Wie Bogdanova Bureau den Umsatz um 173% steigerte, indem sie Finanzen wie Design behandelte
“$7 pro Monat werden zu $90 pro Jahr. Und es ist nicht nur ein Werkzeug. In Finmap wird das brillant nachverfolgt — man sieht genau, wo dein Budget hingeht.”
— Olha Bogdanova, Gründerin von Bogdanova Bureau
Herausforderung
Bogdanova Bureau entwirft ganzheitliche Lebensräume für private und gewerbliche Kunden — Architektur, Innenarchitektur, Produktdesign und Art Direction — unter der Leitung von Gründerin Olha Bogdanova, die sich 2018 von einem größeren Architekturbüro trennte, um das Studio zu gründen.
Projektbasierte Kreativunternehmen haben einen spezifischen finanziellen blinden Fleck: Bei einem kurzen Projekt ist leicht zu sehen, ob das Geld aufging. Bei einem langfristigen ist das viel schwieriger — Stunden müssen nachverfolgt, Kontostände und Cashflows abgestimmt, kleine Ausgaben ständig erfasst werden, oder Gewinn verschwindet stillschweigend in Überarbeitungen, Verzögerungen und unbezahlter „Portfolio“-Arbeit. Bogdanova hatte bereits die chaotische Anfangsphase des Unternehmens hinter sich — die Phase, in der jede eingehende Zahlung als Gewinn behandelt wurde — aber sie stand immer noch vor drei konkreten Problemen: Sie musste die echten Kosten jedes Projekts kennen, ihre Ausgaben systematisieren, um zu sehen, was optimiert werden konnte, und über das bloße Protokollieren von Geldbewegungen zu echter kaufmännischer Buchhaltung übergehen, die sie für Entscheidungen nutzen konnte.
Lösung
Bogdanova hatte bereits gesehen, wie Finmap in ihrem vorherigen Unternehmen funktionierte, wo ein fester Buchhalter es nutzte, also war die Werkzeugwahl bei der Gründung ihres eigenen Studios einfach. Sie registrierte sich für eine Testversion, erlernte die Workflows selbst — Daten hochladen, Integrationen einrichten, Analysen erkunden — und ging dann einen Schritt weiter, indem sie eine Finmap-Finanzberaterin engagierte, weil ihr klar wurde, dass sich die Zahlen nur mit externer Fachkenntnis in ein echtes strategisches Werkzeug verwandeln ließen — nicht im Alleingang.
Diese Partnerschaft veränderte die Arbeitsweise des Studios grundlegend. Jedes Projekt wird nun anhand einer strukturierten Kostenaufstellung kalkuliert, sodass das Team bereits weiß, welcher Zeit- und Kostenaufwand entsteht, wenn ein Kunde zusätzliche Überarbeitungen verlangt. Jeder Kunde wird als eigenes Projekt in Finmap angelegt, mit unabhängig erfassten Einnahmen und Ausgaben, sodass Bogdanova die tatsächliche Rentabilität und den ROI Projekt für Projekt sehen kann, statt nur einer einzigen Sammelzahl. Das Studio hat außerdem ein System von Rücklagenfonds aufgebaut, darunter einen Notfallfonds, der automatisch 2 % jedes Zahlungseingangs zurücklegt — plus zusätzliche Fonds für Miete, Weiterbildung und Marketing, damit vorausgeplant statt nur reagiert werden kann. Auch kleine wiederkehrende Kosten werden verfolgt — Bogdanova weist darauf hin, dass aus $7 im Monat $90 im Jahr werden, und Finmap macht solche Lecks sichtbar statt unsichtbar.
Ergebnisse
Ein Jahr, nachdem das vollständige System — Finmap plus konsequente Finanzaufsicht — eingeführt worden war, steigerte Bogdanova Bureau den Umsatz um 173 % und erhöhte die Nettomarge um 286 %, nachdem das Team die Rentabilität nach Geschäftsbereichen analysiert, wenig rentable Projekte aufgegeben und sich auf jene konzentriert hatte, die tatsächlich Einnahmen generierten.
Die Rücklagen bewährten sich auch, als die Vollinvasion begann und die Wirtschaft lahmlegte. Statt in Panik zu verfallen, griff das Studio auf sein bereits aufgebautes Polster zurück, während es Ausgaben optimierte, das Team umstrukturierte und Budgets neu verteilte — und hielt Projekte so durch die schwierigste Phase am Laufen. Diese Stabilität wurde zum Sprungbrett: Bogdanova Bureau hat seitdem erfolgreiche Projekte außerhalb der Ukraine realisiert und stabile Beziehungen zu ausländischen Kunden in einem hart umkämpften neuen Markt aufgebaut, wobei Bogdanova heute auf weniger, aber größere und profitablere Projekte setzt, getragen von derselben finanziellen Disziplin.
