Wie Gold Kitchen 4 Stunden tägliche Buchhaltung in Sekunden umwandelte
Gold Kitchen ist ein ukrainisches Unternehmen, das professionelle Ausrüstung für die HoReCa-Industrie verkauft und über Einzelhandel, Online-Bestellungen und Großhandelslieferungen an Partner tätig ist. Seit die Firma 2019 ihr Büro aufgab, funktioniert das Unternehmen vollständig remote, was bedeutet, dass jeder Teil des Geschäfts gemeinsamen, aktuellen Zugang zu den Zahlen braucht.
“Ich habe vier Stunden täglich damit verbracht, Zahlen zu überprüfen und Gelder von einem Monat zum anderen zu 'schieben'.”
— Roman, Inhaber von Gold Kitchen
Herausforderung
Vor Finmap führte Inhaber Roman die Unternehmensfinanzen per Hand — zog Zahlen aus mehreren Banken und Excel-Tabellen und stimmte sie selbst ab.
„Ich habe vier Stunden täglich damit verbracht, Zahlen zu überprüfen und Gelder von einem Monat zum anderen zu ‚schieben‘“, sagt Roman. Das war Zeit, die in neue Richtungen, Kundengespräche oder das Skalieren des Geschäfts hätte fließen können, aber stattdessen ging sie im Tagesgeschäft unter.
Noch teurer war die Unsichtbarkeit. Weil sich die Verkäufe auf Großhandel, Einzelhandel und Online-Bestellungen verteilten, konnte Roman nicht sagen, welcher Kanal wirklich den Gewinn trieb. „Ich wusste nicht, wie hoch mein Umsatz war oder welche Bereiche profitabel waren. Ich hatte nur eine ungefähre Vorstellung von den Zahlen“, sagt er. Ohne jegliche Betriebsbuchhaltung stützten sich Ausgaben- und Investitionsentscheidungen auf Intuition statt auf Daten, und es gab keine Möglichkeit, eine Liquiditätslücke zu erkennen, bevor sie eintrat.
Lösung
Roman beschloss, das Problem systematisch zu lösen, statt es nur zu flicken. Er band Finmap an und holte sich einen Finanzexperten mit mehr als 20 Jahren Erfahrung mit Großunternehmen und Importeuren an Bord, um alles richtig einzurichten.
„Der Finanzexperte ist erstklassig. Ich bin sehr angenehm überrascht. Fachkenntnis ist entscheidend“, sagt Roman.
Die Umsetzung durchlief mehrere Phasen: jede Einnahme- und Ausgabenquelle erfassen und nach Geschäftsbereich aufteilen, Finmaps Kategorien und Automatisierungsregeln an die spezifische Struktur von Gold Kitchen anpassen, Daten über Integrationen und Dateiimporte synchronisieren, wo eine direkte Integration nicht verfügbar war — darunter die Anbindung von NovaPay und die Einrichtung der Monobank-Kontobuchhaltung —, und schließlich Roman und sein Team darin schulen, die Daten selbst zu lesen, statt auf manuelle Berichte zu warten.
Ergebnisse
Die Veränderung zeigte sich direkt in Romans täglicher Routine. Die Zeit für Finanzverwaltung wurde um das Zehnfache reduziert — statt vier Stunden täglich braucht es nur noch ein paar Klicks. Wie Roman es formuliert: „Eine Sekunde genügt jetzt — eine enorme Zeitersparnis. Sie können sich Ihre gesamten Finanzen jederzeit ansehen, zu jeder Tages- oder Jahreszeit.“
Darüber hinaus hat Roman nun vollständige Sichtbarkeit über Einnahmen und Ausgaben nach Kategorie, einen klaren Überblick darüber, welche Geschäftsbereiche wirklich profitabel sind, und eine Grundlage, um Liquiditätslücken und Zahlungen vorherzusagen — Entscheidungen, die früher auf Bauchgefühl beruhten, stützen sich jetzt auf Daten.
„Vorher gab es eine Buchhaltung, die eher für den Staat funktionierte. Danach gab es eine Betriebsbuchhaltung, die für das Unternehmen funktioniert“, sagt Roman.
Mit der Grundstruktur, die nun steht — Kategorien aufgebaut, Geschäftsbereiche getrennt und das Team in die laufende Pflege eingebunden —, blickt Gold Kitchen bereits nach vorn: Finmap nutzen, um Liquiditätslücken vorherzusagen, Ausgaben je Geschäftsbereich optimieren, um die Gewinnspannen zu verbessern, und neue Verkaufskanäle auf Basis der bereits vorhandenen Betriebsbuchhaltung eröffnen.
„Jetzt haben wir mehr als nur Buchhaltung für Berichte; wir haben eine Betriebsbuchhaltung, die das echte Bild des Unternehmens zeigt“, sagt Roman.
