Cómo Intelligent System Creció ~150% en un Año de Pandemia con Finmap

Desafío

Mykola Mostovoy construyó su negocio de construcción como lo hace al principio la mayoría de los contratistas: rápido, práctico y con planillas de Excel. Para cuando la empresa operaba diez cuadrillas separadas desde Varsovia, integradas por un equipo internacional proveniente de Ucrania, Moldavia, Georgia, Bielorrusia y Polonia, ese enfoque había dejado de funcionar. Cada cuadrilla mantenía su propio presupuesto para materiales y consumibles, pero nadie tenía un único lugar para ver la imagen completa: qué clientes habían pagado realmente, cuánto salía en compras y sueldos, qué proyectos eran rentables y cuáles no, o qué equipos había en inventario en diez obras diferentes. Antes de Finmap, todo eso vivía en archivos dispersos de Excel, y conciliar los números de una cuadrilla con los de otra consumía tiempo que el equipo no tenía.

El estudio contable polaco tercerizado de la empresa no estaba pensado para cerrar esa brecha. Sus reportes llegaban dos o tres semanas después, buenos para cumplir con las presentaciones, inútiles para una decisión que había que tomar esa misma semana. La solución obvia, contratar un director financiero de tiempo completo en Varsovia, vino con un precio real: alrededor de 8.000 PLN (aproximadamente €2.000) al mes, un costo que Mostovoy no estaba listo para asumir por un puesto que todavía no podía justificar del todo. «Requeríamos una herramienta de contabilidad de gestión más oportuna que nos mostrara dónde estamos obteniendo ganancias, dónde estamos perdiendo dinero y dónde podríamos operar más eficientemente», dice.

Solución

Mostovoy consolidó los presupuestos de las diez cuadrillas dentro de Finmap, con acceso por roles, de modo que los gerentes de proyecto, los capataces y los choferes vean y carguen solo lo que corresponde a su parte del negocio. En lugar de juntar papeles para una conciliación a fin de mes, los empleados registran transacciones de ingresos, gastos y transferencias ellos mismos, a medida que ocurren, usando los tres puntos de entrada principales de Finmap.

Dos funciones cargan con el peso diario. El informe de Flujo de Fondos le da a Mostovoy una lectura del mismo día de por dónde se mueve realmente el dinero, cuadrilla por cuadrilla. El Calendario de Pagos le permite planificar ingresos y gastos con anticipación en lugar de descubrir un faltante cuando ya es un problema. «El calendario de pagos nos ayudó a planificar nuestros ingresos y gastos de modo que supiéramos si teníamos una brecha de efectivo o dónde podría ocurrir. Tuvimos tiempo de reaccionar y evitar tal situación», dice.

El sistema también se convirtió en una red de seguridad imprevista. Un septiembre, un empleado perdió una factura de 4.500 PLN (aproximadamente €1.000) y se olvidó por completo de ella, hasta que los contadores fueron a cerrar los documentos del mes y vieron que faltaba. Como la transacción ya estaba registrada en Finmap, la empresa detectó el faltante antes de que el dinero se perdiera para siempre. «Menos mal que lo pasó todo por Finmap», dice Mostovoy.

Resultados

Con visibilidad diaria en las diez cuadrillas, el negocio de construcción de Mostovoy creció aproximadamente 150% en un solo año, a pesar de la pandemia. Otro emprendimiento de su cartera, del rubro fintech y gestionado con Finmap, creció 400% en el mismo período.

Igual de reveladora es la contratación que Mostovoy todavía no tuvo que hacer. «En el nivel donde operamos, deberíamos haber contratado a alguien para manejar las finanzas hace mucho tiempo. Pero con el servicio de Finmap todavía no hay necesidad de eso», dice, evitando ese costo mensual de aproximadamente 8.000 PLN mientras sigue teniendo visibilidad estructurada y diaria de cada cuadrilla.

Cuando se le pregunta directamente por qué adoptó Finmap, Mostovoy no recurre a una métrica financiera. «¡Porque es genial!», dice.