Кожен український підприємець наразі має більше викликів та запитань, ніж у будь-який інший час. Війна дійсно перевернула наші життя. Але якщо ви прийняли рішення продовжувати діяльність, це дійсно великий крок до перемоги. Адже ви надасте підтримку економіці держави, забезпечите робочі місця для вашої команди та добробут їхніх родин, зможете допомогти армії та тим, хто цього потребує.

Щоб підтримати власників та керівників українського бізнесу в умовах війни, HR-менеджер Finmap Марія Сігова підготувала цей матеріал.

Як підбадьорити команду

Що робити керівникові, коли більшість з команди налякані, демотивовані або просто поки не розуміють, як налаштуватися на робочий процес, навіть знаходячись у безпечному місці?

Перш за все — НЕ намагайтесь когось підбадьорювати.

Якщо раніше у керівника та HR-спеціаліста дійсно було завдання мотивувати команду та стимулювати продуктивність, то тепер рухатись за цією ж стратегією буде помилкою. Кожен зараз переживає купу різних емоцій. І навішування позитиву, намагання вдавати, що нічого не змінилося, може тільки ще більше дестабілізувати ваших співробітників.

Тож що робити, щоб все ж таки продовжити працювати

Дізнайтеся (самостійно чи через керівників департаментів), як справи у кожного з команди: як самопочуття, де знаходиться кожна людина, який в неї фізичний та матеріальний стан.

В перші дні війни фаундери Finmap особисто контактували з командою, аби з’ясувати, хто де знаходиться, якої допомоги потребує та в якому стані. Наразі кожного тижня ми проводимо опитування, щоб з’ясувати настрій команди.

1. Розробіть план, як ви можете допомогти команді в міру можливостей бізнесу.

Наприклад:

• виплатити зарплату завчасно;
• допомогти з релокейтом (матеріально, фізично, інформаційно);
• надати позачергову відпустку або вихідні за необхідності;
• зробити спільний чат, де кожен може написати свій запит, щоб люди в команді могли допомагати один одному (наприклад, сконтактувати щодо спільного виїзду, допомогти з пошуком житла, ліків, потрібних речей, просто кидати мемчики для настрою тощо);
• зробити підбірку джерел важливої інформації: карти укриттів, підбірка посилань з пошуку житла, контакти волонтерів, офіційні джерела новин, реквізити для переказу допомоги, ваші контакти та контакти керівників департаментів для швидкої комунікації тощо;
• підтримати морально, бо кожному цінно відчувати, що він/вона не залишилися наодинці зі своїми переживаннями та проблемами;
• показати, що ви відкриті до діалогу і до вас можна звертатися з питаннями та проханнями.

Пам’ятайте, якщо в людини не закриті базові потреби, вона не може продуктивно працювати. Тож перша задача керівника — допомогти кожному відчувати себе в безпеці, наскільки це можливо.

Наприклад, ми в Finmap в перший день війни створили спільний чат для швидкої комунікації. Одразу виплатили зарплати за лютий та гарантовано зберегли кожному співробітнику зарплату за березень, незалежно від можливості працювати. Кожного дня на зв’язку і допомагаємо один одному як фізично, так і інформаційно.

2. Відновлюйте спілкування в команді.

Ми всі зараз втратили багато звичних речей. Тож варто відбудовувати процеси, які були в команді раніше, щоб повернути хоч частину знайомої рутини. Це можуть бути:

• ранкові daily planning;
• спільні командні зустрічі;
• спрінти;
• планові наради тощо.

В Finmap за можливістю кожен з команди приєднується до ранкових пленінгів по департаментах. У п’ятницю кожного тижня ми збираємося на загальний зум і ділимося, як пройшов тиждень.

3. Прокомунікуйте, що компанія планує робити далі. Як будете працювати, чи зміниться якось напрямок діяльності, що буде з зарплатами та робочими місцями, який є план на найближчі часи.

Важливо комунікувати чесно і відкрито. Пояснювати, що відбувається з компанією, які є труднощі, які прогнози та перспективи. Це не тільки дасть відчуття визначеності, але й залучить команду до реалізації планів і генерації ідей, щоб спільними зусиллями допомогти бізнесу витримати ці часи.

4. Впровадьте неформальні зустрічі, щоб у команди було місце для спілкування. Важливо створити безпечний простір, де кожен зможе поділитися емоціями, переживаннями, навіть поплакати за потреби.

Добре, якщо на таких зустрічах буде модератор (наприклад, ви як керівник, HR-спеціаліст, хтось з керівників департаментів). По-перше, так ви зможете відслідковувати загальний настрій команди. По-друге — запобігати ситуаціям прояву агресії один до одного, адже кожен з нас по різному реагує на ті чи інші висловлювання, події тощо.

У Finmap ми кожного вечора збираємось в зумі, щоб поспілкуватися на вільні теми. Участь за бажанням, тож коли хочеться відволіктися, чимось поділитися або просто відчути командний дух — можна доєднатися.

5. Впровадьте контекстні зустрічі. Наприклад, вивчення мов, читацький клуб, командні тренінги.

Мета таких зустрічей — повертатися до звичайних процесів, відволіктися від постійного моніторингу новин, переключити увагу з негативу на щось корисне. А регулярність таких зустрічей допоможе відчути, що в житті з’явилось щось стабільне та передбачуване.

6. Діліться своїм досвідом відновлення роботи через комьюніті, сторінки компанії та персональні акаунти в соцмережах. Це допоможе іншим підприємцям стабілізуватися, а значить, підвищить шанс зберегти бізнеси та скоріше відновити економіку країни.

Як зберегти команду

Що робити, якщо задач/проєктів/клієнтів стало менше, але ви не хочете прощатися ні з ким з команди?

1. Будьте гнучкими і прокомунікуйте, що наразі всім треба пристосуватися до нових умов. Тож, можливо, комусь доведеться займатись не зовсім звичними задачами.

Не бійтеся виокремити задачі, які потребують вирішення зараз, та запропонувати всій команді долучитися за можливістю.

Наприклад, менеджер з продажів, якому зараз немає кому телефонувати, може взяти на себе задачу з написання текстів, дизайну, монтажу відео тощо. Так компанії не доведеться звертатися до фрілансерів, а менеджер збереже робоче місце. До того ж це вплине на настрій команди, адже люди побачать, що ви намагаєтеся зберегти кожного і всім знайти роботу.

2. Якщо термінових завдань для когось немає, завжди можна відкрити беклог. Там завжди багато ідей, які було б круто зробити, але зазвичай не вистачало часу. В першу чергу оберіть ідеї, які:

• можуть бути корисними просто зараз;
• допоможуть розпочати новий напрям;
• можуть вплинути на стратегічний розвиток компанії

3. Подумайте, як ви можете змінити напрямок, якщо розумієте, що залишити все «як було» зовсім не виходить. Наприклад, якщо більшість ваших клієнтів були з України і тепер продажі впали майже до нуля, ви можете скласти план, як вийти на ринки інших країн. Під нові напрямки завжди знайдеться багато задач для всієї команди.

Як прощатися зі співробітниками

Не завжди збереження команди без змін — гарна ідея. Іноді це може коштувати вам бізнесу. Тож що робити, якщо треба з кимось попрощатися?

‍

Як вирішити, з ким саме ви припинете співпрацю

1. Зробіть аудит діяльності компанії та розробіть план, як будете рухатися далі. Які напрямки діяльності залишаться, що припините, а що нового розпочнете.
2. Проаналізуйте, які спеціалісти вам обов’язково знадобляться, щоб рухатись далі. З урахуванням нових напрямків.
3. Подумайте, кого зараз не вистачає. Чи можете ви підготувати відповідних спеціалістів з тих, хто вже є в команді? Наприклад, простіше навчити вашого маркетолога працювати з новим ринком або новою аудиторією, ніж шукати іншого спеціаліста на це місце (витрачаючи час та гроші на рекрутинг).
4. Об’єктивно оцініть фінансовий стан компанії. Які доходи ви можете отримувати найближчим часом? Чи вистачає грошей на покриття витрат? В цьому допоможуть рекомендації фінансового експерта Finmap.
5. Проаналізуйте ефективність спеціалістів за ключовими показниками їх діяльності (якщо це можливо). Також зберіть фідбек від HR та керівників департаментів щодо продуктивності, емоційної стабільності, залученості співробітників. І за цими показниками приймайте остаточні рішення.

Як екологічно попрощатися зі спеціалістом

1. Будьте чесними. Повідомте, чому ви прийняли рішення припинити робочі відносини. Круто, коли ви з початку притримувались чесної комунікації і команда знає, що відбувається у компанії. Тоді прощання стане меншим шоком, ніж коли ви весь час казали, що все добре, а потім почали звільняти співробітників.
2. Надайте час на пошук нової роботи, хоча б 2 тижні (згідно законодавству).
3. Сплатіть все, що повинні на момент прощання.
4. Надайте співробітнику рекомендації, що допоможуть знайти нову роботу.
5. Якщо знаєте, хто наразі шукає відповідного спеціаліста, сконтактуйте співробітника з цією компанією.
6. За можливості, проконсультуйте з проходження співбесіди (це може зробити, наприклад, HR-менеджер).
7. У відкритому діалозі з’ясуйте, як ще ви можете допомогти співробітнику, та допоможіть за можливості.

Як організувати роботу в умовах війни: загальні рекомендації

1. Передивіться пріоритети та проведіть аудит діяльності компанії, щоб скласти план дій в поточних умовах.
2. Відкрито розкажіть команді, як і над чим ви плануєте працювати найближчим часом, які прогнози маєте.
3. Адаптуйте нові процеси діяльності під нову реальність, щоб у кожного була якась зрозуміла рутина та відчуття стабільності.
4. Підтримуйте неформальну комунікацію, щоб зрозуміти актуальний стан команди: хто і де знаходиться, в якому стані, чи потребує підтримки та допомоги.
5. Також повідомляйте, які процеси відбуваються в компанії та як кожен може допомогти. Це сприятиме об’єднаню команди навколо загальної мети, генерації ідей та більш швидкому включенню в робочий процес.