Πώς η TURE Έφερε τον Χρηματοοικονομικό Σχεδιασμό σε μια Επιχείρηση Χτισμένη πάνω στις Εποχές
Η TURE δραστηριοποιείται στον τουρισμό περιπέτειας στην Ουκρανία — ορειβατικές αποδράσεις, ράφτινγκ, ταξίδια σκι, τις δικές της αλυσίδες καταλυμάτων «White Elephant» και «White Bison», και υπαίθριους αγώνες, με δραστηριότητα που εκτείνεται κατά μήκος του Dniester, των Carpathians και της Ternopil. Ο Roman Kozachuk, Επικεφαλής Μάρκετινγκ, εντάχθηκε στην εταιρεία το 2016 και βοήθησε να τυποποιηθεί η λειτουργία μάρκετινγκ το 2020· η επιχείρηση κλιμακώνεται από έναν βασικό πυρήνα τεσσάρων ατόμων έως 25-50 εργαζομένους στην αιχμή της σεζόν.
“\"Η διαισθητική διοίκηση χωρίς σχέδια και προϋπολογισμούς μπορεί να αποδώσει βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα, αλλά ο χρηματοοικονομικός σχεδιασμός κάνει μια επιχείρηση ανθεκτική.\"”
— Roman Kozachuk, Επικεφαλής Μάρκετινγκ, TURE
Πρόκληση
Τα πρώτα χρόνια του Kozachuk στην TURE σήμαιναν ότι φορούσε πολλά καπέλα ταυτόχρονα. «Έπρεπε να δουλέψω σε διάφορα τμήματα: από τον συντονισμό οδηγών και εφοδιαστικής μέχρι τη διαχείριση μιας εποχιακής ενοικίασης στην Ternopil, ακόμα και να δουλέψω ο ίδιος ως οδηγός. Αυτό μου έδωσε μια εικόνα 360 μοιρών της επιχείρησης», λέει — μια εικόνα που έκανε τα κενά στα οικονομικά της εταιρείας δύσκολο να αγνοηθούν.
Ο τουρισμός είναι ένας ανελέητος κλάδος για να τον διαχειρίζεσαι με υπολογιστικά φύλλα. Τα οικονομικά της TURE ζούσαν σε χειροκίνητα αρχεία Excel με σύνθετους τύπους που χρειάζονταν χρόνο για να ενημερωθούν, οπότε η εικόνα ήταν πάντα ένα βήμα πίσω από την πραγματικότητα. Τα ταξίδια μπορούσαν να χρειαστούν αλλαγή αυθημερόν λόγω καιρού, η ίδια η αγορά συρρικνώθηκε απότομα μετά τον Φεβρουάριο του 2022, και η ζήτηση ταλαντεύεται έντονα ανάμεσα στις κορυφώσεις του καλοκαιριού και στη νέκρα του χειμώνα. Επιπλέον, οι λειτουργίες ήταν διάσπαρτες σε πολλαπλές τοποθεσίες, χωρίς γρήγορο τρόπο να δει κανείς τη συνολική δαπάνη ανά κατηγορία σε ολόκληρη την εταιρεία.
Λύση
Η TURE μετακόμισε στη Finmap στις αρχές του 2024, αναζητώντας μια διαφανή δομή δαπανών και ορατότητα σε πραγματικό χρόνο στην κερδοφορία των έργων. Οι ατομικές επιχειρήσεις (FOP) της εταιρείας συνέδεσαν τους τραπεζικούς τους λογαριασμούς απευθείας με την πλατφόρμα, αντικαθιστώντας τη χειροκίνητη καταχώρηση με ζωντανά δεδομένα. «Η Finmap μας βοήθησε να αυτοματοποιήσουμε τις διαδικασίες μας υπέροχα. Η ενσωμάτωση με τις τράπεζες για τις ατομικές μας επιχειρήσεις (FOP) αντλεί δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Μπορούμε πλέον να δούμε τη χρηματοοικονομική εικόνα κατηγοριοποιημένη ανά κανάλι: διαφημίσεις Meta, διαφημίσεις Google, σχεδιασμό, ή επώνυμα προωθητικά προϊόντα», λέει ο Kozachuk.
Αυτή η ανάλυση σε επίπεδο καναλιού, σε συνδυασμό με την προβολή Σχέδιο έναντι Πραγματικών της Finmap, έδωσε στην TURE άμεση ορατότητα προϋπολογισμού αντί για καθυστερημένη, και επέτρεψε στην ομάδα να χαράξει σαφή διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στα λειτουργικά έξοδα και τις κεφαλαιουχικές δαπάνες — μια διάκριση που έχει σημασία για μια επιχείρηση που επενδύει σε αλυσίδες καταλυμάτων ενώ παράλληλα διεξάγει καθημερινά ταξίδια.
Αποτελέσματα
Ο Kozachuk πλαισιώνει την αλλαγή λιγότερο ως αντικατάσταση λογισμικού και περισσότερο ως αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. «Η διαισθητική διοίκηση χωρίς σχέδια και προϋπολογισμούς μπορεί να αποδώσει βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα, αλλά ο χρηματοοικονομικός σχεδιασμός κάνει μια επιχείρηση ανθεκτική», λέει. Για μια εταιρεία της οποίας η ζήτηση μπορεί να αλλάξει μέσα σε μία ημέρα λόγω καιρού, ή μέσα σε έναν χρόνο λόγω ενός σοκ στην αγορά, αυτή η ανθεκτικότητα είναι το ζητούμενο.
Η συμβουλή του προς όποιον σκέφτεται τον ίδιο δρόμο στον τουρισμό είναι άμεση: «Αν θέλετε να μπείτε στον κλάδο του τουρισμού, πρέπει να έχετε πάθος γι' αυτόν, γιατί οι προκλήσεις είναι πραγματικές. Τα οικονομικά είναι το εργαλείο που σας δείχνει ακριβώς πού σας οδηγεί αυτό το πάθος.»
Η αφήγηση της TURE δεν αναφέρει συγκεκριμένο ποσοστό εσόδων, κόστους ή ανάπτυξης από την αλλαγή — η αλλαγή που περιγράφει είναι δομική: τραπεζικά δεδομένα σε πραγματικό χρόνο αντί για χειροκίνητη καταχώρηση, δαπάνη ορατή ανά κανάλι αντί να είναι θαμμένη σε τύπους, και ένα σχέδιο που η επιχείρηση μπορεί να ελέγχει η ίδια αντί να ανακαλύπτει στο τέλος του έτους αν οι αριθμοί βγήκαν σωστά. Σε μια τόσο εποχιακή επιχείρηση, η γνώση της εικόνας σχεδίου-έναντι-πραγματικών σε πραγματικό χρόνο είναι από μόνη της το κέρδος.
