Controle financeiro empresarial: o que acompanhar e como montar na sua empresa

Ele importa porque lucro e caixa não andam juntos. Uma empresa pode vender bem e, mesmo assim, ficar sem dinheiro no dia de pagar a folha, porque o cliente só paga 30 ou 60 dias depois da entrega. Um bom controle financeiro empresarial mostra esse descompasso com antecedência, quando ainda dá tempo de cobrar, renegociar um prazo ou adiar uma compra. Esta página mostra como montar o controle financeiro da sua empresa: o que acompanhar, um exemplo de 12 meses em reais, com a conta feita linha a linha, e uma rotina mensal que cabe na agenda de quem toca o negócio.

O que acompanhar no controle financeiro empresarial

O controle financeiro empresarial começa por poucos itens, sempre os mesmos, atualizados com regularidade. Cada um responde a uma pergunta diferente.

Entradas e saídas: o fluxo de caixa

O fluxo de caixa registra o dinheiro que entrou e saiu da empresa, no dia em que o movimento aconteceu, e o que está previsto para entrar e sair nos próximos meses. Entrada é o que o cliente pagou; saída é o que a empresa pagou, como folha, aluguel, fornecedores, tributos e a retirada dos sócios. O saldo de um mês começa onde o anterior terminou:

``` Fluxo líquido do mês = entradas do mês − saídas do mês Saldo final do mês = saldo inicial do mês + entradas − saídas ```

Agrupe as saídas em poucas categorias, as mesmas todo mês, e separe o que é fixo (folha, aluguel) do que varia com o volume de trabalho (freelancers, comissões). Com categorias estáveis, o controle financeiro permite comparar um mês com o outro e enxergar para onde o dinheiro está indo.

Contas a pagar e a receber no controle financeiro

Contas a receber são os valores que os clientes ainda vão pagar; contas a pagar são os compromissos já assumidos com fornecedores, equipe e tributos. Para cada lançamento, registre o valor, o vencimento e o nome do cliente ou do fornecedor, e marque o que está atrasado. É essa lista que transforma o fluxo de caixa em projeção: ela diz em que dia cada valor entra ou sai de fato, e não quando a venda ou a compra foi feita. Um recebimento que atrasa um mês desloca o saldo de todos os meses seguintes.

Saldo por conta bancária

Registre o saldo de cada conta da empresa: conta corrente, aplicação, a conta que recebe Pix e cartão. Depois faça a conciliação bancária, que é comparar os lançamentos do seu controle com o extrato do banco. Se os saldos não batem, falta um lançamento, há um lançamento duplicado ou um valor foi digitado errado. Quanto mais curto o intervalo entre as conciliações, menos trabalho para achar a diferença. É a verificação que dá confiança ao resto do controle financeiro: se o saldo não confere, os relatórios também não conferem.

DRE: o resultado da empresa no período

A DRE mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um período. Ela parte da receita, desconta as deduções, os custos dos serviços ou dos produtos e as despesas, e chega ao resultado final. Costuma seguir o regime de competência: a receita aparece quando o serviço é prestado ou faturado e a despesa quando ela acontece, sem depender do dia em que o dinheiro se move. Por isso a DRE e o fluxo de caixa podem contar histórias diferentes no mesmo mês: um projeto entregue e faturado em junho entra na DRE de junho, mas, se o cliente paga em agosto, o caixa só sente o valor em agosto. No controle financeiro empresarial, olhe os dois relatórios juntos: a DRE diz se o negócio dá resultado e o fluxo de caixa diz se há dinheiro para tocá-lo.

Reserva de caixa e capital de giro

No controle financeiro da empresa, o fluxo de caixa projetado serve para definir o mínimo que a empresa quer manter em caixa e acompanhar quantos meses o saldo atual cobre:

``` Cobertura do caixa (em meses) = saldo final ÷ média mensal das saídas ```

O capital de giro é o dinheiro que sustenta a operação do dia a dia:

``` Capital de giro = ativo circulante − passivo circulante ```

O ativo circulante reúne caixa, valores a receber e estoque; o passivo circulante reúne contas a pagar e dívidas de curto prazo, com vencimento em até um ano. Capital de giro positivo indica que a empresa tem recursos para cobrir as obrigações de curto prazo.

A rotina mensal

A rotina do controle financeiro empresarial cabe em três ritmos:

• Todo dia, em poucos minutos: lance o que entrou e saiu e confira o saldo das contas.
• Toda semana: revise as contas a pagar e a receber dos próximos dias e cobre os clientes em atraso.
• No fechamento do mês, em dia fixo (por exemplo, até o quinto dia útil do mês seguinte): concilie cada conta com o extrato, gere o fluxo de caixa e a DRE do mês, compare o previsto com o real e atualize a projeção dos meses seguintes.

Se a empresa tem contador, combine com ele os nomes das categorias de receitas e despesas, para que o controle financeiro e a contabilidade usem a mesma linguagem.

Exemplo de controle financeiro empresarial em 12 meses: uma agência de marketing digital

O exemplo mostra o controle financeiro empresarial de uma agência de marketing digital com cinco pessoas, entre elas os dois sócios, que cobra mensalidades de clientes recorrentes e faz projetos avulsos. Os números são inventados, em tamanho realista para uma pequena empresa de serviços, e servem para mostrar a conta; não representam nenhuma empresa real nem uma média de mercado. Todos os valores das tabelas estão em reais (R$).

Premissas da projeção:

• A agência começa janeiro com R$ 38.000 em caixa.
• As mensalidades sobem de R$ 24.000 em janeiro para R$ 30.000 em dezembro, com a chegada de novos clientes.
• Os projetos avulsos variam de mês a mês. O projeto de R$ 18.000 entregue em junho só é pago em agosto, por isso julho não tem entrada de projetos. Para produzi-lo, a agência paga R$ 6.500 a freelancers em julho.
• A linha Pessoas reúne folha, encargos e pró-labore (a retirada mensal do sócio): R$ 20.000 por mês até junho e R$ 22.500 a partir de julho, quando entra mais uma pessoa na equipe.
• Em março a agência paga uma licença anual de software de R$ 3.600, e em julho compra notebooks por R$ 5.400. Esses dois pagamentos formam a coluna Compras pontuais.
• Os valores de tributos são inventados para o exemplo e não seguem nenhuma alíquota.

Entradas previstas

Saídas previstas

Fluxo de caixa previsto e saldo final

A conta, linha a linha

No controle financeiro empresarial, cada mês segue a mesma fórmula, e o saldo final de um mês é o saldo inicial do seguinte. Em janeiro: 38.000 + 30.000 − 29.300 = 38.700. Em julho: 50.400 + 27.000 − 40.900 = 36.500. No ano inteiro: 38.000 + 423.000 − 390.600 = 70.400, o mesmo resultado que sai de somar o fluxo líquido dos 12 meses (R$ 32.400) ao saldo inicial de R$ 38.000.

O que a projeção mostra

• O caixa cresce no ano, mas não em todos os meses. Entram R$ 423.000 e saem R$ 390.600, o que deixa um fluxo líquido de R$ 32.400 e um saldo final de R$ 70.400 em dezembro.
• Julho é o mês crítico. O fluxo líquido é negativo em R$ 13.900, o pior do ano: não há entrada de projetos, a equipe aumenta, os freelancers são pagos e os notebooks são comprados. O saldo cai de R$ 50.400 para R$ 36.500, o menor do ano.
• O saldo mais baixo cobre pouco mais de um mês de saídas. A média mensal de saídas é de R$ 32.550. Em julho, o saldo de R$ 36.500 cobre 1,1 mês de saídas; em dezembro, o saldo de R$ 70.400 cobre 2,2 meses. Se a regra da agência for manter ao menos um mês de saídas em caixa, julho fica no limite, e os sócios podem decidir antes dele se adiam os notebooks para agosto ou se negociam o recebimento do projeto de R$ 18.000. Sem a projeção, o aperto de julho apareceria só em julho; com ela, o controle financeiro empresarial dá tempo de agir.

Previsto contra real: o fechamento de janeiro

No fechamento do mês, o controle financeiro coloca o real ao lado do previsto, e a diferença mostra onde a projeção errou:

``` Variação = real − previsto ```

Em janeiro, um cliente de R$ 1.500 pagou a mensalidade só em fevereiro, os projetos avulsos entraram R$ 800 acima do previsto e os freelancers custaram R$ 600 a mais.

Nas entradas, abaixo do previsto é desfavorável; nas saídas, acima do previsto é desfavorável. As duas variações de janeiro foram desfavoráveis, e o saldo final ficou R$ 1.300 abaixo do previsto. Os R$ 1.500 em atraso viram uma conta a receber de fevereiro, e o controle financeiro da empresa atualiza a projeção dos meses seguintes com esse dado.

Erros comuns no controle financeiro da empresa

Estes erros enfraquecem o controle financeiro da empresa mesmo quando os lançamentos estão em dia:

• Misturar as contas pessoais com as da empresa. É um dos erros mais citados em materiais para pequenos negócios: o dinheiro do sócio e o da empresa passam a se confundir, e nenhum dos dois controles fecha.
• Olhar só o saldo do banco. O saldo de hoje não mostra o que vence na semana que vem nem o que ainda vai entrar.
• Confundir lucro com caixa. A DRE pode mostrar lucro enquanto a conta está vazia, como no projeto faturado em junho e pago em agosto.
• Lançar só no fim do mês. Lançamentos de memória esquecem valores e deixam a conciliação bancária mais longa.
• Mudar as categorias o tempo todo. Sem categorias estáveis, não dá para comparar um mês com o outro.
• Não comparar o previsto com o real. Sem esse fechamento, o controle financeiro empresarial vira só um registro do passado e a projeção repete os mesmos erros todo mês.

Planilha ou ferramenta: o que usar

Uma planilha resolve o começo do controle financeiro empresarial. Crie uma aba Lançamentos com uma linha por movimento: data, descrição, categoria, conta, tipo (Entrada ou Saída) e valor. Uma segunda aba, Resumo, soma os lançamentos de cada mês por categoria. No Excel e no Google Planilhas em português, a função que soma com condições se chama SOMASES, e os argumentos se separam por ponto e vírgula. Para somar as entradas entre a data da célula B1 e a da célula C1:

``` =SOMASES(Lançamentos!F:F; Lançamentos!E:E; "Entrada"; Lançamentos!A:A; ">="&B1; Lançamentos!A:A; "<="&C1) ```

Para as saídas, troque “Entrada” por “Saída”; o fluxo líquido é a diferença entre as duas somas. Para ver o saldo futuro, acrescente os lançamentos previstos com o vencimento de cada um.

A planilha começa a pesar quando há várias contas bancárias, muitos lançamentos por mês, mais de uma pessoa lançando ou a necessidade de copiar extratos à mão todo mês. Nesse ponto, uma ferramenta de controle financeiro que traz os lançamentos das contas e já monta os relatórios economiza o tempo do fechamento e reduz o risco de erro de fórmula.

Onde a Finmap ajuda

Para o controle financeiro empresarial, a Finmap cuida dos relatórios e da projeção de fluxo de caixa. Ela conecta as suas contas bancárias e ferramentas de negócio e entrega Fluxo de caixa e DRE em todos os planos. A partir do Pro, acrescenta Balanço Patrimonial, Calendário de pagamentos e contas a pagar e a receber; a partir do Advanced, Plano vs Real, que compara o orçamento com o realizado, como no fechamento de janeiro do exemplo. Importação de extrato bancário e de Excel, bot do Telegram e aplicativos iOS e Android estão em todos os planos.

Os planos custam 25 USD (Lite), 45 USD (Pro) e 85 USD (Advanced) por mês na cobrança mensal, com uma Oferta especial personalizada; o Lite inclui até 600 transações por mês e 2 integrações bancárias. A cobrança anual sai 20% mais barata e a semestral 15% mais barata. A Finmap tem 18.000+ clientes empresariais, nunca guarda o seu dinheiro e oferece 7 dias de teste com acesso completo e sem cartão.

A Finmap não emite notas fiscais e não é sistema contábil nem de declaração de impostos. No controle financeiro da empresa, ela funciona ao lado do programa que a empresa já usa e do trabalho do contador.

Perguntas frequentes

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