Πώς το Intelligent System Αναπτύχθηκε ~150% σε μια Χρονιά Πανδημίας με τη Finmap
“\"Το ημερολόγιο πληρωμών μας βοήθησε να σχεδιάσουμε το εισόδημα και τα έξοδά μας έτσι ώστε να γνωρίζαμε αν είχαμε ένα χάσμα χρηματοροών ή πού μπορεί να εμφανιστεί. Είχαμε χρόνο να αντιδράσουμε και να αποφύγουμε μια τέτοια κατάσταση.\"”
— Mykola Mostovoy, Ιδρυτής, Intelligent System
Πρόκληση
Ο Mykola Mostovoy έχτισε την κατασκευαστική του επιχείρηση με τον τρόπο που ξεκινούν οι περισσότεροι ανάδοχοι: γρήγορα, πρακτικά, και μέσα από το Excel. Μέχρι τη στιγμή που η εταιρεία λειτουργούσε δέκα ξεχωριστά συνεργεία με έδρα τη Βαρσοβία — στελεχωμένα από μια διεθνή ομάδα που προερχόταν από την Ουκρανία, τη Μολδαβία, τη Γεωργία, τη Λευκορωσία και την Πολωνία — αυτή η προσέγγιση είχε πάψει να λειτουργεί. Κάθε συνεργείο κρατούσε τον δικό του προϋπολογισμό για υλικά και αναλώσιμα, αλλά κανείς δεν είχε ένα ενιαίο σημείο για να δει τη συνολική εικόνα: ποιοι πελάτες είχαν όντως πληρώσει, πόσα χρήματα έβγαιναν σε προμήθειες και μισθούς, ποια έργα ήταν κερδοφόρα και ποια όχι, ή τι εξοπλισμός έμενε αχρησιμοποίητος στην αποθήκη σε δέκα διαφορετικά εργοτάξια. Πριν από τη Finmap, όλα αυτά ζούσαν σε διάσπαρτα αρχεία Excel, και το ταίριασμα των αριθμών ενός συνεργείου με αυτούς ενός άλλου έτρωγε χρόνο που η ομάδα δεν είχε.
Η εξωτερική πολωνική λογιστική εταιρεία που συνεργαζόταν με την επιχείρηση δεν ήταν φτιαγμένη για να καλύψει αυτό το κενό. Οι εκθέσεις της έφταναν δύο με τρεις εβδομάδες μετά τα γεγονότα — καλές για αρχείο, άχρηστες για μια απόφαση που έπρεπε να ληφθεί εκείνη την εβδομάδα. Η προφανής λύση, η πρόσληψη ενός χρηματοοικονομικού διευθυντή πλήρους απασχόλησης στη Βαρσοβία, ερχόταν με πραγματικό κόστος: περίπου 8.000 PLN (περίπου €2.000) τον μήνα, ένα κόστος που ο Mostovoy δεν ήταν έτοιμος να αναλάβει για έναν ρόλο που δεν μπορούσε ακόμα να δικαιολογήσει πλήρως. «Χρειαζόμασταν ένα πιο έγκαιρο εργαλείο διοικητικής λογιστικής που θα μας έδειχνε πού βγάζουμε κέρδος, πού χάνουμε χρήματα, και πού θα μπορούσαμε να λειτουργήσουμε πιο αποτελεσματικά», λέει.
Λύση
Ο Mostovoy συγκέντρωσε τους προϋπολογισμούς και των δέκα συνεργείων μέσα στο Finmap, με πρόσβαση βάσει ρόλου, ώστε οι διευθυντές έργων, οι εργοδηγοί και οι οδηγοί να βλέπουν και να καταχωρούν μόνο ό,τι ήταν σχετικό με το δικό τους κομμάτι της επιχείρησης. Αντί να συγκεντρώνουν έγγραφα για μια συμφωνία στο τέλος του μήνα, οι εργαζόμενοι καταγράφουν οι ίδιοι τα έσοδα, τα έξοδα και τις μεταφορές τη στιγμή που συμβαίνουν, χρησιμοποιώντας τα τρία βασικά σημεία καταχώρησης του Finmap.
Δύο χαρακτηριστικά κουβαλάνε το καθημερινό βάρος. Η αναφορά χρηματοροής δίνει στον Mostovoy μια ανάγνωση την ίδια ημέρα για το πού κινούνται πραγματικά τα χρήματα, συνεργείο προς συνεργείο. Το ημερολόγιο πληρωμών του επιτρέπει να σχεδιάζει έσοδα και δαπάνες εκ των προτέρων αντί να ανακαλύπτει ένα έλλειμμα αφού έχει ήδη γίνει πρόβλημα. «Το ημερολόγιο πληρωμών μας βοήθησε να σχεδιάσουμε το εισόδημα και τα έξοδά μας έτσι ώστε να γνωρίζαμε αν είχαμε ένα χάσμα χρηματοροών ή πού μπορεί να εμφανιστεί. Είχαμε χρόνο να αντιδράσουμε και να αποφύγουμε μια τέτοια κατάσταση», λέει.
Το σύστημα εξελίχθηκε επίσης σε ένα απρογραμμάτιστο δίχτυ ασφαλείας. Έναν Σεπτέμβριο, ένας υπάλληλος έχασε ένα τιμολόγιο για 4.500 PLN (περίπου €1.000) και το ξέχασε εντελώς — μέχρι που οι λογιστές πήγαν να συμφωνήσουν τα έγγραφα του μήνα και διαπίστωσαν ότι έλειπε. Επειδή η συναλλαγή ήταν ήδη καταγεγραμμένη στο Finmap, η εταιρεία εντόπισε το κενό πριν τα χρήματα χαθούν για πάντα. «Ήταν καλό που το πέρασε όλο μέσα από τη Finmap», λέει ο Mostovoy.
Αποτελέσματα
Με καθημερινή ορατότητα σε όλα τα δέκα συνεργεία, η κατασκευαστική επιχείρηση του Mostovoy αναπτύχθηκε περίπου κατά 150% μέσα σε ένα μόνο έτος — παρά την πανδημία. Ένα ξεχωριστό εγχείρημα στο χαρτοφυλάκιό του, που λειτουργεί μέσω Finmap στον τομέα του fintech, αναπτύχθηκε κατά 400% την ίδια περίοδο.
Εξίσου αποκαλυπτική είναι η πρόσληψη που ο Mostovoy δεν έχει ακόμα χρειαστεί να κάνει. «Στο επίπεδο που λειτουργούμε, θα έπρεπε να έχουμε προσλάβει κάποιον για να χειρίζεται τα οικονομικά εδώ και πολύ καιρό. Όμως με την υπηρεσία Finmap δεν υπάρχει ακόμα ανάγκη για κάτι τέτοιο», λέει — αποφεύγοντας έτσι αυτό το κόστος των περίπου 8.000 PLN τον μήνα, ενώ εξακολουθεί να έχει καθημερινή, δομημένη ορατότητα σε κάθε συνεργείο.
Όταν ρωτήθηκε απευθείας γιατί υιοθέτησε το Finmap, ο Mostovoy δεν καταφεύγει σε κάποιον χρηματοοικονομικό δείκτη. «Επειδή είναι φοβερό!» λέει.
