Языковая школа: почему учеников много, а владельцу остаётся мало

«У нас 140 учеников в 22 группах, оборот в прошлом году — почти 5 миллионов. А на руки мне вышло меньше, чем я плачу сильному преподавателю. Пока не разложила прибыль по каждой группе отдельно, была уверена, что надо просто поднять цены».

Знакомая картина? Школа гудит, расписание плотное, сентябрьский набор закрыл почти все группы. По отзывам — успех. А в конце месяца смотришь на остаток и не понимаешь, куда всё делось. Учеников действительно много. Только выручка и прибыль живут в разных комнатах, и владелец обычно видит лишь первую.

Языковая школа зарабатывает не «в целом». Она зарабатывает группами, преподавателями и отдельными занятиями, и у каждого из этих кубиков своя математика. Одна группа тянет школу вверх, соседняя тихо съедает прибыль, а в отчёте они слиты в одну радостную цифру выручки. Дальше разберём, как увидеть, кто есть кто.

Прибыль по группам и преподавателям простыми словами

Выручка — это сколько денег зашло. Прибыль — сколько осталось после того, как вы заплатили за то, что эту выручку сделало. В школе почти все расходы привязаны к конкретной группе: зарплата преподавателя, который её ведёт, аренда класса в эти часы, раздаточный материал, доля администрирования. Вычтите эти прямые расходы из того, что заплатили ученики группы, и получите маржу группы. Вот это и есть ваш реальный заработок, а не число вверху отчёта.

Так же и по преподавателям. Одна педагог ведёт пять полных групп и даёт школе хорошую маржу. Другой тянет три недобранные плюс несколько индивидуалов со скидкой, и после его зарплаты вам остаются копейки. В сводном отчёте они оба просто «преподаватели». В разрезе это небо и земля, и пока вы их не разделили, вы финансируете второго за счёт первой.

Посчитаем на пальцах. Оля ведёт пять полных групп: после её зарплаты и аренды каждая оставляет школе несколько тысяч чистыми, вместе — солидная сумма в месяц. Игорь ведёт три группы по четыре-пять учеников и берёт ещё четыре индивидуала, половину которых дал со скидкой «для своих». Выручки он делает почти столько же, сколько Оля. А маржи втрое меньше, потому что группы недобранные, а индивидуалы со скидкой едва покрывают его же ставку. В годовом отчёте они оба «принесли по миллиону выручки». На деле одна держит школу, а второй сидит у неё на шее.

Почему среднее врёт

Средняя заполняемость по школе — самая опасная цифра в ваших отчётах. Скажем, у вас 22 группы по 10 мест, а учатся 140 человек. Среднее выходит 6,4 ученика на группу, звучит прилично. За этим средним прячется, что восемь групп полные, шесть наполовину пустые, а четыре держатся на трёх учениках и работают в минус. Одна цифра — и ни одного сигнала, что с четырьмя группами надо что-то делать уже сейчас.

Пустое место в группе — это почти чистый убыток. Преподаватель получает ту же оплату за пару, неважно, восемь перед ним или пять. Класс стоит одинаково. Коммуналка, администратор, платформа — всё то же. Каждый незанятый стул не добавляет вам ни копейки расходов, зато забирает всю выручку, которую мог бы принести. Поэтому группа из 5 учеников при плане 10 — это не половина прибыли. Чаще всего это ноль или минус: первые ученики окупают постоянные расходы, а прибыль приносят как раз последние, которых вы не набрали.

Сюда же добавляется отток. Ученик, ушедший посреди курса, — это не просто минус одна оплата. Место в сформированной группе вы уже не продадите до конца семестра, потому что программа ушла вперёд. Посчитаем, во что обходится один такой уход. Ученик платил ₴2 800 в месяц, до конца семестра оставалось четыре месяца — это ₴11 200 недополученной выручки. Но настоящая цена выше: его место стоит пустым, а расходы на группу не изменились ни на копейку. Каждый ушедший раньше времени бьёт дважды: недоплатил сам и сделал группу менее прибыльной для всех, кто остался.

Пример на цифрах

Возьмём четыре группы одной школы за месяц. Цена — ₴2 800 с ученика, преподавателю платим фиксированную ставку ₴9 000 за группу (он получает её за проведённые пары независимо от числа учеников), а прямые постоянные расходы на группу — аренда класса и администрирование — ещё ₴6 000. Смотрим на маржу.

Четыре группы, одна выручка на всех — ₴75 600. А маржа рассказывает совсем другую историю. Группы A и D вместе дают вам ₴20 400. Группа B еле дышит. А группа C, несмотря на то что ученики исправно ходят и платят, каждый месяц забирает у вас ₴6 600: ставку преподавателя и аренду она не окупает. В сводном отчёте этого не видно, там просто «выручка 75 600, всё хорошо». А вы вживую финансируете группу C из прибыли групп A и D и даже не знаете об этом.

Что делать с группой C? Вариантов несколько, и все они видны только тогда, когда видишь её маржу отдельно. Можно слить её с другой малой группой подходящего уровня. Можно перевести в формат минигруппы с более высокой ценой за ученика, где трое человек — это норма, а не убыток. Можно поднять цену или закрыть набор на этот слот. Главное, что решение теперь опирается на цифру, а не на нежелание «разгонять хороших людей».

«Я думала, что все группы хоть немного, но зарабатывают. Оказалось, два часа в неделю я фактически доплачиваю за то, чтобы троим людям было удобно учиться в обед».

Зарплата преподавателей и заполняемость

Две цифры, за которыми стоит следить ежемесячно, — это доля зарплат преподавателей в выручке и заполняемость групп. Они связаны напрямую, и именно здесь прячется ответ на вопрос, почему остаётся мало.

Когда вы платите преподавателям процент от выручки группы, кажется, что риска нет: больше зашло — больше отдали. Но аренда, администраторы и платформа никуда не деваются, и на маленькой группе именно эти постоянные расходы делают вас убыточными, хотя зарплата и подстроилась. Когда вы платите фиксированную ставку за часы, эффект ещё жёстче: недобранная группа стоит вам столько же, сколько полная, а выручки приносит меньше.

Посчитаем на группе B из таблицы. Выручка ₴16 800, и даже если бы вы платили преподавателю не фиксированную ставку, а 45% от выручки, это ₴7 560. Плюс аренда и администрирование ₴6 000. Остаётся ₴3 240. На полной группе A те же 45% — это ₴12 600, а маржа после аренды — ₴9 400. Процент вроде справедлив ко всем, но прибыль вам даёт только заполненная группа. Процент защищает вас от зарплатного минуса, но не от того, что постоянные расходы съедают недобранные группы.

Здоровая школа держит фонд оплаты преподавателей примерно в пределах 40–50% выручки. Выскочили за эту границу — ищите причину среди трёх привычных: цена занижена, группы недобраны или роздано слишком много скидок. Это не приговор, а диагностика: цифра показывает, в какую сторону смотреть.

Отдельная история — аренда. Многие школы арендуют класс на весь день или помещение целиком, а загружают его наполовину. Пустой класс в обед или утром стоит ровно столько же, сколько полный вечером. Если посчитать аренду не на месяц, а на каждый час занятия, часто оказывается, что утренние и дневные слоты убыточны просто из-за простоя помещения. Это тоже видно только в разрезе, а не в общей строке «аренда».

Группы против индивидуальных

Индивидуальные занятия выглядят премиально: ставка за час выше, родители охотно платят. Но посчитайте маржу на один час работы вашего преподавателя, и картина часто переворачивается.

Простой пример. Индивидуал стоит ₴600 за час, преподавателю из них идёт ₴350, вам остаётся ₴250 с одного человека. Теперь группа из 8 учеников по ₴180 за тот же астрономический час — это ₴1 440 выручки, преподавателю те же ₴350 за час его работы, вам остаётся больше ₴1 000. Одно и то же время педагога, а ваша маржа отличается вчетверо.

Индивидуалы не враг. Они прекрасно работают как премиальная услуга, как способ догреть ученика перед группой или закрыть нестандартный запрос. Беда начинается, когда школа незаметно съезжает в индивидуалы, потому что так легче набрать, и загружает самый дорогой ресурс — время преподавателей — наименее маржинальным форматом.

Отдельно стоит посмотреть на минигруппы — двое-трое человек по более высокой цене. Это золотая середина: маржа на час преподавателя выше, чем в большой дешёвой группе, а загруженность стабильнее, чем у индивидуала, которого легко потерять. Но и здесь работает то же правило: считайте маржу на час, а не радуйтесь более высокому чеку.

Сезонность, от которой никуда не деться

Языковая школа живёт по календарю, и это надо закладывать в деньги заранее. Сентябрь — золото: все возвращаются, набор закрывает группы, оплаты за курс сыплются одна за одной. Дальше до мая идёт ровная работа. А потом лето, когда часть учеников ставит занятия на паузу, группы рассыпаются, выручка проваливается, а аренда и зарплата костяка команды остаются на месте.

Ловушка вот в чём. В сентябре на счету много денег, и кажется, что школа богата. На деле добрая часть этой суммы — авансы за месяцы, которые вы ещё должны отработать, плюс подушка, которая должна провести вас через лето. Если потратить эти деньги как прибыль осенью, летом нечем будет платить преподавателям и за аренду. Поэтому годовой ритм надо видеть заранее: сколько отложить с сентябрьского пика, чтобы спокойно пройти июль и август.

Простое правило, которое спасает летом: посмотрите, сколько школа тратит в месяц в тихий период — аренда, костяк команды, платформа, ваша зарплата. Умножьте на два-три летних месяца провала. Вот столько нужно отложить с сентябрьского и осеннего пика отдельным счётом и не трогать. Если цифра пугает — это не повод её игнорировать, это повод пересмотреть цены и заполняемость, пока ещё сентябрь.

Как это звучит в жизни

Проблему слышно в нескольких привычных фразах. «У нас все группы набраны» — при том, что набраны означает от трёх до десяти, и половина из них не окупает преподавателя. «Этот преподаватель много зарабатывает для школы» — а посчитать его группы за вычетом зарплаты и аренды никто не пробовал. «Индивидуалы — это наш премиум» — тогда как именно они съедают самые дорогие часы. «Осенью денег полно, мы в плюсе» — за две недели до июля, когда этот плюс придётся растягивать на пустые месяцы. Каждая из этих фраз — решение по ощущению там, где давно есть простая цифра.

Как увидеть это в Finmap

Главная ошибка — считать школу одним числом. Чтобы понять, кто вас кормит, нужно видеть доходы и расходы в разрезе группы, преподавателя и формата. В Finmap вы заводите каждую группу или направление отдельно, разносите оплаты учеников как доходы по этим направлениям, а прямые расходы — ставки преподавателей, аренду классов, материалы — держите отдельно от общих. Тогда маржа каждой группы считается сама, и убыточная группа перестаёт прятаться в общей прибыли: вы видите её сразу, как видите и то, что две полные группы тянут всю школу.

Отдельно работает платёжный календарь. Он показывает не только сколько денег есть сегодня, но и когда заходят оплаты за курс и когда наступают выплаты преподавателям и аренда. Именно здесь видна правда о сентябрьском пике: сколько из него аванс за оплаченные наперёд месяцы, а сколько реально ваше. И тогда летний провал перестаёт быть сюрпризом, потому что подушку вы отложили ещё осенью, а не пытаетесь найти деньги в июле.

Ещё один удобный бонус — сравнение месяцев и лет в одном месте. Вы видите, как та же сентябрьская группа ведёт себя в декабре и в марте, какие направления растут, а какие тихо угасают, и действительно ли поднятие цены прошлого сезона дало результат, а не просто отпугнуло часть учеников. Решение о следующем наборе, о закрытии слабых групп и о том, кому из преподавателей добавить нагрузку, вы принимаете уже с цифрами в руках, а не по ощущению.

Несколько советов напоследок

• Считайте каждую группу отдельно. Среднее по школе прячет и убыточные группы, и те, что вас кормят.
• Задайте минимальную заполняемость, при которой группа выходит в ноль, и не запускайте группы ниже этого порога.
• Держите долю зарплат преподавателей в поле зрения ежемесячно, а не раз в год.
• Сравнивайте маржу группы и индивидуала на один час работы преподавателя, а не по цене для клиента.
• Откладывайте часть сентябрьских оплат сразу, отдельно, как подушку на лето.
• Считайте стоимость оттока: ученик, ушедший посреди курса, оставляет пустое место, которое вы уже не продадите.

По теме — как перестать съедать всю прибыль и начать платить себе и какую часть выручки можно отдавать на зарплаты.

«Нет прибыльной школы в целом. Есть прибыльные группы, которые держат на себе убыточные, пока вы этого не видите. Как только разделяешь — решения становятся очевидными».

Money Doesn't Disappear. You Just Don't See It.

Хотите увидеть, какие группы и преподаватели действительно зарабатывают, а какие держатся на вашем энтузиазме? Попробуйте Finmap бесплатно 14 дней и впервые увидьте прибыль в разрезе каждой группы, а не одну цифру выручки на всех.