Conteúdo da página

Como a Finmap ajudou a empresa LIBERT a economizar mais de $8.000 por ano e a otimizar a gestão financeira

Uma gestão financeira bem estruturada não é apenas uma ferramenta para tornar o negócio mais transparente e eficiente a longo prazo, mas também uma forma de economizar recursos. Descubra neste artigo por que é essencial aprimorar a gestão financeira, mesmo em uma empresa lucrativa.

LIBERT – Líder em transportes premium

A LIBERT é especializada em transportes individuais de classe premium e executiva, oferecendo uma ampla gama de serviços para seus clientes. Seu portfólio inclui transporte de delegações oficiais, eventos de transporte em grande escala e serviços internacionais.

A principal vantagem competitiva da LIBERT é o mais alto nível de serviço, com atenção a cada detalhe e máxima personalização de acordo com as preferências do cliente. Os principais aspectos que garantem sua sólida reputação incluem:

  • Abordagem personalizada na definição do trajeto, levando em consideração todas as necessidades do cliente.
  • Veículos blindados para o mais alto nível de segurança.
  • Rapidez e eficiência na organização dos transportes.
  • Alto padrão de serviço e motoristas fluentes em inglês.
  • Acompanhamento completo da viagem, incluindo reservas necessárias e segurança.
Our Benefits in Numbers

A empresa LIBERT alcançou sucesso graças à abordagem meticulosa e responsável de seu proprietário.

Andriy Antonenko presta atenção não apenas ao atendimento ao cliente, mas também à organização dos processos internos. Seu foco especial na gestão financeira permite à empresa administrar os recursos com eficiência, controlar os custos e crescer com confiança.

Planilhas contra os negócios: por que o controle manual já não funciona

Andriy iniciou sua empresa em 2008. Desde o começo, ele recusou a ideia de administrar o negócio às cegas, sem um entendimento claro de quanto dinheiro estava sendo gasto e quais pagamentos estavam sendo feitos.

Para digitalizar a gestão, a empresa utilizou planilhas personalizadas ao longo dos anos.

Aprendi sobre educação financeira por conta própria. Para mim, a organização é fundamental, especialmente nas finanças, e sempre ensinei meus funcionários a seguir um sistema rigoroso de relatórios. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Enquanto o controle era feito mês a mês, as funcionalidades das planilhas pareciam suficientes. No entanto, ao final do ano, consolidar mais de doze planilhas em um único relatório demandava tempo e esforço excessivos, tornando o processo extremamente desgastante. Com o tempo, a quantidade de planilhas aumentou, e embora contivessem muitas informações, analisá-las e organizá-las de forma eficaz tornou-se um desafio quase impossível.

Outro problema crítico foi que, em determinado momento, o controle dos relatórios e a verificação de todas as fórmulas se transformaram em uma tarefa diária do proprietário.

Se você não conferir todas as planilhas à noite e recalcular os resultados ou deixar passar um erro, no dia seguinte será impossível desvendar esse emaranhado de dados! - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Esse processo de conferência não apenas consumia tempo, mas também desviava a atenção do proprietário de questões estratégicas mais importantes. A falta de um sistema eficiente de gestão financeira tornou-se insustentável por vários motivos:

  • As tentativas de implementar um sistema CRM não trouxeram os resultados esperados, pois não atendiam nem metade das necessidades da empresa.
  • O uso de planilhas exigia um tempo excessivo e não permitia o acesso rápido a informações completas.
  • O gerente operacional estava sobrecarregado e frequentemente ultrapassava sua carga horária.

Como a Finmap transformou a gestão financeira da LIBERT

Andriy conheceu a Finmap através de um especialista financeiro que estava organizando as finanças de um de seus fornecedores. Esse profissional utilizava a Finmap para estruturar os dados, e a rapidez na geração de relatórios chamou sua atenção.

Decidi testar a Finmap também. O sistema é simples e intuitivo. Além disso, uma reunião online com o suporte técnico me ajudou a configurar o serviço exatamente para o formato do meu negócio. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Controle da operação dos veículos

Na Finmap, é fácil monitorar o desempenho dos veículos, que Andriy registrou como projetos dentro do sistema. A plataforma mostra claramente quanto foi gasto na manutenção de cada carro e quanto cada um gerou de receita.

É possível analisar a lucratividade por categoria de veículo e identificar quais são os mais ou menos rentáveis. Além disso, o serviço permite detalhar os dados por tipo de serviço e até mesmo por cliente específico.

Um exemplo de uma empresa de teste no Finmap

Controle da dívida dos clientes

Na estrutura de negócios da LIBERT, o principal indicador não é apenas o valor recebido na conta, mas sim a quantidade de serviços prestados. Normalmente, os pagamentos são feitos posteriormente, no final do mês, o que exige um controle contínuo de todas as operações e custos associados em tempo real.

Os gerentes registram as faturas emitidas na Finmap como Dívida dos Clientes, especificando o período em que os serviços de transporte foram prestados e a data prevista para o pagamento.

O proprietário pode simplesmente abrir o relatório Dívida dos Clientes na Finmap e rapidamente verificar:

  • Quem já efetuou o pagamento.
  • Quem está com pagamentos atrasados e precisa de um lembrete adicional.
  • Quais novas faturas foram emitidas.

O relatório Lucro permite analisar essas informações sob outra perspectiva. Já no primeiro gráfico, é possível visualizar claramente os valores pendentes e o período a que se referem.

Um exemplo de uma empresa de teste no Finmap

Esse controle simples, mas altamente detalhado da Dívida dos Clientes, só foi possível com a Finmap. Antes, as planilhas personalizadas exigiam constantes expansões, ajustes e verificações de fórmulas, tornando o processo lento e suscetível a erros.

Como a Finmap substituiu um gerente operacional adicional e economiza mais de $8.000 por ano para o proprietário

Antes da implementação da Finmap, um gerente era responsável pelo controle manual dos gastos, registrando todas as despesas em planilhas. Enquanto isso, os motoristas informavam seus gastos imediatamente no grupo de mensagens da equipe, que se enchia constantemente de novas notificações.

Nesse fluxo intenso de informações, era fácil perder dados importantes.

A comunicação sobre os valores a serem reembolsados era longa e confusa:

Um exemplo de uma empresa de teste no Finmap

Esse processo se repetia com cada motorista – e, na época, a empresa contava com cerca de 20 motoristas. A carga de trabalho aumentava constantemente, forçando o proprietário a buscar um gerente operacional adicional para lidar com a gestão financeira.

Como a Finmap otimizou o processo de gestão de valores adiantados

Para facilitar o trabalho dos motoristas, eles foram adicionados como Usuários do sistema. Cada um recebeu uma conta de adiantamento exclusiva com acesso restrito apenas a ela. Nessas contas, são registrados os valores disponibilizados para cada motorista.

Resultados:

  1. Motoristas registram despesas por conta própria, anexam recibos, inserem detalhes e vinculam os gastos aos respectivos projetos.
  2. Motoristas adicionam transações em dinheiro às suas contas quando os clientes realizam pagamentos em espécie.

Agora, o proprietário pode acompanhar em tempo real:

  • O total de valores gastos.
  • Para quais necessidades os recursos foram utilizados.
  • O saldo disponível na conta de cada motorista.
  • Se o pagamento foi feito em dinheiro.
  • Se as despesas ultrapassaram o orçamento definido.

Com essa automação, Andriy pode rapidamente reembolsar os motoristas, decidir se são necessários fundos adicionais e eliminar o tempo gasto em esclarecimentos sobre pagamentos.

Essa inovação reduziu drasticamente a carga de trabalho do gerente, tornando desnecessária a contratação de um novo funcionário.

Agora, um pouco de matemática (dados de 20.09.2024):

De acordo com o site Work.UA, o salário médio de um gerente operacional na Ucrânia é de 30.000 UAH por mês.

  1. Custo anual de um novo funcionário: 30.000 UAH × 12 meses = 360.000 UAH (~8.780 USD)
  2. Custo anual da assinatura da Finmap: 17.700 UAH (~432 USD)

Economia total: 360.000 UAH - 17.700 UAH = 342.300 UAH (~8.348 USD)

Graças à Finmap, a LIBERT eliminou a necessidade de contratar um novo funcionário e economizou mais de 8.000 dólares por ano, além de tornar a gestão financeira muito mais eficiente.

Experimente o Finmap agora

Você tem 7 dias livres e nossos especialistas atenciosos ajudarão você a descobrir tudo.

Experimente grátis

* não há necessidade de vincular o cartão

Menina com laptop

Com a ajuda da Finmap, os motoristas também passaram a ter a capacidade de monitorar o saldo nas contas de combustível, o que trouxe benefícios para todos os envolvidos:

  • Para o proprietário: Ele pode controlar os gastos de combustível de cada motorista individualmente.
  • Para os motoristas: Eles podem obter informações em tempo real sobre os limites de combustível disponíveis.
  • Para o gerente: Ele pode gerenciar os limites gerais e individuais de combustível de forma eficiente.
Finalmente, com toda a minha equipe, estamos construindo relações honestas e transparentes, o que é uma das chaves para o meu sucesso. É importante que todos tenham o suficiente, pois assim o trabalho dos motoristas será mais confortável e o nível do nosso serviço só aumentará. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Perspectivas para a futura colaboração entre Finmap e LIBERT

A implementação fácil e o uso intuitivo, juntamente com a cobertura da maioria dos casos da empresa e a otimização dos processos de negócios, se tornaram a base para uma parceria sólida e de longo prazo entre Andriy e a Finmap.

Eu nem procurei saber se existem outros programas semelhantes ou concorrentes da Finmap. Por que fazer isso, se este sistema me satisfaz completamente? Para o nosso negócio, seria ótimo poder não só emitir faturas na Finmap, mas também fornecer os atos de serviços realizados. Esperamos que essas inovações cheguem em breve. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT

Atualmente, os relatórios gerados automaticamente no serviço fornecem ao proprietário informações completas sobre o estado de seu negócio. Finalmente, o controle financeiro deixou de ser um fardo, transformando-se em uma ferramenta conveniente para o desenvolvimento estratégico e tático da empresa.

Adote a Finmap e descubra todos os detalhes sobre a saúde financeira do seu negócio. Otimize, economize e cresça com a Finmap!

EXPERIMENTAR O FINMAP