Planilha de fluxo de caixa: colunas, fórmulas e um exemplo de 13 semanas
Uma planilha de fluxo de caixa é uma tabela em que você lança o dinheiro que entra e o que sai da empresa, período por período, e vê o saldo que sobra no fim de cada um. A base é pequena: saldo inicial, entradas, saídas e saldo final, com o saldo final de um período virando o saldo inicial do seguinte. Quem monta essa tabela no Excel já responde à pergunta que mais importa na rotina de uma pequena empresa: haverá dinheiro na conta no dia de pagar a folha, o fornecedor e o aluguel?
O fluxo de caixa não é o lucro. A DRE (demonstração do resultado do exercício) registra vendas e custos do período, mesmo quando o dinheiro ainda não se moveu; a planilha de fluxo de caixa registra só a data em que o dinheiro entra ou sai da conta. Por isso uma empresa com lucro pode ficar sem caixa numa semana ruim. Esta página mostra as colunas e as fórmulas de uma planilha de fluxo de caixa em Excel, um exemplo de 13 semanas de uma loja, em reais, com as contas conferidas linha a linha, os erros mais comuns e o ponto em que a planilha deixa de bastar.
Planilha de fluxo de caixa: colunas, linhas e fórmulas
A estrutura de uma planilha de fluxo de caixa cabe em duas fórmulas:
Fluxo de caixa líquido do período = total de entradas − total de saídas
Saldo final = saldo inicial + total de entradas − total de saídas
O saldo final de cada período é o saldo inicial do seguinte. É esse encadeamento que faz a projeção funcionar. A regra das datas é a mesma em qualquer modelo de planilha de fluxo de caixa: cada valor entra no período em que o dinheiro se move. Uma venda faturada em outubro e recebida em dezembro aparece em dezembro; um boleto de fornecedor que vence na semana 6 aparece na semana 6, mesmo que a compra tenha sido feita antes.
Quanto ao período, uma coluna ou linha por mês mostra a tendência do ano, e uma por semana mostra o aperto de uma semana de pagamentos. Um guia brasileiro sobre como montar a planilha de fluxo de caixa recomenda a visão semanal para os próximos 90 dias, e o modelo de planilha de fluxo de caixa da InfinitePay traz abas semanal, mensal e por semestre, com colunas de previsto e de realizado. Treze semanas, um trimestre, é um horizonte comum para quem está começando.
A tabela mostra as colunas de uma planilha de fluxo de caixa semanal, com uma semana por linha. Se você prefere uma semana por coluna, as fórmulas são as mesmas e só mudam os endereços das células. Para uma planilha mensal, use as mesmas colunas e uma linha por mês.
| Coluna | Campo | O que entra | Digitado ou fórmula |
|---|---|---|---|
| A | Semana | O número da semana, ou a data de início | Digitado |
| B | Saldo inicial | O dinheiro disponível no começo da semana. Na primeira linha, o saldo das contas e do caixa; nas seguintes, o saldo final da semana anterior | Digitado na primeira linha, fórmula nas outras |
| C | Vendas à vista | Dinheiro, Pix e débito, na semana em que o valor cai na conta | Digitado ou soma dos lançamentos |
| D | Recebimentos a prazo | Cartão de crédito e boletos de clientes, na semana em que o dinheiro entra | Digitado ou soma dos lançamentos |
| E | Total de entradas | Soma das colunas C e D | Fórmula |
| F | Fornecedores | Pagamentos de mercadoria, na data de vencimento | Digitado ou soma dos lançamentos |
| G | Folha e encargos | Salários e encargos, na data do pagamento | Digitado ou soma dos lançamentos |
| H | Aluguel e despesas fixas | Aluguel, energia, internet e outras despesas que se repetem | Digitado ou soma dos lançamentos |
| I | Impostos | Pagamentos de tributos, na data de vencimento | Digitado ou soma dos lançamentos |
| J | Total de saídas | Soma das colunas F a I | Fórmula |
| K | Saldo final | Saldo inicial mais entradas menos saídas | Fórmula |
| L | Alerta | Aviso quando o saldo final fica abaixo do mínimo que você definiu | Fórmula |
Cada linha é uma semana. Depois da última vem uma linha de totais e, abaixo dela, três células de controle: o menor saldo final, o saldo mínimo que você quer manter e uma conferência que deve dar zero. As fórmulas abaixo, em Excel, valem para uma planilha de fluxo de caixa de 13 semanas nas linhas 2 a 14, com os totais na linha 15:
``` B2 18000 saldo inicial da semana 1 (digitado) B3 =K2 saldo inicial = saldo final da semana anterior (copie até B14) E2 =SOMA(C2:D2) total de entradas (copie até E14) J2 =SOMA(F2:I2) total de saídas (copie até J14) K2 =B2+E2-J2 saldo final (copie até K14) L2 =SE(K2<$B$18;"abaixo do mínimo";"ok") alerta (copie até L14)
A15 Total B15 =B2 saldo inicial do período C15 =SOMA(C2:C14) total do período (copie de C15 até J15) K15 =K14 saldo final do período
B17 =MÍNIMO(K2:K14) menor saldo final B18 10000 saldo mínimo desejado (digitado) B19 =CONT.SE(L2:L14;"abaixo do mínimo") semanas abaixo do mínimo B20 =B15+E15-J15-K15 conferência, deve dar 0 ```
Se você registra cada pagamento e cada recebimento numa aba de lançamentos, com data, descrição, categoria, semana e valor, a célula de cada semana pode somar sozinha. Por exemplo, o total de fornecedores da semana na célula F2:
``` F2 =SOMASES(Lançamentos!$E:$E;Lançamentos!$C:$C;"Fornecedores";Lançamentos!$D:$D;$A2) ```
No Excel em português do Brasil, os argumentos das funções são separados por ponto e vírgula, como na ajuda da Microsoft para as funções SE, SOMASES, CONT.SE e MÍNIMO. Se o seu Excel estiver configurado em outro idioma, os nomes das funções e o separador mudam. Se a conferência da célula B20 der um valor diferente de zero, alguém digitou um número por cima de uma fórmula de saldo.
Exemplo de planilha de fluxo de caixa: loja de material elétrico em 13 semanas
Os números da planilha de fluxo de caixa abaixo são inventados, para mostrar o método. A loja de material elétrico tem cinco funcionários, paga aluguel todo mês e vende para eletricistas e pequenas construtoras: parte à vista no balcão, parte a prazo, no cartão de crédito e em boleto. O saldo inicial, somando o caixa e as contas, é de R$ 18.000. O saldo mínimo que o dono quer manter é de R$ 10.000. Os pagamentos caem assim: a folha nas semanas 2, 6 e 11; o aluguel, com as demais despesas fixas, nas semanas 1, 5 e 10; os impostos nas semanas 3, 7 e 12; e uma compra grande de mercadoria de R$ 21.600 na semana 6. Todos os valores das tabelas estão em reais.
Primeiro, as entradas e as saídas de cada semana, já somadas por linha e por coluna:
| Semana | Vendas à vista | Recebimentos a prazo | Total de entradas | Fornecedores | Folha e encargos | Aluguel e despesas fixas | Impostos | Total de saídas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 10.800 | 7.200 | 18.000 | 12.000 | 0 | 7.700 | 0 | 19.700 |
| 2 | 11.500 | 6.500 | 18.000 | 5.200 | 16.500 | 1.200 | 0 | 22.900 |
| 3 | 9.900 | 8.900 | 18.800 | 8.800 | 0 | 1.200 | 4.300 | 14.300 |
| 4 | 12.300 | 5.400 | 17.700 | 15.400 | 0 | 1.200 | 0 | 16.600 |
| 5 | 11.200 | 9.600 | 20.800 | 6.300 | 0 | 7.700 | 0 | 14.000 |
| 6 | 10.400 | 7.800 | 18.200 | 21.600 | 16.500 | 1.200 | 0 | 39.300 |
| 7 | 11.900 | 6.100 | 18.000 | 7.900 | 0 | 1.200 | 4.300 | 13.400 |
| 8 | 12.800 | 10.300 | 23.100 | 9.200 | 0 | 1.200 | 0 | 10.400 |
| 9 | 10.600 | 8.200 | 18.800 | 16.700 | 0 | 1.200 | 0 | 17.900 |
| 10 | 11.300 | 7.400 | 18.700 | 5.800 | 0 | 7.700 | 0 | 13.500 |
| 11 | 12.100 | 9.100 | 21.200 | 10.400 | 17.200 | 1.200 | 0 | 28.800 |
| 12 | 13.400 | 6.800 | 20.200 | 14.300 | 0 | 1.200 | 4.300 | 19.800 |
| 13 | 14.200 | 8.500 | 22.700 | 7.100 | 0 | 1.200 | 0 | 8.300 |
| Total | 152.400 | 101.800 | 254.200 | 140.700 | 50.200 | 35.100 | 12.900 | 238.900 |
Depois, a conta de cada semana: saldo inicial mais entradas menos saídas é igual ao saldo final, e o saldo final vira o saldo inicial da semana seguinte.
| Semana | Saldo inicial | Entradas | Saídas | Fluxo líquido | Saldo final | Situação |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 18.000 | 18.000 | 19.700 | −1.700 | 16.300 | ok |
| 2 | 16.300 | 18.000 | 22.900 | −4.900 | 11.400 | ok |
| 3 | 11.400 | 18.800 | 14.300 | 4.500 | 15.900 | ok |
| 4 | 15.900 | 17.700 | 16.600 | 1.100 | 17.000 | ok |
| 5 | 17.000 | 20.800 | 14.000 | 6.800 | 23.800 | ok |
| 6 | 23.800 | 18.200 | 39.300 | −21.100 | 2.700 | abaixo do mínimo |
| 7 | 2.700 | 18.000 | 13.400 | 4.600 | 7.300 | abaixo do mínimo |
| 8 | 7.300 | 23.100 | 10.400 | 12.700 | 20.000 | ok |
| 9 | 20.000 | 18.800 | 17.900 | 900 | 20.900 | ok |
| 10 | 20.900 | 18.700 | 13.500 | 5.200 | 26.100 | ok |
| 11 | 26.100 | 21.200 | 28.800 | −7.600 | 18.500 | ok |
| 12 | 18.500 | 20.200 | 19.800 | 400 | 18.900 | ok |
| 13 | 18.900 | 22.700 | 8.300 | 14.400 | 33.300 | ok |
| Total | 18.000 | 254.200 | 238.900 | 15.300 | 33.300 |
O trimestre fecha bem: as entradas somam R$ 254.200 e as saídas R$ 238.900, um fluxo líquido de R$ 15.300. Com o saldo inicial de R$ 18.000, o saldo final da semana 13 é de R$ 33.300. A conferência fecha em zero: R$ 18.000 + R$ 254.200 − R$ 238.900 − R$ 33.300 = 0.
O resultado do trimestre esconde o problema das semanas 6 e 7. Na semana 6 caem juntas a folha de R$ 16.500, a compra de R$ 21.600 e R$ 1.200 de despesas fixas: as saídas chegam a R$ 39.300, contra entradas de R$ 18.200, e o saldo final cai para R$ 2.700. Na semana 7, com os impostos de R$ 4.300, o saldo final é de R$ 7.300. As duas semanas ficam abaixo do mínimo de R$ 10.000. Numa planilha mensal, as semanas 5 a 8 apareceriam como um mês só, com entradas de R$ 80.100, saídas de R$ 77.100 e sobra de R$ 3.000, e o dono não veria que o caixa chegou a R$ 2.700 no meio do mês.
A planilha também mostra o que fazer. Se a compra de R$ 21.600 passar da semana 6 para a semana 8, por exemplo com um novo vencimento combinado com o fornecedor, o menor saldo final do trimestre sobe de R$ 2.700 (semana 6) para R$ 11.400 (semana 2), e nenhuma semana fica abaixo do mínimo:
| Semana | Saldo final como está | Saldo final com a compra na semana 8 |
|---|---|---|
| 5 | 23.800 | 23.800 |
| 6 | 2.700 | 24.300 |
| 7 | 7.300 | 28.900 |
| 8 | 20.000 | 20.000 |
A semana 8 termina no mesmo valor nos dois casos, porque a compra é paga em uma das duas semanas e o total do período não muda. O que muda é o caminho do saldo, e é isso que a planilha de fluxo de caixa existe para mostrar.
Erros comuns na planilha de fluxo de caixa
- Lançar na planilha de fluxo de caixa pela data da venda ou da nota, e não pela data em que o dinheiro entra ou sai. Uma venda a prazo aparece cedo demais, e o saldo parece melhor do que é.
- Digitar um número por cima de uma fórmula de saldo. O saldo inicial de uma semana deixa de acompanhar o saldo final da anterior, e o erro se repete em todas as linhas seguintes. A célula de conferência existe para pegar isso.
- Deixar de fora saídas que não são do dia a dia: retiradas dos sócios, parcelas de financiamento e impostos. Elas têm data certa e, quando faltam na planilha, aparecem como surpresa no saldo.
- Olhar só o saldo final do mês ou do trimestre. Como no exemplo, o caixa pode ficar abaixo do necessário no meio do período e fechar bem no fim.
- Não comparar o previsto com o realizado. Sem a segunda coluna, a previsão da próxima semana repete os erros da anterior.
- Olhar só para o saldo negativo. Defina um saldo mínimo, como os R$ 10.000 do exemplo, e deixe a planilha avisar antes de o caixa zerar.
Como manter a planilha de fluxo de caixa e quando ela deixa de bastar
Uma planilha de fluxo de caixa só ajuda se for atualizada com disciplina. Esta é uma rotina simples, uma vez por semana:
1. Lance o que realmente entrou e saiu na semana que fechou, em uma coluna de realizado ao lado do previsto. 2. Compare o realizado com o previsto e anote onde errou: um cliente que atrasou, um fornecedor cobrado antes do esperado. 3. Acrescente a semana 14 no fim da tabela, para manter sempre 13 semanas à frente. É isso que torna a projeção “rolante”. 4. Confira o menor saldo final e as semanas abaixo do mínimo, e decida o que mover: um vencimento, uma compra, uma cobrança.
A planilha deixa de bastar quando manter essa rotina custa mais do que ela entrega. Um guia brasileiro sobre a planilha de fluxo de caixa lista os sinais: centenas de lançamentos por mês tornam a digitação manual lenta e sujeita a erro; vários usuários criam conflitos de versão; a conciliação manual com o extrato do banco consome tempo demais; e passam a ser necessários relatórios como a DRE e o comparativo entre previsto e realizado. A regra desse guia é migrar quando o tempo gasto mantendo a planilha, e o risco de erro, passarem a custar mais do que uma ferramenta.
Onde a Finmap ajuda além da planilha de fluxo de caixa
A Finmap é uma ferramenta de relatórios e projeção de fluxo de caixa. Ela conecta as suas contas bancárias e ferramentas de negócio, com 2, 15 ou 100 integrações bancárias conforme o plano, e aceita importação de extrato bancário e de Excel em todos os planos. Assim, você não precisa redigitar entradas e saídas que já estão no extrato do banco.
- Relatórios: fluxo de caixa e DRE estão em todos os planos, e o Balanço Patrimonial entra a partir do Pro.
- O que vem pela frente: o Calendário de pagamentos e as contas a pagar e a receber, o que você deve e o que lhe devem, estão a partir do Pro. É o tipo de informação que a planilha do exemplo reúne à mão.
- Previsto e realizado: o Plano vs Real está a partir do Advanced.
- Lançamentos fora do computador: o bot do Telegram e os aplicativos iOS e Android estão em todos os planos.
- Planos por transações e integrações bancárias: o Lite custa 25 USD por mês na cobrança mensal e inclui até 600 transações por mês e 2 integrações bancárias; o Pro custa 45 USD e o Advanced 85 USD. A cobrança anual sai 20% mais barata e a semestral 15% mais barata.
A Finmap não emite notas fiscais, não é sistema contábil nem de declaração de impostos e nunca guarda o seu dinheiro. Ela funciona ao lado do programa que a sua empresa já usa.
Perguntas frequentes
O que deve ter uma planilha de fluxo de caixa?
Saldo inicial, entradas por categoria, saídas por categoria, o fluxo líquido do período e o saldo final, com uma linha ou uma coluna por período. O saldo final de um período é o saldo inicial do seguinte. Acrescente um saldo mínimo e uma célula de conferência.
A planilha de fluxo de caixa deve ser diária, semanal ou mensal?
Depende da pergunta. A visão semanal para os próximos 90 dias, usada no exemplo, mostra o aperto de uma semana de pagamentos. Uma projeção de um ano, por mês, serve ao planejamento de épocas de venda forte e fraca. Há modelos prontos com abas para os dois.
Qual a diferença entre a planilha de fluxo de caixa e a DRE?
A planilha de fluxo de caixa registra o dinheiro que entra e sai, na data em que se move. A DRE registra vendas e custos do período, mesmo que o dinheiro ainda não tenha se movido. Uma empresa pode ter lucro na DRE e saldo apertado na planilha.
A planilha de fluxo de caixa mostra o capital de giro?
Não diretamente. O capital de giro, o dinheiro de curto prazo que sustenta a operação, é o ativo circulante (caixa, contas a receber, estoque e outros ativos de curto prazo) menos o passivo circulante (contas a pagar, dívidas de curto prazo e despesas a pagar). A planilha mostra só o movimento do caixa, mas revela o descompasso: quem dá 60 dias de prazo ao cliente e paga o fornecedor em 30 financia a diferença com o próprio caixa.
Existe planilha de fluxo de caixa grátis para baixar?
Sim. Sites brasileiros publicam modelos para baixar, entre eles os da InfinitePay, para Excel e Google Sheets, e da Flash. Antes de usar um modelo de planilha de fluxo de caixa pronto, confira três pontos: se o saldo inicial de cada período puxa o saldo final do anterior, se os totais são fórmulas e se há um campo de saldo mínimo e uma conferência.
Quando vale trocar a planilha de fluxo de caixa por uma ferramenta?
Quando a digitação manual, as versões em conflito ou a conciliação com o extrato custam mais tempo do que a planilha vale. A Finmap aceita importação de extrato bancário e de Excel em todos os planos. Para ver como o seu arquivo é lido, use o teste de 7 dias, com acesso completo e sem cartão.
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