Gold Kitchen ने रोज़ाना 4 घंटे की बुककीपिंग को कुछ सेकंड में कैसे बदला
Gold Kitchen एक यूक्रेनी व्यवसाय है जो HoReCa उद्योग के लिए पेशेवर उपकरण बेचता है, और खुदरा, ऑनलाइन ऑर्डर तथा साझेदारों को थोक डिलीवरी में काम करता है। 2019 में अपना कार्यालय छोड़ने के बाद से, कंपनी पूरी तरह से रिमोट रूप से काम करती है, जिसका अर्थ है कि व्यवसाय के हर हिस्से को संख्याओं तक साझा और अप-टू-डेट पहुँच की आवश्यकता होती है।
“मैं केवल एक महीने से दूसरे महीने में फंड की समीक्षा करने और उन्हें ‘खींचने’ में रोज़ाना चार घंटे बिताता था। – Roman, मालिक, Gold Kitchen”
— Roman, propietario de Gold Kitchen
चुनौती
Finmap से पहले, मालिक Roman कंपनी का वित्त हाथ से चलाते थे – कई बैंकों और Excel स्प्रेडशीट्स से आंकड़े निकालते थे और स्वयं उनका मिलान करते थे।
Roman कहते हैं, “मैं केवल एक महीने से दूसरे महीने में फंड की समीक्षा करने और उन्हें ‘खींचने’ में रोज़ाना चार घंटे बिताता था।” वह ऐसा समय था जो नई दिशाएँ शुरू करने, ग्राहकों के साथ काम करने, या व्यवसाय को बढ़ाने में लग सकता था, लेकिन इसके बजाय वह रोज़मर्रा के रूटीन में गायब हो गया।
इससे भी बड़ी कीमत अदृश्यता थी। थोक, खुदरा और ऑनलाइन ऑर्डर में बंटी बिक्री के कारण, Roman यह नहीं बता सकते थे कि कौन-सा चैनल वास्तव में लाभ दे रहा है। वे कहते हैं, “मुझे नहीं पता था कि मेरा टर्नओवर क्या था या कौन-से क्षेत्र लाभदायक थे। मुझे बस आंकड़ों का एक मोटा अंदाज़ा था।” किसी भी प्रकार के प्रबंधन लेखांकन (management accounting) के बिना, खर्च और निवेश के निर्णय डेटा के बजाय अंतर्ज्ञान (intuition) पर लिए जाते थे, और नकदी संकट आने से पहले उसे देखने का कोई तरीका नहीं था।
समाधान
Roman ने समस्या को केवल ऊपर से सुधारने के बजाय व्यवस्थित रूप से ठीक करने का निर्णय लिया। उन्होंने Finmap को जोड़ा और इसे सही ढंग से सेट करने में मदद के लिए बड़ी कंपनियों व आयातकों के साथ काम करने का 20 से अधिक वर्षों का अनुभव रखने वाले एक वित्तीय विशेषज्ञ को शामिल किया।
Roman कहते हैं, “वित्तीय विशेषज्ञ शीर्ष स्तर के हैं। मैं बहुत सुखद रूप से आश्चर्यचकित हूँ। ज्ञान ही कुंजी है।”
कार्यान्वयन कई चरणों से गुज़रा: आय और खर्च के प्रत्येक स्रोत का खाका तैयार करना और उन्हें व्यावसायिक क्षेत्र के अनुसार विभाजित करना, Gold Kitchen की विशिष्ट संरचना के अनुसार Finmap की श्रेणियों और स्वचालित नियमों को कॉन्फ़िगर करना, जहाँ सीधा एकीकरण उपलब्ध नहीं था वहाँ एकीकरण और फ़ाइल इम्पोर्ट के माध्यम से डेटा सिंक करना – जिसमें NovaPay को जोड़ना और Monobank खातों के लिए लेखांकन सेट करना शामिल है – और मैन्युअल रिपोर्टों की प्रतीक्षा करने के बजाय Roman व उनकी टीम को स्वयं डेटा पढ़ने के लिए प्रशिक्षित करना।
परिणाम
यह बदलाव सीधे Roman की दिनचर्या में दिखाई दिया। वित्तीय प्रबंधन पर खर्च होने वाला समय लगभग दस गुना कम हो गया – दिन में चार घंटे के बजाय अब कुछ क्लिक ही काफी हैं। जैसा कि Roman कहते हैं: “एक सेकंड समय की बहुत बड़ी बचत है; आप दिन या साल के किसी भी समय अपने सभी वित्त देख सकते हैं।”
बचाए गए समय के अलावा, Roman के पास अब श्रेणी के अनुसार आय और खर्चों में पूर्ण दृश्यता है, कौन-से व्यावसायिक क्षेत्र वास्तव में लाभदायक हैं इसकी स्पष्ट समझ है, और नकदी के अंतराल व भुगतानों का पूर्वानुमान लगाने के लिए एक ठोस आधार है – जो निर्णय पहले अंदाज़े पर चलते थे वे अब डेटा पर चलते हैं।
Roman कहते हैं, “पहले ऐसा लेखांकन था जो राज्य (टैक्स रिपोर्टिंग) के लिए अधिक काम करता था। बाद में, ऐसा प्रबंधन लेखांकन आया जो कंपनी के लिए काम करता है।”
बुनियादी मॉडल लागू होने के साथ – श्रेणियाँ बनी हुई, व्यावसायिक क्षेत्र अलग किए हुए, और रोज़मर्रा के रखरखाव में टीम शामिल – Gold Kitchen अब आगे की ओर देख रहा है: कैश फ्लो अंतराल का पूर्वानुमान लगाने के लिए Finmap का उपयोग करना, मार्जिन सुधारने के लिए व्यावसायिक क्षेत्र के अनुसार खर्चों को अनुकूलित करना, और पहले से मौजूद प्रबंधन लेखांकन के आधार पर नए बिक्री चैनल खोलना।
Roman कहते हैं, “अब हमारे पास केवल रिपोर्टों के लिए लेखांकन से कहीं अधिक है; हमारे पास प्रबंधन लेखांकन है जो व्यवसाय की वास्तविक तस्वीर दिखाता है।”
