Cómo LIBERT Ahorró USD 8.348 al Año al Reemplazar Planillas de Cálculo con Finmap
LIBERT ofrece servicios de transporte premium y de clase ejecutiva en Ucrania: reservas individuales y corporativas, transporte de delegaciones oficiales, logística de eventos, rutas internacionales, vehículos blindados para viajes sensibles en materia de seguridad y choferes que hablan inglés. Andriy Antonenko fundó la empresa en 2008 y la construyó alrededor de un principio simple: el orden importa, especialmente en finanzas, por lo que capacitó a su equipo en un sistema de reporte claro desde el principio.
“"Finalmente, se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, lo cual es una de las claves del éxito para mí." — Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
Desafío
Esa disciplina era manual. LIBERT trabajaba con planillas de cálculo de elaboración propia, y a fin de año eso significaba conciliar más de doce tablas mensuales que se habían vuelto demasiado complejas para confiar en ellas sin verificarlas constantemente. Cada noche conllevaba el mismo riesgo. «Si por la noche no verificás todo con las tablas y no listás además todos los resultados, o se te escapa un error en alguna parte, ¡entonces mañana será imposible desenredar esta maraña de datos!», dice Antonenko. La carga de trabajo había superado lo que un solo gerente de operaciones podría razonablemente manejar en horas normales, y los sistemas de CRM que LIBERT probó en el camino no se ajustaban a cómo funcionaba realmente el negocio; ninguno estaba construido en torno a choferes, vehículos y proyectos como lo necesita una empresa de transporte.
Solución
Antonenko decidió probar Finmap. «El sistema es simple y todo es claro. Y la reunión en línea con el consultor de soporte hizo posible personalizar el servicio exactamente al formato de mi negocio», dice.
La empresa construyó su configuración de Finmap alrededor de cómo realmente funciona: cada uno de los aproximadamente 20 choferes de LIBERT tiene una cuenta individual para registrar gastos con sus comprobantes y asignarlos a un proyecto, por lo que el gasto nunca es un misterio cuando llega a la casa central. Los autos individuales se rastrean como proyectos propios, mostrando costos de servicio e ingresos por clase de vehículo. Un panel también le da a Antonenko visibilidad del consumo de combustible de cada chofer frente a sus límites.
Resultados
El resultado más claro es una contratación que LIBERT ya no necesita hacer. Contratar a un gerente de operaciones adicional, con el salario mensual promedio de Ucrania de USD 750, le costaría a la empresa aproximadamente USD 8.780 al año. La suscripción anual de Finmap cuesta USD 432, un ahorro neto de USD 8.348 al año, además de la nómina y los gastos generales de gestión que una nueva contratación habría añadido.
Día a día, eso también significa menos tiempo dedicado a la conciliación y más tiempo dirigiendo el negocio: límites de combustible, saldos de choferes y rentabilidad a nivel de vehículo ahora son algo que Antonenko puede verificar en un panel en lugar de reconstruir a partir de una pila de tablas. El otro resultado es más difícil de cuantificar, pero le importa igual: la confianza dentro del equipo. «Finalmente, se están construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, lo cual es una de las claves del éxito para mí. Es importante que haya suficiente para todos, entonces el trabajo de los choferes será cómodo y el nivel de nuestro servicio solo crecerá», dice.
Ya está pensando en qué más podría asumir el sistema: «Ni siquiera sabía si había programas similares o competidores de Finmap. ¿Y para qué, si este sistema me satisface por completo? Sería bueno para nuestro negocio poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también proporcionar certificados de trabajos completados».
