Πώς η Viora Build Απελευθέρωσε 20 Ώρες την Εβδομάδα Αντικαθιστώντας τα Υπολογιστικά Φύλλα με τη Finmap
Η Viora Build είναι μια κατασκευαστική εταιρεία με έδρα την Πορτογαλία, που χτίζει βίλες υψηλής και πολυτελούς κατηγορίας καθώς και πολυώροφες οικιστικές αναπτύξεις για ιδιώτες επενδυτές και προγραμματιστές που περιμένουν τόσο ποιότητα κατασκευής όσο και διαφάνεια στους αριθμούς πίσω από αυτήν. Όπως οι περισσότεροι κατασκευαστές που λειτουργούν ανά έργο, η Viora Build τρέχει αρκετά έργα ταυτόχρονα, το καθένα με τον δικό του προϋπολογισμό, αναδόχους, χρονοδιάγραμμα πληρωμών και κόστη υλικών — μια δομή στην οποία είναι εύκολο να χάσει κανείς το νήμα του τι πραγματικά συμβαίνει στα χρήματα.
“Η συνεργασία με τον χρηματοοικονομικό διευθυντή μου απελευθέρωσε τουλάχιστον 20 ώρες την εβδομάδα στα οικονομικά.”
— Simon, Διευθυντής Λειτουργιών στη Viora Build
Πρόκληση
Για χρόνια, η Viora Build διαχειριζόταν τα οικονομικά της όπως κάνουν πολλές αναπτυσσόμενες κατασκευαστικές εταιρείες: μέσα σε Google Sheets. Κάθε δαπάνη καταχωριζόταν με το χέρι και κατηγοριοποιούνταν χειροκίνητα, έργο προς έργο.
«Παρακολουθούσαμε όλες τις δαπάνες χειροκίνητα, και αυτό οδηγούσε συνεχώς σε λάθη. Χρειαζόμασταν ένα σύστημα που να δίνει σαφή εικόνα και να βοηθά στον σχεδιασμό της ανάπτυξης», λέει ο Simon, Διευθυντής Λειτουργιών στη Viora Build.
Τα κενά ξεπερνούσαν τα απλά ορθογραφικά λάθη. Η εταιρεία δεν διέθετε αναφορές Κερδών-Ζημιών ούτε Χρηματοροής, οπότε τα πραγματικά περιθώρια των έργων παρέμεναν αόρατα μέχρι πολύ καιρό μετά τα γεγονότα. Δεν υπήρχε ημερολόγιο πληρωμών, κάτι που άφηνε την επιχείρηση εκτεθειμένη σε χάσματα χρηματοροής. Και επειδή πολλά μεγάλα έργα έτρεχαν παράλληλα, ένα και μόνο λάθος υπολογισμού κουβαλούσε πραγματικό χρηματοοικονομικό κίνδυνο.
«Χρειαζόμασταν κάποιον που θα μπορούσε να ετοιμάζει σωστές αναφορές Κερδών-Ζημιών και Χρηματοροής, να φτιάχνει αναλύσεις ανά μήνα και τρίμηνο, να χειρίζεται τον χρηματοοικονομικό σχεδιασμό, και να ετοιμάζει εμπορικές προτάσεις για επενδυτές», εξηγεί ο Simon. Η εταιρεία γνώριζε από νωρίς ότι η αυτοματοποίηση ήταν αναγκαία, αλλά οι περιορισμοί σε πόρους καθυστέρησαν την κίνηση μέχρι που η επιχείρηση μπόρεσε να την αντέξει οικονομικά.
Λύση
Μόλις η Viora Build απέκτησε το κεφάλαιο για να δράσει, κινήθηκε σε δύο μέτωπα ταυτόχρονα. Πρώτον, προσέλαβε έναν χρηματοοικονομικό διαχειριστή για να αναλάβει την κατηγοριοποίηση των λειτουργιών, τη σύνταξη αναφορών και τον χρηματοοικονομικό σχεδιασμό — έναν ρόλο που έκτοτε έχει εξελιχθεί σε θέση χρηματοοικονομικού διευθυντή, με πιο στρατηγικές αρμοδιότητες.
«Στην αρχή δουλεύαμε σε λογική χρηματοοικονομικού διαχειριστή: κατηγοριοποιούσε όλες τις λειτουργίες, έφτιαχνε αναφορές. Και τώρα δουλεύουμε σε πιο βαθύ επίπεδο, σε λογική χρηματοοικονομικού διευθυντή, όπου εκτελεί στρατηγικές αποφάσεις και μας παρέχει αναφορές», λέει ο Simon.
Δεύτερον, η εταιρεία μετέφερε κάθε χρηματοοικονομική λειτουργία έξω από το Google Sheets και μέσα στη Finmap, αποκτώντας παρακολούθηση σε επίπεδο κατηγορίας, ζωντανά υπόλοιπα λογαριασμών, και αναφορές Κερδών-Ζημιών και Χρηματοροής κατά παραγγελία. Με τα βασικά σε λειτουργία, η ομάδα προχωρά τώρα ένα βήμα παραπέρα: ενσωματώνοντας τα οικονομικά, τις προμήθειες και την εκτίμηση κόστους σε ένα ενιαίο σύστημα ERP, ώστε ο σχεδιασμός αγορών, ο έλεγχος κόστους και τα πιστοποιητικά ολοκλήρωσης να παραμένουν συγχρονισμένα.
Αποτελέσματα
Η χρηματοοικονομική διαχείριση σταμάτησε να είναι αντιδραστική, και η ηγετική ομάδα απέκτησε σαφή εικόνα σε κάθε έργο.
Το πιο άμεσο κέρδος ήταν ο χρόνος. «Η συνεργασία με τον χρηματοοικονομικό διευθυντή μου απελευθέρωσε τουλάχιστον 20 ώρες την εβδομάδα στα οικονομικά», λέει ο Simon — ώρες που τώρα διαθέτει στην ανάπτυξη της επιχείρησης αντί να κυνηγά αριθμούς.
Το δεύτερο κέρδος ήταν η ακρίβεια. «Τώρα μπορούμε να υπολογίζουμε με ακρίβεια τα περιθώρια των έργων μας και, χάρη σε αυτό, το καθαρό κέρδος», σημειώνει ο Simon. Με ένα ημερολόγιο πληρωμών σε λειτουργία, η ομάδα έχει επίσης σαφή εικόνα για το τι πλησιάζει σε λήξη και ποια πιστοποιητικά ολοκλήρωσης χρειάζεται ακόμη να εκδοθούν, εξαλείφοντας τις εικασίες που παλιότερα περιέβαλλαν τα χάσματα χρηματοροής.
Οι προμήθειες, τα οικονομικά και η εκτίμηση κόστους λειτουργούν πλέον σε συγχρονισμό αντί σε ξεχωριστά στεγανά, εξοικονομώντας χρόνο σε ολόκληρη την ευρύτερη διοικητική ομάδα, όχι μόνο για τον Simon. Με την εφαρμογή του ERP σε εξέλιξη, η Viora Build τοποθετείται για το επόμενο στάδιό της: αναλαμβάνοντας μεγαλύτερα έργα με την αυτοπεποίθηση που δίνει η γνώση ακριβώς του πού βρίσκονται τα χρήματα.
«Τώρα μπορούμε να σχεδιάζουμε τα οικονομικά μας χωρίς να οδηγούμαστε σε αδιέξοδο. Αυτό δίνει εμπιστοσύνη και ελευθερία για ανάπτυξη», λέει ο Simon.
