Wie TURE Finanzplanung zu einem auf Jahreszeiten gebauten Geschäft brachte
TURE betreibt Abenteuertourismus in der Ukraine — Bergwandern, Rafting, Skireisen, seine eigenen Beherbergungsketten „White Elephant“ und „White Bison“ sowie Outdoor-Wettbewerbe, mit Standorten entlang des Dnister, in den Karpaten und in Ternopil. Roman Kozachuk, Marketingleiter, kam 2016 zum Unternehmen und half 2020 dabei, die Marketingfunktion zu formalisieren; das Geschäft skaliert von einem vierköpfigen Kernteam auf 25 bis 50 Mitarbeiter zur Hochsaison.
“\"Intuitive Verwaltung ohne Pläne und Budgets kann kurzfristige Ergebnisse geben, aber finanzielle Planung macht ein Geschäft widerstandsfähig.\”
— Roman Kozachuk, Marketingleiter, TURE
Herausforderung
Kozachuks frühe Jahre bei TURE bedeuteten, alle Hüte gleichzeitig zu tragen. „Ich musste abteilungsübergreifend arbeiten: von der Koordination von Guides und Logistik über die Verwaltung einer saisonalen Vermietung in Ternopil bis hin dazu, selbst als Guide zu arbeiten. Das gab mir einen 360-Grad-Blick auf das Geschäft“, sagt er — einen Blick, der die Lücken in den Finanzen des Unternehmens schwer zu ignorieren machte.
Tourismus ist ein gnadenloses Geschäft, wenn man es über Tabellen führt. TUREs Finanzen lebten in manuell gepflegten Excel-Dateien mit komplexen Formeln, deren Aktualisierung Zeit kostete, sodass das Bild der Realität immer einen Schritt hinterherhinkte. Reisen konnten wegen des Wetters eine Änderung am selben Tag erfordern, der Markt selbst schrumpfte nach Februar 2022 stark, und die Nachfrage schwankte heftig zwischen den Spitzen im Sommer und den Flauten im Winter. Dazu kamen Standorte, die über mehrere Orte verteilt waren, ohne eine schnelle Möglichkeit, die Gesamtausgaben nach Kategorie für das ganze Unternehmen zu sehen.
Lösung
TURE wechselte Anfang 2024 zu Finmap auf der Suche nach einer transparenten Ausgabenstruktur und Echtzeit-Einblick in die Projektrentabilität. Die Einzelunternehmen (FOPs) des Unternehmens verknüpften ihr Banking direkt mit der Plattform und ersetzten die manuelle Eingabe durch Live-Daten. „Finmap hat uns geholfen, unsere Prozesse wunderbar zu automatisieren. Die Banking-Integration für unsere Einzelunternehmen (FOP) zieht Daten in Echtzeit. Wir können jetzt das Finanzbild nach Kanal kategorisiert sehen: Meta Ads, Google Ads, Design oder Merchandise mit unserem Branding“, sagt Kozachuk.
Diese Aufschlüsselung auf Kanalebene, kombiniert mit Finmaps Plan-gegen-Ist-Ansicht, gab TURE sofortige statt verzögerte Budgettransparenz und ließ das Team eine klare Trennlinie zwischen Betriebsausgaben und Investitionsausgaben ziehen — ein Unterschied, der für ein Unternehmen wichtig ist, das in Beherbergungsketten investiert und gleichzeitig das Tagesgeschäft der Reisen am Laufen hält.
Ergebnisse
Kozachuk beschreibt den Wandel weniger als Software-Wechsel und mehr als eine Veränderung darin, wie das Geschäft geführt wird. „Intuitive Verwaltung ohne Pläne und Budgets kann kurzfristige Ergebnisse liefern, aber finanzielle Planung macht ein Unternehmen widerstandsfähig“, sagt er. Für ein Unternehmen, dessen Nachfrage sich innerhalb eines Tages wegen des Wetters oder innerhalb eines Jahres wegen eines Marktschocks verschieben kann, ist genau diese Widerstandsfähigkeit der springende Punkt.
Sein Rat an alle, die denselben Weg in der Tourismusbranche in Betracht ziehen, ist direkt: „Wenn Sie in die Tourismusbranche einsteigen wollen, müssen Sie leidenschaftlich dabei sein, denn die Herausforderungen sind real. Finanzen sind das Werkzeug, das Ihnen genau zeigt, wohin Sie diese Leidenschaft führt.“
TUREs Schilderung nennt keine konkrete Umsatz-, Kosten- oder Wachstumszahl aus der Umstellung — die beschriebene Veränderung ist struktureller Natur: Echtzeit-Bankdaten statt manueller Eingabe, Ausgaben sichtbar nach Kanal statt in Formeln vergraben, und ein Plan, den das Unternehmen laufend mit der Realität abgleichen kann, statt erst am Jahresende herauszufinden, ob die Zahlen aufgegangen sind. In einem so saisonalen Geschäft ist es selbst schon der Gewinn, das Plan-gegen-Ist-Bild in Echtzeit zu kennen.
