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Uma gestão financeira bem estruturada não é apenas uma ferramenta para tornar o negócio mais transparente e eficiente a longo prazo, mas também uma forma de economizar recursos. Descubra neste artigo por que é essencial aprimorar a gestão financeira, mesmo em uma empresa lucrativa.
A LIBERT é especializada em transportes individuais de classe premium e executiva, oferecendo uma ampla gama de serviços para seus clientes. Seu portfólio inclui transporte de delegações oficiais, eventos de transporte em grande escala e serviços internacionais.
A principal vantagem competitiva da LIBERT é o mais alto nível de serviço, com atenção a cada detalhe e máxima personalização de acordo com as preferências do cliente. Os principais aspectos que garantem sua sólida reputação incluem:
A empresa LIBERT alcançou sucesso graças à abordagem meticulosa e responsável de seu proprietário.
Andriy Antonenko presta atenção não apenas ao atendimento ao cliente, mas também à organização dos processos internos. Seu foco especial na gestão financeira permite à empresa administrar os recursos com eficiência, controlar os custos e crescer com confiança.
Andriy iniciou sua empresa em 2008. Desde o começo, ele recusou a ideia de administrar o negócio às cegas, sem um entendimento claro de quanto dinheiro estava sendo gasto e quais pagamentos estavam sendo feitos.
Para digitalizar a gestão, a empresa utilizou planilhas personalizadas ao longo dos anos.
Aprendi sobre educação financeira por conta própria. Para mim, a organização é fundamental, especialmente nas finanças, e sempre ensinei meus funcionários a seguir um sistema rigoroso de relatórios. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT
Enquanto o controle era feito mês a mês, as funcionalidades das planilhas pareciam suficientes. No entanto, ao final do ano, consolidar mais de doze planilhas em um único relatório demandava tempo e esforço excessivos, tornando o processo extremamente desgastante. Com o tempo, a quantidade de planilhas aumentou, e embora contivessem muitas informações, analisá-las e organizá-las de forma eficaz tornou-se um desafio quase impossível.
Outro problema crítico foi que, em determinado momento, o controle dos relatórios e a verificação de todas as fórmulas se transformaram em uma tarefa diária do proprietário.
Se você não conferir todas as planilhas à noite e recalcular os resultados ou deixar passar um erro, no dia seguinte será impossível desvendar esse emaranhado de dados! - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT
Esse processo de conferência não apenas consumia tempo, mas também desviava a atenção do proprietário de questões estratégicas mais importantes. A falta de um sistema eficiente de gestão financeira tornou-se insustentável por vários motivos:
Andriy conheceu a Finmap através de um especialista financeiro que estava organizando as finanças de um de seus fornecedores. Esse profissional utilizava a Finmap para estruturar os dados, e a rapidez na geração de relatórios chamou sua atenção.
Decidi testar a Finmap também. O sistema é simples e intuitivo. Além disso, uma reunião online com o suporte técnico me ajudou a configurar o serviço exatamente para o formato do meu negócio. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT
Na Finmap, é fácil monitorar o desempenho dos veículos, que Andriy registrou como projetos dentro do sistema. A plataforma mostra claramente quanto foi gasto na manutenção de cada carro e quanto cada um gerou de receita.
É possível analisar a lucratividade por categoria de veículo e identificar quais são os mais ou menos rentáveis. Além disso, o serviço permite detalhar os dados por tipo de serviço e até mesmo por cliente específico.
Na estrutura de negócios da LIBERT, o principal indicador não é apenas o valor recebido na conta, mas sim a quantidade de serviços prestados. Normalmente, os pagamentos são feitos posteriormente, no final do mês, o que exige um controle contínuo de todas as operações e custos associados em tempo real.
Os gerentes registram as faturas emitidas na Finmap como Dívida dos Clientes, especificando o período em que os serviços de transporte foram prestados e a data prevista para o pagamento.
O proprietário pode simplesmente abrir o relatório Dívida dos Clientes na Finmap e rapidamente verificar:
O relatório Lucro permite analisar essas informações sob outra perspectiva. Já no primeiro gráfico, é possível visualizar claramente os valores pendentes e o período a que se referem.
Esse controle simples, mas altamente detalhado da Dívida dos Clientes, só foi possível com a Finmap. Antes, as planilhas personalizadas exigiam constantes expansões, ajustes e verificações de fórmulas, tornando o processo lento e suscetível a erros.
Antes da implementação da Finmap, um gerente era responsável pelo controle manual dos gastos, registrando todas as despesas em planilhas. Enquanto isso, os motoristas informavam seus gastos imediatamente no grupo de mensagens da equipe, que se enchia constantemente de novas notificações.
Nesse fluxo intenso de informações, era fácil perder dados importantes.
A comunicação sobre os valores a serem reembolsados era longa e confusa:
Esse processo se repetia com cada motorista – e, na época, a empresa contava com cerca de 20 motoristas. A carga de trabalho aumentava constantemente, forçando o proprietário a buscar um gerente operacional adicional para lidar com a gestão financeira.
Para facilitar o trabalho dos motoristas, eles foram adicionados como Usuários do sistema. Cada um recebeu uma conta de adiantamento exclusiva com acesso restrito apenas a ela. Nessas contas, são registrados os valores disponibilizados para cada motorista.
Resultados:
Agora, o proprietário pode acompanhar em tempo real:
Com essa automação, Andriy pode rapidamente reembolsar os motoristas, decidir se são necessários fundos adicionais e eliminar o tempo gasto em esclarecimentos sobre pagamentos.
Essa inovação reduziu drasticamente a carga de trabalho do gerente, tornando desnecessária a contratação de um novo funcionário.
Agora, um pouco de matemática (dados de 20.09.2024):
De acordo com o site Work.UA, o salário médio de um gerente operacional na Ucrânia é de 30.000 UAH por mês.
Economia total: 360.000 UAH - 17.700 UAH = 342.300 UAH (~8.348 USD)
Graças à Finmap, a LIBERT eliminou a necessidade de contratar um novo funcionário e economizou mais de 8.000 dólares por ano, além de tornar a gestão financeira muito mais eficiente.
O Finmap oferece controle e organização.
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Com a ajuda da Finmap, os motoristas também passaram a ter a capacidade de monitorar o saldo nas contas de combustível, o que trouxe benefícios para todos os envolvidos:
Finalmente, com toda a minha equipe, estamos construindo relações honestas e transparentes, o que é uma das chaves para o meu sucesso. É importante que todos tenham o suficiente, pois assim o trabalho dos motoristas será mais confortável e o nível do nosso serviço só aumentará. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT
A implementação fácil e o uso intuitivo, juntamente com a cobertura da maioria dos casos da empresa e a otimização dos processos de negócios, se tornaram a base para uma parceria sólida e de longo prazo entre Andriy e a Finmap.
Eu nem procurei saber se existem outros programas semelhantes ou concorrentes da Finmap. Por que fazer isso, se este sistema me satisfaz completamente? Para o nosso negócio, seria ótimo poder não só emitir faturas na Finmap, mas também fornecer os atos de serviços realizados. Esperamos que essas inovações cheguem em breve. - Andriy Antonenko, proprietário da empresa LIBERT
Atualmente, os relatórios gerados automaticamente no serviço fornecem ao proprietário informações completas sobre o estado de seu negócio. Finalmente, o controle financeiro deixou de ser um fardo, transformando-se em uma ferramenta conveniente para o desenvolvimento estratégico e tático da empresa.
Adote a Finmap e descubra todos os detalhes sobre a saúde financeira do seu negócio. Otimize, economize e cresça com a Finmap!
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