Viora Build ने स्प्रेडशीट को Finmap से बदलकर सप्ताह में 20 घंटे कैसे बचाए
Viora Build पुर्तगाल स्थित एक निर्माण (कंस्ट्रक्शन) कंपनी है, जो निजी निवेशकों और डेवलपर्स के लिए प्रीमियम व लक्ज़री विला के साथ-साथ बहुमंजिला आवासीय परियोजनाएँ बनाती है, जो निर्माण गुणवत्ता और उसके पीछे के आंकड़ों में पारदर्शिता दोनों की अपेक्षा करते हैं। अधिकांश प्रोजेक्ट-आधारित बिल्डरों की तरह, Viora Build एक साथ कई काम चलाता है, जिनमें से प्रत्येक का अपना बजट, ठेकेदार, भुगतान अनुसूची और सामग्री लागत होती है – एक ऐसी संरचना जहाँ पैसे के साथ वास्तव में क्या हो रहा है इसका हिसाब खोना आसान है।
“वित्तीय निदेशक के साथ काम करने से वित्त में मेरे सप्ताह के कम से कम 20 घंटे मुक्त हो गए। – Simon, ऑपरेशंस मैनेजर, Viora Build”
— Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build
चुनौती
वर्षों तक, Viora Build ने अपना वित्त उसी तरह चलाया जैसे कई बढ़ती हुई निर्माण कंपनियाँ करती हैं: Google Sheets में। प्रत्येक खर्च हाथ से दर्ज किया जाता था और प्रोजेक्ट-दर-प्रोजेक्ट मैन्युअल रूप से वर्गीकृत किया जाता था।
Viora Build के ऑपरेशंस मैनेजर Simon कहते हैं, “हम सभी खर्चों को मैन्युअल रूप से ट्रैक करते थे, और इससे लगातार गलतियाँ होती थीं। हमें एक ऐसे सिस्टम की आवश्यकता थी जो स्पष्ट तस्वीर दे और विकास की योजना बनाने में मदद करे।”
कमियाँ केवल टाइपिंग की गलतियों तक सीमित नहीं थीं। कंपनी के पास कोई P&L या Cash Flow रिपोर्ट नहीं थी, इसलिए वास्तविक प्रोजेक्ट मार्जिन काम पूरा होने के काफी समय बाद तक अदृश्य रहते थे। कोई भुगतान कैलेंडर नहीं था, जिससे व्यवसाय पर नकदी संकट का खतरा बना रहता था। और चूँकि कई बड़े प्रोजेक्ट समानांतर चलते थे, इसलिए एक भी गलत गणना वास्तविक वित्तीय जोखिम लेकर आती थी।
Simon बताते हैं, “हमें एक ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता थी जो उचित P&L और Cash Flow रिपोर्ट तैयार कर सके, महीनों और तिमाहियों के अनुसार विवरण बना सके, वित्तीय योजना संभाल सके, और निवेशकों के लिए व्यावसायिक प्रस्ताव तैयार कर सके।” कंपनी शुरुआत से ही जानती थी कि स्वचालन आवश्यक है, लेकिन संसाधनों की कमी ने इस कदम को तब तक टाले रखा जब तक कि व्यवसाय इसे वहन करने में सक्षम नहीं हो गया।
समाधान
जैसे ही Viora Build के पास कदम उठाने के लिए पूंजी आई, उसने एक साथ दो मोर्चों पर काम किया। पहला, उसने संचालन को वर्गीकृत करने, रिपोर्ट बनाने और वित्तीय योजना संभालने के लिए एक वित्तीय प्रबंधक को नियुक्त किया – एक ऐसी भूमिका जो तब से अधिक रणनीतिक काम संभालने वाले वित्तीय निदेशक (financial director) के पद में बदल गई है।
Simon कहते हैं, “शुरुआत में, हमने एक वित्तीय प्रबंधक के प्रारूप में काम किया: उन्होंने सभी संचालन को वर्गीकृत किया और रिपोर्टें बनाईं। और अब हम एक वित्तीय निदेशक के प्रारूप में अधिक गहरे स्तर पर काम कर रहे हैं, जहाँ वे रणनीतिक निर्णयों को निष्पादित करते हैं और हमें रिपोर्टिंग प्रदान करते हैं।”
दूसरा, कंपनी ने हर वित्तीय संचालन को Google Sheets से निकालकर Finmap में स्थानांतरित कर दिया, जिससे उसे श्रेणी-स्तरीय ट्रैकिंग, लाइव खाता बैलेंस, और मांग पर P&L व Cash Flow रिपोर्टें मिल गईं। बुनियादी व्यवस्था लागू होने के बाद, टीम अब एक कदम और आगे बढ़ रही है: वित्त, खरीद (procurement) और लागत अनुमान को एक ही ERP सिस्टम में एकीकृत करना, ताकि खरीद योजना, लागत नियंत्रण और कार्य-पूर्णता प्रमाणपत्र सभी एक साथ सिंक में रहें।
परिणाम
वित्तीय प्रबंधन ने प्रतिक्रियावादी होना बंद कर दिया, और नेतृत्व टीम को हर प्रोजेक्ट पर एक स्पष्ट दृश्य मिल गया।
सबसे तात्कालिक जीत समय की थी। Simon कहते हैं, “वित्तीय निदेशक के साथ काम करने से वित्त में मेरे सप्ताह के कम से कम 20 घंटे मुक्त हो गए” – वे घंटे जिन्हें वे अब आंकड़ों के पीछे भागने के बजाय व्यवसाय को विकसित करने में लगाते हैं।
दूसरी जीत सटीकता की थी। Simon बताते हैं, “अब हम अपने प्रोजेक्ट मार्जिन की सटीक गणना कर सकते हैं और इसकी बदौलत शुद्ध लाभ जान सकते हैं।” भुगतान कैलेंडर लागू होने से, टीम को यह भी स्पष्ट पता रहता है कि क्या देय होने वाला है और कौन-से कार्य-पूर्णता प्रमाणपत्र अभी जारी किए जाने बाकी हैं, जिससे नकदी अंतराल के इर्द-गिर्द रहने वाला अनुमान समाप्त हो गया है।
खरीद, वित्त और लागत अनुमान अब अलग-अलग साइलो में रहने के बजाय एक साथ मिलकर काम करते हैं, जिससे केवल Simon के लिए ही नहीं बल्कि पूरी प्रबंधन टीम के लिए समय की बचत होती है। ERP रोलआउट जारी रहने के साथ, Viora Build अपने अगले चरण के लिए तैयार हो रहा है: इस आत्मविश्वास के साथ बड़े प्रोजेक्ट्स लेना कि पैसा ठीक कहाँ खड़ा है।
Simon कहते हैं, “अब हम खुद को किसी कोने में धकेले बिना अपने वित्त की योजना बना सकते हैं। यह विकास के लिए आत्मविश्वास और स्वतंत्रता देता है।”
