Как в проектном бизнесе наладить финучет и превратить его в базу для принятия управленческих решений: кейс архитектурного дизайн-бюро Bogdanova Bureau

Bogdanova Bureau — архитектурные и интерьерные решения для частных и коммерческих объектов
Сайт: https://bogdanovabureau.com/
Insragram: @bogdanovabureau

Ольга Богданова — создательница Bogdanova Bureau
Живет своим делом
Любит финансы и всегда изучает новое в этом направлении
Смело тестирует гипотезы и отслеживает их результаты в Finmap
Insragram: @bogdanova.personal

Возможно ли настроить понятный и системный финучет в проектном бизнесе?

  1. Нет, там столько нюансов. Даже не стоит пытаться все посчитать, ничего не получится
  2. Наверное, но это очень сложно. Не обойтись без команды финансистов
  3. Можно, и даже без финансового отдела внутри бизнеса

Не знаем, какой ответ выбрали вы. А Ольга Богданова решила: «Можно». Подключила Finmap, заручилась поддержкой нашего финансового эксперта…

Что же и, главное, как у нее получилось — в этом кейсе*

* Кейс будет полезен не только тем, у кого проектный бизнес. Он для всех, кто:

  • пока не понимает, как подступиться к финучету;
  • ищет способы перестать терять деньги;
  • хочет разобраться, что происходит в финансах бизнеса.

Дано

С Finmap Ольга знакома с самого момента запуска сервиса, когда вместе с партнером развивала большое архитектурное бюро, где было более 40 сотрудников. Однако, на тот момент финансами в компании занимались финансовый менеджер и бухгалтер, поэтому у нее не было возможности оценить сервис.

В 2018 году бюро разделилось и Ольга стала строить свою компанию — Bogdanova Bureau, в которой сейчас 8 сотрудников. «После огромной компании создавать маленькую — большое удовольствие», — говорит она.

Когда появился вопрос ведения финучета, Ольга также решила внедрить Finmap. Тем более, была возможность пользоваться сервисом бесплатно целый месяц, чтобы попробовать*.

* Сейчас у Finmap есть бесплатный пробный период 14 дней

А чуть позже — подключила еще и финансового менеджера Finmap для ведения учета. Казалось бы, небольшая команда, огромный опыт в нише и такое творческое направление. Зачем столько внимания к финансам?

Задача

Именно благодаря значительному бизнес-опыту (с 2006 года), Ольга уже давно прошла стадию хаоса в учете, когда «все заходящие деньги — наши». И четко понимала важность учета финансов.

У нее были конкретные задачи:

1️⃣ Просчитать себестоимость проектов

«Бывает, тебе кажется, что все хорошо по проекту, особенно когда складываются хорошие отношения с клиентом. А на самом деле там ситуация может быть плачевной».

Важно было знать, как посчитать себестоимость. Чтобы находить убыточные проекты, понимать, почему они убыточны, и принимать меры.

2️⃣ Систематизировать расходы компании
В том числе, понять, где есть перерасход, какие траты повторяются, что можно оптимизировать или перераспределить.

3️⃣ Внедрить профессиональный финансовый учет в бизнесе
А именно:

  • глубже разобраться в возможностях сервиса Finmap и настроить его под особенности компании;
  • тестировать новые гипотезы;
  • иметь возможность задавать все вопросы по финансам и получать консультации.

Решение

После подключения Finmap на пробный период, Ольга начала разбираться в сервисе самостоятельно. Разносить финансы, систематизировать счета, импортировать данные из Excel, разбираться в аналитике. И вот после знакомства с аналитикой* у Ольги стали появляться вопросы, захотелось глубже разобраться в финансах.

* Так выглядит Аналитика в Finmap. У наших пользователей есть отчеты о движении денежных средств (CashFlow), о прибыли и убытках (P&L), о дебиторской и кредиторской задолженностях, отчет по проектам и другие.

Поэтому мы предложили ей помощь финансового менеджера.

«Мне предложили услугу финансового менеджера. Я, конечно же, согласилась. И вот тут началась основная точка роста и дружба с финансами».

Теперь Ольга могла не только сама погружаться в возможности сервиса, но и делегировать задачу финансовому менеджеру Finmap. Например, внесение данных занимало время. Когда эту задачу взял на себя менеджер, у Ольги появилась возможность больше внимания уделять другим вопросам. Но главным преимуществом менеджера стала возможность задавать вопросы, получать консультации и вместе обсуждать идеи и гипотезы.

«По всем моим вопросам: как, что, где посмотреть, а если я сделаю так, как это учитывать — мне есть с кем посоветоваться».

Кроме того, финансовые менеджеры Finmap имеют опыт работы в разных нишах. Что позволяет их клиентам получать взгляд со стороны и перенимать классные решения из других отраслей.

Поработав с несколькими менеджерами*, Ольга все же нашла «своего», с которым сотрудничает и сейчас.

* По желанию наши пользователи могут обратиться за помощью к финансовым экспертам Finmap и выбрать для себя ассистента, менеджера или ментора. Подробнее об этой услуге вы можете узнать тут.

Какие же решения теперь используются в Bogdanova Bureau

1. Внедрили почасовку

После начала пандемии, когда бюро перешло на удаленку, было принято решение попробовать разложить проекты на задачи и часы. Чтобы видеть, какая задача сколько времени съедает. А после пересчитать стоимость часа в каждом проекте.

«Сразу внедрили часы в финмодель, сделали таблицу и потом перенесли ее в Finmap. Теперь в сервисе видим, какая у нас ситуация по проектам».

Это решение дало возможность правильно оценивать проекты, чтобы не уходить в минус. Плюс понимание, что делать в ситуациях, когда клиент в процессе просит дополнительную услугу.

«Есть ситуации, когда клиенты просят еще что-то сделать, еще… И это трудно оценить. Кажется, что ставишь или сильно дорого, или сильно мало. Нас тут спасает почасовка. Мы знаем, сколько стоит наш час работы, видим часы, затраченные командой».

2. Завели Проекты в Finmap

В Bogdanova Bureau каждый клиент — отдельный проект в Finmap. Для проектного бизнеса это очень удобно, ведь можно сразу фиксировать все траты и поступления на конкретном проекте. А после в аналитике, в отдельном отчете Проекты, видеть полную картину по каждому клиенту.

* Пользователи Finmap могут завести отдельные направления деятельности в виде «Проектов». Чтобы видеть в отдельном отчете доходы, расходы, прибыль, рентабельность и маржинальность каждого проекта.

3. Создали фонды

Эта идея также пришла с переходом на удаленную работу, когда отпала необходимость платить за аренду офиса. Ольга не хотела, чтобы деньги простаивали. Поэтому было решено платить «аренду» самим себе. Откладывали по $1000, потом по $1500 и по $2000. К моменту выхода в офис у команды была необходимая сумма, чтобы выбирать для себя именно тот вариант, который понравится на 100%, и не переживать о стоимости.

«В итоге мы выбрали офис дороже. Но не боялись его брать, потому что понимали, у нас есть подушка безопасности. И если мы не справимся, есть фонд, который мы откроем и точно протянем наш контракт».

Если предприниматель начинает создавать фонды, его уже не остановить. Так произошло и в Bogdanova Bureau. После первого резервного фонда было решено создать:

  • Фонд факапов

В работе не обходится без факапов и непредвиденных обстоятельств. Ранее их покрывали из денег компании или собственных денег Ольги. Теперь для таких случаев есть отдельный фонд, куда сразу же откладывается по 2% со всех входящих денег.

«Бывает, проект не может сам себя окупить, например, есть наши ошибки, какой-то человеческий фактор, где-то подвели сроки… Все проекты накапливают этот фонд и он может перекрыть такие ситуации».

  • Фонд развития

В него откладывают деньги на обучение и полезные поездки. Например, на Expo Dubai 2020.

  • Фонд маркетинга

Он появился совсем недавно. Пока в Bogdanova Bureau клиенты приходят в основном по сарафанному радио. Однако в 2022 есть план начать привлекать новых клиентов. Для активной работы в этом направлении и создали отдельный фонд.

4. Анализируют результаты экспериментов

Планировать проект на 1 месяц или на 3. Предоставлять услугу или отказаться от нее. Использовать ли тот или иной софт. Финансовый учет и анализ помогают принимать эти решения взвешенно и на основе цифр, а не просто «потому что».

Например, Ольга рассказывает, что год назад они отказались от моделирования в 3Ds Max, потому что он съедал много ресурсов и времени команды. Перешли на другую программу. Однако в одном из проектов клиент очень просил сделать визуализации именно в 3Ds Max. Да и команда тоже этого хотела.

Тогда решили сделать так, как просят клиент и команда. Но провести это в виде эксперимента. Выделили в отдельный проект и посчитали, сколько времени на него ушло и сколько денег потрачено в сравнении с той программой, которой пользуются для остальных проектов. Оказалось, что затраты были очень высоки.

«Мы сразу видим по аналитике, что если хотим двигаться таким путем, нам нужно клиенту выставлять больше прайс. Или отдавать это в субподряд. То есть сразу с финансовой стороны ты видишь возможные решения».

5. Фиксируют даже мелкие расходы

Например, затраты на разные приложения и онлайн-сервисы. Часто предприниматели их не учитывают и вообще не считают расходами. Однако в общем, особенно за год, получаются немаленькие суммы, которые без учета пропадают непонятно куда.

«300 грн в месяц за год превращаются в 3600 грн. И так происходит не только с 1 приложением. В Finmap это круто отслеживается, ты понимаешь, на что нужен бюджет».

Что в результате

«Пандемия, кризис и переход на удаленку плюс финансовый менеджер для нас стали большим рывком».

✅ В Bogdanova Bureau налажен и системно ведется учет финансов.

✅ Ольга использует таблицы для финансового моделирования и прогнозирования, а также Finmap для анализа ситуации в бизнесе и принятия решений.

«Для меня Finmap — это не о прогнозах, это об анализе. Когда ты видишь перед глазами результаты, когда видишь, что где-то не нужно тратить больше, где-то мы теряем… А еще видишь потенциал роста в таблицах, в графиках. Понимаешь, что получилось, что не получилось, где факапы какие-то. Может, что-то учесть на будущее, какой-то риск. Сколько мы на этом теряем и почему».

✅ Благодаря правильному учету в компании появилась возможность распределять деньги и создавать фонды под разные цели: резерв, обучение, маркетинг, решение внеплановых ситуаций.

✅ Удалось выстроить систему расчета стоимости проектов, чтобы не работать в минус и не перекрывать убыточные проекты за счет прибыльных.

«Очень часто мы раньше работали за счет кредита других проектов, уводя проекты в минус. Грамотный финансовый учет помогает все это видеть, сэкономить и приобрести там, даже где мы не ожидали».

✅ В компании правильно считают прибыль и Ольга может корректно начислить себе дивиденды. Так, чтобы бизнес не попал в кассовый разрыв после их выплаты.

✅ Параллельно Ольга проходила и продолжает проходить разнообразные курсы и программы по финансам. Все инсайты, гипотезы и идеи после обучения также обсуждает со своим финансовым менеджером.

«За это время я серьезно выросла в плане финансового управления, потому что финансист помогла мне все поставить правильно и как-то больше систематизировать».

P.S. Напоследок несколько крутых выводов от Ольги

О помощи финменеджера:
«Сам Finmap  хорошо. А когда есть человек, который поможет разобраться и все систематизировать, это помогает экономить. Потому что ты платишь финансовому менеджеру 10 000 грн, а терять без него можешь 50 000 грн. И даже не знать, куда и где ты их теряешь, упускаешь или не учитываешь».

О том, как проще начать вести финучет:
«На коротких проектах легче разложить финансы. На долгоиграющих проектах это все сложнее и немножко неприятно: вести учет часов, постоянно сверять балансы, кассы, постоянно вносить мелкие затраты…».

О кризисе для предпринимателей:
«Кризис это не всегда стоппер. Это может быть классной точкой роста. Именно кризис помогает посмотреть по-другому на то, что ты делаешь. Переформатировать, оптимизировать. Потому что в потоке ты не обращаешь внимание на маленькие погрешности. А кризис заставляет собраться».

О финансах в целом:
«Многие не любят финансы, но это основа. Суперважно следить за их состоянием. Если ты не полюбишь финансы, финансы не полюбят тебя».

Что еще Ольга думает о финучете, кому рекомендует Finmap и почему не меняет сервис уже много лет, смотрите в этом видео.

Чтобы внедрить системный финучет в своем бизнесе, подключайтесь к Finmap тут. 14 дней бесплатно.

А чтобы узнать подробнее, как навести порядок в финансах вместе с нашими финансовыми экспертами, переходите по ссылке тут.

Подписывайтесь!

Регулярные статьи и кейсы про финансы на понятном языке

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя
    Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

    Всі права захищені.
    Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

    Мы собираем cookie для улучшения работы сайта. Подробнее - Политика конфиденциальности.