Cum Viora Build a Eliberat 20 Ore pe Săptămână Înlocuind Foi de Calcul cu Finmap
Viora Build e o companie de construcții cu bază în Portugalia, construind vile premium și de lux precum și dezvoltări rezidențiale cu mai mult etaj pentru investitori privați și dezvoltatori care așteaptă tanto calitate de construcție și transparență în numerele din spatele ei. Ca majoritatea constructorilor bazați pe proiecte, Viora Build ruleaza mai mult proiecte o dată, fiecare cu propriul buget, contractori, orar de plată, și costuri de materiale — o structură unde e ușor pierde urmărire a ce chiar se întâmplă cu banii.
“Lucrul cu directorul financiar m-a eliberat cel puțin 20 ore pe săptămână în finanțe.”
— Simon, Managerul Operațiunilor la Viora Build
Provocare
Pentru ani, Viora Build a condus finanțele felul în care mulți companii de construcții care cresc fac: în Google Sheets. Fiecare cheltuială era intrată cu mâna și categorizată manual, proiect cu proiect.
„Am urmărit toate cheltuielile manual, și asta constant a condus la greșeli. Aveam nevoie de un sistem care dă o imagine clară și ajuta planifică creștere,” spune Simon, Managerul Operațiunilor la Viora Build.
Golurile au mers dincolo de typo. Compania nu avea rapoarte P&L sau Cash Flow, așa că margele reale de proiect au fost invizibile până bine după fapte. Nu avea calendar de plăți, care a lăsat afacerea expusă la goluri de numerar. Și pentru că mai mult proiecte mari au rulat în paralel, o singură greșeală de calcul a purtat risc financiar real.
„Aveam nevoie o persoană care putea prepara P&L și Cash Flow rapoarte propriu, face defalcări pe luni și trimestre, mânui planificare financiară, și pregătiți propuneri comerciale pentru investitori,” explică Simon. Compania știa automatizare era necesară din timpuriu, dar constrângeri de resurse au amânat mutarea până afacerea putea permite s-o facă.
Soluție
O dată Viora Build aveam capital pentru a acționa, s-a mutat pe două fronturi o dată. Primul, a angajat un manager financiar pentru a prelua categorizare operații, construiește rapoarte, și planificare financiară — un rol care de atunci a crescut într-o poziție de director financiar manipulând mai mult lucru strategic.
„La început, am lucrat în formatul unui manager financiar: el categorizat toate operații, construit rapoarte. Și acum lucrăm la o adâncime mai profundă în formatul unui director financiar, când el executa decizii strategice și ne furnizează raportare,” spune Simon.
Secundul, compania mutat fiecare operație financiară din Google Sheets și în Finmap, dând-i urmărire la nivel de categorie, balanțe de cont live, și rapoarte P&L și Cash Flow la comandă. Cu elementele de bază la loc, echipa acum merge o pas mai departe: integrând finanță, achiziții, și estimare de costuri într-un singur sistem ERP, așa că planificare de cumpărare, control de costuri, și certificatele de finalizare rămân în sincronizare.
Rezultate
Gestionarea financiară înceta fi reactivă, și echipa de conducere a primit o vedere clară peste fiecare proiect.
Câștigul cel mai imediat a fost timp. „Lucrul cu directorul financiar m-a eliberat cel puțin 20 ore pe săptămână în finanțe,” spune Simon — ore pe care le pune acum către dezvoltare afaceri mai degrabă decât urmărire numere.
Secundul câștig a fost acuratețe. „Acum putem calcula cu acuratețe margele de proiect și, mulțumită asta, profit net,” observă Simon. Cu calendar de plăți la loc, echipa și are o citire clară pe ce vine datorat și care certificate de finalizare încă trebuie emise, îndepărtând ghicitori ce obișnuia să înconjoare goluri de numerar.
Achiziții, finanță, și estimare acum lucrez în sincronizare mai degrabă decât în silozii separați, economisind timp peste echipa de management mai lată, nu doar pentru Simon. Cu lansare ERP în desfășurare, Viora Build se poziționează pentru următoarea etapă: prelucrare proiecte mai mari cu încredere ce vine din cunoaștere exact unde stă banii.
„Acum putem planifica finanțele fără a ne conduce în colț. Asta dă încredere și libertate pentru creștere,” spune Simon.
