприятную ситуацию. В данной статье мы поговорим о том, как правильно выводить средства из бизнеса и что может произойти, если это делать неправильно.

Первое, что стоит запомнить: деньги, попадая в кассу, еще не являются прибылью.

Второе, что стоит запомнить: не всю прибыль можно вынимать как дивиденды. Как правильно подсчитать прибыль и почему нельзя бездумно тратить выручку? Если у Вас предприятие с крупным оборотом (от 100 тысяч) и вы работаете с несколькими поставщиками, этот материал будет Вам более чем полезен. Особенно, если фирма работает по принципу отложенных платежей.

Разделяем деньги бизнеса и свои

Сразу заметим, что тема нашего разговора будет сложной. О том, чем отличаются деньги бизнеса от средств, которые можно положить в карман, лучше говорить посредством примеров.

Функции управленческого учета формулируются следующим образом:

  • Пример 1. Собственник заключил выгодную сделку с предоплатой. Предоплата составила 50%, и ее вполне хватило на долгожданную покупку дачи. Вот только через полгода стала ощутимой нехватка денег в обороте: зарплаты платить стало нечем и пришлось брать кредит под серьезный процент. Да, такое и правда встречается.
  • Пример доказывает, что предприниматель невовремя «вытащил» значительную сумму из оборота, что со временем губительно сказалось на его фирме. Чтобы такого не произошло с нашими уважаемыми читателями, предлагаем воспользоваться нижеизложенными советами.
  • Вынимайте деньги из оборота только после закрытия проекта. Сумма, которую можно положить себе в карман, становится видимой после подписания всех актов. Из предоплаты ни в коем случае не нужно ничего брать. Деньги в сейфе еще не означают, что предприятие прибыльное.

Что такое прибыль и как ее подсчитать?

О подсчете прибыли также поговорим, опираясь на пример.

  • Пример 2. Владелец бизнеса получил предоплату 30%. Она еще не является прибылью, поскольку большая часть выручки еще находится на руках клиента. Чистая прибыль станет видна только после того, как клиент полностью оплатит свою покупку. До того не стоит даже пробовать изымать деньги. Информация о том, какова будет ожидаемая прибыль, еще не дает возможности выводить деньги – они станут Вашими только после подписания актов.

О норме остатка на счетах

Крупный бизнес – это огромные суммы, направленные на зарплаты персоналу, оплату рекламы, закупки товаров и прочее. Чтобы не случилось кассового разрыва, нужно, чтобы на счетах всегда была зарезервирована определенная сумма.

  • Пример 3. Пришло время оплатить серьезную закупку, а на счету денег нет – они были «благополучно» изъяты в неподходящий момент. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Так как вы умеете анализировать и делать выводы, одного такого случая вполне хватит для того, чтобы понять: допускать кассовый разрыв нельзя. Стоит просто посчитать, сколько денег должно быть на счету для необходимых платежей и закупок. Эта сумма называется нормой остатка.
  • В приложении FINMAP специально для такого анализа существует возможность создания плановых платежей.
  • Когда после подписания актов сумма на счету превышает норму остатка, можно изымать деньги – только о норме остатка забывать нельзя. Пусть эта сумма всегда, при любых обстоятельствах остается нетронутой. И напомним, что есть еще ежеквартальные платежи – на них тоже нужно оставлять средства.
  • Если после закрытия сделки денег на оплату труда, рекламу и закупки не хватает, собственнику стоит задуматься, ведь это обозначает, что бизнес работает в убыток. Если денег больше – оставляйте норму остатка на счету, а остальное смело выводите.
  • Приложение FINMAP подскажет вам все эти цифры в таких отчетах как P&L и CashFlow.

Немного о стратегии ведения бизнеса

Существует три типа стратегии правильного ведения бизнеса.

  • Бизнес для себя. В этом случае предприниматель не заинтересован в развитии бизнеса и выводит все, что возможно, предпочитая жить в свое удовольствие.
  • Развивающийся бизнес. Владелец вкладывает всю прибыль в развитие компании.
  • Сбалансированный бизнес. В этом случае предприниматель изымает часть средств как дивиденды, а часть прибыли оставляет на развитие компании.

Какую бы вы стратегию не выбрали, всегда нужно помнить о разумном выводе средств и своих амбициях. Если вы хотите достигать новых высот, нужно вкладываться. А если хотите жить в свое удовольствие – живите, только помните о норме остатка.

Выходя из выше изложенного, делаем выводы:

  • Умение разделять свои деньги и деньги бизнеса очень важно.
  • Обязательно нужно планировать затраты на содержание персонала, рекламу, закупки прочее.
  • Прибыль – это деньги, которые появляются на счету после подписания актов и расчетов по всем обязательствам.
  • Выводить средства можно только тогда, когда сумма на счет превышает норму остатка.

ТОП ПРИЧИН ПОЧЕМУ ВНЕДРЕНИЕ ФИНАНСОВОГО УЧЕТА ПРОВАЛИВАЕТСЯ

ТОП ПРИЧИН ПОЧЕМУ ВНЕДРЕНИЕ ФИНАНСОВОГО УЧЕТА ПРОВАЛИВАЕТСЯ

 

В большинстве компаний финансовый учет внедряется не с первого подхода. Казалось бы, финансовый учет — полезная штука, он нужен, все это понимают. Но вот как доходит дело до внедрения… что-то идет не так. Что может помешать наладить финансовый учет в компании и как нейтрализовать эти препятствия? Давайте разбираться.  

ПРИЧИНА № 1. СОБСТВЕННИК ПРОБУЕТ ВЕСТИ УЧЕТ САМОСТОЯТЕЛЬНО. 

Как это обычно бывает: 

Жил-был Василий, владел он бизнесом по транспортным перевозкам и, по совместительству, работал исполнительным директором в своей компании. Сходил Василий на тренинги для бизнесменов, ему там и рассказали, что нужно финансовый учет настраивать. Вдохновился Василий, сделал таблички в Excel, установил программу для учета, и давай операции вносить. Вносит день, вносит второй, а на третий начинает откладывать до конца недели. Потом вносит раз в неделю, забывает операции, путается, остатки не сходятся, дел ведь много — времени, чтобы разобраться нет. Все! Наш герой расстроен, а учет заброшен.  

Для многих собственников бизнеса эта история хорошо знакома. Почему же собственник не справляется с этой задачей? Он бизнес построил! А учет — не смог. 

Ведение учета — это однозначно необходимая и важная задача. И вместе с этим рутинная, нудная, слишком скучная для собственника.  Такие однообразные функции для собственника бывают просто неподъемными, ведь характер у него часто предпринимательский, а значит живой, энергичный, неусидчивый, стремящийся пробовать новое, изобретать и экспериментировать )) 

Учет же — это задача для усидчивых, скрупулезных, сфокусированных на деталях людей.  Именно таким сотрудникам ее и нужно делегировать. 

РУТИННЫЕ ЗАДАЧИ — НЕ ДЛЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ. ДЕЛЕГИРУЙТЕ! 

Есть несколько вариантов делегирования функции ведения финансового учета:

  • фиксирование первичных операций по приходу или расходу средств можно делегировать сотрудникам, которые непосредственно этим занимаются (контролируют оплату клиентом заказа, производят закупки и т.д.);
  • сведение журнала денежных операций с остатками на счетах можно поручить финансовому менеджеру. Вести учет может удаленный сотрудник, работающий неполный день — это поможет сэкономить на оплате труда и организации рабочего места;
  • финансовый менеджер не обязательно должен быть сотрудником вашей компании. Вы можете нанять фрилансера либо же компанию, которая ведет учет на аутсорсе. 

Будет ошибкой поручать ведение финансового учета бухгалтеру. Об этом вы узнаете в нашей отдельной статье на эту тему.  

ПРИЧИНА №2. СОБСТВЕННИК НЕ ПРИНИМАЕТ УЧАСТИЯ В ПРОЦЕССЕ ВНЕДРЕНИЯ

Вы же только что говорили, что собственник не должен принимать участия? Да, не должен принимать участия в рутинном внесении операций. Но однозначно должен поучаствовать в разработке системы учета. Например: собственник может решать, в каком виде должны агрегироваться данные учета, на какие статьи делить расходы и доходы, чтобы потом было удобно анализировать. 

Василий, владелец бизнеса по транспортным перевозкам, нанял финансиста. Вместе с ним они разработали форму управленческой отчетности и определили “срезы” учета. И теперь Василий анализирует доходы компании в разрезе:

 

  • видов автомобилей (грузовые, микроавтобусы), 

  • регионов (в какие регионы перевозятся грузы),

  • источников поступления заказов (реклама, рекомендации, акция),

  • тип заказчика (личные вещи, переезд офиса,

  • перевозка коммерческого груза).

Ну не сказка? Весь бизнес как на ладони! Василий доволен полученным отчетом и уже принял несколько важных решений по масштабированию самых прибыльных направлений.    

Обратная сторона медали — отдать все на откуп сотрудникам. Результаты могут вас удивить: от полного отсутствия детализации доходов и расходов, до гипер-детализации на 10 листов, когда в отчете вы увидите расходы на ручки, бумагу, пакеты для мусора, средства для уборки и еще стомильйон неважных статей.    

ПОСТОРОЕНИЕ СИСТЕМ В БИЗНЕСЕ — ЗАДАЧА СОБСТВЕННИКА. ПОСТРОЙТЕ СИСТЕМУ, А ПОТОМ ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

ПРИЧИНА №3. СОПРОТИВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА. 

Но бывает так, что система построена, а задачи делегированы. Но учет никак не внедряется: сотрудники то забыли, то не успели, то не понимают зачем это нужно, ведь раньше все как-то без этого работали и было Окей. 

Люди сопротивляются всему новому. Всегда. Это не ваши сотрудники какие-то особенные, ленивые и упрямые. Это особенности человеческого организма — сохранять энергию, делая вещи привычным способом. Сопротивление — это нор-маль-но!

Что же делать? Не расстраиваться и помочь людям встроить нужные привычки — вносить данные в таблицу или программу. 

Ошибкой будет надеяться, что сопротивления не будет, что все сотрудники с радостью и интересом отнесутся к нововведениям, не будут сопротивляться, все сразу поймут и не будут допускать ошибок. Все это будет! 

Рекомендации по преодолению сопротивления персонала ведению учета: 

  • Определите заинтересованные стороны, кто может быть вашим союзником и поможет внедрить изменения? очень важно, чтобы среди союзников были руководители подразделений. 
  • Определите самых главных саботажников, кто из ваших сотрудников будет больше других тормозить процесс? Очень важно хотя бы кого-то из “саботажников” перетянуть на сторону “союзников”.  
  • Проведите индивидуальные беседы или совещания с подразделениями, на которых спросите мнения, учтите пожелания по неключевым вопросам внедрения учета (все ключевые решения — примите самостоятельно).       
  • На первом этапе контролируйте результаты внесения данных учета каждый день, относитесь снисходительно к ошибкам, помогайте, объясняйте.  

Запаситесь терпением. Изменения — это непросто, но точно возможно. Вы получите необходимый результат: и сотрудники и аналитические управленческие отчеты обязательно вас порадуют!

Статья 11

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!

Статья 7

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!

Статья 3

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!