Automatyzacja rachunkowości finansowej w IT-przedsiębiorstwie
Case study użytkowników
Aleksander Shubin

Serious Development Agency – firma IT, zajmująca się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych dla start up’ów
Strona: https://sda.company/

Alex Shubin – założyciel IT-firmy Serious Development Agency
12 lat doświadczenia w programowaniu
Po raz pierwszy zaczął prowadzić rachunki w Finmap 1,5 roku temu

Jak właściciel firmy z branży IT może uporządkować finanse swojego biznesu, jeżeli codziennie pracuje po 17-19 godzin dziennie i zwyczajnie nie ma wolnego czasu? Może odłożyć tą sprawę i poczekać na lepszy moment. Albo może stworzyć fundament systematycznej rachunkowości już teraz. Ogarnąć liczby, zobaczyć bieżącą sytuację i podjąć dalsze kroki w oparciu o dane. Taką drogę obrał Alex, właściciel Serious Development Agency.

Jak udało mu się znaleźć na to czas i jakie efekty osiągnął – opowiadamy w tym case study.

Dane

Firma Serious Development Agency działa w branży IT od 2019 roku i zajmuje się tworzeniem aplikacji mobilnych i stron internetowych. Obecnie zespół liczy 16 osób i wciąż rośnie. Projektów i zadań od klientów robi się coraz więcej.

Oczywiście, jeżeli nie prowadzimy systematycznej rachunkowości finansowej, to bardzo łatwo jest utonąć w chaosie wpływów, wydatków, regularnych przelewów i zadłużeń. Dlatego założyciel firmy Aleksander postanowił wprowadzić regularną rachunkowość.

Postanowiłem jednak doprowadzić swój biznes do porządku, bo zrozumiałem, że brakuje nam świadomości, co się w ogóle dzieje, ile mogę wyjąć pieniędzy dla siebie i tak dalej.

Zadanie

Zawsze powtarzamy, że prowadzenie rachunkowości dla zasady to błąd. Dlatego przed rozpoczęciem systematycznego uporządkowywania środków, należy określić, co konkretnie jest dla nas ważne, co chcemy śledzić i w jaki sposób rachunkowość pomoże w rozwoju biznesu. Aleks postawił przed sobą następujące zadania:

1. Pozbycie się bałaganu w finansach.
   Mieć konkretne pojęcie, ile firma zarabia, ile dywidend można zabrać i co się w ogole dzieje w biznesie.
2. Kontrolowanie salda konta i planowanych wpływów.
   Aby widzieć, ile pieniędzy mamy na koncie w tej chwili i ile spodziewamy się mieć w przyszłości.
3. Zaoszczędzenie czasu.
   Obecnie Aleks pracuje po 17-19 godzin na dobę. Nie ma czasu na poświęcanie większej uwagi rachunkowości finansowej.
   ‍„Generalnie teraz mam więcej pracy, ponieważ, po pierwsze, więcej zatrudniamy i musimy poświęcać uwagę nowym pracownikom, wspierać ich, pomagać. Do tego klienci mają o wiele więcej pytań”.‍
4. Prowadzenie rachunkowości w systematyczny, ale prosty sposób.

Jak wpisywałem wszystko do tabelek Google, zdawałem sobie sprawę, że niektóre kwestie mogę pominąć. Czyli musiałem tracić czas też na to, aby wszystko uporządkować, chociażby raporty, i wszystko inne. A ponieważ wiem, że czas to pieniądz, to łatwiej mi jest prowadzić dokumentację na jakimś swoim własnym profilu i mieć kilka możliwości prowadzenia różnych raportów, integracji…

Do rozwiązania swoich zadań postanowił wybrać Finmap.

Rozwiązanie

Po raz pierwszy Aleks miał styczność z Finmap półtora roku temu. Jednak wtedy nie udało mu się w pełnej mierze wykorzystać możliwości serwisu w swoim biznesie, więc przeniósł się na inne rozwiązanie. Po przetestowaniu zetknął się z dużą ilością błędów systemowych, które znacznie utrudniały pracę. Postanowił wrócić do Finmap.

Dlaczego właśnie Finmap – bo już miałem tam konto. Byłem na kursie zarówno u Aleksandra, jak i u Ivana*.

* Ivan Kaunov i Aleksander Solovei – współzałożyciele Finmap. Ivan prowadził kurs „Finanse prostym językiem”. Z biegiem czasu informacje były rozszerzane i aktualizowane, dzięki czemu powstał kurs Aleksandra Solovei „Pieniądze biznesu” o tym, jak przedsiębiorcy mogą przejść od chaosu do systemu w zaledwie 5 krokach.

Wraz z serwisem Aleksander postanowił od razu skorzystać z pomocy eksperta finansowego Finamp*, aby oszczędzić czas na konfigurację, oraz zobaczyć punkty, na których warto się skupić przy prowadzeniu rachunkowości w jego firmie.

* Nasi użytkownicy mogą uzyskać pomoc ekspertów finansowych Finmap i wybrać asystenta, managera, lub mentora. Więcej o tej usłudze dowiesz się tutaj.

*Podano przykładowe dane

W pierwszej kolejności podłączono synchronizację z bankiem i systemem Wise, by wszystkie wpływy i wydatki automatycznie trafiały do Finmap i były widoczne w raportach.

*Podano przykładowe dane

Synchronizacja umożliwia:

• zaoszczędzenie czasu na ręczne wprowadzanie danych;
• łatwe prowadzenie rachunków;
• wykluczenie ryzyka zgubienia którejś transakcji

Nawet drobne wydatki, o których często zapomina (np. prowizje za przelewy, albo opłaty subskrypcji płatnych aplikacji i narzędzi), są automatycznie brane pod uwagę. Dzięki temu użytkownicy otrzymują bardziej dokładne dane o sytuacji finansowej w firmie.

Ponieważ jednym z zadań Aleksa było zrozumienie, ile rzeczywiście zarabia firma, zwraca on szczególną uwagę na raport zysków i strat P&L*.

*Podano przykładowe dane

* Rachunek zysków i strat (P&L) pokazuje zyski i ubytki firmy za dany okres, np. miesiąc. W Finmap jest tworzony automatycznie, na podstawie danych, które wprowadza użytkownik i które są zaciągane do systemu dzięki integracjom z bankami i innymi serwisami.

W najbliższym czasie Aleks planuje też wdrożyć regularne prowadzenie Kalendarza płatności*, by kontrolować nadchodzące wpływy oraz z góry wiedzieć o planowanych wydatkach, nie zapominając o nich.

*Podano przykładowe dane

* Dodając nadchodzące wpływy i wydatki do Finmap, użytkownik zobaczy je w Kalendarzu i nie zapomni o dokonaniu zaplanowanego przelewu, lub przypomni klientowi o opłacie.

Poza tym, Kalendarz pokazuje, czy mamy wystarczająco środków na pokrycie wszystkich wydatków w danym dniu, albo czy istnieje ryzyko luki gotówkowej (tymczasowej sytuacji, gdy biznes nie ma pieniędzy na rozliczenie wszystkich niezbędnych rachunków).

Jednak założyciel Serious Development Agency zauważa, że brakuje mu niektórych funkcji.

Mam pewien problem. Dostaję jeden przelew od kilku osób jednocześnie. Jestem zmuszony go ręcznie rozdzielać, wyliczać, jaka część przelewu idzie na jaki projekt… Fajnie by było, gdybyśmy dostawali jeden duży przelew i mogli wskazać, że dana część pieniędzy dotyczy tego czy innego projektu.

Taki feedback jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ pomaga w rozwijaniu Finmap w taki sposób, by księgowość i rachunkowość była dla naszych użytkowników jeszcze bardziej prosta i efektywna. Obecnie nasz zespół developerów akurat pracuje nad funkcją, której brakuje Aleksowi

Jakie wyniki uzyskano

• Ogarnięto bałagan w finansach i stworzenie systematycznej rachunkowości finansowej.

Razem z ekspertem finansowym Finmap, Kariną, udało się zrozumieć, co działo się w firmie w okresie styczeń-luty.

Ogarnęliśmy się, sprawdziliśmy, co się działo w styczniu-lutym, mamy przynajmniej pojęcie o liczbach.

• Dzięki podłączeniu integracji, dane o transakcjach są przekazywane automatycznie i Aleks nie musi wprowadzać je ręcznie, tracąc na to czas.
• Od teraz zawsze można w parę kliknięć sprawdzić raporty finansowe i mieć pojęcie, co dzieje się w firmie. Raporty tworzą się automatycznie, w postaci wykresów i diagramów, nie ma potrzeby tracenia czasu na sporządzanie tabelek i układanie dziesiątek kolumn z liczbami.

Tworzenie grafików to całkiem przydatna sprawa, dzięki której możemy sprawdzić dane również w procentach.

Szczególnie ważny jest raport o zyskach i stratach P&L, który umożliwia łatwe śledzenie zysku firmy.

• W planach – ustawienie kalendarza płatności wewnątrz Finmap, aby kontrolować nadchodzące wpływy i nie zapominać o wydatkach (na przykład, zawczasu zaplanować spłatę raty kredytowej); przetestowanie aplikacji mobilnej Finmap, gdy tylko będzie ona dostępna (pracujemy nad tym na całego); i co najważniejsze, ciągłe rozwijanie biznesu.

Jesteś właścicielem firmy z branży IT? Razem z Finmap będziesz mógł połapać się w finansach biznesu, zobaczyć konkretny zysk z każdego produktu czy projektu, oraz dokładnie wyliczyć wysokość inwestycji na rozwój nowych produktów. Sprawdź, jakie możliwości serwis oferuje Twojemu biznesowi. 14 dni za darmo.