Jak w biznesie projektowym ulepszyć zarządzanie finansami i zamienić go w bazę do podejmowania decyzji zarządczych: case study biura architektury Bogdanova Bureau

Bogdanova Bureau — rozwiązania architektoniczne i wnętrzarskie dla obiektów prywatnych i komercyjnych

Strona: https://bogdanovabureau.com/ua/
Insragram: @bogdanovabureau

Olga Bogdanova — założycielka Bogdanova Bureau
Żyje swoją pracą
Kocha finanse i wciąż pogłębia swoją wiedzę w tym zakresie
Śmiało testuje hipotezy i śledzi ich wyniki w Finmap
Insragram: @bogdanova.personal

Czy da się wprowadzić zrozumiałe i systematyczne zarządzanie finansami w biznesie projektowym?

Nie, przecież tam jest tyle niuansów! Nie warto nawet próbować wszystkiego zliczyć, nic nie wyjdzie

Może i tak, ale to bardzo trudne. Nie obejdzie się bez zespołu finansistów

Da się, nawet bez działu finansowego wewnątrz firmy

Nie wiemy, jaką odpowiedź wybraliście. A Olga Bogdanova postanowiła «Da się». Podłączyła Finmap, uzbroiła się we wsparcie naszego eksperta finansowego… Cóż, i najważniejsze — o tym, jak jej się udało, opowiadamy w tym artykule

*Artykuł będzie użyteczny nie tylko dla tych, którzy prowadzą biznes projektowy, ale i dla wszystkich, kto:
nie wie na razie, jak «ugryźć» zarządzanie finansami;
szuka sposobów na zaprzestanie tracenia pieniędzy;

chce zrozumieć, co się dzieje w finansach firmy

Dane

Finmap jest Oldze znany od momentu startu serwisu, kiedy to razem z partnerem rozwijała duże biuro architektury, liczące ponad 40 pracowników. Jednak w tamtej chwili finansami firmy zajmowali się manager finansowy i księgowy, w związku z czym Olga nie miała sposobności do oceny serwisu.

W 2018 roku biuro się podzieliło i Olga zaczęła budować własną markę — Bogdanova Bureau, w którym obecnie pracuje 8 osób. «Po pracy w ogromnej firmie, założenie małej działalności to prawdziwa przyjemność», — mówi.

Kiedy pojawiła się kwestia zarządzania finansami, Olga również postanowiła wdrożyć Finmap. Poza tym, miała możliwość skorzystania z serwisu za darmo przez miesiąc, w ramach wypróbowania*.

*Obecnie Finmap również posiada bezpłatny okres próbny 14 dni

A nieco później — podłączyła również managera finansowego Finmap do prowadzenia rachunkowości. Zdawać by się mogło — mały zespół, ogromne doświadczenie w branży, kreatywna działalność. Po co tyle uwagi poświęcać finansom?

Zadanie

To właśnie dzięki znacznemu biznes-doświadczeniu (od 2006 roku), Olga już dawno przeszła przez etap chaosu w finansach, kiedy «wszystko, co wpływa, to moje». Zdaje sobie sprawę, jak ważne jest zarządzanie finansami.

Miała konkretne zadania:

1️⃣ Wyliczyć koszt własny swoich projektów

Ważne było wiedzieć, jak taki koszt się liczy. Aby odnaleźć stratne projekty, trzeba rozumieć, dlaczego są stratne, i podejmować odpowiednie kroki.

2️⃣ Usystematyzować wydatki firmy

W tym też zrozumieć, gdzie dochodzi do przekroczenia założonych wydatków, jakie wydatki się powtarzają, co można zoptymalizować albo przekierować.

3️⃣ Wdrożyć profesjonalne zarządzanie finansami do swojego biznesu

A mianowicie:
głębiej przestudiować możliwości serwisu Finmap i ustawić go pod specyfikę firmy;
przetestować nowe hipotezy;
mieć możliwość zadawania dowolnych pytań dot. finansów i uzyskiwania konsultacji.

Rozwiązanie

Po podłączeniu Finmap na okres próbny, Olga zaczęła samodzielnie ogarniać serwis. Przenosić finanse, usystematyzować konta, importować dane z excela, wnikać w analitykę. I właśnie po zapoznaniu się z analityką*, Olga zaczęła mieć pytania i chęć zgłębienia finansów

*Tak wygląda Analityka w Finmap. Nasi użytkownicy dostają raporty o przepływie środków pieniężnych (CashFlow), rachunek zysków i strat (P&L), o wierzytelnościach i należnościach, raporty projektów i inne.

Dlatego zaproponowaliśmy Oldze pomoc naszego managera finansowego.

«Zaproponowano mi usługę managera finansowego. Zgodziłam się, oczywiście. I tu zaczął się prawdziwy wzrost i przyjaźń z finansami».

Teraz Olga może nie tylko sama zagłębiać się w możliwości serwisu, ale i zlecać zadania managerowi finansowemu Finmap. Na przykład, wprowadzanie danych zajmowało sporo czasu. Kiedy te zadanie przejął manager, Olga zaczęła mieć możliwość poświęcania większej uwagi innym kwestiom. Ale główną zaletą managera była możliwość zadawania pytań, otrzymywania konsultacji i wspólnej dyskusji o pomysłach i hipotezach.

«Ze wszystkimi swoimi pytaniami: jak, co, gdzie sprawdzić, a co jak zrobię tak, jak mam coś napisać — mam do kogo się zwrócić».

Oprócz tego, managerowie finansowi Finmap mają doświadczenie pracy w różnych niszach, dzięki czemu mogą spojrzeć na sytuację swoich klientów z boku i zapożyczać fajne rozwiązania z innych niż.

Po pracy z kilkoma managerami*, Olga w końcu znalazła «swojego», z którym współpracuje do teraz.

Umów się na konsultację finansową dla swojej firmy

    Umów się na konsultację finansową dla swojej firmy

    1. Wprowadzono «godzinówkę»

    Po tym, jak zaczęła się pandemia, biuro przeszło na tryb zdalny, została podjęta decyzja o tym, aby spróbować rozłożyć projekty na zadania i godziny. Żeby widzieć, jakie zadanie ile czasu pochłania. A potem przeliczyć koszt jednej godziny w każdym projekcie.

    «Od razu wdrożyliśmy godziny do modelu finansowego, zrobiliśmy tabelę i przenieśliśmy ją do Finmap. Teraz w serwisie widzimy, jaką mamy sytuację w każdym projekcie».

    Ta decyzja dała możliwość poprawnie wyceniać projekty, nie wychodząc na minus. Do tego wniosła jasność, co robić w sytuacji, kiedy klient w trakcie współpracy prosi o dodatkową usługę.

    «Są sytuacje, kiedy klienci proszą o zrobienie czegoś jeszcze… I ciężko jest to wycenić. Wydaje się, że stawka jest albo zbyt wysoka, lub zbyt niska. Ratuje tu godzinówka. Wiemy, ile kosztuje godzina naszej pracy i widzimy, ile godzin poświęcił zespół».

    2. Utworzono Projekty w Finmap

    W Bogdanova Bureau każdy klient — to oddzielny projekt w Finmap. Dla biznesu projektowego to bardzo wygodne, bo można od razu zapisywać wszystkie wydatki i wpływy w konkretnym projekcie. A później w analityce, w oddzielnym raporcie Projekty, widzieć pełny obraz każdego klienta.

    3. Utworzono kilka funduszy

    Ten pomysł również pojawił się wraz z przejściem na pracę zdalną, kiedy odpadła potrzeba płacenia za wynajem biura. Olga nie chciała, aby pieniądze miały przestój. Dlatego podjęto decyzję o płaceniu «czynszu» samym sobie. Odkładano po 1000$, później po 1500$ i po 2000$. Do momentu powrotu do biura zespół posiadał niezbędną kwotę, aby móc wybrać dla siebie tą opcję, która będzie się na 100% podobać i to bez zamartwiania się ceną.

    «Koniec końców wybraliśmy droższe biuro. Ale nie baliśmy się na niego zdecydować, bo zrozumieliśmy, że posiadamy poduszkę finansową. Jak nie damy sobie rady, to mamy fundusz, który możemy otworzyć i on zapewni nam ciągłość najmu».

    Jeśli przedsiębiorca zaczyna tworzyć fundusze, to nic już go nie powstrzyma 🙂 Stało się tak również w Bogdanova Bureau. Po pierwszym funduszu rezerwowym podjęto decyzję o utworzeniu:

    Fundusz awaryjny

    W pracy nie możesz się obejść bez funduszu awaryjnego i nieprzewidzianych okoliczności. Wcześniej pokrywano to z pieniędzy firmowych, lub z własnej kieszeni Olgi. Teraz na takie wypadki istnieje oddzielny fundusz, gdzie od razu odkładane jest po 2% ze wszystkich wpływów.

    «Zdarza się, że projekt nie może się opłacić, na przykład, my popełniliśmy jakiś błąd, gdzieś zadziałał czynnik ludzki, gdzieś nie dotrzymano terminu… wszystkie projekty gromadzą ten fundusz i on może pokryć takie sytuacje».

    Fundusz rozwojowy

    Odkładane są do niego środki na szkolenia i wyjazdy. Na przykład, na Expo Dubai 2020.

    Fundusz marketingowy

    Pojawił się całkiem niedawno. Na razie do Bogdanova Bureau klienci przychodzą głównie pocztą pantoflową. Jednak w 2022 jest plan, aby zacząć pozyskiwać nowych klientów. Dla aktywnej pracy w tym kierunku został utworzony oddzielny fundusz.

    4. Analizowane są rezultaty eksperymentów

    Planowanie projektów na 1 miesiąc, lub na 3. Świadczenie usługi, lub odmowa i rezygnacja. Wykorzystanie tego czy innego softu. Zarządzanie finansami i analiza pomagają w podejmowaniu tych decyzji z rozwagą i na podstawie liczb, a nie po prostu «bo tak».

    Na przykład, Olga opowiada, że rok temu zrezygnowali z modelowania w 3Ds Max, ponieważ pochłaniał on dużo środków i czasu. Przerzucili się na inny program. Jednak przy jednym z projektów klient bardzo prosił o wykonanie wizualizacji właśnie w 3Ds Max i sam zespół też nie miał nic przeciwko.

    Wtedy postanowiono zrobić tak, jak proszą klienci i zespół. Ale przeprowadzić to w formie eksperymentu. Przydzielono to do odrębnego projektu i policzono, ile czasu to zajęło i ile pieniędzy wydano, w porównaniu do tego programu, którego używają do pozostałych projektów. Okazało się, że wydatki były bardzo duże.

    «Od razu widzimy w analityce, że jeżeli chcemy iść tą drogą, to musimy wystawić klientowi wyższy rachunek, lub zlecać to podwykonawcom. Czyli od razu widzimy możliwe rozwiązania ze strony finansowej».

    5. Zapisują nawet drobne wydatki

    Na przykład, wydatki na różne aplikacje i online-narzędzia. Często przedsiębiorcy nie biorą ich pod uwagę i w ogóle nie uważają za wydatki. Jednak w ogólnym rozrachunku, zwłaszcza rocznym, wychodzą niezłe sumy, które bez ewidencji przepadają nie wiadomo gdzie.

    «50 złotych miesięcznie w ciągu roku zamienia się w 600 zł. Dzieje się tak nie tylko w przypadku 1 aplikacji. W Finmap jest to fajnie śledzone, człowiek rozumie, na co potrzebuje budżetu».

    Co w rezultacie

    «Pandemia, kryzys i przejście na pracę zdalną, a do tego manager finansowy — wszystko to stało się dla nas dużym krokiem naprzód».

    ✅ W Bogdanova Bureau ma miejsce udoskonalone i systematyczne zarządzanie finansami.

    ✅ Olga korzysta z tabelek do modelowania finansowego i prognozowania, oraz z Finmap, do analizy sytuacji biznesowej i podejmowania decyzji.

    «Dla mnie Finmap — to nie są prognozy, to jest analityka. Kiedy masz przed oczami wyniki, kiedy widzisz, że gdzieś warto zaoszczędzić, gdzieś coś tracimy… A do tego widzisz potencjał rozwoju w tabelach, wykresach. Rozumiemy, co się udało, co nie, gdzie są jakieś fuckup’y. Możemy coś zapamiętać na przyszłość, jakieś ryzyko uwzględnić. Ile na tym tracimy i dlaczego».

    ✅ Dzięki sprawnemu zarządzaniu finansami, firma zaczęła mieć możliwość przeznaczania pieniędzy na różne fundusze, pod różne cele: rezerwowe, edukacyjne, marketingowe, oraz na rozstrzygnięcie nieplanowanych wypadków.

    ✅ Udało się zbudować system rachowania projektów, aby nie być na minusie i nie pokrywać stratnych projektów kosztem tych opłacalnych.

    «Wcześniej bardzo często się zdarzało, że pracowaliśmy dzięki kredytowi z innych projektów, co prowadziło pozostałe do minusów. Poprawne zarządzanie finansami pomaga wszystko to dostrzegać, oszczędzać i zyskiwać tam, gdzie byśmy się nawet nie spoedziewali».

    ✅ W firmie poprawnie jest liczony zysk i Olga może naliczyć sobie odpowiednie dywidendy. Tak, aby biznes nie trafił na lukę gotówkową po ich wypłaceniu.

    ✅ Równolegle z tym, Olga brała (i wciąż bierze) udział w licznych kursach i programach o finansach. Wszystkie insight’y, hipotezy i pomysły po szkoleniach również omawia ze swoim managerem finansowym.

    «Przez ten czas poważnie urosłam w kwestii zarządzania finansami, ponieważ finansistka pomogła mi wszystko poprawnie skonfigurować i usystematyzować».

    P.S. Na koniec kilka fajnych wniosków od Olgi

    O pomocy finansisty:

    «Sam Finmap jest fajny. A kiedy jest człowiek, który pomoże wszystko ogarnąć i usystematyzować, to pomaga zaoszczędzić. Dlatego, że płacisz managerowi 5000 zł, a bez niego możesz stracić 25000 i nawet nie wiedzieć, kiedy i gdzie je tracisz lub pomijasz.

    O tym, jak łatwiej zacząć zarządzać finansami:

    «Na krótkich projektach łatwiej jest rozłożyć finanse. Na dłuższą metę jest to trudniejsze i troszkę nieprzyjemne: liczyć godziny, ciągle sprawdzać stan konta, bilanse, ciągle wprowadzać drobne wydatki…».

    O kryzysie dla przedsiębiorców

    «Kryzys to nie zawsze ograniczenie. Może to być fajną okazją do wzrostu. To właśnie kryzys pomaga inaczej spojrzeć na to, co robisz. Przeformatować, zoptymalizować. Dlatego, że w codziennym ciągu nie zwracamy uwagi na małe grzeszki. A kryzys wymusza mobilizację».

    O finansach ogólnie:

    «Wiele osób nie lubi finansów, ale to podstawa. Bardzo ważne jest śledzenie ich stanu. Jeśli nie pokochasz finansów, finanse nie pokochają Ciebie».

    Co jeszcze Olga sądzi o zarządzaniu finansami, komu poleca Finmap i dlaczego nie zmienia serwisu już od wielu lat, dowiesz się z tego filmiku.

    Aby rozpocząć systematyczne zarządzanie finansami w swoim biznesie, podłącz Finmap. 14 dni za darmo.

    Subskrybuj!

    Regularnie wysyłane artykuły i historie dotyczące finansów w prostym języku.

      Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie tekstu lub jego części jest możliwe tylko za zgodą posiadacza praw autorskich.

      Всі права захищені.
      Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

      Все права защищены. Копирование текста или его части возможно только с разрешения правообладателя

      Всі права захищені.
      Копіювання тексту або його частини можливо тільки з дозволу правовласника.

      Zbieramy pliki cookie, aby poprawić komfort korzystania z witryny. Więcej szczegółów - Polityka prywatności