Flujo de caja: qué es, cómo se calcula y un ejemplo para tu tienda online

Importa porque con caja se pagan los sueldos y a los proveedores; con utilidad, no. Un negocio rentable puede quedarse sin fondos en un mes concreto si paga antes de cobrar, y una tienda online que compra mercadería antes de la temporada alta es el caso típico. Esta guía explica qué es el flujo de caja y cómo se calcula, muestra una proyección de flujo de caja de 12 meses con cifras en pesos chilenos, repasa los errores más frecuentes y dice cuándo una planilla de Excel alcanza y cuándo conviene una herramienta.

La fórmula del flujo de caja

El cálculo parte de dos fórmulas. La primera mide el movimiento del período; la segunda lo lleva al saldo de caja:

Flujo de caja neto = Total de entradas de caja − Total de salidas de caja

Saldo final = Saldo inicial + Flujo de caja neto

Las entradas de caja incluyen los pagos de clientes, los préstamos, los aportes del dueño y la venta de activos. Las salidas de caja incluyen las remuneraciones, los pagos a proveedores, las cuotas de préstamos, el pago de impuestos y la compra de equipos. En muchas guías chilenas verás estas partidas como «ingresos» y «egresos»; es lo mismo. Un flujo de caja neto positivo significa que la caja crece en el período, y uno negativo, que se achica. El saldo final de un mes es el saldo inicial del siguiente, y ese arrastre es lo que convierte una lista de cobros y pagos en una proyección.

El flujo de caja se reparte en tres componentes:

• Flujo de caja operativo: el dinero que genera la operación diaria, es decir, los cobros de ventas menos los pagos a proveedores, las remuneraciones y el arriendo.
• Flujo de caja de inversión: las compras y ventas de activos, como equipos.
• Flujo de caja de financiamiento: los préstamos que recibes, las cuotas que pagas y los aportes o retiros del dueño.

El estado de flujo de efectivo, que es el informe financiero formal, ordena lo ocurrido en esas tres secciones. Para el flujo de caja operativo y para el flujo de caja libre se usan estas fórmulas:

Flujo de caja operativo = Utilidad neta + Depreciación/Amortización − Cambios en el capital de trabajo + Otras partidas que no son de caja

Flujo de caja libre = Flujo de caja operativo − Gastos de capital

El capital de trabajo explica por qué la utilidad y la caja se separan:

Capital de trabajo = Activo corriente − Pasivo corriente

Si suben las cuentas por cobrar o el inventario, parte de la utilidad queda inmovilizada y no llega a la cuenta bancaria.

Flujo de caja real y flujo de caja proyectado

El flujo de caja real se arma con los movimientos del banco. El proyectado parte del saldo real de hoy y suma los cobros y pagos que esperas. Según el objetivo cambia el horizonte: una proyección móvil de 13 semanas da agilidad operativa, una de 12 meses sirve para planificar la estacionalidad, el presupuesto anual y las solicitudes de crédito, y una de varios años apoya las decisiones de inversión. Una proyección de flujo de caja es iterativa: se actualiza cada vez que llega información nueva.

Ejemplo de flujo de caja proyectado a 12 meses para una tienda online

Una tienda online de artículos para el hogar tiene una bodega arrendada, dos personas en remuneraciones y personal de temporada en noviembre y diciembre. Las cifras son inventadas y están en pesos chilenos: el negocio parte el año con $2.500.000 CLP en su cuenta corriente. Los supuestos son estos:

Las dos tablas siguientes muestran el primer y el segundo semestre, línea por línea. La fila de ventas es solo de referencia: una venta no es caja y no entra en las sumas. En cada semestre, el saldo inicial es el del primer mes, el saldo final es el del último y las demás líneas se suman.

Primer semestre (enero a junio)

Segundo semestre (julio a diciembre)

Cómo leer la proyección

Cada mes se calcula con la misma cuenta. Noviembre, línea por línea: saldo inicial $5.325.000 + entradas $28.800.000 ($21.450.000 de cobros del mes + $7.350.000 de cobros de octubre) − salidas $30.540.000 ($19.760.000 de compra de mercadería + $3.600.000 de remuneraciones + $780.000 de arriendo de bodega + $1.980.000 de despacho y embalaje + $2.640.000 de publicidad digital + $540.000 de servicios y otros gastos + $1.050.000 de impuestos del mes + $190.000 de cuota del crédito) = saldo final $3.585.000. El flujo de caja neto de noviembre es $28.800.000 − $30.540.000 = −$1.740.000.

Tres lecturas salen de la tabla:

• Venta no es caja. En enero la tienda vende $14.500.000, pero entran $21.325.000, porque llega el 35% de las ventas de diciembre. En noviembre vende $33.000.000 y entran $28.800.000.
• El saldo más bajo llega en plena temporada alta. El saldo final pasa de $12.985.000 en agosto a $3.585.000 en noviembre, porque la mercadería de la temporada alta se paga antes de venderla. En noviembre, las remuneraciones, el arriendo, los servicios y la cuota del crédito suman $5.110.000, más que ese saldo. En diciembre se cobran las ventas fuertes de la temporada y el saldo sube a $19.695.000.
• El año cierra con más caja, pero no de forma pareja. Entran $255.100.000 y salen $237.905.000, así que el flujo de caja neto del año es $255.100.000 − $237.905.000 = $17.195.000. El saldo pasa de $2.500.000 a $19.695.000.

Con esta proyección, el dueño ve en agosto lo que pasará en noviembre. Si el saldo mínimo hubiera salido bajo cero, tendría meses para negociar plazos con los proveedores, pedir una línea de crédito o comprar menos mercadería para la temporada.

La misma tabla puede armarse por semana. Una proyección de 13 semanas muestra una mala semana que el mes esconde.

Errores comunes al armar el flujo de caja

• Anotar la venta completa en el mes en que se hace. En el ejemplo, el 35% de cada venta llega el mes siguiente. Si todo se anota en el mes de la venta, enero y noviembre quedan mal.
• Ignorar la estacionalidad y las compras anticipadas. La mercadería de la temporada alta se paga antes de venderla. Si la proyección no lo recoge, el mes más fuerte del año parece también el más holgado, y puede ser el más apretado.
• Partir de un saldo inicial estimado. La proyección arranca con el saldo real del banco, no con un número aproximado. Un error de partida se arrastra a todos los meses siguientes.
• Olvidar las salidas que no son gastos corrientes. Las cuotas de créditos, los impuestos, la compra de equipos y los retiros del dueño también son salidas de caja. En el ejemplo, la compra de equipos de septiembre y los impuestos de cada mes están en la tabla.
• Mezclar las finanzas personales con las del negocio. Los retiros sin registrar dejan una proyección que no coincide con el banco.
• No comparar lo proyectado con lo real. Una proyección que no se revisa se desactualiza. Al cierre de cada mes, compara el flujo de caja proyectado con el real y revisa las desviaciones para ver qué supuesto falló.

Cómo hacer un flujo de caja en Excel y cuándo conviene una herramienta

Una planilla de Excel o de Google Sheets alcanza para partir. Arma una columna por mes y una fila por línea, en el mismo orden de las tablas de arriba. Con la columna B como enero, las filas son: la 1 lleva los nombres de los meses, la 2 es el saldo inicial, la 3 y la 4 son los cobros, la 5 es el total de entradas, de la 6 a la 14 están las nueve líneas de salidas, la 15 es el total de salidas, la 16 es el flujo de caja neto y la 17 es el saldo final. Las fórmulas de enero son:

``` B5 =SUMA(B3:B4) B15 =SUMA(B6:B14) B16 =B5-B15 B17 =B2+B16 C2 =B17 ```

Copia las fórmulas hacia la derecha: el saldo final de cada mes pasa a ser el saldo inicial del siguiente. En una hoja aparte deja los supuestos (qué porcentaje se cobra el mismo mes, cuándo se paga a los proveedores, los montos fijos), de modo que cambiar un dato recalcule los 12 meses.

La planilla tiene un límite: solo está tan al día como su última edición manual. Cada mes hay que copiar a mano los movimientos del banco, una celda mal enlazada deja mal todos los meses siguientes y no queda un historial claro de lo proyectado frente a lo real. Una herramienta conviene cuando manejas varias cuentas bancarias, tienes muchas transacciones al mes, necesitas que más de una persona vea la misma proyección o quieres actualizarla cada semana sin rehacerla.

Dónde ayuda Finmap con el flujo de caja

Finmap es una herramienta de informes y proyección de flujo de caja para pymes. Conecta tus cuentas bancarias y tus herramientas de negocio y arma informes de flujo de caja y de estado de resultados (P&L) en todos los planes. Si prefieres no conectar el banco todavía, puedes importar una cartola bancaria o un archivo de Excel.

• Desde el plan Pro suma balance general, Calendario de Pagos y cobros y pagos pendientes (lo que debes y lo que te deben). En el ejemplo, son las fechas de cobro y de pago que en la planilla escribes a mano.
• Desde el plan Advanced suma presupuesto vs. real, para comparar lo planificado con lo que realmente pasó.
• El bot de Telegram y las apps para iOS y Android vienen en todos los planes.

Los planes cuestan USD 25 (Lite, con hasta 600 transacciones al mes y 2 conexiones bancarias), USD 45 (Pro) y USD 85 (Advanced) al mes con pago mensual. El pago anual sale un 20% más barato y el pago por seis meses, un 15% más barato. La prueba gratis dura 7 días, con acceso completo y sin tarjeta. Finmap tiene más de 18.000 clientes empresariales y nunca toma custodia de tus fondos: tu dinero se queda en tu banco.

Finmap no es un sistema contable ni de declaración de impuestos y no emite facturas ni boletas. Se usa junto al sistema contable que ya tienes, no en su lugar.

Preguntas frecuentes sobre el flujo de caja

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