00
Поделиться

3.09.2021
22
1 min.

У більшості компаній фінансовий облік впроваджується не з першого разу. Здавалося б, фінансовий облік — корисна штука, він потрібен, всі це розуміють. Але коли доходить справа до впровадження… щось йде не так. Що може завадити налагодити фінансовий облік в компанії і як нейтралізувати ці перешкоди? Розберімося.

Причина № 1. Власник пробує вести облік самостійно.

Як це зазвичай буває:

Жив-був Василь, володів він бізнесом з транспортних перевезень і, за сумісництвом, працював виконавчим директором у своїй компанії. Відвідав Василь тренінги для бізнесменів, йому там і розповіли, що потрібно фінансовий облік налаштовувати. Надихнувся Василь, зробив таблички в Excel, встановив програму для обліку, і давай операції вносити. Вносить день, вносить другий, а на третій починає відкладати до кінця тижня. Потім вносить раз в тиждень, забуває операції, плутається, залишки не сходяться, адже справ багато, часу розібратися немає. Все! Наш герой засмучений, а облік закинуто.

Для багатьох власників бізнесу ця історія добре знайома. Чому ж власник не справляється з цим завданням? Він бізнес побудував! А облік — не зміг.

Ведення обліку — це однозначно необхідна і важлива задача. І разом з цим рутинна або нудна для власника. Такі однакові функції для власника бувають просто неможливими, адже характер у нього часто підприємницький, а значить — жвавий, енергійний, непосидючий, прагне пробувати нове, винаходити та експериментувати 🙂

Облік же — це завдання для наполегливих, скрупульозних, сфокусованих на деталях людей. Саме таким співробітникам і потрібно делегувати завдання з обліку.

Рутинні завдання — не для підприємця. Делегуйте!

Є кілька варіантів делегування функції ведення фінансового обліку:

  • фіксування первинних операцій по приходу або витраті засобів можна делегувати співробітникам, які безпосередньо цим займаються (контролюють оплату клієнтом замовлення, виробляють закупівлі і т.д.);
  • зведення журналу грошових операцій із залишками на рахунках можна доручити фінансовому менеджеру. Вести облік може віддалений співробітник, який працює неповний день — це допоможе заощадити на оплаті праці та організації робочого місця;
  • фінансовий менеджер не обов’язково повинен бути співробітником вашої компанії. Ви можете найняти фрілансера або ж компанію, яка веде облік на аутсорс.

Буде помилкою доручати ведення фінансового обліку бухгалтеру. Про це ви дізнаєтесь у нашій окремій статті на цю тему.

Причина №2. Власник не бере участі в процесі впровадження

Ви ж тільки що говорили, що власник не повинен брати участі? Так, не повинен брати участі в рутинному внесенні операцій. Але однозначно повинен взяти участь в розробці системи обліку. Наприклад: власник може вирішувати, в якому вигляді повинні агрегуватися дані обліку, на які статті ділити витрати та доходи, щоб потім було зручно аналізувати.

Василь, власник бізнесу з транспортних перевезень, найняв фінансиста. Разом з ним вони розробили форму управлінської звітності і визначили “зрізи” обліку. І тепер Василь аналізує доходи компанії в розрізі:

 

  • видів автомобілів (вантажні, мікроавтобуси),

  • регіонів (в які регіони перевозяться вантажі),

  • джерел надходження замовлень (реклама, рекомендації, акція),

  • тип замовника (особисті речі, переїзд офісу, перевезення комерційного вантажу).

Ну не казка? Весь бізнес як на долоні! Василь задоволений отриманим звітом і вже прийняв кілька важливих рішень щодо масштабування найприбутковіших напрямків.

Зворотний бік медалі — віддати все співробітникам. Результати можуть вас здивувати: від повної відсутності деталізації доходів і витрат, до гіпердеталізації на 10 аркушів, коли у звіті ви побачите витрати на ручки, папір, пакети для сміття, засоби для прибирання і ще стомільйон неважливих статей.

Побудова систем в бізнесі — завдання власника. Будуйте систему, а потім делегуйте!

Причина №3. Спротив персоналу.

Та буває так, що система побудована, завдання делеговані, але облік ніяк не впроваджується: співробітники то забули, то не встигли, то не розуміють навіщо це потрібно, адже раніше всі якось без цього працювали й було окей.

Люди чинять опір всьому новому. Завжди. Це не ваші співробітники якісь особливі, ледачі і вперті. Це особливості людського організму — зберігати енергію, роблячи речі звичним способом. Опір — це нор-маль-но!

Що ж робити? Чи не засмучуватися і допомогти людям вбудувати потрібні звички — вносити дані в таблицю або програму.

Помилкою буде сподіватися, що опору не буде, що всі співробітники з радістю і цікавістю поставляться до нововведень, які не будуть чинити опір, все відразу зрозуміють і не будуть допускати помилок. Все це буде!

Рекомендації щодо подолання опору персоналу ведення обліку:

  • Визначте зацікавлені сторони, хто може бути вашим союзником і допоможе впровадити зміни? дуже важливо, щоб сторони союзників були керівники підрозділів.
  • Визначте найголовніших саботажників, хто з ваших співробітників буде більше інших гальмувати процес? Дуже важливо хоча б когось із “саботажників” перетягнути на сторону “союзників”.
  • Проведіть індивідуальні бесіди або наради з підрозділами, на яких запитаєте думки, врахуйте побажання по неключових питань впровадження обліку (всі ключові рішення — прийміть самостійно).
  • На першому етапі контролюйте результати внесення даних обліку кожен день, ставитеся поблажливо до помилок, допомагайте, пояснюйте.

Запасіться терпінням. Зміни — це непросто, але точно можливо. Ви отримаєте необхідний результат: і співробітники та аналітичні управлінські звіти обов’язково вас порадують!

Оценить статью4.8 из 5
Поделиться
0 0 голосів
Рейтинг статьи
Підписатися
Сповістити про
guest
0 комментариев
Вбудовані Відгуки
Переглянути всі коментарі
0
Ми любимо ваші думки, будь ласка, прокоментуйте.x
()
x