Как организовать эффективное управление финансами?

Многие предприниматели считают, что управление финансами – это регулярные записи в блокноте или ведение таблиц, в которые вносятся выручка и расходы. Бывает, владельцы бизнеса покупают 1С и считают, что таким образом организовали управление финансами.

Но приходит время и предприниматель предстает перед проблемой полного отсутствия прибыли. И что самое страшное – отсутствие понимания причин. Начинается выдумывание причин: обеднели люди, и не могут покупать, или выросли зарплаты, которые ежемесячно надо выплачивать. Но в большинстве случаев причина одна: неправильное управление финансами, или же его полное отсутствие.

С чего начать управление финансами?

Для того, чтобы не работать в убыток, важно понять, что дает управление финансами. Наука об управлении поможет разобраться, что такое прогнозирование и платежеспособность.

Прогнозирование – это возможность видеть развитие собственного бизнеса на шаг вперед. Здесь важно понимать, что прогнозировать можно не только финансовую составляющую бизнеса. Прогнозирование бывает более комплексным, когда предприниматель «видит» свое дело в целом.

Например, зная объемы продаж и размер наценки, владелец бизнеса рассчитывает валовую прибыль. Этот показатель помогает рассчитать чистую прибыль при наличии цифры постоянных затрат.

Главная цель каждого предпринимателя – уверенность в финансовом обороте. Многие удивленно замечают: «О какой уверенности может идти речь, если я не могу знать, что будет с бизнесом завтра – цены растут, в стране кризис, все меняется в один момент?»

При правильном управлении финансами предприниматель всегда знает, насколько платежеспособным он будет завтра, через месяц и в более далеком будущем. История свидетельствует, что даже Генри Форд имел случаи банкротства. Но у него был резерв наличных, который помог восстановить бизнес и сделать его процветающим. Поэтому, если у вас есть сбережения, можно «поднять» дело даже в самом нежелательном случае – при банкротстве.

Прогнозирование прибыли

В 1997 году Тони Скойном была издана книга «Управленческий учет». Эта книга помогает научиться управлять финансами даже людям, которые этим никогда ранее не занимались. Кроме того, существуют формулы, выведенные математиками – они помогают прогнозировать. При этом, погрешность может составить всего от двух до восьми процентов.

Существуют готовые продукты для управления финансами, например, наш продукт FINMAP.online. Предпринимателю достаточно создать аккаунт и обязать одного из подчиненных вносить туда цифры, соответствующие количеству продаж, ежедневно.

Управление финансами при наличии прогноза

Во многих случаях прогноз не устраивает владельцев бизнеса. Например, по прогнозу на 10 число продажи будут соответствовать 150 тысячам. Но точка безубыточности бизнеса составляет 200 000. Но в этом случае владелец бизнеса имеет еще 20 дней, чтобы как-то повлиять на ситуацию. Например, закупить партию ходового товара, предложить премию продавцам, если продажи увеличатся.

Кроме того, прогнозирование помогает сделать эффективным маркетинг. Например, маркетологу была выдана определенная сумма для проведения акции. Предприниматель фиксирует цифру, соответствующую продажам без акции маркетинга, и цифру, которой равняются продажи после проведения акции. Следственно, если эти цифры не отличаются между собой, значит, работа маркетолога не дала нужного результата. В таком случае и зарплату ему можно не платить.

Платежеспособность – это то состояние бизнеса, когда всегда и на все хватает денег. Управляют платежеспособностью при помощи “платежной карты”. По форме она будет напоминать календарь. Сверху карты вписываются поступления, по центру – сальдо, а внизу – количество расходов. Формируют такую карту на месяц, который последует за текущим периодом. Если у Вас уже спрогнозированы продажи, составить такую карту будет нетрудно. В расходы вписываются зарплаты персоналу, аренда помещений, рекламные акции, налоги и прочее.

Платежная карта помогает на месяц вперед увидеть влияние наценки на прибыль, количество средств, которые Вы заработаете, а также – какое количество лишних денег пребывает в обороте.

Ведение платежной карты дает:

Уверенность в будущем. При сбалансированности платежной карты появляется четкое понимание, что денег хватит на все.

Время для того, чтобы принимать правильные решения. Имея платежную карту, предприниматель может отказаться от определенных расходов, или договориться об оплате аренды или поставок чуть позже, чем было запланировано. Кроме того, платежная карта дает время для того, чтобы провести рекламную акцию, пустить залежавшийся товар по более низкой цене или принять другие меры во избежание работы в убыток.

Возможность изъятия средств из оборота, которые покажутся Вам излишними. Собственник, который годами не изымал деньги из кассы, так как боялся, что средств не хватит на все расходы, при наличии платежной карты видит, сколько можно изъять без ущерба для бизнеса.

Управление прибылью

В некоторых случаях достаточно увеличить наценку всего на один-два процента, чтобы прибыль выросла на десятки тысяч. Например, владелец бизнеса продает сумки через интернет. Наценка составляет 40%, но прибыль близка к нулю. Если собственник увеличит наценку на 2-3 процента, покупатели не заметят особенной разницы в цене. Но это позволит собственнику получить, наконец, желанную прибыль.

Как управлять финансами с удовольствием?

  • Главный инструмент, позволяющий убыточное предприятие обернуть на процветающий бизнес, довольно интересен. Однажды научившись управлять финансами, люди уже не перестают это делать.
  • Научиться управлять финансами сегодня несложно: современные методики обучения помогают постичь эту полезнейшую науку без особых усилий. Кроме того, существуют серьезные компании, предоставляющие обучение более серьезному, углубленному анализу финансов, такие как “Бизнес Конструктор”. Также не лишним будет научиться управлять предприятием в комплексе.
  • Управление финансами не займет много времени – если серьезно подойти к процессу обучения, то на само управление финансами (заполнение платежной карты) уйдет всего около пяти часов в месяц.

Что такое кассовый разрыв и как из него выбраться?

Возникновение кассового разрыва не зависит от масштабов бизнеса. Он может появиться и на огромном предприятии, и на маленькой торговой точке. Причина кассового разрыва всегда одна – отсутствие синхронизации прихода и расхода.

Другими словами – поступление средств позже, чем в них возникает потребность. Ниже мы опишем ситуации, которые приводят к кассовому разрыву.

Кассовый разрыв в бизнесе – не редкость. Многие предприниматели попадают в ситуацию, когда нечем крыть текущие расходы. Во многих случаях собственники не улавливают, что попали в разрыв, пока не окажется, что нечем платить по счетам после закрытия того или иного проекта.

Если предприниматель должен заплатить больше, чем имеется на счетах, есть основания говорить о кассовом разрыве. Явление это – одно из наиболее неприятных. Попробуем разобраться, почему возникает кассовый разрыв.

Пример 1. Работа по предоплате.

Предприниматель заплатил огромную сумму за ряд товарных позиций. Но поставка по каким-либо причинам не была совершена вовремя, но платежей по счетам никто не отменял. Пришло время – следует выплатить зарплату, оплатить аренду помещений, удовлетворить запросы налоговой инспекции. А деньги будут только после реализации продукции, которая еще даже не поступила на склад.

В таком случае в ход идут собственные средства предпринимателя. При этом, сроки не ждут, и наступает новый период тех или иных выплат.

Пример 2. Работа по принципу отсроченных платежей.

Предприниматель подписал контракт, по которому обязался поставить крупную партию товара в гипермаркет. Товар отправил вовремя, но по договору деньги за него поступят через месяц. А платить налоги и рассчитываться с поставщиками нужно сейчас. Предпринимателю приходится искать средства для проведения ежемесячных платежей из других источников. Во многих случаях собственники, работающие по принципу отсроченных платежей, попадают в кассовый разрыв.

Пример 3. Сезонная работа, нестабильный бизнес.

Сезонный бизнес требует максимально точного планирования. Предприниматель имеет несколько точек продажи кваса из бочки. В сезон он зарабатывает огромные суммы, но в период с осени до весны торговля квасом не приносит дохода. Бизнес не дает постоянной прибыли. Когда приходит время закупать сырье для торгового сезона, предприниматель понимает, что средств бизнеса не хватает. Это и есть кассовый разрыв.

Как понять, что попал в разрыв?

В бизнесе, где ведется финансовый учет, кассовый разрыв предотвратить легко. О нем сигнализируют отрицательные показатели в отчетах. Но не все предприниматели ведут учет. Ниже попробуем объяснить, как заметить приближение кассового разрыва.

Проще всего – рассчитывать средства каждый день. Для этого сопоставляют сумму денег в начале рабочего дня, поступления средств в течении дня и выплаты, совершенные в этом временном отрезке. Сумма, которая отображает средства на конец рабочего дня, показывает вероятность кассового разрыва. Таким образом, можно определить самые «рискованные» дни и предотвратить неприятности. Подобный расчет всего на пару недель вперед покажет, в какие дни стоит быть максимально внимательным.

Учимся предотвращать кассовый разрыв

Заметим сразу, что кассовый разрыв – это не катастрофа, а рабочий момент, который можно перекрыть посредством факторинга или овердрафта. Но такие моменты вполне способны повлиять на деловую репутацию собственника и «съесть» его деньги. Поэтому кассовый разрыв нужно уметь предотвратить.

Способы предотвращения разрыва:

  • Организация планирования финансов – составление календаря платежей;
  • Управление задолженностями (как дебиторской, так и кредиторской) – желательно получать предоплату от покупателя;
  • Умение сохранить остаток, который легко можно реализовать при надобности;
  • Поддержка регулярного и постоянного денежного потока – чем больше операций, тем менее вероятен кассовый разрыв.

Кассовый разрыв может возникнуть даже в самом успешном, стойком к «стрессовым» ситуациям, бизнесе. Иногда предприниматели ошибаются с количеством закупок – деньги оседают на складе в виде нереализованного товара. Таким образом, собственник может ощущать нехватку «живых» средств. Неграмотные закупки – это одна из причин кассового разрыва. В таком случае стоит подумать, как увеличить оборот.

Покрытие кассового разрыва

Конечно же, профилактика становится неуместной, когда кассовый разрыв становится не перспективой, а фактом. В таком случае нужно искать способы его покрыть. Существуют три источника средств: бизнес, контрагенты и привлечение финансов извне.

Изначально стоит проанализировать платежи, на которые не хватает денег. Возможно, предпринимателю удастся договориться с контрагентами и отсрочить какие-либо из платежей до поступления прибыли.

Второй способ – это вливание в бизнес собственных денег владельца. Возможно, удастся найти инвестора, готового дать заем Вашему бизнесу. Но в том случае, если ситуация, когда приходится брать в долг, происходит регулярно, стоит пересмотреть саму модель бизнеса, ведь в ней явно что-то не так.

Третьим способом покрытия кассового разрыва считается внешнее финансирование. В большинстве случаев это – банковский кредит. Но путь этот – не из легких, ведь банк потребует множество документов, и то не факт, что кредит будет одобрен. В случае с мелким бизнесом кредитование в банке – очень редкое явление. Для крупного бизнеса банки предлагают овердрафт к расчетным счетам. Это – отличный способ не оформлять каждый раз кредит: предприниматель просто тратит немного больше, чем есть на его счете, а с выручкой деньги возвращаются в банк. Но, как подсказывает практика, такой способ покрытия кассового разрыва также доступен далеко не всем.

Как видим, кассовый разрыв – ситуация довольно неприятная. Но это не значит, что дела нельзя поправить. Конечно же, лучше работать на опережение и грамотно управлять своими финансами. Если Вы все-таки попали в кассовый разрыв, не отчаивайтесь, а делайте выводы на будущее. Автоматизируйте учет и отслеживайте финансовые остатки, составьте календарь платежей и проведите работу по анализу дебиторской задолженности. В таком случае риск повторно наступить на те же грабли сводится к минимуму.

Бюджетирование на предприятии

Функции бюджетирования

Бюджетирование на предприятии представляет собой составление общего финансового плана и бюджетов отделений для определения затрат и прибыли компании. Финансовое планирование помогает повысить доход, избежать существенных денежных потерь. При помощи бюджета можно координировать работу предприятия в целом, обучать менеджеров посредством опыта разработки предыдущих бюджетов, сравнивать ожидаемый и фактический результаты, усовершенствовать процесс распределения ресурсов.

Функции бюджетирования: текущее или краткосрочное планирование, контроль и оценка результатов, мотивирование сотрудников, проверка работоспособности менеджеров, создание и развитие коммуникационной сферы внутри предприятия.

Также организация бюджетирования на предприятиях способствует обучению менеджеров. Бюджет помогает быстрее вникнуть в состояние дел компании сотрудникам, недавно пришедшим трудиться в компанию, понять свою роль в организации. Составляя систематично квартальный или годовой бюджет менеджер приобретает опыт.

  • Планирование. Бюджетирование на предприятии является инструментом текущего составления планов. При помощи бюджета можно также определить пути использования имеющихся ресурсов на ближайшее будущее, чтобы достичь максимальной эффективности деятельности компании.
  • Контроль и оценка результатов работы. Эта функция основывается на сопоставлении реально достигнутых и запланированных показателей. Также учитывается соотношение плановых бюджетных показателей и целей компании.
  • Мотивация сотрудников. Когда есть четко поставленная цель, сотрудники стремятся ее достичь, показывая таким образом, свою значимость на предприятии.
  • Проверка работоспособности менеджеров. Бюджет имеет свои составляющие, которые определяют область ответственности руководителей разных подразделений компании. При помощи бюджетирования можно выявить персонал, не заинтересованный в реализации стратегии развития предприятия.
  • Создание и развитие коммуникационной сферы внутри компании. Планирование бюджета и отчеты о процессе его реализации вводят сотрудников в курс производственно-финансовых аспектов деятельности всего предприятия. Также бюджетирование способствует координации между разными отделениями компании.

Фазы бюджетирования

Система бюджетирования на предприятии делится на фазы, включающие планирование деятельности, исходя из возможностей фирмы и прогнозов, учет и контроль, коррекция на основе анализа.

  • Прогнозирование. Перед составлением планов необходимо определиться с целями, которые являются отправной точкой в бюджетировании. Это нужно для того, чтобы после получения определенных результатов понимать, осуществила ли компания свои намерения.
  • Планирование. Эта стадия является своеобразным совмещением системы бизнеса в один цельный механизм. Чтобы грамотно распланировать бюджет, следует соотнести поставленные цели с возможностями предприятия и продуктивностью отделений. Важно учитывать ресурсы не только одного отделения, а всех отделений, которые объединены общим планом.
  • Учет и контроль. Мониторинг выполнения бюджета помогает быстро реагировать на возможные проблемы и вовремя их устранять. Оперировать можно только точными цифрами, четко структурированными данными и проверенной информацией. Совершать контроль и учет нужно последовательно и непрерывно, чтобы обеспечить систематичность работы с бюджетом.
  • Анализ. Если возникли трудности с реализацией бюджета, необходимо найти причину случившегося, а не просто работать с последствиями. Без правильного анализа принимать меры по устранению возникших отклонений от плана и вносить изменения в бюджет достаточно сложно.
  • Коррекция. Внешние факторы имеют свойство меняться, поэтому прогнозы, сделанные перед разработкой плана, могут не соответствовать реальному положению вещей. Коррекция – неотъемлемая часть бюджетирования, поэтому нужно быть готовыми к коррекции планов во время воплощения в реальность бюджета предприятия.

Виды бюджетирования

При помощи операционного бюджета калькулируется себестоимость всего объема выпускаемых товаров и создается информационная основа для финансового бюджета. Важно понимать, что для производственных объектов основой для расчета издержек является бюджет производства, а для предприятий, занимающихся продажей – бюджет продаж.

Финансовый вид бюджетирования состоит из прогнозного баланса, документации о прибыли/убытках, движения денежных средств. Финансовое бюджетирование должно строиться на информации из общего бюджета. Бюджет движения денежных средств, расчетный баланс, бюджет доходов и затрат – основа финансового бюджетирования фирмы. При помощи этих составляющих можно управлять общими денежными средствами компании, оценивать финансовое состояние объекта и совершать оптимизацию деятельности бизнеса.

Операционный вид включает бюджеты:

  • сбыта;
  • производства;
  • непосредственных затрат сырья, материалов, труда;
  • накладных расходов;
  • запасов готовой продукции, сырья;
  • себестоимости товаров, прошедших реализацию;
  • затрат коммерции и управления.

Вспомогательный бюджет еще называют инвестиционным. Это затраты на постройку новых зданий или сооружений, закупку новой техники, оборудования. Инвестиционный бюджет служит для конкретизации объектов инвестиций и определения источников финансирования. После утверждения вспомогательного бюджета компания должна понять куда, когда и за счет чего планируется инвестирование.

Также можно разделить бюджет на основании периода действия. По такой характеристике можно выделить недельный, месячный, квартальный и годовой отчеты. Основы бюджетирования такого вида – расходы/доходы, платежный бюджет. В большинстве случаев предприятия отказываются от недельного и месячного отчета, оставляя другие два.

Порядок утверждения бюджета

Утверждение бюджета начинается с его построения, передачи непосредственному начальнику и продолжается передачей документации от начальника к вышестоящим подразделениям вплоть до руководства высшего звена. Проходя этот путь, бюджет может быть откорректирован и утвержден не в первоначальном виде.

Процедуру планирования финансов следует начать с построения годового бюджета исходя из доходов, расходов, финансовых потоков. Удобно делать такое планирование в excel. В статью расходов нужно внести затраты отдельных подразделений (канцтовары, покупка оборудования, зарплаты). Все расходы согласовываются с руководством. Затем отчеты направляют непосредственному начальнику, он направляет документы вышестоящим инстанциям, так продолжается до момента рассмотрения данных руководством высшего звена. После формируется окончательный вариант годового бюджета, возможно, с сокращенными статьями расходов.

Когда годовое бюджетирование на предприятиях утверждено, происходит квартальное планирование финансов. Эта процедура разнится с разработкой годового бюджета точностью формулировки статей расходов и планированием только денежных потоков. Руководитель должен получить форму квартального планирования не позже второй недели последнего месяца прошлого квартала. Существует также недельный финансовый план, который нужно подавать на утверждение руководителю каждую неделю в среду.

Во время работы компании может возникнуть потребность совершить денежную операцию, которая не была предусмотрена в бюджете. Корректировать документ можно, но это нужно сделать до его утверждения. Когда подача данных для утверждения в отдел произошла, но факта утверждения еще не было, есть возможность скорректировать бюджет, подав в письменном виде соответствующее заявление.

Для повышения уровня эффективности работы процесс бюджетирования автоматизируют. Такую систему можно наблюдать на примере среднего и крупного бизнеса. После автоматизации бюджетирования ускоряется процесс обмена информацией между подразделениями и отдельными сотрудниками, устраняется возможность ошибки из-за человеческого фактора, получается быстро найти необходимые данные в общем потоке информации.