Cómo Viora Build Recuperó 20 Horas a la Semana al Reemplazar Planillas por Finmap

Desafío

Durante años, Viora Build llevó sus finanzas como lo hacen muchas empresas de construcción en crecimiento: en Google Sheets. Cada gasto se cargaba y se categorizaba a mano, proyecto por proyecto.

«Rastreábamos todos los gastos manualmente, y esto constantemente conducía a errores. Necesitábamos un sistema que brindara una imagen clara y ayudara a planificar el crecimiento», dice Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build.

Las falencias iban más allá de los errores de tipeo. La empresa no tenía reportes de P&L ni de flujo de fondos, por lo que los márgenes reales de cada proyecto eran invisibles hasta mucho después de ocurridos los hechos. No había un calendario de pagos, lo que dejaba al negocio expuesto a brechas de efectivo. Y como varios proyectos grandes se llevaban en paralelo, un solo error de cálculo conllevaba un riesgo financiero real.

«Necesitábamos una persona que pudiera preparar informes adecuados de P&L y de flujo de fondos, hacer desgloses por meses y trimestres, manejar la planificación financiera y preparar propuestas comerciales para inversores», explica Simon. La empresa sabía que la automatización era necesaria desde el principio, pero las restricciones de recursos retrasaron el cambio hasta que el negocio pudo permitirse hacerlo.

Solución

Una vez que Viora Build tuvo el capital para actuar, avanzó en dos frentes a la vez. Primero, contrató a un gerente financiero para hacerse cargo de la categorización de operaciones, la elaboración de informes y la planificación financiera, un rol que desde entonces pasó a ser un puesto de director financiero con tareas más estratégicas.

«Al principio, trabajábamos en el formato de gerente financiero: categorizaba todas las operaciones, armaba reportes. Y ahora trabajamos a un nivel más profundo, en el formato de director financiero, en el que ejecuta decisiones estratégicas y nos proporciona reportes», dice Simon.

En segundo lugar, la empresa trasladó todas las operaciones financieras de Google Sheets a Finmap, con lo que obtuvo seguimiento por categoría, saldos de cuenta en vivo e informes de P&L y de flujo de fondos bajo demanda. Con lo básico resuelto, el equipo ahora va un paso más allá: integrar finanzas, compras y estimación de costos en un único sistema ERP, de modo que la planificación de compras, el control de costos y los certificados de finalización permanezcan sincronizados.

Resultados

La gestión financiera dejó de ser reactiva, y el equipo de liderazgo obtuvo una visión clara de todos los proyectos.

El logro más inmediato fue el tiempo. «Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas a la semana en finanzas», dice Simon, horas que ahora dedica al desarrollo del negocio en lugar de perseguir números.

El segundo logro fue la precisión. «Ahora podemos calcular con precisión nuestros márgenes de proyecto y, gracias a esto, la ganancia neta», señala Simon. Con un calendario de pagos ya implementado, el equipo también tiene una visión clara de lo que vence y de qué certificados de finalización quedan por emitir, eliminando las conjeturas que solían rodear las brechas de efectivo.

Las compras, las finanzas y la estimación ahora funcionan en sincronía en lugar de en silos separados, lo que ahorra tiempo a todo el equipo de gestión y no solo a Simon. Con la implementación del ERP en marcha, Viora Build se posiciona para su próxima etapa: asumir proyectos más grandes con la confianza que da saber exactamente cuál es la situación del dinero.

«Ahora podemos planificar nuestras finanzas sin meternos en una esquina. Esto nos da confianza y libertad para crecer», dice Simon.