“Ile można wypełniać tabelki? A może wszystko zautomatyzuję!” – myśli sobie przedsiębiorca i zazwyczaj się myli.

W tym artykule wyjaśnimy, kiedy automatyzacja jest potrzebą, a kiedy – tylko zachcianką.

To co, automatyzujemy?

1. Ustaliłeś, skąd się biorą liczby. Masz przed oczami wszystkie źródła danych. Jeśli coś się nie zgadza, to wiesz, do kogo zadzwonić, albo jak sprawdzić poprawność liczb. Jeśli nie wiesz, skąd się biorą liczby, to w raportach będzie panował zautomatyzowany chaos.

2.Wiesz, dlaczego liczby są właśnie takie. Możesz sprawdzić część zadłużeń i należności w wyciągu bankowym, ale jeśli pracujesz z gotówką, to niektóre dane musisz gromadzić oddzielnie (na przykład, kto i ile jest Tobie winien, lub komu i ile Ty jesteś).

3. Wyznaczyłeś osoby, odpowiedzialne za wprowadzanie danych do tabeli. Niektórych danych nie da się uzyskać ot tak – trzeba złapać pracownika, który wie o co chodzi i zadać mu odpowiednie pytania. Na przykład, wiesz, że Marcin zarządza magazynem, a Łukasz śledzi należności i wierzytelności.

Częściowo zautomatyzować księgowość można w dowolnym momencie

Częściową automatyzację można rozpocząć nawet teraz. Na przykład, na magazyn wpada towar, i magazynier wprowadza nazwę i ilość do systemu. Gdy magazynier wyładowuje towar, również wprowadza to do systemu. Tu wszystko jest proste – dlatego można zautomatyzować. Albo raz w miesiącu kupujesz stałą ilość serników do swojej kawiarni u tego samego dostawcy. W ten sam sposób możesz zacząć automatyzować swoje finanse. Finmap daje możliwość zarówno samodzielnego wprowadzania transakcji, jak i przez pracowników (sam wybierasz, jaki poziom dostępu im nadać). Dzięki temu będziesz mógł śledzić przepływy gotówki, nie ryzykując utraty jakiejś transakcji

Wypróbuj Finmap

Nie próbuj automatyzować od razu wszystkiego. Zacznij od najbardziej zrozumiałych procesów w Twojej działalności – krok po kroku.

Instrukcja dla tych, którzy chcą automatyzować już teraz

1. Wiem doskonale, jak przeprowadzić automatyzację ręcznie i mogę to zrobić w dowolnym momencie.
2. Mam ludzi do obsługiwania automatycznego systemu: będą wprowadzać dane, sprawdzać ich poprawność i ponosić odpowiedzialność.
3. Samodzielnie sporządzam zadanie techniczne, ponieważ całkowicie rozumiem wszystkie procesy, i mogę kontrolować pracę.

Odpowiedziałeś twierdząco na powyższe zdania? Jeżeli tak, to jesteś gotowy na automatyzację. Jeżeli czegoś brakuje – musisz posiedzieć nad tablicami dla własnego dobra, bo inaczej istnieje ryzyko automatyzacji bałaganu.
Wypróbuj automatyzację swoich finansów z Finmap za darmo przez 14 dni.