Flujo de caja: qué es, cómo se calcula y un ejemplo en pesos colombianos

Importa porque la nómina, el arriendo y los proveedores se pagan con efectivo, no con utilidad. Un negocio puede cerrar el año con utilidad y aun así quedarse corto de caja en un mes concreto, si un cliente paga tarde o si una compra grande cae antes de un cobro. Con un seguimiento mes a mes o semana a semana ves ese mes antes de que llegue y decides con tiempo. Abajo encuentras la fórmula, un ejemplo en pesos colombianos para una agencia de diseño, los errores más comunes y cómo llevarlo en una hoja de cálculo.

Cómo se calcula el flujo de caja: fórmula y método

El cálculo es el mismo para una semana, un mes o un año:

Flujo de caja neto = total de entradas de efectivo − total de salidas de efectivo

Saldo final = saldo inicial + flujo de caja neto

El saldo final de un periodo es el saldo inicial del siguiente. Los pasos son estos:

1. Parte del saldo real que hay hoy en tus cuentas, no de un número estimado. 2. Anota cada entrada en el periodo en que esperas cobrarla, no en el que facturas. Una factura a 60 días entra dos meses después. 3. Anota cada salida en el periodo en que la pagas: nómina, arriendo, proveedores, cuotas de créditos, impuestos y compras de equipos. 4. Calcula el flujo neto del periodo y el saldo final, y pasa ese saldo como saldo inicial al periodo siguiente. 5. Busca el saldo final más bajo de todo el horizonte. Si queda por debajo del colchón que quieres mantener, por ejemplo la nómina de un mes, ese es el periodo en el que hay que actuar. 6. Cambia lo proyectado por lo real a medida que pasan los periodos.

Los tres tipos de flujo de caja

Según el origen del dinero, se separa en tres tipos. La Sección 7 de la NIIF para las Pymes, tal como la publica la Función Pública en el anexo 2 del Decreto 2420 de 2015, los llama actividades de operación, de inversión y de financiación:

• Operativo: el dinero de la actividad principal. Incluye los cobros por ventas y por prestación de servicios y los pagos a proveedores y a empleados.
• De inversión: la compra y la venta de activos de largo plazo, como propiedades, planta y equipo. En una agencia de diseño, los computadores del estudio.
• De financiamiento: los préstamos recibidos y sus reembolsos, y los aportes de los socios.

Esa misma sección entiende el efectivo como el efectivo y sus equivalentes, es decir, inversiones de corto plazo de gran liquidez, por ejemplo de tres meses o menos desde que se adquieren. Para el flujo operativo permite dos métodos. El método directo muestra las principales categorías de cobros y pagos, y es el que usa el ejemplo de más abajo. El método indirecto parte del resultado y lo ajusta; en la versión del glosario de Finmap queda así:

Flujo de caja operativo = utilidad neta + depreciación y amortización − cambios en el capital de trabajo + otras partidas no monetarias

Flujo de caja libre = flujo de caja operativo − inversiones de capital

Si las cuentas por cobrar suben porque tus clientes pagan más tarde, el flujo operativo baja aunque la utilidad no cambie.

Flujo de caja o flujo de efectivo: cómo se dice en Colombia

En los sitios colombianos que leí para esta página aparecen tres formas:

• Flujo de caja: es la forma del uso diario en el negocio. La usan Bancolombia en su herramienta «Flujo de caja para empresas», los blogs de Siigo y de Alegra y una nota de Portafolio de abril de 2026 sobre las mipymes. Siigo y Alegra hablan también de flujo de caja proyectado.
• Flujo de efectivo: significa lo mismo. En sus preguntas frecuentes, Alegra responde que son sinónimos y que en Colombia se usa más «flujo de caja» en el contexto empresarial. El blog de Siigo usa «flujo de efectivo» una vez, como sinónimo.
• Estado de flujos de efectivo: es el nombre del informe contable. Es el título de la Sección 7 en el texto de la Función Pública, el término técnico que menciona Alegra y el que usa siemprealdia.co en su explicación del informe.

Para las partidas, Alegra habla de entradas y salidas, y Siigo de ingresos y egresos; esta página usa entradas y salidas. Qué empresas deben preparar el estado de flujos de efectivo y con qué calendario depende de cada caso y es una pregunta para tu contador: esta página no lo resuelve.

Ejemplo de flujo de caja de una agencia de diseño, mes a mes

El ejemplo es inventado, pero realista: una agencia de diseño de 5 personas que hace identidad de marca y sitios web para pymes. Todas las cifras son pesos colombianos. Estos son los supuestos:

• Saldo inicial: $16.000.000 COP en el banco el 1 de enero.
• Contratos mensuales: cuatro clientes pagan en total $14.800.000 al mes y se cobran en el mismo mes. Desde julio uno cancela y el total baja a $11.600.000.
• Proyectos: se facturan al entregar, y los clientes pagan en promedio 60 días después, o sea dos meses después. En enero se cobran los $15.600.000 facturados en noviembre del año anterior y en febrero los $21.400.000 de diciembre.
• Salidas cada mes: nómina y aportes de las 5 personas, $18.600.000; arriendo del estudio y servicios, $5.200.000; contador e impuestos, $1.800.000; cuota de un crédito, $1.250.000.
• Freelancers: cerca del 15% de lo que se factura en proyectos cada mes, pagado ese mismo mes.
• Software y publicidad: $2.000.000 al mes, con campañas que lo suben a $2.300.000 en abril y noviembre y a $2.600.000 en octubre.
• Compra de equipos: $8.900.000 en septiembre.

El ejemplo no desglosa los impuestos: los junta con los honorarios del contador en una cuota igual cada mes, para mostrar el método sin mezclarlo con calendarios tributarios. En tu negocio, cada pago de impuestos va como una salida más, en el mes en que lo pagas y por el valor que te indique tu contador.

La primera tabla pasa lo facturado a lo cobrado y suma las entradas de cada mes. Lo cobrado de proyectos en un mes es lo facturado dos meses antes:

La segunda tabla reúne las salidas en la fecha en que se pagan:

La tercera tabla junta todo: saldo inicial, entradas, salidas, flujo de caja neto y saldo final. Cada saldo final es el saldo inicial del mes siguiente:

Septiembre, línea por línea:

• Entradas: $11.600.000 de contratos mensuales + $14.100.000 cobrados de proyectos = $25.700.000.
• Salidas: $18.600.000 de nómina + $5.200.000 de arriendo y servicios + $3.400.000 de freelancers + $2.000.000 de software y publicidad + $1.800.000 de contador e impuestos + $1.250.000 de cuota del crédito + $8.900.000 de equipos = $41.150.000.
• Flujo de caja neto: $25.700.000 − $41.150.000 = −$15.450.000.
• Saldo final: $29.600.000 + (−$15.450.000) = $14.150.000.

Qué muestra el ejemplo:

• El año cierra en positivo, pero con poco margen. Entran $398.000.000, salen $394.200.000 y el flujo neto del año es +$3.800.000. El saldo pasa de $16.000.000 a $19.800.000.
• El saldo más bajo llega en octubre, después de la compra de equipos. Es de $10.800.000, menos que la nómina de un mes ($18.600.000). Un cliente que se demore lo deja sin colchón.
• Facturar no es cobrar. La agencia facturó $255.600.000 en proyectos y cobró $239.600.000. La diferencia, $16.000.000, es lo facturado en noviembre y diciembre ($53.000.000) menos lo que se cobró en enero y febrero de lo facturado el año anterior ($37.000.000). Ese dinero está en cuentas por cobrar, no en el banco.
• Un cobro corrido cambia el mes. Si el cliente que debía pagar $14.100.000 en septiembre paga en octubre, septiembre cierra en $50.000 en lugar de $14.150.000, y octubre cierra igual, en $10.800.000. Con un saldo tan cerca de cero, el orden de los pagos dentro del mes decide si la cuenta se queda sin fondos. Para verlo hace falta una vista semanal, como la proyección de flujo de caja de 13 semanas.

La cuarta tabla agrupa el flujo neto del año por tipo, como lo separa el estado de flujos de efectivo. Para simplificar, la cuota del crédito va completa como financiamiento; la Sección 7 permite clasificar los intereses pagados como operativos o como de financiamiento:

Errores comunes y cómo evitarlos

• Confundir ventas con cobros. Registrar la factura el día que la emites hace que el flujo muestre dinero que todavía no está. En el ejemplo, la factura de $28.500.000 de octubre entra al banco en diciembre.
• Dejar salidas por fuera. Impuestos, costos financieros, cuotas de créditos, compras de equipos y pagos extraordinarios son los que más se olvidan, y una proyección sin ellos se ve mejor de lo que es.
• Suponer que todos pagan a tiempo. Proyecta con el plazo real de cada cliente. Alegra propone un colchón del 10% al 15% para los cobros demorados.
• Mezclar las cuentas del negocio con las personales. Sin una cuenta exclusiva para la empresa, el saldo y los movimientos no dicen cómo va el negocio.
• Leer un crédito como si fuera una venta. Un préstamo sube el saldo, pero no muestra si la operación se sostiene sola. Mira el flujo operativo aparte del de financiamiento.
• Armarlo una vez y no actualizarlo. Una proyección que no se pone al día con datos reales pierde su utilidad en pocas semanas.

Cómo hacerlo en una hoja de cálculo y cuándo ayuda una herramienta

Una hoja de cálculo sirve bien para empezar. Pon una fila por mes (o por semana) con estas columnas, como en la tercera tabla del ejemplo, y copia las fórmulas hacia abajo:

``` Fila 1: Mes | Saldo inicial | Entradas | Salidas | Flujo de caja neto | Saldo final Fila 2: B2 = saldo real del banco | C2 = suma de entradas | D2 = suma de salidas | E2 = C2-D2 | F2 = B2+E2 Fila 3: B3 = F2 | C3 = suma de entradas | D3 = suma de salidas | E3 = C3-D3 | F3 = B3+E3 ```

Guarda los supuestos en otra pestaña: plazos de pago de cada cliente, fechas de las facturas ya emitidas, costos únicos y cuotas de créditos, de modo que cambies un dato y se mueva todo el modelo. Una vista de 12 meses sirve para planificar el año y para presentar a un banco o a un inversionista; cuando el saldo se acerca a cero, una vista de 13 semanas muestra en qué semana se aprieta. Siigo recomienda actualizar el flujo de caja cada mes y señala que algunas empresas lo hacen cada semana.

El límite de la hoja de cálculo es el mantenimiento: solo está tan al día como su última actualización manual. Con varias cuentas bancarias, muchas transacciones o varias personas editando el archivo, copiar los movimientos del banco a mano cada semana se vuelve la parte más pesada, y ahí es donde una herramienta que se conecta a los bancos ahorra tiempo.

Dónde ayuda Finmap

Finmap es una herramienta de informes y de proyección de flujo de caja. Se conecta a tus cuentas bancarias y a tus herramientas de negocio, y también acepta extractos bancarios y archivos de Excel, para que el informe parta de tus movimientos reales. Los informes de flujo de caja y de estado de resultados vienen en todos los planes. El balance general, el Calendario de pagos y la gestión de deudas (lo que te deben y lo que debes) llegan con el plan Pro, y el presupuesto vs. real con el plan Advanced. El bot de Telegram y las apps para iOS y Android están incluidos en todos los planes.

Finmap no es un sistema contable ni de impuestos y no emite factura electrónica, así que se usa al lado de tu [software contable](software-contable), no en su lugar. Nunca custodia tus fondos. Más de 18.000 clientes empresariales lo usan. Si ya trabajas con uno de estos programas, mira [Finmap vs Siigo](finmap-vs-siigo), [Finmap vs Alegra](finmap-vs-alegra) y [Finmap vs Holded](finmap-vs-holded).

El pago anual sale un 20% más barato que el mensual, y el semestral un 15% más barato. Los precios de Finmap están en dólares estadounidenses y no se convierten aquí. Puedes probar 7 días con acceso completo y sin tarjeta.

Preguntas frecuentes sobre el flujo de caja

Mira tu flujo de caja en Finmap

Conecta tus cuentas o importa un extracto y obtén informes de flujo de caja y de estado de resultados, y un Calendario de pagos desde el plan Pro, con tus datos reales. Finmap nunca custodia tus fondos.