Πώς η LIBERT Εξοικονόμησε $8.348 ανά Χρόνο Αντικαθιστώντας Υπολογιστικά Φύλλα με τη Finmap

Πρόκληση

Αυτή η τάξη γινόταν χειροκίνητα. Η LIBERT λειτουργούσε με αυτοσχέδια υπολογιστικά φύλλα, και μέχρι το τέλος του χρόνου αυτό σήμαινε συμφωνία δώδεκα και πλέον μηνιαίων πινάκων που είχαν γίνει τόσο περίπλοκοι ώστε να μην μπορούν να εμπιστευτούν χωρίς συνεχή διπλό έλεγχο. Κάθε βράδυ κουβαλούσε τον ίδιο κίνδυνο. «Αν το βράδυ δεν ελέγξεις τα πάντα ενάντια στους πίνακες και δεν καταγράψεις επιπλέον όλα τα αποτελέσματα, ή σου ξεφύγει κάπου ένα λάθος, τότε αύριο θα είναι αδύνατο να ξεμπλέξεις αυτό το κουβάρι δεδομένων!» λέει ο Antonenko. Ο φόρτος εργασίας είχε ξεπεράσει ό,τι θα μπορούσε εύλογα να διαχειριστεί ένας μόνο διευθυντής λειτουργιών μέσα σε κανονικό ωράριο, και τα συστήματα CRM που δοκίμασε η LIBERT στην πορεία δεν ταίριαζαν με το πώς λειτουργούσε πραγματικά η επιχείρηση — κανένα από αυτά δεν ήταν φτιαγμένο γύρω από οδηγούς, οχήματα και έργα, όπως χρειάζεται μια εταιρεία μεταφορών.

Λύση

Ο Antonenko αποφάσισε να δοκιμάσει το Finmap. «Το σύστημα είναι απλό και όλα είναι σαφή. Και η διαδικτυακή συνάντηση με τον σύμβουλο υποστήριξης έκανε δυνατή την προσαρμογή της υπηρεσίας ακριβώς στη μορφή της επιχείρησής μου», λέει.

Η εταιρεία διαμόρφωσε τη ρύθμιση του Finmap γύρω από το πώς λειτουργεί πραγματικά: ο καθένας από τους περίπου 20 οδηγούς της LIBERT αποκτά έναν ατομικό λογαριασμό για να καταχωρεί έξοδα με αποδείξεις και να τα συνδέει με ένα έργο, ώστε η δαπάνη να μην είναι ποτέ μυστήριο μέχρι να φτάσει στα κεντρικά γραφεία. Τα μεμονωμένα αυτοκίνητα παρακολουθούνται ως ξεχωριστά έργα, δείχνοντας το κόστος συντήρησης και τα έσοδα ανά κατηγορία οχήματος. Ένα ταμπλό δίνει επίσης στον Antonenko ορατότητα στην κατανάλωση καυσίμου κάθε οδηγού σε σχέση με τα όριά του.

Αποτελέσματα

Το σαφέστερο αποτέλεσμα είναι μια πρόσληψη που η LIBERT δεν χρειάζεται πλέον να κάνει. Η πρόσληψη ενός επιπλέον διευθυντή λειτουργιών, με τον μέσο μηνιαίο μισθό της Ουκρανίας στα $750, θα κόστιζε στην εταιρεία περίπου $8.780 τον χρόνο. Η ετήσια συνδρομή του Finmap κοστίζει $432 — μια καθαρή εξοικονόμηση $8.348 τον χρόνο, πέρα από τη μισθοδοσία και το διοικητικό κόστος που θα πρόσθετε μια νέα πρόσληψη.

Μέρα με τη μέρα, αυτό σημαίνει επίσης λιγότερο χρόνο σε συμφωνίες λογαριασμών και περισσότερο χρόνο στη διαχείριση της επιχείρησης: τα όρια καυσίμου, τα υπόλοιπα των οδηγών, και η κερδοφορία ανά όχημα είναι πλέον κάτι που ο Antonenko μπορεί να ελέγξει σε ένα ταμπλό, αντί να το ανασυνθέτει από έναν σωρό πινάκων. Το άλλο αποτέλεσμα είναι πιο δύσκολο να αποδοθεί σε έναν αριθμό, αλλά έχει εξίσου μεγάλη σημασία για εκείνον: η εμπιστοσύνη μέσα στην ομάδα. «Επιτέλους, χτίζονται ειλικρινείς και διαφανείς σχέσεις με ολόκληρη την ομάδα μου, κάτι που είναι ένα από τα κλειδιά της επιτυχίας για μένα. Είναι σημαντικό όλοι να έχουν αρκετά, ώστε η δουλειά των οδηγών να είναι άνετη και το επίπεδο της υπηρεσίας μας να συνεχίσει μόνο να μεγαλώνει», λέει.

Ήδη σκέφτεται τι άλλο θα μπορούσε να αναλάβει το σύστημα: «Δεν ήξερα καν αν υπήρχαν παρόμοια προγράμματα ή ανταγωνιστές του Finmap. Και γιατί να ψάξω, αφού αυτό το σύστημα με ικανοποιεί πλήρως; Θα ήταν καλό για την επιχείρησή μας να μπορούμε όχι μόνο να εκδίδουμε τιμολόγια μέσω του Finmap, αλλά και να παρέχουμε βεβαιώσεις ολοκληρωμένων εργασιών».