Cómo TURE Trajo Planificación Financiera a un Negocio Construido sobre Estaciones
TURE ejecuta turismo de aventura en Ucrania: trekking de montaña, rafting, viajes de esquí, sus propias cadenas de alojamiento «White Elephant» y «White Bison», y competiciones al aire libre, con operaciones extendidas por el Dniéster, los Cárpatos y Ternopil. Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, se unió a la empresa en 2016 y ayudó a formalizar su función de marketing en 2020; el negocio escala de un equipo principal de cuatro personas hasta 25-50 empleados en la temporada alta.
“\"La gestión intuitiva sin planes y presupuestos puede generar resultados a corto plazo, pero la planificación financiera hace que un negocio sea resiliente.\”
— Roman Kozachuk, Jefe de Marketing, TURE
Desafío
Los primeros años de Kozachuk en TURE significaron usar todos los sombreros a la vez. «Tenía que trabajar en varios departamentos: desde coordinar guías y logística hasta administrar un alquiler estacional en Ternopil e incluso trabajar como guía mismo. Esto me proporcionó una visión de 360 grados del negocio», dice, una visión que hizo que las brechas en las finanzas de la empresa fueran difíciles de ignorar.
El turismo es un negocio implacable para ejecutar en hojas de cálculo. Las finanzas de TURE vivían en archivos manuales de Excel con fórmulas complejas que tomaban tiempo actualizar, así que la imagen siempre estaba un paso atrás de la realidad. Los viajes podían necesitar un cambio en el mismo día por el clima, el mercado mismo se contrajo bruscamente después de febrero de 2022, y la demanda se mueve fuertemente entre picos de verano y lulls de invierno. Además de eso, las operaciones estaban dispersas en múltiples ubicaciones, sin forma rápida de ver el gasto total por categoría en toda la empresa.
Solución
TURE se trasladó a Finmap a principios de 2024, buscando una estructura de gastos transparente y visibilidad en tiempo real de la rentabilidad del proyecto. Los negocios únicos de la empresa (FOPs) conectaron su banca directamente a la plataforma, reemplazando la entrada manual con datos en vivo. «Finmap nos ayudó a automatizar nuestros procesos hermosamente. La integración con banca para nuestros negocios únicos (FOP) extrae datos en tiempo real. Ahora podemos ver la imagen financiera categorizada por canal: anuncios de Meta, anuncios de Google, diseño o mercancía de marca», dice Kozachuk.
Ese desglose a nivel de canal, emparejado con la vista Plan vs. Realidad de Finmap, dio a TURE visibilidad de presupuesto instantáneo en lugar de retrasada, y permitió al equipo trazar una línea clara entre gastos operativos y gastos de capital, una distinción que importa para un negocio que invierte en cadenas de alojamiento mientras también ejecuta viajes diarios.
Resultados
Kozachuk enmarca el cambio menos como un intercambio de software y más como un cambio en cómo se ejecuta el negocio. «La gestión intuitiva sin planes y presupuestos puede generar resultados a corto plazo, pero la planificación financiera hace que un negocio sea resiliente», dice. Para una empresa cuya demanda puede moverse en un día por el clima, o en un año por un shock del mercado, esa resiliencia es el punto.
Su consejo para cualquiera considerando el mismo camino en turismo es directo: «Si deseas entrar en la industria del turismo, debes ser apasionado al respecto porque los desafíos son reales. Las finanzas son la herramienta que te muestra exactamente a dónde te está llevando esa pasión».
La cuenta de TURE no cita un ingreso específico, costo o porcentaje de crecimiento del cambio: el cambio que describe es estructural: datos bancarios en tiempo real en lugar de entrada manual, gasto visible por canal en lugar de enterrado en fórmulas, y un plan que el negocio puede verificarse contra sí mismo en lugar de descubrir al final del año si los números funcionaban. En un negocio tan estacional, saber la imagen plan-versus-real en tiempo real es en sí mismo el éxito.
