Wie Viora Build 20 Stunden pro Woche freimachte, indem es Tabellen mit Finmap ersetzte
Viora Build ist ein Bauunternehmen mit Sitz in Portugal, das Premium- und Luxusvillen sowie mehrstöckige Wohnbauprojekte für private Investoren und Bauträger errichtet, die sowohl Bauqualität als auch Transparenz bei den dahinterstehenden Zahlen erwarten. Wie die meisten projektbasierten Bauunternehmen führt Viora Build mehrere Baustellen gleichzeitig, jede mit eigenem Budget, eigenen Auftragnehmern, eigenem Zahlungsplan und eigenen Materialkosten — eine Struktur, bei der man leicht den Überblick verliert, was wirklich mit dem Geld passiert.
“Die Zusammenarbeit mit dem Finanzleiter hat mir mindestens 20 Stunden pro Woche im Finanzbereich freigemacht.”
— Simon, Operations Manager bei Viora Build
Herausforderung
Jahrelang führte Viora Build seine Finanzen so, wie es viele wachsende Bauunternehmen tun: in Google Sheets. Jede Ausgabe wurde von Hand eingegeben und manuell kategorisiert, Projekt für Projekt.
„Wir haben alle Ausgaben manuell erfasst, und das hat ständig zu Fehlern geführt. Wir brauchten ein System, das ein klares Bild liefert und hilft, Wachstum zu planen“, sagt Simon, Operations Manager bei Viora Build.
Die Lücken gingen über Tippfehler hinaus. Das Unternehmen hatte weder Gewinn-und-Verlust- noch Cashflow-Berichte, sodass die tatsächlichen Projektmargen erst lange im Nachhinein sichtbar wurden. Es gab keinen Zahlungskalender, wodurch das Geschäft Liquiditätslücken schutzlos ausgesetzt war. Und weil mehrere große Projekte parallel liefen, trug schon ein einziger Rechenfehler ein echtes finanzielles Risiko.
„Wir brauchten eine Person, die ordentliche Gewinn-und-Verlust- sowie Cashflow-Berichte erstellen konnte, Aufschlüsselungen nach Monaten und Quartalen macht, die Finanzplanung übernimmt und kommerzielle Vorschläge für Investoren vorbereitet“, erklärt Simon. Das Unternehmen wusste schon früh, dass Automatisierung nötig war, aber begrenzte Ressourcen verzögerten diesen Schritt, bis sich das Geschäft ihn leisten konnte.
Lösung
Sobald Viora Build über das nötige Kapital verfügte, handelte das Unternehmen an zwei Fronten gleichzeitig. Zuerst engagierte es einen Finanzmanager, der die Kategorisierung der Geschäftsvorgänge, den Aufbau von Berichten und die Finanzplanung übernahm — eine Rolle, die seither zu einer Finanzleiter-Position mit stärker strategischer Ausrichtung herangewachsen ist.
„Am Anfang haben wir im Format eines Finanzmanagers gearbeitet: Er hat alle Vorgänge kategorisiert und Berichte erstellt. Und jetzt arbeiten wir auf einer tieferen Ebene im Format eines Finanzleiters, wo er strategische Entscheidungen trifft und uns mit Berichten versorgt“, sagt Simon.
Zweitens verlagerte das Unternehmen jeden finanziellen Vorgang von Google Sheets nach Finmap und gewann dadurch Tracking auf Kategorieebene, Live-Kontostände sowie Gewinn-und-Verlust- und Cashflow-Berichte auf Abruf. Mit dieser Grundlage geht das Team jetzt einen Schritt weiter: Es verbindet Finanzen, Beschaffung und Kostenschätzung in einem einzigen ERP-System, sodass Einkaufsplanung, Kostenkontrolle und Abnahmezertifikate alle synchron bleiben.
Ergebnisse
Die Finanzverwaltung ist nicht mehr reaktiv, und das Führungsteam bekam einen klaren Überblick über jedes Projekt.
Der unmittelbarste Gewinn war Zeit. „Die Zusammenarbeit mit dem Finanzleiter hat mir mindestens 20 Stunden pro Woche im Finanzbereich freigemacht“, sagt Simon — Stunden, die er jetzt in die Weiterentwicklung des Geschäfts steckt, statt Zahlen hinterherzujagen.
Der zweite Gewinn war Genauigkeit. „Jetzt können wir unsere Projektmargen und dadurch auch den Nettogewinn genau berechnen“, bemerkt Simon. Mit einem Zahlungskalender hat das Team außerdem einen klaren Überblick darüber, was demnächst fällig wird und welche Abnahmezertifikate noch ausgestellt werden müssen — das beseitigt die Rätselraterei, die früher Cashflow-Lücken begleitete.
Beschaffung, Finanzen und Kostenschätzung arbeiten jetzt synchron statt in getrennten Silos, was Zeit im gesamten Führungsteam spart, nicht nur bei Simon. Mit der laufenden ERP-Einführung positioniert sich Viora Build für seine nächste Stufe: die Übernahme größerer Projekte mit dem Vertrauen, das daher kommt, genau zu wissen, wo man finanziell steht.
„Jetzt können wir unsere Finanzen planen, ohne uns in eine Ecke zu manövrieren. Das gibt Vertrauen und Freiheit für Wachstum“, sagt Simon.
