Cómo Viora Build Recuperó 20 Horas a la Semana al Reemplazar Hojas de Cálculo con Finmap
Viora Build es una empresa de construcción con base en Portugal que construye villas de lujo y desarrollos residenciales multifamiliares para inversores privados y desarrolladores que esperan tanto calidad de construcción como transparencia en los números detrás de ella. Como la mayoría de constructoras basadas en proyectos, Viora Build ejecuta varios trabajos simultáneamente, cada uno con su propio presupuesto, contratistas, cronograma de pagos y costos de materiales, una estructura en la que es fácil perder el rastro de lo que realmente está sucediendo con el dinero.
“Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas a la semana en finanzas.”
— Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build
Desafío
Durante años, Viora Build manejó sus finanzas de la manera que hacen muchas empresas de construcción en crecimiento: en Google Sheets. Cada gasto se ingresaba manualmente y se categorizaba manualmente, proyecto por proyecto.
«Rastreábamos todos los gastos manualmente, y esto constantemente conducía a errores. Necesitábamos un sistema que brinde una imagen clara y ayude a planificar el crecimiento», dice Simon, Gerente de Operaciones en Viora Build.
Los vacíos iban más allá de los errores tipográficos. La empresa no tenía reportes de P&L o Flujo de Caja, por lo que los márgenes reales del proyecto eran invisibles hasta mucho después. No había un calendario de pagos, lo que dejaba al negocio expuesto a brechas de efectivo. Y debido a que múltiples proyectos grandes funcionaban en paralelo, un único error de cálculo conllevaba riesgo financiero real.
«Necesitábamos una persona que pudiera preparar informes adecuados de P&L y Flujo de Caja, hacer desglosespor meses y trimestres, manejar la planificación financiera y preparar propuestas comerciales para inversores», explica Simon. La empresa sabía que la automatización era necesaria desde el principio, pero las restricciones de recursos retrasaron el cambio hasta que el negocio pudo permitirse hacerlo.
Solución
Una vez que Viora Build tuvo el capital para actuar, se movió en dos frentes a la vez. Primero, contrató a un gerente financiero para hacerse cargo de la categorización de operaciones, construcción de informes y planificación financiera, un rol que desde entonces se ha convertido en una posición de director financiero que maneja trabajo más estratégico.
«Al principio, trabajamos en el formato de gerente financiero: categorizaba todas las operaciones, construía reportes. Y ahora estamos trabajando a un nivel más profundo en el formato de director financiero, cuando ejecuta decisiones estratégicas y nos proporciona reportes», dice Simon.
En segundo lugar, la empresa trasladó todas las operaciones financieras de Google Sheets a Finmap, proporcionando seguimiento a nivel de categoría, saldos de cuenta en vivo e informes de P&L y Flujo de Caja bajo demanda. Con lo básico en su lugar, el equipo ahora está dando un paso más: integrar finanzas, adquisiciones y estimación de costos en un único sistema ERP, de modo que la planificación de compras, control de costos y certificados de finalización permanezcan sincronizados.
Resultados
La gestión financiera dejó de ser reactiva, y el equipo de liderazgo obtuvo una visión clara en todos los proyectos.
La victoria más inmediata fue el tiempo. «Trabajar con el director financiero me liberó al menos 20 horas a la semana en finanzas», dice Simon, horas que ahora dedica al desarrollo del negocio en lugar de perseguir números.
La segunda victoria fue la precisión. «Ahora podemos calcular con precisión nuestros márgenes de proyecto y, gracias a esto, la ganancia neta», señala Simon. Con un calendario de pagos en su lugar, el equipo también tiene una visión clara de lo que vence y qué certificados de finalización aún necesitan ser emitidos, eliminando las conjeturas que solían rodear las brechas de efectivo.
Las adquisiciones, finanzas y estimación ahora funcionan en sincronía en lugar de en silos separados, ahorrando tiempo en todo el equipo de gestión, no solo para Simon. Con el lanzamiento del ERP en marcha, Viora Build se está posicionando para su próxima etapa: asumir proyectos más grandes con la confianza que viene de saber exactamente dónde se encuentra el dinero.
«Ahora podemos planificar nuestras finanzas sin meternos en una esquina. Esto nos da confianza y libertad para crecer», dice Simon.
