Πώς η Chystota.ua Μείωσε το Κόστος Παράδοσης Από $9 σε $2,5 ανά Ταξίδι με τη Finmap

Πρόκληση

Η Chystota.ua διενεργεί υπηρεσία καθαρισμού με μια απλή υπόσχεση: όποιον εξοπλισμό χρειάζεται μια δουλειά, ο πελάτης τον παραλαμβάνει παραδομένο ως μέρος της τιμής — μια ηλεκτρική σκούπα για ένα καθάρισμα, μια σκάλα για άλλο. Αυτή η υπόσχεση εξαρτάται από πολλές μικρές, ατομικά ασήμαντες παραδόσεις που συμβαίνουν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, και για μεγάλο χρονικό διάστημα η μεταφορά του εξοπλισμού από το Α στο Β είχε αθόρυβα γίνει ένα από τα μεγαλύτερα κρυμμένα κόστη της επιχείρησης. Η εταιρεία βασιζόταν σε ταξί, και η τιμολόγηση των ταξί κινείται ανάλογα με τον καιρό, την ημέρα της εβδομάδας και τη ζήτηση — έτσι το ίδιο σύντομο ταξίδι μπορούσε να κοστίσει αξιοσημείωτα διαφορετικά ποσά από τη μία μέρα στην άλλη, χωρίς κανέναν καθαρό τρόπο να δει κανείς το μοτίβο ή να σχεδιάσει γύρω του.

Ο ιδιοκτήτης Dmytro Sheremeta διαχειριζόταν την επιχείρηση μέσω Excel μέχρι εκείνο το σημείο, και το εργαλείο τον είχε βοηθήσει να φτάσει αρκετά μακριά — αλλά όχι αρκετά μακριά. «Τα οικονομικά ήταν πάντα το κλειδί για μένα. Το Excel, αν και χρήσιμο, δεν καλύπτει πάντα τις σύγχρονες απαιτήσεις μιας επιχείρησης. Όμως όταν αρχίσαμε να δουλεύουμε με πιο επαγγελματικά εργαλεία χρηματοοικονομικής λογιστικής για την επιχείρηση, όλα άλλαξαν,» λέει.

Λύση

Ο Sheremeta μετέφερε την ανάλυση χρηματοροών του στη Finmap και άρχισε να την επανεξετάζει κάθε μήνα, χρησιμοποιώντας τους αριθμούς για να δει ακριβώς πού ξόδευε η επιχείρηση και πού υπήρχε περιθώριο περικοπής. Συνδύασε αυτό με μια μηνιαία αναφορά Κερδών-Ζημιών, ελεγμένη κάθε φορά έναντι των δύο προηγούμενων μηνών, ώστε κάθε κατηγορία κόστους που άρχιζε να αποκλίνει από το κανονικό να ξεχωρίζει αμέσως αντί να θάβεται σε ένα υπολογιστικό φύλλο μέχρι το τέλος του έτους.

Η παράδοση ήταν η κατηγορία που ξεχώρισε πρώτη. Με καθαρούς, συγκρίσιμους αριθμούς μπροστά του αντί για έναν σωρό μεταβλητών αποδείξεων ταξί, ο Sheremeta μπόρεσε επιτέλους να βάλει έναν συγκεκριμένο αριθμό στην υπάρχουσα κατάσταση: $9 για ένα μόνο ταξίδι παράδοσης μετ' επιστροφής. Αυτός ο αριθμός του έδωσε ένα πραγματικό σημείο αναφοράς για να δουλέψει, και την αυτοπεποίθηση να αναζητήσει μια εναλλακτική λύση αντί να δεχτεί την τιμολόγηση των ταξί ως δεδομένη. Βρήκε έναν συνεργάτη που πραγματοποιεί παραδόσεις με ηλεκτρικά σκούτερ και μετέφερε τις παραδόσεις της επιχείρησης σε αυτή την υπηρεσία.

Αποτελέσματα

Η αλλαγή αυτή μείωσε το κόστος ενός ταξιδιού παράδοσης μετ' επιστροφής από $9 σε $2,5. Εφαρμοσμένη σε όλο τον όγκο των παραδόσεων που πραγματοποιεί η επιχείρηση, αυτή η μία και μόνο αλλαγή εξοικονόμησε $9.000 μέσα στον χρόνο μόνο στις παραδόσεις. Σε συνδυασμό με τις υπόλοιπες κατηγορίες κόστους που ο Sheremeta περιόρισε χρησιμοποιώντας την ίδια μηνιαία επανεξέταση χρηματοροών και Κερδών-Ζημιών, οι συνολικές εξοικονομήσεις έφτασαν τα πάνω από $12.000 για τον χρόνο.

«Χάρη στη Finmap, εξοικονομήσαμε $9.000 στη βελτιστοποίηση του κόστους παράδοσης εξοπλισμού μόνο. Συνολικά, βελτιστοποιήσαμε κόστη κατά περισσότερα από $12.000 κατά τη διάρκεια του χρόνου,» λέει ο Sheremeta.

Για τη Chystota.ua, η πραγματική αλλαγή δεν ήταν τα σκούτερ που αντικατέστησαν τα ταξί — ήταν η ορατότητα. Ένα κόστος που κανείς δεν παρακολουθούσε στενά δεν μπορούσε να διαχειριστεί. Ένα κόστος που αναθεωρείται κάθε μήνα, κατηγορία κατά κατηγορία, τελικά βρίσκει τη δική του διόρθωση.