Cómo Mathema Reemplazó un Error de Excel de USD 250 con Control Financiero Diario
“"Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos dijeron: controlá tus finanzas." — Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
Desafío
Mathema es una escuela de matemáticas en línea que hoy da más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 estudiantes. No empezó así, y tampoco empezó con Finmap: el cofundador Vitalii Shkil armó las finanzas iniciales de la empresa en Excel, como lo hace la mayoría de los fundadores. Funcionó, hasta que el crecimiento lo superó. Las planillas que debían darle a Shkil un panorama financiero completo nunca terminaron de dárselo: las actualizaciones se atrasaban, y el negocio lo pagaba de maneras difíciles de prever. En un episodio, un error en una fórmula de Excel le costó al negocio USD 250, y al equipo le llevó dos horas de búsqueda solo para dar con el punto donde el número había salido mal.
Para Shkil, esa clase de brecha importaba más que para un fundador primerizo. Llegó al negocio ya con conocimientos de contabilidad financiera, y no estaba dispuesto a que una planilla fuera el techo de lo bien que podía aplicarlos. «Tuve suerte con mis finanzas, siempre escuché a gente inteligente, y todos dijeron: controlá tus finanzas», dice.
Solución
Desde marzo de 2021, Mathema gestiona sus finanzas en Finmap. Shkil conectó las cuentas bancarias de la empresa para que las transacciones se registren automáticamente en lugar de cargarse a mano, y así eliminó el paso de carga manual por el que se había colado el error de USD 250. También configuró accesos por rol en todo el equipo, de modo que cada persona pudiera registrar y ver los números de su parte del negocio sin que cada titular de cuenta necesitara visibilidad financiera completa.
El hábito diario es el control del flujo de fondos: una vista del mismo día de lo que entra y sale, que reemplaza el panorama atrasado y propenso a errores que Excel solía darle. Además de ese control diario, Shkil revisa un estado mensual de P&L y de flujo de fondos, y sigue en particular los pagos de la primera clase, ya que esa métrica le dice si los estudiantes nuevos realmente se están convirtiendo en estudiantes que pagan en lugar de solo inscribirse. Usa esos mismos números para revisar con regularidad la estructura de costos de Mathema y detectar categorías que valga la pena optimizar a medida que la escuela crece. «Ya estaba aplicando mi conocimiento de contabilidad financiera a un negocio nuevo, haciéndolo financieramente saludable desde el inicio», dice.
Resultados
Mathema se convirtió en una escuela que da más de 20.000 clases al mes a más de 2.000 estudiantes, con reportes financieros que ya no dependen de que alguien se acuerde de actualizar bien una planilla, ni de detectar un error antes de que cueste dinero real. Gracias a la disciplina diaria de flujo de fondos que Shkil construyó en torno a Finmap, la empresa informa que nunca cayó en una brecha de efectivo, justo el tipo de punto ciego que le costó al negocio USD 250 y dos horas perdidas cuando Excel era todo el sistema.
Para Shkil, la elección de herramienta nunca fue puramente financiera. «También quiero apoyar productos ucranianos geniales como Finmap», dice.
