De Libros Contables Manuscritos a un Negocio de 54 Millones de UAH: La Historia de ThinkGlobal

Desafío

Yana Moskovchenko no se propuso construir un imperio de negocios: empezó como madre en busca de una escuela que no «rompiera» el espíritu de su hija, como sentía que lo había hecho el sistema estatal. Esa búsqueda la llevó a comprar la franquicia de la escuela privada ThinkGlobal en 2017, junto con un centro de primera infancia que luego se convirtió en el jardín de infantes KUKU Kids, además de una serie de campamentos familiares de GLOBAL FRIENDS.

Durante años llevó las finanzas como lo hacen muchos fundadores al principio: a mano. Los libros diarios registraban cuánto entraba y salía en cada sede, y Moskovchenko tenía que conciliar los números ella misma, y a menudo no coincidían. Hasta que iba en persona a una sede o llamaba a alguien de allí, no tenía idea de cuánto dinero había realmente en la caja. Cuenta que trataba constantemente de tenerlo todo en la cabeza: ¿dónde olvidamos registrar algo?, ¿por qué hay un faltante?, ¿por qué no coincide con Excel? «Era una pesadilla», dice. «Ni siquiera quiero recordarlo».

La incertidumbre llegó a su punto culminante al inicio de la invasión a gran escala, cuando Moskovchenko consideró vender la escuela por preocupación ante la inestabilidad, antes de darse cuenta de que intentar vender un negocio llevado solo en una planilla de Excel era, según sus palabras, poco profesional.

Solución

Moskovchenko se enteró de Finmap en una conferencia y lo implementó en todo el negocio. La puesta en marcha no tuvo aceptación inmediata: su equipo al principio se resistió, como la mayoría de los equipos ante cualquier sistema nuevo. Lo impulsó con un argumento simple: nadie quiere ya lavar la ropa a mano, y esto era el equivalente a instalar un lavavajillas para las finanzas de la escuela. El equipo de Finmap dio una sesión de capacitación inicial a su personal, y dentro de un mes los mismos empleados que habían resistido le estaban diciendo: «¿Cómo vivimos antes?».

Hoy, Moskovchenko dirige dos sedes de la escuela y un jardín de infantes, cada uno con su propio administrador y su propia caja, y categoriza los pagos dentro de Finmap. Puede verificar el saldo de cualquier caja en cualquier momento, y hace el seguimiento de los campamentos de GLOBAL FRIENDS como un proyecto separado para poder ver exactamente cuánto puede destinarse a publicidad y cuánto es ganancia neta. Cuando fija las cuotas del año siguiente, ahora las fija a partir de datos financieros reales de Finmap y no de conjeturas.

Resultados

El resultado más claro es la visibilidad. Moskovchenko dice que con Finmap puede estar en otra ciudad, abrir su celular y ver el estado real del negocio, una verificación de dos minutos en lugar de una pesadilla de conciliación. Al prepararse para una entrevista reciente, sacó los números de la app en un par de minutos: ingresos anuales de aproximadamente 54 millones de UAH (aproximadamente USD 1.272.770), con rentabilidad de aproximadamente el 46% para las escuelas y alrededor del 14% para el jardín de infantes.

Desde entonces se convirtió en una defensora de tratar el seguimiento financiero como un fundamento del negocio y no como una carga, diciéndoles a otros fundadores que ingresan al rubro de la educación que calculen su modelo financiero antes de empezar, no después. Como ella misma lo dice, el costo de la herramienta no es nada comparado con las horas de trabajo manual que reemplazó y con la libertad que le dio, en sus palabras, para enfocarse «en el amor, en el crecimiento, en la oportunidad de saborear este universo».