Flujo de efectivo: qué es, cómo se calcula y un ejemplo en pesos

Importa porque utilidad y efectivo no son lo mismo. La utilidad es lo que queda en el estado de resultados (P&L) después de restar costos y gastos a las ventas, y cuenta una venta el día que la haces. El flujo de efectivo la cuenta el día que el dinero llega a tu cuenta, y cuenta el inventario el día que lo pagas, no el día que lo vendes. Por eso una pyme con utilidad puede quedarse sin dinero para la nómina de la quincena, y por eso conviene mirarlo antes de comprar inventario, contratar o pedir un préstamo. Esta guía explica la fórmula, resuelve un ejemplo en pesos para una tienda en línea, repasa los errores más comunes y muestra cómo llevarlo en una hoja de cálculo.

Cómo se calcula el flujo de efectivo: fórmula y método

Calcularlo es sumar lo que entra, restar lo que sale y llevar el saldo de un periodo al siguiente. La fórmula tiene dos líneas:

Flujo de efectivo neto = Total de entradas de efectivo − Total de salidas de efectivo

Saldo final = Saldo inicial + Flujo de efectivo neto

El método, paso a paso:

1. Elige el periodo. El mes sirve para ver el año completo; la semana, para el corto plazo. Un pronóstico de 13 semanas, que se actualiza cada semana, siempre te muestra el próximo trimestre. 2. Parte del saldo real. El saldo inicial es lo que dice tu estado de cuenta bancario hoy, no una cifra calculada. 3. Anota cada entrada en la fecha en que el dinero llega: cobros de clientes, préstamos recibidos, aportaciones del dueño, venta de activos. Una venta a crédito cuenta cuando se cobra, no cuando la haces. 4. Anota cada salida en la fecha en que el dinero sale: proveedores, nómina, renta, publicidad, impuestos, equipo y pagos de préstamos. 5. Resta, suma el saldo inicial y obtén el saldo final. Ese saldo es el saldo inicial del periodo siguiente.

Los movimientos se agrupan en tres tipos, y el flujo de efectivo neto es la suma de los tres:

• Flujo de efectivo operativo: el dinero de la operación diaria, como cobros de clientes, pagos a proveedores, nómina y renta.
• Flujo de efectivo de inversión: compras y ventas de activos de largo plazo, como equipo o instalaciones.
• Flujo de efectivo de financiamiento: préstamos recibidos, pagos de deuda y aportaciones o retiros del dueño.

Hay dos maneras de llegar al flujo de efectivo operativo. El método directo suma los cobros reales y resta los pagos reales; es el que usa el ejemplo de esta guía y el que más sirve para decidir semana a semana. El método indirecto parte de la utilidad neta y la corrige por lo que no movió efectivo:

Flujo de efectivo operativo = Utilidad neta + Depreciación/Amortización − Cambios en el capital de trabajo + Otras partidas que no son de efectivo

La depreciación es un gasto contable que no saca dinero de tu cuenta. En los cambios en el capital de trabajo (activo circulante menos pasivo circulante) entran, por ejemplo, tus cuentas por cobrar y tu inventario: si suben, ese dinero quedó inmovilizado y tu efectivo baja. Si al flujo de efectivo operativo le restas lo que gastas en equipo e instalaciones, obtienes el flujo de efectivo libre:

Flujo de efectivo libre = Flujo de efectivo operativo − Gastos de capital

En los estados financieros formales, este reporte es el estado de flujos de efectivo, y clasifica los movimientos en actividades de operación, inversión y financiamiento. La NIF B-2, «Estado de flujos de efectivo», de las Normas de Información Financiera (NIF) que emite el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), define su presentación, su estructura y su elaboración en México, con el método directo y el indirecto. Esta guía no cubre obligaciones fiscales ni de presentación: para eso, consulta a tu contador.

Ejemplo resuelto: flujo de efectivo de una tienda en línea en 12 meses

Los números de este ejemplo son inventados, pero sus tiempos son los de una tienda en línea común: el inventario se paga antes de la temporada y los cobros llegan después. La tienda vende plantas de interior y macetas desde su sitio, tiene una bodega rentada y empieza el año con un saldo de $87,300 MXN en el banco. Estos son los supuestos:

• Cobros de ventas en línea: el dinero que la pasarela de pago (el servicio que cobra con tarjeta en tu sitio y deposita en tu cuenta) depositó ese mes, no las ventas del mes.
• Compras de inventario: más altas en abril, para la temporada de mayo (Día de las Madres), y en septiembre y octubre, para el fin de año.
• Nómina y renta de bodega y servicios: $26,800 y $11,900 al mes, fijos.
• Publicidad en línea: sube antes de mayo y en el último trimestre.
• Envíos y empaque: 9% de los cobros del mes. Comisiones de cobro: 3.5% de los cobros del mes. Son supuestos del ejemplo; en tu negocio usa los porcentajes reales que te cobran tus proveedores.
• Compra de equipo (inversión): $34,000 en febrero, para estantería y una impresora de etiquetas.
• Préstamo (financiamiento): $60,000 recibidos en septiembre para el inventario de fin de año, con pagos de $5,400 al mes desde octubre, que incluyen capital e intereses.

Primer semestre:

Segundo semestre:

Cada columna se calcula igual: el total de entradas menos el total de salidas da el flujo neto, y el saldo inicial más ese flujo da el saldo final, que es el saldo inicial del mes siguiente. Por ejemplo, abril, línea por línea: las salidas suman $88,600 + $26,800 + $11,900 + $14,000 + $11,862 + $4,613 = $157,775; el flujo neto es $131,800 − $157,775 = −$25,975; y el saldo final es $69,775 − $25,975 = $43,800.

El año completo, por tipo de flujo de efectivo:

Las entradas del año suman $1,784,400 y las salidas, $1,622,450; la diferencia es el mismo flujo neto de $161,950. Por tipo: el flujo operativo es $1,724,400 en cobros menos $1,572,250 en salidas de operación, es decir, $152,150; el de inversión es la compra de equipo de −$34,000; y el de financiamiento es el préstamo recibido menos los pagos, $60,000 − $16,200 = $43,800.

Lo que muestran los números:

• Un año positivo esconde meses negativos. La tienda cierra el año con $161,950 más en el banco, pero febrero, marzo, abril y octubre tienen flujo neto negativo.
• El punto más bajo es abril. El saldo final de ese mes, $43,800, es menor que lo que la tienda paga en abril solo en nómina, renta y publicidad ($26,800 + $11,900 + $14,000 = $52,700). Si un cobro se retrasa o un proveedor sube su precio, falta efectivo justo en la semana de la compra grande. Con un pronóstico de flujo de efectivo hecho en enero, el dueño lo ve con meses de anticipación y puede negociar plazo con el proveedor, mover la compra o tramitar el préstamo con tiempo.
• Vender más no es tener más efectivo. Octubre cobra $148,200 y julio, $126,800, pero el flujo neto de octubre es −$27,725 y el de julio, +$17,950, porque octubre carga la compra de inventario de $97,800 y el primer pago del préstamo. En el estado de resultados, ese inventario no es un gasto hasta que se vende; en el banco, el dinero ya salió.

Errores comunes al llevar tu flujo de efectivo

• Confundir utilidad con efectivo. Una tienda puede vender más y quedarse con menos dinero, como octubre frente a julio en el ejemplo. Mira el saldo del banco y el flujo neto, no solo las ventas.
• Contar la venta el día que la haces y no el día que cobras. Los cobros con tarjeta, las transferencias y las ventas a crédito llegan días o semanas después. Proyecta la fecha en que llega el dinero.
• Olvidar las salidas que no son gastos del mes. La compra de equipo, el capital de un préstamo y los retiros del dueño sacan dinero de tu cuenta aunque no sean un gasto del periodo.
• Mezclar el dinero del negocio con el personal. Sin cuentas separadas no sabes cuánto efectivo tiene realmente el negocio.
• Armar el flujo una vez y no actualizarlo. Un pronóstico envejece en semanas. Cada cierre compara lo previsto con lo que pasó y corrige los supuestos.
• Mirar solo el mes cuando el problema está en la semana. Un mes con saldo final positivo puede esconder una semana en la que pagas la nómina antes de que lleguen los cobros. Para el corto plazo, trabaja por semanas.

Hoja de cálculo o herramienta: cómo llevarlo y cuándo conviene cada una

Una hoja de cálculo basta para empezar. Pon los meses en columnas y los conceptos en filas. Con enero en la columna B, los nombres de los meses en la fila 2 y las filas en el mismo orden que la tabla del ejemplo (saldo inicial en la fila 3, cobros en la 4, préstamo en la 5, entradas en la 6, salidas de la 7 a la 14), las fórmulas son estas:

``` B6: =SUMA(B4:B5) total de entradas B11: =B4*0.09 envíos y empaque B12: =B4*0.035 comisiones de cobro B15: =SUMA(B7:B14) total de salidas B16: =B6-B15 flujo de efectivo neto B17: =B3+B16 saldo final C3: =B17 saldo inicial de febrero ```

Copia las fórmulas hacia la derecha y guarda los porcentajes y las fechas de pago en una pestaña aparte de supuestos, para cambiar un dato y ver el efecto en los 12 meses.

La hoja tiene un límite práctico: alguien tiene que capturar los movimientos del banco y de la pasarela de pago, y revisar que las fórmulas sigan bien cuando se agregan filas o se hacen copias del archivo. Cuando se acumulan cuentas, movimientos o personas que necesitan ver los números, una herramienta que lee tus cuentas ahorra ese trabajo y mantiene el flujo de efectivo al día.

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Preguntas frecuentes sobre el flujo de efectivo

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