Πώς το SITNIKS CRM Μετέτρεψε το Χρηματοοικονομικό Χάος στην Πρώτη του Επένδυση
“Μετά την εφαρμογή του Finmap, προσελκύσαμε την πρώτη μας επένδυση.”
— Artem Sitnikov, CEO & Συνιδρυτής του SITNIKS CRM
Πρόκληση
Το SITNIKS CRM κατασκευάζει λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) για μικρομεσαίες επιχειρήσεις στην Ουκρανία. Όπως πολλές αναπτυσσόμενες εταιρείες SaaS, ξεκίνησε παρακολουθώντας τα οικονομικά του με τον τρόπο που το κάνουν οι περισσότερες startups: σε ιδιοκατασκευασμένα υπολογιστικά φύλλα Excel.
Ο ιδρυτής Artem Sitnikov γρήγορα βρέθηκε αντιμέτωπος με τα όρια αυτής της προσέγγισης. Τα υπολογιστικά φύλλα χρειάζονταν συνεχή ενημέρωση, ένας μόνο εσφαλμένος τύπος μπορούσε να ανατρέψει ολόκληρη την αναφορά, και η πρόσβαση ήταν όλα-ή-τίποτα — οι εργαζόμενοι μπορούσαν να βλέπουν τα πάντα ή απολύτως τίποτα. Το χειρότερο, δεν υπήρχε τρόπος να παρακολουθηθεί ποιος είχε αλλάξει τι, οπότε οι αριθμοί μπορούσαν σιωπηλά να πάψουν να σημαίνουν οτιδήποτε.
Για μια εταιρεία που ήλπιζε να αντλήσει εξωτερικά κεφάλαια, αυτό το κενό είχε ακόμα μεγαλύτερη σημασία: οι επενδυτές περιμένουν σαφείς, αξιόπιστους αριθμούς, και ο Sitnikov χρειαζόταν ένα σύστημα που θα μπορούσε να τους παράγει κατά παραγγελία. Ξεκίνησε λοιπόν να αναζητά ένα σύστημα χρηματοοικονομικής διαχείρισης που θα μείωνε τον χρόνο που αφιερωνόταν στη λογιστική παρακολούθηση, θα καταργούσε τη χειροκίνητη καταχώρηση δεδομένων, θα αυτοματοποιούσε τις αναφορές και θα παρήγαγε αριθμούς αρκετά διαφανείς ώστε να παρουσιαστούν σε επενδυτές.
Λύση
Το SITNIKS CRM μετέφερε τη χρηματοοικονομική του διαχείριση στο Finmap. Μια πρώιμη ανησυχία αφορούσε την ασφάλεια: η σύνδεση των τραπεζικών λογαριασμών της εταιρείας με ένα εργαλείο τρίτου μέρους φάνταζε ριψοκίνδυνη. Στην πράξη, το Finmap λειτουργεί ως συγκεντρωτής δεδομένων και όχι ως θεματοφύλακας κεφαλαίων — τα χρήματα παραμένουν στις τράπεζες της ίδιας της εταιρείας (η ομάδα χρησιμοποιεί παρόχους όπως το Wise και η Santander), και το Finmap απλώς αντλεί τα δεδομένα των συναλλαγών για να αυτοματοποιήσει τους υπολογισμούς και τις αναφορές.
Με τις τραπεζικές ενσωματώσεις και τους κανόνες αυτοματοποίησης σε λειτουργία, η καθημερινή καταχώρηση και επεξεργασία δεδομένων χρειάζεται πλέον ελάχιστη παρέμβαση από τον Sitnikov ή τους διαχειριστές του. Οι ευέλικτες ρυθμίσεις πρόσβασης του επιτρέπουν να αναθέτει τη χρηματοοικονομική διαχείριση σε εργαζόμενους χωρίς να χάνει την εποπτεία, απελευθερώνοντάς τον ώστε να επικεντρωθεί στην κλιμάκωση της επιχείρησης και στην προσέλκυση επενδυτών.
Ο πυρήνας της ρύθμισης είναι η αναφορά Κερδών-Ζημιών του Finmap, την οποία ο Sitnikov αποκαλεί «το χρυσάφι του Finmap» — συγκεντρώνει τα αποτελέσματα ανά κατηγορία, ανάδοχο και έργο, με φίλτρα που του επιτρέπουν να εμβαθύνει σε επιμέρους δείκτες, διατηρώντας παράλληλα την ίδια την αναφορά απλή στην ανάγνωση. Παράλληλα, η αναφορά Χρηματοροών δημιουργείται πλέον αυτόματα από τα συγκεντρωμένα δεδομένα συναλλαγών. Το SITNIKS CRM άρχισε επίσης να χρησιμοποιεί μια ειδική αναφορά εισπρακτέων λογαριασμών για να εντοπίζει πελάτες που πλήρωναν με καθυστέρηση μέσα σε συγκεκριμένο μήνα, ώστε η ομάδα να μπορεί να ενεργεί έγκαιρα πριν αυτό εξελιχθεί σε πρόβλημα χρηματοροής.
Αποτελέσματα
Η χρηματοοικονομική ρουτίνα που παλιότερα κατανάλωνε τον χρόνο του Sitnikov είναι πλέον σε μεγάλο βαθμό αυτοματοποιημένη, και οι αριθμοί της εταιρείας είναι αρκετά οργανωμένοι ώστε να παραδίδονται σε εξωτερικά μέρη όποτε ζητηθεί. Δυνητικοί και υφιστάμενοι επενδυτές μπορούν να δουν τις χρηματοροές, τα έξοδα και τις μελλοντικές υποχρεώσεις της εταιρείας όποτε το επιθυμούν, κάτι που, όπως λέει ο Sitnikov, χτίζει το είδος εμπιστοσύνης που κάνει τις διαπραγματεύσεις πιο πειστικές. Οι εισπράξεις από πελάτες γίνονται πλέον πιο προβλέψιμες, κάτι που έχει βοηθήσει την εταιρεία να αποφεύγει ελλείμματα ρευστότητας.
Το σαφέστερο σημάδι αυτής της αλλαγής, με τα ίδια τα λόγια του Sitnikov: μετά την εφαρμογή του Finmap, το SITNIKS CRM προσέλκυσε την πρώτη του επένδυση.
Η συμβουλή του προς άλλους ιδρυτές που ετοιμάζονται να αντλήσουν κεφάλαια είναι απλή — ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε ένα κατάλληλο χρηματοοικονομικό εργαλείο όσο το δυνατόν νωρίτερα, κρατήστε τις αναφορές αρκετά σαφείς ώστε οι επενδυτές και οι συνεργάτες να βλέπουν ακριβώς πώς λειτουργεί η επιχείρηση και πώς θα χρησιμοποιηθούν τα χρήματά τους, και χρησιμοποιήστε αυτή τη διαφάνεια για να εντοπίζετε προβλήματα όσο είναι ακόμα μικρά.
