Πώς το Mathema Αντικατέστησε ένα Λάθος των $250 στο Excel με Καθημερινό Οικονομικό Έλεγχο
“\"Ήμουν τυχερός με τα οικονομικά μου, πάντα άκουγα έξυπνους ανθρώπους, και όλοι μου έλεγαν το ίδιο: να ελέγχεις τα οικονομικά σου.\"”
— Vitalii Shkil, Συνιδρυτής, Mathema
Πρόκληση
Το Mathema είναι ένα διαδικτυακό σχολείο μαθηματικών που σήμερα πραγματοποιεί περισσότερα από 20.000 μαθήματα τον μήνα για πάνω από 2.000 μαθητές. Δεν ξεκίνησε έτσι, ούτε ξεκίνησε με το Finmap — ο συνιδρυτής Vitalii Shkil έχτισε τα πρώτα οικονομικά της εταιρείας στο Excel, όπως κάνουν οι περισσότεροι ιδρυτές. Λειτούργησε, μέχρι που η κλίμακα το ξεπέρασε. Τα υπολογιστικά φύλλα που υποτίθεται πως θα έδιναν στον Shkil μια πλήρη εικόνα των οικονομικών ποτέ δεν κατάφεραν πραγματικά να την προσφέρουν — οι ενημερώσεις καθυστερούσαν, και η επιχείρηση πλήρωνε το τίμημα με τρόπους που ήταν δύσκολο να προβλεφθούν. Σε ένα περιστατικό, ένα λάθος μέσα σε έναν τύπο του Excel κόστισε στην επιχείρηση $250, και χρειάστηκαν στην ομάδα δύο ώρες αναζήτησης μόνο και μόνο για να βρουν πού είχε πάει στραβά ο αριθμός.
Για τον Shkil, αυτό το είδος κενού είχε μεγαλύτερη σημασία απ' ό,τι θα είχε ίσως για έναν πρωτοεμφανιζόμενο ιδρυτή. Μπήκε στην επιχείρηση έχοντας ήδη γνώσεις χρηματοοικονομικής λογιστικής, και δεν ήταν διατεθειμένος να αφήσει ένα υπολογιστικό φύλλο να είναι το ταβάνι στο πόσο καλά μπορούσε να τις εφαρμόσει. «Ήμουν τυχερός με τα οικονομικά μου, πάντα άκουγα έξυπνους ανθρώπους, και όλοι μου έλεγαν το ίδιο: να ελέγχεις τα οικονομικά σου», λέει.
Λύση
Από τον Μάρτιο του 2021, το Mathema διαχειρίζεται τα οικονομικά του μέσω του Finmap. Ο Shkil συνέδεσε τους τραπεζικούς λογαριασμούς της εταιρείας ώστε οι συναλλαγές να καταχωρούνται αυτόματα αντί να πληκτρολογούνται με το χέρι — κλείνοντας έτσι το βήμα της χειροκίνητης καταχώρησης όπου είχε παρεισφρήσει το λάθος των $250. Ρύθμισε επίσης πρόσβαση βάσει ρόλου σε όλη την ομάδα, ώστε ο καθένας να μπορεί να καταχωρεί και να βλέπει τους αριθμούς που αφορούν το δικό του κομμάτι της επιχείρησης, χωρίς κάθε κάτοχος λογαριασμού να χρειάζεται πλήρη οικονομική ορατότητα.
Η καθημερινή του συνήθεια είναι η παρακολούθηση της χρηματοροής — μια εικόνα την ίδια ημέρα για το τι μπαίνει και τι βγαίνει, αντικαθιστώντας την καθυστερημένη, επιρρεπή σε λάθη εικόνα που του έδινε παλιότερα το Excel. Πέρα από αυτόν τον καθημερινό έλεγχο, ο Shkil εξετάζει μια μηνιαία αναφορά Κερδών-Ζημιών και χρηματοροών, και παρακολουθεί ειδικά τις πληρωμές πρώτου μαθήματος, καθώς αυτός ο δείκτης του δείχνει αν οι νέοι μαθητές μετατρέπονται πραγματικά σε πληρωτές πελάτες και δεν εγγράφονται απλώς. Χρησιμοποιεί τους ίδιους αριθμούς για να κρατά τη δομή κόστους του Mathema υπό τακτική αναθεώρηση, αναζητώντας κατηγορίες που αξίζει να βελτιστοποιηθούν καθώς το σχολείο μεγαλώνει. «Εφάρμοζα ήδη τις γνώσεις μου χρηματοοικονομικής λογιστικής σε μια νέα επιχείρηση, κάνοντάς την οικονομικά υγιή από την αρχή», λέει.
Αποτελέσματα
Το Mathema έχει εξελιχθεί σε ένα σχολείο που πραγματοποιεί περισσότερα από 20.000 μαθήματα τον μήνα για πάνω από 2.000 μαθητές, με χρηματοοικονομική αναφορά που δεν εξαρτάται πλέον από το αν κάποιος θα θυμηθεί να ενημερώσει σωστά ένα υπολογιστικό φύλλο, ή αν θα προλάβει ένα λάθος πριν αυτό κοστίσει πραγματικά χρήματα. Χάρη στην καθημερινή πειθαρχία παρακολούθησης χρηματοροών που έχτισε ο Shkil γύρω από το Finmap, η εταιρεία αναφέρει ότι δεν έχει ξαναπέσει ποτέ σε χάσμα χρηματοροών — ακριβώς το είδος του τυφλού σημείου που κόστισε στην επιχείρηση $250 και δύο χαμένες ώρες, πίσω όταν το Excel ήταν όλο το σύστημα.
Για τον Shkil, η επιλογή του εργαλείου δεν ήταν ποτέ καθαρά οικονομική. «Θέλω επίσης να στηρίζω φοβερά ουκρανικά προϊόντα όπως το Finmap», λέει.
