Flujo de fondos: qué es, cómo se calcula y un ejemplo en pesos

Importa porque ganancia y efectivo no son lo mismo. La ganancia (el resultado del estado de resultados, o P&L) cuenta una venta el día que la facturás; el flujo de fondos la cuenta el día que la plata llega a tu cuenta, y cuenta la mercadería el día que la pagás, no el día que la vendés. Por eso una pyme (pequeña o mediana empresa) con ganancia puede quedarse sin plata el día de pagar los sueldos, y por eso conviene mirar el flujo de caja antes de comprar mercadería, tomar personal o pedir un préstamo. Esta guía explica la fórmula, resuelve un ejemplo en pesos para una distribuidora, repasa los errores más comunes y muestra cómo llevarlo en una planilla de cálculo.

Cómo se calcula el flujo de fondos: fórmula y método

Calcularlo es sumar lo que entra, restar lo que sale y llevar el saldo de un período al siguiente. La fórmula tiene dos líneas:

Flujo de fondos neto = Total de entradas de efectivo − Total de salidas de efectivo

Saldo final = Saldo inicial + Flujo de fondos neto

El método, paso a paso:

1. Elegí el período. El mes sirve para ver el año completo; la semana, para el corto plazo. Una proyección móvil de 13 semanas, que se actualiza cada semana, te muestra siempre el próximo trimestre. 2. Partí del saldo real. El saldo inicial es lo que dice tu extracto bancario hoy, no una cifra calculada. 3. Anotá cada entrada en la fecha en que la plata llega: cobros de clientes, préstamos recibidos, aportes de los socios, venta de bienes. Una venta en cuenta corriente (con pago a 30 días) cuenta cuando la cobrás, no cuando la facturás. 4. Anotá cada salida en la fecha en que la plata sale: proveedores, sueldos, alquiler, impuestos, equipos y cuotas de préstamos. 5. Restá las salidas a las entradas, sumá el saldo inicial y obtené el saldo final. Ese saldo es el saldo inicial del período siguiente.

Los movimientos se agrupan en tres tipos, y el flujo neto es la suma de los tres:

• Flujo de fondos operativo: la plata de la operación diaria, como los cobros de clientes, los pagos a proveedores, los sueldos y el alquiler.
• Flujo de fondos de inversión: compras y ventas de activos de largo plazo, como equipos o instalaciones.
• Flujo de fondos de financiamiento: préstamos recibidos, cuotas de deuda y aportes o retiros de los socios.

Hay dos maneras de llegar al flujo de fondos operativo. El método directo suma los cobros reales y resta los pagos reales; es el que usa el ejemplo de esta guía y se arma directamente con los movimientos del banco. El método indirecto parte de la ganancia neta y la corrige por lo que no movió efectivo:

Flujo de fondos operativo = Ganancia neta + Depreciación/Amortización − Cambios en el capital de trabajo + Otras partidas no monetarias

La depreciación es un gasto contable que no saca plata de tu cuenta. Los cambios en el capital de trabajo (activo corriente menos pasivo corriente) incluyen las cuentas a cobrar, o sea lo que tus clientes te deben, y el inventario: si suben, ese dinero quedó inmovilizado y tu efectivo baja. Si al flujo de fondos operativo le restás lo que gastás en equipos e instalaciones, obtenés el flujo de fondos libre:

Flujo de fondos libre = Flujo de fondos operativo − Gastos de capital

En los estados contables formales, este informe es el estado de flujo de efectivo, que clasifica los movimientos en actividades operativas, de inversión y de financiamiento. Según un trabajo de Gabriel H. Oubiña publicado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Salta, la Resolución Técnica 54 (texto ordenado por la RT 59) lo llama «Estado de Flujos de Efectivo» y lo presenta con el método directo o con el indirecto. Esta guía no cubre obligaciones impositivas ni de presentación: para eso, consultá a tu contador.

Ejemplo resuelto: flujo de fondos de una distribuidora en 12 meses

Los números de este ejemplo son inventados, pero sus tiempos son los de una distribuidora común: la mercadería se paga a los proveedores, una parte de las ventas se cobra a 30 días y la plata llega después de haber pagado. La distribuidora vende bebidas y snacks a kioscos, almacenes y autoservicios de su zona, alquila un depósito, tiene tres empleados y dos socios, y empieza el año con un saldo de $9.800.000 ARS en el banco. Estos son los supuestos:

• Ventas facturadas: entre $48.000.000 y $70.000.000 por mes, con más ventas en el verano y en diciembre. Las dos últimas filas de cada tabla muestran las ventas y las compras de cada mes; las de diciembre del año anterior fueron $66.000.000 en ventas y $47.500.000 en compras.
• Cobros: el 40% de las ventas de cada mes se cobra en el mismo mes (contado y transferencias) y el 60% restante, al mes siguiente (cuenta corriente a 30 días). Cobros del mes = 40% de las ventas del mes + 60% de las ventas del mes anterior.
• Compras de mercadería: se pagan a 30 días, así que el pago de cada mes es la compra del mes anterior. Las compras más grandes son las de octubre y noviembre, antes del verano.
• Sueldos: $5.600.000 por mes hasta junio y $6.100.000 desde julio, como costo total mensual para la empresa.
• Aguinaldo: el sueldo anual complementario se paga en dos cuotas, el 30 de junio y el 18 de diciembre, y se calcula sobre el 50% de la mayor remuneración mensual del semestre, según la página «Salario» de argentina.gob.ar. El ejemplo lo simplifica y toma como base la fila de sueldos de la tabla: $2.800.000 en junio y $3.050.000 en diciembre. Tu liquidación real la hace tu contador.
• Alquiler del depósito: $1.600.000 por mes hasta junio y $1.760.000 desde julio.
• Combustible y mantenimiento de los camiones: 2,2% de las ventas facturadas del mes. Comisiones de vendedores: 1,5% de las ventas facturadas del mes. Son supuestos del ejemplo; en tu negocio usá los porcentajes reales.
• Impuestos, tasas y servicios: $2.400.000 por mes. Es un monto inventado que junta impuestos, tasas, luz e internet; no es una regla ni una alícuota.
• Compra de un autoelevador (inversión): $8.400.000 en abril, financiada en parte con un préstamo bancario de $5.000.000 recibido ese mes (financiamiento), con cuotas de $460.000 por mes desde mayo.
• Retiros de los socios (financiamiento): $900.000 por mes.

Primer semestre:

Segundo semestre:

Cada columna se calcula igual: el total de entradas menos el total de salidas da el flujo neto, y el saldo inicial más ese flujo da el saldo final, que es el saldo inicial del mes siguiente. Por ejemplo, diciembre, línea por línea: los cobros son 40% × $70.000.000 + 60% × $63.000.000 = $28.000.000 + $37.800.000 = $65.800.000. Las salidas suman $54.500.000 + $6.100.000 + $3.050.000 + $1.760.000 + $1.540.000 + $1.050.000 + $2.400.000 + $460.000 + $900.000 = $71.760.000. El flujo neto es $65.800.000 − $71.760.000 = −$5.960.000, y el saldo final es $17.421.000 − $5.960.000 = $11.461.000.

El año completo, por tipo de flujo de fondos:

Las entradas del año suman $679.600.000 y las salidas, $677.939.000; la diferencia es el mismo flujo neto de $1.661.000. Por tipo: el flujo operativo es $674.600.000 en cobros menos $655.059.000 en salidas de operación, es decir, $19.541.000; el de inversión es la compra del autoelevador, −$8.400.000; y el de financiamiento es el préstamo recibido menos las cuotas y los retiros de los socios, $5.000.000 − $3.680.000 − $10.800.000 = −$9.480.000.

Lo que muestran los números:

• El flujo de fondos cae siete meses seguidos mientras las ventas suben. De junio a diciembre el flujo neto es negativo todos los meses, aunque las ventas pasan de $48.000.000 a $70.000.000. La distribuidora compra más mercadería para el verano y la paga antes de cobrar las ventas que esa mercadería genera.
• El mes que más vende es el que más plata consume. Diciembre factura $70.000.000, pero cobra solo el 40% en el mes, paga la compra grande de noviembre y suma el aguinaldo: su flujo neto es −$5.960.000, el peor del año, y el saldo baja a $11.461.000, el más bajo de los 12 cierres.
• Las cuentas a cobrar y a pagar explican la diferencia entre ventas y cobros. Las ventas del año suman $677.000.000 y los cobros, $674.600.000: los $2.400.000 de diferencia son lo que subieron las cuentas a cobrar entre enero y diciembre, de $39.600.000 a $42.000.000. Al 31 de diciembre el saldo de $11.461.000 convive con $46.500.000 por pagar a proveedores por la compra de diciembre y $42.000.000 por cobrar de las ventas de diciembre. Con una proyección de flujo de fondos hecha en enero, el dueño ve ese hueco con meses de anticipación y puede negociar plazo con los proveedores, adelantar cobros o tramitar un préstamo a tiempo.

Errores comunes al armar tu flujo de fondos

• Confundir ganancia con efectivo. Una distribuidora puede vender más y quedarse con menos plata, como diciembre frente a mayo en el ejemplo. Mirá el saldo del banco y el flujo de fondos neto, no solo las ventas.
• Contar la venta el día que la facturás y no el día que cobrás. Las ventas en cuenta corriente, los cheques y las transferencias llegan días o semanas después. Proyectá la fecha en que entra la plata.
• Olvidar las salidas que no son gastos del mes. La compra de equipos, el capital de un préstamo, los retiros de los socios y el aguinaldo sacan plata de tu cuenta, y el aguinaldo cae dos veces al año.
• Proyectar con los precios de hoy. Si tus proveedores, tu alquiler y tus sueldos se actualizan durante el año, la proyección tiene que reflejarlo mes a mes y no repetir las cifras de enero.
• Mezclar la plata del negocio con la personal. Sin cuentas separadas no sabés cuánto efectivo tiene realmente el negocio. Los retiros de los socios van como una salida propia.
• Armar el flujo de caja una vez y no actualizarlo, o mirar solo el mes. Una proyección envejece en semanas: en cada cierre, compará lo previsto con lo que pasó y corregí los supuestos. Y un mes con saldo final positivo puede esconder una semana en la que pagás sueldos antes de cobrar; para el corto plazo, trabajá por semanas.

Planilla de cálculo o herramienta: cómo llevar tu flujo de fondos y cuándo conviene cada una

Una planilla de cálculo alcanza para empezar. Poné los meses en columnas y los conceptos en filas. Con enero en la columna B y diciembre en la M, los nombres de los meses en la fila 2 y las filas en el mismo orden que la tabla del ejemplo (saldo inicial en la fila 3, cobros en la 4, préstamo en la 5, total de entradas en la 6, salidas de la 7 a la 16, total de salidas en la 17, flujo neto en la 18, saldo final en la 19 y, después de una fila vacía, las ventas facturadas en la 21 y las compras en la 22), las fórmulas son estas, escritas para una planilla con configuración regional de Argentina (coma decimal):

``` B6: =SUMA(B4:B5) total de entradas C4: =0,4*C21+0,6*B21 cobros de febrero C7: =B22 pagos a proveedores de febrero (compras de enero) B11: =B21*0,022 combustible y mantenimiento B12: =B21*0,015 comisiones de vendedores G9: =MAX(B8:G8)/2 aguinaldo de junio M9: =MAX(H8:M8)/2 aguinaldo de diciembre B17: =SUMA(B7:B16) total de salidas B18: =B6-B17 flujo neto B19: =B3+B18 saldo final C3: =B19 saldo inicial de febrero ```

En enero, los cobros (B4) y los pagos a proveedores (B7) salen de las ventas y las compras de diciembre del año anterior, que cargás aparte. Copiá las fórmulas hacia la derecha y guardá los porcentajes y los plazos de cobro y de pago en una pestaña de supuestos, para cambiar un dato y ver el efecto en los 12 meses.

La planilla tiene un límite práctico: alguien tiene que cargar a mano los movimientos del banco y de las ventas, y revisar que las fórmulas sigan bien cuando se agregan filas o se hacen copias del archivo. Cuando se acumulan cuentas, movimientos o personas que necesitan ver los números, una herramienta que lee tus cuentas ahorra ese trabajo y mantiene tus números al día.

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