Intelligent System ने Finmap के साथ महामारी वाले वर्ष में ~150% वृद्धि कैसे की

चुनौती

Mykola Mostovoy ने अपने निर्माण (कंस्ट्रक्शन) व्यवसाय को उसी तरह बनाया जैसे अधिकांश ठेकेदार शुरुआत में करते हैं: तेज़, स्वयं काम संभालते हुए, और Excel के भरोसे। जब तक कंपनी वारसॉ से दस अलग-अलग निर्माण दल (crews) चलाने लगी – जिसमें यूक्रेन, मोल्दोवा, जॉर्जिया, बेलारूस और पोलैंड के अंतर्राष्ट्रीय कर्मचारी शामिल थे – तब तक उस तरीके ने काम करना बंद कर दिया था। प्रत्येक दल सामग्री और उपभोग्य वस्तुओं के लिए अपना बजट रखता था, लेकिन पूरी तस्वीर देखने के लिए किसी के पास एक जगह नहीं थी: किन ग्राहकों ने वास्तव में भुगतान किया था, खरीद और वेतन पर कितना पैसा बाहर जा रहा था, कौन-से प्रोजेक्ट लाभदायक थे और कौन-से नहीं, या दस अलग-अलग साइटों पर इन्वेंट्री में कौन-से उपकरण पड़े थे। Finmap से पहले, यह सब बिखरी हुई Excel फ़ाइलों में रहता था, और एक दल के आंकड़ों का दूसरे दल से मिलान करने में वह समय चला जाता था जो टीम के पास नहीं था।

कंपनी की आउटसोर्स की गई पोलिश अकाउंटिंग फर्म उस अंतर को पाटने के लिए नहीं बनी थी। उसकी रिपोर्टें घटना के दो से तीन सप्ताह बाद आती थीं – जो टैक्स फ़ाइलिंग के लिए तो ठीक थीं, लेकिन उस सप्ताह लिए जाने वाले निर्णय के लिए बेकार थीं। स्पष्ट समाधान, यानी वारसॉ में एक पूर्णकालिक वित्त निदेशक को नियुक्त करना, एक बड़ी लागत के साथ आता था: लगभग 8,000 PLN (लगभग €2,000) प्रति माह, एक ऐसी लागत जिसके लिए Mostovoy अभी तैयार नहीं थे। वे कहते हैं, “हमें एक अधिक समयोचित प्रबंधन लेखांकन टूल की आवश्यकता थी जो हमें दिखाए कि हम कहाँ लाभ कमा रहे हैं, कहाँ पैसा गँवा रहे हैं, और कहाँ हम अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं।”

समाधान

Mostovoy ने Finmap के भीतर सभी दस दलों के बजट को समेकित किया, जिसमें भूमिका-आधारित एक्सेस (role-based access) दिया गया ताकि प्रोजेक्ट मैनेजर, फोरमैन और ड्राइवर प्रत्येक केवल वही देखें और दर्ज करें जो व्यवसाय के उनके हिस्से से संबंधित है। महीने के अंत में मिलान के लिए कागज़ी कार्रवाई जमा करने के बजाय, कर्मचारी Finmap के तीन मुख्य एंट्री पॉइंट्स का उपयोग करके, लेनदेन होते ही स्वयं आय, खर्च और ट्रांसफर दर्ज करते हैं।

दो सुविधाएँ रोज़मर्रा का भार उठाती हैं। Cash Flow रिपोर्ट Mostovoy को दल-दर-दल उसी दिन बता देती है कि पैसा वास्तव में कहाँ चल रहा है। भुगतान कैलेंडर (Payment Calendar) उन्हें समस्या बनने के बाद कमी का पता लगाने के बजाय समय से पहले आय और खर्च की योजना बनाने देता है। वे कहते हैं, “भुगतान कैलेंडर ने हमें अपनी आय और व्यय की योजना बनाने में मदद की ताकि हमें पता रहे कि क्या कोई नकदी अंतराल है या वह कहाँ हो सकता है। हमारे पास प्रतिक्रिया करने और ऐसी स्थिति से बचने का समय था।”

यह प्रणाली एक अनियोजित सुरक्षा कवच भी साबित हुई। एक सितंबर में, एक कर्मचारी ने 4,500 PLN (लगभग €1,000) का चालान खो दिया और उसके बारे में पूरी तरह से भूल गया – जब तक कि अकाउंटेंट्स महीने के दस्तावेज़ों का निपटान करने नहीं बैठे और उसे गायब नहीं पाया। चूँकि लेनदेन पहले से ही Finmap के भीतर दर्ज था, इसलिए कंपनी ने पैसे के हमेशा के लिए डूबने से पहले ही उस अंतर को पकड़ लिया। Mostovoy कहते हैं, “अच्छी बात है कि उसने वह सब Finmap में दर्ज कर दिया था।”

परिणाम

सभी दस दलों में दैनिक दृश्यता के साथ, Mostovoy का निर्माण व्यवसाय महामारी के बावजूद एक ही वर्ष में लगभग 150% बढ़ गया। उनके पोर्टफोलियो का एक अलग फिनटेक उद्यम, जो Finmap पर ही चलता है, उसी अवधि में 400% बढ़ा।

उतनी ही महत्वपूर्ण बात वह नियुक्ति है जो Mostovoy को अभी तक नहीं करनी पड़ी है। वे कहते हैं, “जिस स्तर पर हम काम करते हैं, हमें बहुत पहले ही वित्त संभालने के लिए किसी को नियुक्त कर लेना चाहिए था। लेकिन Finmap सेवा के साथ अभी उसकी कोई आवश्यकता नहीं है” – जिससे हर दल में दैनिक, संरचित दृश्यता प्राप्त करते हुए लगभग 8,000 PLN प्रति माह की लागत बच रही है।

जब उनसे सीधे पूछा गया कि उन्होंने Finmap को क्यों अपनाया, तो Mostovoy किसी वित्तीय संकेतक का सहारा नहीं लेते। वे कहते हैं, “क्योंकि यह शानदार है!”