Automatização financeira da Mathema com o Finmap

Como uma escola online pode construir um modelo de negócios eficaz e garantir a estabilidade financeira? Essa foi a questão enfrentada pela Mathema, uma escola especializada no ensino de matemática para estudantes do ensino fundamental e médio. A baixa taxa de vendas recorrentes e o controle insuficiente do fluxo de caixa dificultavam seu crescimento.

Como transformar a contabilidade financeira em uma ferramenta para a tomada de decisões estratégicas? Como aumentar a transparência dos processos financeiros e estabilizar os lucros? As respostas para essas perguntas foram encontradas com a ajuda do Finmap, um sistema que mudou a abordagem da Mathema em relação à gestão financeira. Neste artigo, veremos como a implementação do Finmap ajudou a escola a alcançar estabilidade financeira.

Mathema - aprendizado personalizado para aprimorar suas habilidades em matemática

A Mathema é uma escola de matemática on-line fundada em 2021, especializada em aulas particulares para alunos da 1ª à 11ª série. A escola oferece aprendizado personalizado que ajuda os alunos a aprimorar seus conhecimentos e preencher lacunas. Atualmente, a Mathema atende a mais de 2.000 alunos e realiza mais de 20.000 aulas por mês.

‍Principais tarefas e desafios no caminho para o sucesso

‍No início de sua jornada, o cofundador da empresa, Vitaliy Shkil, tinha como objetivo criar um negócio sistemático, previsível e estável. A ideia era encontrar um modelo de negócios que garantisse a repetição dos processos e a transparência dos resultados. Trabalhar no campo da educação sempre foi interessante, mas muitas vezes havia o problema de adultos que desistiam das aulas mesmo depois de pagá-las integralmente. Isso criou algumas dificuldades para a empresa devido ao baixo nível de vendas repetidas e à interação de curto prazo com os clientes.

O ponto de virada foi a percepção de que a educação para crianças é um mercado completamente diferente. As crianças não podem parar de aprender porque isso é uma parte obrigatória de suas vidas, assim como o trabalho para os adultos. Isso cria uma oportunidade de construir relacionamentos de longo prazo com os clientes, pois o processo de aprendizado dura anos.

As solicitações da escola de matemática on-line Mathema que precisavam ser resolvidas:

• Escalonamento dos negócios. A ambição é expandir a escola online de matemática, atraindo mais alunos, aumentando o número de aulas e de professores. Para isso, é essencial ter uma visão clara dos fluxos de caixa durante o processo de escalonamento, a fim de evitar riscos financeiros, perdas de recursos ou uso ineficiente dos mesmos.
• Aumento de vendas. É necessário aumentar as vendas, o que exige uma compreensão precisa de como investir de forma financeiramente eficiente na aquisição de novos clientes.
• Contabilidade financeira transparente. É fundamental manter um registro adequado de todas as operações financeiras para garantir transparência e controle sobre o negócio. Isso inclui o controle das receitas provenientes dos alunos, despesas com professores, marketing, plataforma de cursos, entre outros.

Com as finanças, tive sorte — sempre ouvi pessoas inteligentes, e todas diziam a mesma coisa: controle suas finanças.

No negócio anterior de cursos online, Vitalii tentou manter relatórios financeiros, mas era mais uma “prestação de contas por obrigação”, sem entender de fato sua utilidade. Isso não ajudava na gestão do negócio nem influenciava decisões importantes.

Quando começou a lançar a Mathema, a abordagem financeira mudou. Vitalii já possuía conhecimentos básicos e compreendia a diferença entre fluxo de caixa (Cash Flow) e demonstração de resultados (P&L), e por que isso era importante. Essa experiência permitiu que ele construísse uma base financeira sólida para o negócio, o que ajudou no crescimento e escalonamento da Mathema.

Eu já aplicava meu conhecimento de contabilidade financeira no novo negócio, tornando-o financeiramente saudável desde o início. Isso porque eu entendia que, para mim, as finanças são uma das áreas pelas quais posso diagnosticar algo dentro do negócio.

‍Os principais desafios da empresa, a partir daí, estavam na escala e no crescimento das vendas. Como o negócio se tornou maior e mais complexo, surgiu a necessidade de uma contabilidade financeira eficiente, que se tornou uma das condições-chave para o desenvolvimento bem-sucedido contínuo.

Para isso, foi tomada a decisão de usar o sistema de contabilidade financeira Finmap, que ajuda a manter o controle sobre o fluxo de caixa e garante estabilidade em meio ao crescimento do negócio.

Por que migramos do Excel para o Finmap

No início, usávamos o Excel para o controle financeiro na Mathema. Parecia uma solução simples e conveniente, mas com o tempo ficou claro que, para um negócio em crescimento, o Excel já não era suficiente. Ele ajudava apenas a contar o dinheiro, mas não oferecia uma visão completa das finanças, o que dificultava o trabalho. 

5 motivos para a migração do Excel para o Finmap:‍

• Visão completa das finanças. Os proprietários podem visualizar todos os fluxos financeiros da empresa em uma única tela, o que permite um controle melhor das receitas e despesas.
• Níveis de acesso diferentes. No Finmap, é possível configurar funções para os funcionários. Por exemplo, os gerentes podem ver apenas o que está relacionado ao trabalho deles, sem acesso às despesas gerais da empresa.
• Integrações com bancos. O Finmap se sincroniza com contas bancárias, então todos os pagamentos aparecem automaticamente no sistema. Isso reduz o risco de erros que aconteciam antes com o controle manual. Por exemplo, uma vez no Excel, perdemos 10.000 UAH e a equipe passou duas horas procurando o erro. Com o Finmap, isso não acontece mais.
• Transparência de todas as operações. Todas as transações aparecem imediatamente no sistema, o que facilita o rastreamento dos pagamentos e evita a perda de informações.
• Relatórios para análise. O Finmap permite acompanhar a dinâmica financeira mensal, o que ajuda na tomada de decisões para o desenvolvimento do negócio.

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Resultados da parceria – o que mudou na Mathema com o Finmap‍

Desde março de 2021, a Mathema utiliza ativamente o Finmap para a gestão financeira.

Principais resultados da parceria com o Finmap:‍

• Controle de métrica-chave. Para uma escola online, um dos indicadores mais importantes é o número de pagamentos pelas primeiras aulas. Essa é a porta de entrada para novos alunos, e a estabilidade dessa métrica impacta diretamente a receita futura. Com o Finmap, os proprietários conseguem acompanhar esses pagamentos em tempo real e reagir rapidamente em caso de queda, evitando a perda de vendas potenciais.
• Análise mensal de P&L e fluxo de caixa. Uma vez por mês, os proprietários analisam o relatório de lucros e perdas (P&L) e o fluxo de caixa no Finmap. Isso ajuda a avaliar a saúde financeira do negócio e planejar os próximos passos.
• Monitoramento diário dos fluxos de caixa. Todos os dias, os proprietários acompanham o que está acontecendo com as finanças. Graças a isso, a empresa nunca enfrentou um rombo de caixa. Por exemplo, a Mathema tem um fundo reservado para o pagamento dos professores, que é formado a partir dos pagamentos dos planos mensais, e o Finmap ajuda a controlar esse dinheiro, evitando que seja usado para outros fins.
• Otimização de despesas. O Finmap permitiu uma visualização detalhada da estrutura de gastos e facilitou comparações. Por exemplo, foi identificado que a empresa estava pagando uma comissão muito alta, o que pôde ser otimizado, liberando recursos adicionais para o orçamento.

Graças ao Finmap, a Mathema não apenas melhorou sua contabilidade financeira, mas também obteve uma ferramenta para planejamento estratégico. Isso permitiu à empresa evitar dificuldades financeiras e utilizar os recursos de forma mais eficiente.

O Finmap se tornou uma parte indispensável da gestão financeira, oferecendo aos proprietários controle total e confiança no crescimento estável do negócio.

Você também pode alcançar esses resultados no seu negócio! Experimente o Finmap hoje mesmo e veja como é fácil gerenciar suas finanças, otimizar despesas e planejar o futuro com segurança!