Новичкам в финансовом учете

О том, чем важен финансовый учет и что он собой представляет, мы говорили в наших предыдущих статьях. Сейчас же просто напомним о том, что именно ведение учета помогает владельцам бизнеса находить правильные решения и продвигать свое дело вперед. Успех предпринимательской деятельности напрямую зависит от понимания предпринимателем всех процессов, которые происходят вследствие деятельности фирмы.

Заметим только, что финансовый учет не станет «панацеей» от всех проблем. Многие думают, что, начиная вести учет, они автоматически повышают прибыль. Это не так. Учет – это зеркало бизнеса, которое помогает разобраться во всех его сферах. А прибыль зависит от дальнейших действий предпринимателя.

С чего начать ведение учета

Для новичков в ведении учета ответим на этот вопрос просто: с понимания того, что может дать правильный учет. Итак, рассмотрим главные плюсы учета.

  • Учет помогает оценить динамику развития бизнеса;
  • Если научиться правильно читать отчеты, можно избежать многих ошибок и обойти часто встречающиеся подводные камни;
  • Учет помогает анализировать и планировать будущие действия;
  • При помощи учета предприниматели прекрасно ориентируются в состоянии бизнеса в текущее время и, следственно, могут вовремя реагировать на негативные тенденции.

Главные требования к учету

Если Вы решились начать вести управленческий учет, стоит разобраться в его главных принципах. Начнем с того, что учет обязательно должен быть своевременным, а отчеты – «свежими». Отчет, в котором цифры устарели, не даст никакого реального понятия о состоянии бизнеса. Если выбирать между неполным, но своевременно поданным отчетом, и отчетом, отображающим цифры состоянием на несколько недель назад, стоит выбрать первый вариант.

Учет должен показывать максимально возможную прибыль предприятия. Проанализировав отчеты, владелец принимает решение: стоит ли увеличивать обороты в бизнесе, стремиться к увеличению дохода или увеличивать штат. Учет должен давать владельцу бизнеса адекватное понимание его возможностей.

Финансовый учет обязательно должен помогать человеку мыслить логически – каждая цифра ведь не взята с потолка, и обозначает конкретный показатель. Если научиться правильно видеть цифры, можно даже изменить способ мышления. Бизнес, кстати, от этого только выиграет, ведь, даже если нет быстрого результата от учета, показатели помогают понять, на что стоит повлиять и как поступить.

Когда можно не вести учет?

Не вести учет можно всегда. Вопрос только в том, чего владелец бизнеса добьется с финансовым учетом и без него. Попробуем описать ситуации, когда финучет становится бесполезным.

  • Отчеты не отображают реального состояния бизнеса, попросту говоря, — цифры ложны;
  • Владельца устраивает сегодняшняя «картина» и он не планирует работать над развитием бизнеса;
  • Минимальный оборот – в этом случае можно и без учета разобраться, например, с помощью кассовой книги;
  • Информация, собранная в отчетах, абсолютно ничего не дает, так как собственник не понимает, что с ней делать;
  • Отчеты составляются редко или нестабильно и не способны отобразить реальное состояние бизнеса;
  • Отчеты содержат огромнейшее количество цифр и по размерам напоминают «километровые» (идеал – 20 строчек на листе формата А-4);
  • Если владелец планирует закрыть бизнес.

Вести финансовый учет очень полезно. Но если в нем ничего не понимать, он становится «чемоданом без ручки». Владельцам бизнеса обязательно стоит потратить месяц-два и проштудировать теорию и практику финучета. Мы же, в свою очередь, обязательно поможем в этом нашему читателю.

Личные деньги и деньги бизнеса

Многие начинающие предприниматели не имеют понятия о том, как и когда можно выводить деньги без вреда для бизнеса. Поэтому еще со старта попадают в неприятную ситуацию. В данной статье мы поговорим о том, как правильно выводить средства из бизнеса и что может произойти, если это делать неправильно.

Первое, что стоит запомнить: деньги, попадая в кассу, еще не являются прибылью.

Второе, что стоит запомнить: не всю прибыль можно вынимать как дивиденды. Как правильно подсчитать прибыль и почему нельзя бездумно тратить выручку? Если у Вас предприятие с крупным оборотом (от 100 тысяч) и вы работаете с несколькими поставщиками, этот материал будет Вам более чем полезен. Особенно, если фирма работает по принципу отложенных платежей.

Разделяем деньги бизнеса и свои

Сразу заметим, что тема нашего разговора будет сложной. О том, чем отличаются деньги бизнеса от средств, которые можно положить в карман, лучше говорить посредством примеров.

Функции управленческого учета формулируются следующим образом:

  • Пример 1. Собственник заключил выгодную сделку с предоплатой. Предоплата составила 50%, и ее вполне хватило на долгожданную покупку дачи. Вот только через полгода стала ощутимой нехватка денег в обороте: зарплаты платить стало нечем и пришлось брать кредит под серьезный процент. Да, такое и правда встречается.
  • Пример доказывает, что предприниматель невовремя «вытащил» значительную сумму из оборота, что со временем губительно сказалось на его фирме. Чтобы такого не произошло с нашими уважаемыми читателями, предлагаем воспользоваться нижеизложенными советами.
  • Вынимайте деньги из оборота только после закрытия проекта. Сумма, которую можно положить себе в карман, становится видимой после подписания всех актов. Из предоплаты ни в коем случае не нужно ничего брать. Деньги в сейфе еще не означают, что предприятие прибыльное.

Что такое прибыль и как ее подсчитать?

О подсчете прибыли также поговорим, опираясь на пример.

  • Пример 2. Владелец бизнеса получил предоплату 30%. Она еще не является прибылью, поскольку большая часть выручки еще находится на руках клиента. Чистая прибыль станет видна только после того, как клиент полностью оплатит свою покупку. До того не стоит даже пробовать изымать деньги. Информация о том, какова будет ожидаемая прибыль, еще не дает возможности выводить деньги – они станут Вашими только после подписания актов.

О норме остатка на счетах

Крупный бизнес – это огромные суммы, направленные на зарплаты персоналу, оплату рекламы, закупки товаров и прочее. Чтобы не случилось кассового разрыва, нужно, чтобы на счетах всегда была зарезервирована определенная сумма.

  • Пример 3. Пришло время оплатить серьезную закупку, а на счету денег нет – они были «благополучно» изъяты в неподходящий момент. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Так как вы умеете анализировать и делать выводы, одного такого случая вполне хватит для того, чтобы понять: допускать кассовый разрыв нельзя. Стоит просто посчитать, сколько денег должно быть на счету для необходимых платежей и закупок. Эта сумма называется нормой остатка.
  • В приложении FINMAP специально для такого анализа существует возможность создания плановых платежей.
  • Когда после подписания актов сумма на счету превышает норму остатка, можно изымать деньги – только о норме остатка забывать нельзя. Пусть эта сумма всегда, при любых обстоятельствах остается нетронутой. И напомним, что есть еще ежеквартальные платежи – на них тоже нужно оставлять средства.
  • Если после закрытия сделки денег на оплату труда, рекламу и закупки не хватает, собственнику стоит задуматься, ведь это обозначает, что бизнес работает в убыток. Если денег больше – оставляйте норму остатка на счету, а остальное смело выводите.
  • Приложение FINMAP подскажет вам все эти цифры в таких отчетах как P&L и CashFlow.

Немного о стратегии ведения бизнеса

Существует три типа стратегии правильного ведения бизнеса.

  • Бизнес для себя. В этом случае предприниматель не заинтересован в развитии бизнеса и выводит все, что возможно, предпочитая жить в свое удовольствие.
  • Развивающийся бизнес. Владелец вкладывает всю прибыль в развитие компании.
  • Сбалансированный бизнес. В этом случае предприниматель изымает часть средств как дивиденды, а часть прибыли оставляет на развитие компании.

Какую бы вы стратегию не выбрали, всегда нужно помнить о разумном выводе средств и своих амбициях. Если вы хотите достигать новых высот, нужно вкладываться. А если хотите жить в свое удовольствие – живите, только помните о норме остатка.

Выходя из выше изложенного, делаем выводы:

  • Умение разделять свои деньги и деньги бизнеса очень важно.
  • Обязательно нужно планировать затраты на содержание персонала, рекламу, закупки прочее.
  • Прибыль – это деньги, которые появляются на счету после подписания актов и расчетов по всем обязательствам.
  • Выводить средства можно только тогда, когда сумма на счет превышает норму остатка.

ФИНАНСОВАЯ МОДЕЛЬ: БИЗНЕС НА ЯЗЫКЕ ЦИФР

ФИНАНСОВАЯ МОДЕЛЬ: БИЗНЕС НА ЯЗЫКЕ ЦИФР

Может ли самолет лететь без приборной панели? Вряд ли. А управление бизнесом — это тоже система, не менее сложная, чем у самолета.  

Два самых важных элемента приборной панели собственника бизнеса — это управленческая отчетность и финансовая модель. И если управленческая отчетность держит фокус на прошлом компании, отображая ее результаты в прошедшем периоде. То финансовая модель — это взгляд в будущее. Это инструмент прогнозирования и анализа будущих возможностей бизнеса. 

ФИНАНСОВАЯ МОДЕЛЬ БИЗНЕСА — НЕОБХОДИМЫЙ ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ СОБСТВЕННИКА.

Наверняка вы уже в курсе, что управленческая отчетность включает 3 самых фундаментальных отчеты о деятельности компании:

  • Отчет о движении денежных средств (он же ОДДС, он же CashFlow)
  • Отчет о прибылях и убытках (он же ОПиУ, он же P&L)
  • и Баланс

Но если еще не слышали о них, читайте в наших статьях.

Финансовая модель — это, по сути, те же отчеты, только составленные наперед. Они содержат ваш план или прогноз доходов и расходов, прибыли, денежных трат, инвестиций на будущий период (месяц, квартал, год).

Если вы составляете финансовую модель своего бизнеса и планируете будущее компании, ну например на год вперед, тогда:

  • у вас всегда под рукой один из самых важных документов для демонстрации привлекательности вашего бизнеса инвесторам или партнерам;
  • вы в любой момент можете проанализировать, в каком состоянии ваша компания;
  • можете увидеть, какие показатели влияют на увеличение чистой прибыли, а какие на ее снижение;
  • сможет ли компания заработать тот объем прибыли, который вы запланировали;
  • будут ли кассовые разрывы и сколько нужно средств, чтобы их преодолеть
  • и много-много других вопросов.

СОБСТВЕННИК, ПРОГНОЗИРУЮЩИЙ БУДУЩЕЕ СВОЕЙ КОМПАНИИ, ПОЛУЧАЕТ УБОЙНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА.  

Возможно вам покажется, что финансовая модель — это сложные таблицы, доступные для понимания только финансистам. Есть отличная новость! Разобраться в основных показателях финансовой модели компании может любой человек, изучавший математику в школе. Ну и конечно понадобится понимание трех форм управленческой отчетности и базовые навыки работы в  электронных таблицах. 

Ведь вы же хотите знать, что ждет вашу компанию? Какую прибыль получите в результате реализации тех или иных проектов и решений? 

Тогда поехали! 

Финансовая модель — это большая таблица, состоящая из нескольких разделов. Создается финансовая модель обычно на год в разрезе месяцев. У каждого бизнеса она будет выглядеть по-своему. Но основные разделы будут иметь следующий вид.

 ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ ФИНАНСОВОЙ МОДЕЛИ  

  1. Вводные показатели. Тут указываем различные параметры, которые имеют одинаковые значения для всех таблиц финансовой модели, например — ставки налогов, процент по кредиту, количество сотрудников компании и другую справочную информацию.   
  1. Прогноз выручки. Такой прогноз не стоит делать на интуиции.  Важно подобрать параметры, которые влияют на выручку, и связать эти факторы. Например, если у вас интернет магазин, то выручка может рассчитываться по формуле:  

Количество лидов * Конверсию в заказ * Конверсия в оплату * Средний чек 

Формула основывается на вашей воронке продаж, а она у каждого бизнеса индивидуальна. 

  1. План расходов.  

В этом разделе вам нужно продумать и спланировать все расходы вашего бизнеса. Расходы можно группировать таким же образом, как и в Отчете о прибылях и убытках. Тогда будет проще сравнивать план и факт, особенно если управленческая отчетность уже формируется в вашей компании. 

Прежде всего необходимо учесть себестоимость реализованных товаров и услуг. Желательно связать формулой себестоимость с количеством заказов, или проданных юнитов (единиц товаров, продукции, услуг) или суммой выручки. Это можно сделать через формулы:

 Себестоимость = Выручка — Добавленная стоимость

или

Себестоимость = Количество проданных юнитов * 

* Себестоимость юнита    

Опять-таки, нет правильного варианта, тут все зависит от особенностей вашей бизнес-модели.  

В финансовую модель, кроме себестоимости, учитываем и всевозможные другие затраты — административные, на сбыт, другие операционные, финансовые затраты (аренда, зарплата, налоги, маркетинг, проценты по кредиту и т.д.). В расчетные формулы включите факторы, которые влияют на эти показатели: количество персонала, ставки налогов, стоимость клика для рекламы, тарифы подрядчика, цену на сырье и т.д.

  1. Прогноз движения денежных средств (Cash Flow). 

В этом разделе систематизируются данные из предыдущих. Тут мы отталкиваемся от остатков денежных средств на начало периода и собираем всю информацию про доходы и траты, которые предполагаются в компании, в том числе инвестиционные расходы и выплаты собственнику в виде дивидендов. В результате рассчитываем количество средств на конец каждого периода (например, месяца), а также чистый денежный поток, который показывает нам прибывают или убывают деньги из бизнеса.  

Собственник тут может предвидеть кассовые разрывы. А для инвесторов и кредиторов этот раздел покажет как обстоят финансовые дела компании. 

  1. Прогнозный Баланс 

Ну и для продвинутых — раздел Баланс. Тут вы можете спрогнозировать, как изменятся показатели активов и пассивов вашего бизнеса, а также увидите, как изменится стоимость вашего бизнеса за период. 

Как вы заметили, в таблицах финансовой модели все данные взаимосвязаны друг с другом формулами. Это позволяет увидеть, как изменение одного из параметров влияет на результаты деятельности компании. Изменил одну ячейку — и получил результат в виде прогноза финансовых показателей.  Например:

  • как повлияет на прибыль увеличение выручки на 2%?
  • снизить цену на 5%?
  • что будет, если поднять конверсию на 0,3%?
  • а если нанять еще одного водителя?

На эти и много других вопросов вам ответит модель вашего бизнеса. Она будет полезна и большим, и маленьким, и стартапам. 

Составляйте финансовую модель (самостоятельно или с помощью финансиста), принимайте решения не на эмоциях и интуиции, а на основе “трезвого” логического расчета.  

И пусть ваш бизнес растет и процветает!

ПОЧЕМУ СЧИТАТЬ РАСХОДЫ НА АМОРТИЗАЦИЮ ОБЯЗАТЕЛЬНО?

ПОЧЕМУ СЧИТАТЬ РАСХОДЫ НА АМОРТИЗАЦИЮ ОБЯЗАТЕЛЬНО?

 

Амортизация — наверняка знакомое и в то же время часто непонятное для владельцев бизнеса слово. А между тем неиспользование амортизации может привести ваш бизнес к убыткам!  Если вы еще ничего не знаете об амортизации, либо слышали это слово от бухгалтера или финансиста, но не понимаете зачем это вашему бизнесу — эта статья для вас. 

Практически любой бизнес покупает какие-либо материальные ценности и ресурсы — материалы, товары, машины, оборудование, компьютерную технику и прочее. Логично, что закупка таких материальных средств — это расходы бизнеса.  Да. Но не всегда! 

Давайте разбираться. 

 

ПРИМЕР 1. 

У Василисы швейный бизнес. Ее компания шьет постельное белье из натуральных тканей. Василиса закупила ткани на 5000$, пошила из них постельное белье и хочет его продать за 8000$. За месяц все комплекты были распроданы и прибыль составила: 8000 — 5000 = 3000$.     

В этом примере ткани — это материал, ресурс, из которого изготовляется продукция. Конкретный рулон ткани был приобретен и использован в процессе производства в течение месяца. Это расход.    

 

ПРИМЕР 2. 

В следующем месяце Василиса купила вышивальную машину и стала украшать постельные комплекты шикарной вышивкой. Машина стоила 12000$. Закупка ткани снова обошлась в 5000$. Но продавала постельные комплекты Василиса уже за 9000$. В конце месяца Василиса подбила прибыль: 9000 — 5000 — 12000 = —8000$.  И оказалось, что это убыток.     

Конечно, можно вести учет и так, как это делает Василиса. Но это нарушает основные принципы учета. Важно понимать, что вышивальная машинка — это не расходный материал. Она не израсходована полностью на производство комплектов белья в текущем месяце. Такие материальные объекты называются основными средствами. 

Основные средства — это материальные ценности, которые длительно и многоразово используются компанией в процессе производства продукта, либо для управленческих нужд. Например, земля, здания, техника, оборудование, транспорт, в сельскохозяйственном бизнесе — растения и животные. 

Получается, что машинка прослужит еще лет 10 и вышьет еще сотни таких комплектов. Основные средства не только долго эксплуатируются, они чаще всего еще и дорого стоят. И если такой расход учесть при расчете прибыли компании за месяц, то наверняка получится убыток.

Как же тогда правильно показать такие расходы? 

Именно для этого нам и нужна амортизация. Амортизация позволяет включать расходы на приобретение дорогих активов порциями, пропорционально их использованию. 

Если простыми словами: 

Амортизация — это списание стоимости купленных основных средств на расходы по частям. 

Давайте сразу на примере.

 

ПРИМЕР 3.

Василиса прочитала статью про амортизацию и решила пересчитать свою прибыль за прошлый месяц с учетом амортизации. 

Итак, машина стоит 12000$. В техническом паспорте указан срок эксплуатации 10 лет. А это значит, амортизация за месяц составит: 12000$ / 10 лет / 12 месяцев = 100$

В таком случае прибыль компании составит: 9000 — 5000 — 100 = 3800$. Отлично, прибыль есть!      

Нужно сказать, что в данном случае применен линейный метод амортизации. Но в учете применяются и другие методы, о которых мы напишем в отдельной статье. 

Возможно вы возразите, ведь деньги на покупку основного средства потрачены сразу. Это действительно так. В отчете про денежные средства вы увидите сразу всю израсходованную на покупку сумму. Но в отчете по прибыли мы должны видеть доходы и расходы согласно их периоду. Это очень важно для понимания структуры затрат и точки безубыточности. Детально о финансовых отчетах читайте наши отдельные статьи. 

Но назначение амортизации не только постепенное списание на расходы.  

Что будет, когда через амортизацию мы спишем всю стоимость основного средства? Скорее всего  к тому моменту основное средство нужно будет уже заменить, так как оно значимо устареет. А это значит, что на покупку нового нужно опять выделить значимую сумму, которая не всегда есть в бюджете компании. 

Так же может случиться, что в процессе использования основное средство просто сломается. Неожиданный ремонт — вот незадача!

Амортизация — неявные расходы, ведь на самом деле расходов денежных средств в этот период нет, а мы его показываем  в отчете по прибыли. 

На самом деле реального списания с ваших счетов на сумму амортизации в этом периоде не происходило, а значит эта сумма осталась на счете и скорее всего будет куда-то потрачена или снята собственником в виде дивидендов. 

Отличным способом избежать подобных проблем — накапливать амортизацию на отдельном счете. Если этого не делать, мы потихоньку “проедаем” свой актив. А накапливая амортизационные расходы, мы сохраняем капитал, накапливаем на покупку нового или ремонт старого.

И тогда в момент поломки вы вспоминаете про свой резервный счет, на котором волшебным образом скопилась сумма амортизации. Создание такого резервного счета вы можете поручить своему бухгалтеру. 

Итак, подведем итоги. Почему амортизацию нужно учитывать обязательно?

  • Во-первых, так вы увидите более достоверный финансовый результат. 
  • Во-вторых, вы правильно посчитаете себестоимость своего продукта. 
  • В-третьих, при аккумулировании амортизационных отчислений сможете обеспечить безболезненное возобновление основных средств.  

Обязательно учитывайте амортизацию, ведите учет основных средств и их износа, включайте амортизацию в расчет себестоимости продукта.       

 

Пусть ваши финансы будут под контролем!

До новых встреч!

Статья 8

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!

Статья 4

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. Aperiam dicta doloremque ducimus ea eum illo magni, nulla odio quod totam! Aspernatur at, consectetur culpa dolores eligendi enim error, excepturi exercitationem facere harum laborum laudantium magnam nam nihil nostrum pariatur, quae qui quos repellendus sed sint velit vero? Accusamus aliquam aliquid, animi, blanditiis consequuntur, culpa cumque deserunt dicta dolore dolorem dolorum ducimus et fugiat id in incidunt labore maxime molestiae nemo placeat porro praesentium quas quod repudiandae sapiente similique unde voluptatibus! Accusantium asperiores aspernatur atque blanditiis cum cumque dicta eos impedit iure laudantium, necessitatibus nesciunt nulla officia perferendis, quam quas ut!