LIBERT ने स्प्रेडशीट को Finmap से बदलकर प्रति वर्ष $8,348 कैसे बचाए
LIBERT यूक्रेन में प्रीमियम और बिज़नेस-क्लास परिवहन सेवा चलाता है – व्यक्तिगत और कॉर्पोरेट बुकिंग, आधिकारिक प्रतिनिधिमंडल परिवहन, इवेंट लॉजिस्टिक्स, अंतर्राष्ट्रीय मार्ग, सुरक्षा-संवेदनशील यात्राओं के लिए बख्तरबंद वाहन, और अंग्रेज़ी बोलने वाले ड्राइवर। Andriy Antonenko ने 2008 में कंपनी की स्थापना की और इसे एक सरल सिद्धांत के इर्द-गिर्द बनाया: व्यवस्था मायने रखती है, विशेष रूप से वित्त में, इसलिए उन्होंने शुरुआत से ही अपनी टीम को एक स्पष्ट रिपोर्टिंग प्रणाली पर प्रशिक्षित किया।
““अंततः, मेरी पूरी टीम के साथ ईमानदार और पारदर्शी संबंध बन रहे हैं, जो मेरे लिए सफलता की कुंजियों में से एक है।” – Andriy Antonenko, मालिक, LIBERT”
— Andriy Antonenko, Propietario, LIBERT
चुनौती
वह अनुशासन मैन्युअल था। LIBERT स्वयं की बनाई स्प्रेडशीट्स पर चलता था, और साल के अंत तक इसका अर्थ था बारह से अधिक मासिक तालिकाओं का मिलान करना जो निरंतर दोहरी जाँच के बिना भरोसा करने के लिए बहुत जटिल हो चुकी थीं। हर शाम एक ही जोखिम रहता था। Antonenko कहते हैं, “यदि शाम को आप तालिकाओं से हर चीज़ की जाँच नहीं करते हैं और सभी परिणामों को अतिरिक्त रूप से सूचीबद्ध नहीं करते हैं, या आप कहीं कोई गलती चूक जाते हैं, तो कल डेटा के इस उलझे हुए जाल को सुलझाना असंभव होगा!” काम का बोझ एक सामान्य ऑपरेशंस मैनेजर की सामान्य कार्य घंटों की क्षमता से बाहर हो गया था, और LIBERT ने रास्ते में जिन CRM सिस्टम को आज़माया वे व्यवसाय के वास्तविक संचालन के अनुकूल नहीं थे – उनमें से कोई भी ड्राइवरों, वाहनों और प्रोजेक्ट्स के इर्द-गिर्द उस तरह नहीं बना था जिस तरह एक ट्रांसपोर्ट कंपनी को ज़रूरत होती है।
समाधान
Antonenko ने Finmap आज़माने का फैसला किया। वे कहते हैं, “सिस्टम सरल है और सब कुछ स्पष्ट है। और सपोर्ट सलाहकार के साथ ऑनलाइन बैठक ने सेवा को ठीक मेरे व्यावसायिक प्रारूप के अनुसार अनुकूलित करना संभव बना दिया।”
कंपनी ने अपने Finmap सेटअप को अपने वास्तविक संचालन के अनुसार तैयार किया: LIBERT के लगभग 20 ड्राइवरों में से प्रत्येक को रसीदों के साथ खर्च दर्ज करने और उन्हें प्रोजेक्ट से टैग करने के लिए एक व्यक्तिगत खाता मिलता है, ताकि मुख्य कार्यालय तक पहुँचते समय खर्च कभी भी रहस्य न रहे। व्यक्तिगत कारों को अपने आप में प्रोजेक्ट के रूप में ट्रैक किया जाता है, जो वाहन वर्ग के अनुसार सेवा लागत और आय दिखाते हैं। एक डैशबोर्ड Antonenko को प्रत्येक ड्राइवर की सीमा के मुकाबले उसके ईंधन की खपत में भी दृश्यता देता है।
परिणाम
सबसे स्पष्ट परिणाम वह नियुक्ति है जो LIBERT को अब नहीं करनी पड़ती। यूक्रेन के $750 के औसत मासिक वेतन पर एक अतिरिक्त ऑपरेशंस मैनेजर को रखने पर कंपनी को प्रति वर्ष लगभग $8,780 का खर्च आता। Finmap का वार्षिक सब्सक्रिप्शन $432 का पड़ता है – जो प्रति वर्ष $8,348 की शुद्ध बचत है, और इसके अलावा नई भर्ती से जुड़ने वाले पेरोल व प्रबंधन ओवरहेड की भी बचत होती है।
रोज़मर्रा में, इसका अर्थ यह भी है कि मिलान करने में कम समय लगता है और व्यवसाय चलाने में अधिक समय मिलता है: ईंधन सीमाएँ, ड्राइवर बैलेंस, और वाहन-स्तरीय लाभप्रदता अब ऐसी चीज़ें हैं जिन्हें Antonenko तालिकाओं के ढेर से फिर से बनाने के बजाय डैशबोर्ड पर देख सकते हैं। दूसरे परिणाम को संख्या में बताना कठिन है लेकिन वह उनके लिए उतना ही मायने रखता है: टीम के भीतर विश्वास। वे कहते हैं, “अंततः, मेरी पूरी टीम के साथ ईमानदार और पारदर्शी संबंध बन रहे हैं, जो मेरे लिए सफलता की कुंजियों में से एक है। यह महत्वपूर्ण है कि हर किसी के लिए सब कुछ पर्याप्त हो, तभी ड्राइवरों का काम आरामदायक होगा और हमारी सेवा का स्तर केवल बढ़ेगा।”
वे पहले से ही सोच रहे हैं कि यह सिस्टम और क्या संभाल सकता है: “मुझे तो यह भी नहीं पता था कि Finmap के समान कोई अन्य प्रोग्राम या प्रतिस्पर्धी हैं या नहीं। और क्यों जानूँ, जब यह सिस्टम मुझे पूरी तरह से संतुष्ट करता है? हमारे व्यवसाय के लिए यह अच्छा होगा कि हम Finmap में न केवल चालान जारी कर सकें, बल्कि पूर्ण किए गए कार्यों के प्रमाणपत्र भी प्रदान कर सकें।”
