Wie SITNIKS CRM finanzielles Chaos in seine erste Investition umwandelte
“Nach der Implementierung von Finmap zogen wir unsere erste Investition an.”
— Artem Sitnikov, CEO & Co-Gründer von SITNIKS CRM
Herausforderung
SITNIKS CRM entwickelt Software für das Kundenbeziehungsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen in der Ukraine. Wie viele wachsende SaaS-Unternehmen verfolgte es seine Finanzen anfangs so, wie es die meisten Startups tun: in selbstgebauten Excel-Tabellen.
Gründer Artem Sitnikov stieß schnell an die Grenzen dieses Ansatzes. Tabellen mussten ständig aktualisiert werden, eine einzige fehlerhafte Formel konnte einen ganzen Bericht durcheinanderbringen, und der Zugriff war alles oder nichts — Mitarbeiter konnten entweder alles sehen oder gar nichts. Schlimmer noch: Es gab keine Möglichkeit nachzuvollziehen, wer was geändert hatte, sodass Zahlen irgendwann still und leise aufhören konnten, etwas zu bedeuten.
Für ein Unternehmen, das darauf hofft, externes Kapital aufzunehmen, wog diese Lücke noch schwerer: Investoren erwarten klare, glaubwürdige Zahlen, und Sitnikov brauchte ein System, das sie auf Anfrage liefern konnte. Er machte sich auf die Suche nach einem Finanzverwaltungssystem, das die für Buchhaltung aufgewendete Zeit verkürzen, die manuelle Dateneingabe abschaffen, die Berichterstattung automatisieren und Zahlen liefern würde, die transparent genug waren, um sie Investoren zu zeigen.
Lösung
SITNIKS CRM verlagerte seine Finanzverwaltung auf Finmap. Eine frühe Sorge betraf die Sicherheit: Die Bankkonten des Unternehmens mit einem Tool eines Drittanbieters zu verknüpfen, fühlte sich riskant an. In der Praxis funktioniert Finmap eher als Aggregator denn als Verwahrer — das Geld bleibt bei den eigenen Banken des Unternehmens (das Team nutzt unter anderem Wise und Santander), und Finmap zieht lediglich die Transaktionsdaten, um Berechnungen und Berichte zu automatisieren.
Mit Banking-Integrationen und Automatisierungsregeln an Ort und Stelle brauchen die tägliche Dateneingabe und -verarbeitung jetzt nur noch minimale Eingriffe von Sitnikov oder seinen Managern. Flexible Zugriffseinstellungen erlauben es ihm, die Finanzverwaltung an Mitarbeiter zu delegieren, ohne den Überblick zu verlieren — Zeit, die er stattdessen auf das Skalieren des Geschäfts und die Investorensuche verwenden kann.
Das Herzstück der Einrichtung ist Finmaps Gewinn-und-Verlust-Bericht, den Sitnikov „Finmap Gold“ nennt — er fasst die Ergebnisse nach Kategorie, Auftragnehmer und Projekt zusammen, mit einer Filterfunktion, die es ihm erlaubt, einzelne Kennzahlen im Detail zu betrachten, während der Bericht selbst übersichtlich bleibt. Daneben wird der Cashflow-Bericht nun automatisch aus den erfassten Transaktionsdaten erstellt. SITNIKS CRM begann außerdem, einen speziellen Forderungsbericht zu nutzen, um Kunden zu erkennen, die in einem bestimmten Monat zu spät zahlten, sodass das Team nachfassen konnte, bevor daraus ein Cashflow-Problem wurde.
Ergebnisse
Die Finanzroutine, die früher Sitnikovs Zeit auffraß, ist jetzt weitgehend automatisiert, und die Zahlen des Unternehmens sind gut genug organisiert, um sie auf Anfrage an außenstehende Parteien weiterzugeben. Potenzielle und bestehende Investoren können die Geldflüsse des Unternehmens, seine Ausgaben und künftigen Verpflichtungen einsehen, wann immer sie wollen — was, wie Sitnikov sagt, genau die Art von Vertrauen aufbaut, die Verhandlungen überzeugender macht. Forderungen gehen jetzt planbarer ein, was dem Unternehmen geholfen hat, Liquiditätslücken zu vermeiden.
Das klarste Zeichen dieses Wandels, in Sitnikovs eigenen Worten: Nach der Einführung von Finmap zog SITNIKS CRM seine erste Investition an.
Sein Rat an andere Gründer, die Kapital aufnehmen wollen, ist unkompliziert: Setzen Sie so früh wie möglich ein richtiges Finanzwerkzeug ein, halten Sie die Berichterstattung so klar, dass Investoren und Partner genau sehen können, wie das Geschäft läuft und wie ihr Geld verwendet wird, und nutzen Sie diese Transparenz, um Probleme zu erkennen, solange sie noch klein sind.
