Cómo KLEI Reemplazó las Conjeturas Financieras con Claridad en Tiempo Real
KLEI fabrica stickers, no producidos en masa, sino duraderos y cuidadosamente terminados, desde Ucrania. Fundada en 2017 por Mykyta Anikanov, la empresa comenzó como una operación de diez personas que parecía más una familia que un negocio. Creció rápidamente: llegaron pedidos de clientes internacionales como Reface, Wix, Banda Agency y Wikimedia, y clientes tan lejanos como Canadá estaban dispuestos a esperar semanas por entregas sin gastos de marketing adicionales.
“"Abro Finmap, veo el saldo, gastos próximos, seguimos en números positivos, y sigo adelante." — Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI”
— Mykyta Anikanov, Fundador, KLEI
Desafío
El crecimiento no vino con visibilidad. Las finanzas de KLEI vivían en cuentas bancarias separadas, planillas y notas mentales del propio Anikanov. Los pedidos variaban mucho: desde stickers individuales hasta tiradas de 10.000, con corte al contorno, en paquetes o corporativas, y cada tipo de pedido tenía su propia estructura de costos que el equipo no podía ver fácilmente. Los métodos de pago mixtos creaban brechas de efectivo, y como el saldo bancario se acercaba a cero incluso mientras los pedidos seguían aumentando, Anikanov no podía responder la pregunta básica: ¿KLEI era realmente rentable, o solo tenía mucho trabajo?
«Las finanzas siempre han sido mi punto débil: fue muy difícil para mí», dice. El estrés tenía un ritmo: «Antes estaba tranquilo dos días y después estresado dos semanas. Ahora es lo opuesto: siempre estoy tranquilo».
Solución
KLEI implementó Finmap en el otoño boreal de 2021 y la utilizó para consolidar cada cuenta, planilla y nota mental en un solo lugar, con un saldo en vivo y calendario de pagos reemplazando la instantánea a posteriori que el equipo solía armar. Dos cambios se destacaron.
Primero, una vez que Finmap hizo visibles las cuentas a cobrar, el equipo identificó un patrón de clientes que pagaban tarde y adoptó una política de solo prepago. «Después de implementar la gestión financiera, vi en Finmap que realmente teníamos cuentas a cobrar. Así que simplemente dijimos: de aquí en adelante, solo prepago», dice Anikanov.
Segundo, KLEI construyó una estructura de categorías dentro de Finmap, categorías separadas para stickers individuales y paquetes de stickers, de modo que finalmente podía ver qué tipos de pedidos eran realmente rentables en lugar de juzgar el negocio por el saldo total solamente. «Antes, solo mirábamos el total: el dinero entró, así que estábamos bien. Pero una vez que comenzamos a dividir por tipos de pedidos, vimos que no todo era igualmente rentable», dice.
También construyó una rutina en torno al sistema en lugar de tratarlo como una solución de una sola vez: «Dedicá tiempo a las finanzas todas las semanas. Incluso 30 minutos analizando los números te dan más que conjeturas o intuición. Un fundador debe saber qué significa cada número y tomar decisiones basadas en hechos».
Resultados
El cambio más claro es cómo Anikanov comienza su día ahora. «Abro Finmap, veo el saldo, gastos próximos, seguimos en números positivos, y sigo adelante. Antes, tenía que verificar tres cuentas bancarias, planillas, notas, y aun así no estar seguro», dice.
Ese cambio de verificar tres lugares a verificar uno liberó tiempo y atención que solían dedicarse a la ansiedad financiera. Para 2025, KLEI había conseguido inversión y comenzado a construir su propia planta de producción, abierto nuevas cuentas y puesto en marcha una nueva estructura financiera acorde a su crecimiento, el tipo de hitos que son difíciles de alcanzar mientras se adivina la rentabilidad pedido por pedido.
Cuando se le pregunta qué le diría a otro fundador en la misma posición, Anikanov remite al hábito más que al software: conocé tus números, verificalos cada semana y dejá que los hechos, no la intuición, impulsen la próxima decisión.
