Mathema ने $250 की Excel गलती को दैनिक वित्तीय नियंत्रण से कैसे बदला
““मैं अपने वित्त के मामले में भाग्यशाली रहा, मैंने हमेशा समझदार लोगों की बात सुनी, और उन सभी ने कहा: अपने वित्त पर नियंत्रण रखें।” – Vitalii Shkil, सह-संस्थापक, Mathema”
— Vitalii Shkil, Cofundador, Mathema
चुनौती
Mathema एक ऑनलाइन गणित स्कूल है जो आज 2,000 से अधिक छात्रों के लिए प्रति माह 20,000 से अधिक कक्षाएं चलाता है। इसकी शुरुआत इस तरह नहीं हुई थी, और न ही इसकी शुरुआत Finmap पर हुई थी – सह-संस्थापक Vitalii Shkil ने अधिकांश संस्थापकों की तरह कंपनी का शुरुआती वित्त Excel में बनाया था। जब तक व्यवसाय का आकार छोटा था तब तक यह काम करता रहा, लेकिन जैसे ही पैमाना बढ़ा, यह अपर्याप्त हो गया। जिन स्प्रेडशीट्स से Shkil को पूरी वित्तीय तस्वीर मिलने की उम्मीद थी, वे कभी भी पूरी तरह से काम नहीं कर सकीं – अपडेट पीछे छूट जाते थे, और व्यवसाय को ऐसे तरीकों से इसकी कीमत चुकानी पड़ी जिन्हें पहले से देख पाना कठिन था। एक घटना में, Excel सूत्र के भीतर एक त्रुटि से व्यवसाय को $250 का नुकसान हुआ, और केवल यह खोजने में कि संख्या कहाँ गलत हुई थी, टीम को दो घंटे लग गए।
Shkil के लिए, इस तरह की चूक किसी पहली बार के संस्थापक की तुलना में अधिक मायने रखती थी। वे पहले से ही वित्तीय-लेखांकन का ज्ञान लेकर व्यवसाय में आए थे, और वे किसी स्प्रेडशीट को उस ज्ञान को लागू करने की सीमा नहीं बनने देना चाहते थे। वे कहते हैं, “मैं अपने वित्त के मामले में भाग्यशाली रहा, मैंने हमेशा समझदार लोगों की बात सुनी, और उन सभी ने कहा: अपने वित्त पर नियंत्रण रखें।”
समाधान
मार्च 2021 से, Mathema ने अपना वित्तीय प्रबंधन Finmap पर चलाया है। Shkil ने कंपनी के बैंक खातों को जोड़ा ताकि लेनदेन हाथ से टाइप किए जाने के बजाय स्वचालित रूप से दर्ज हो जाएं – जिससे मैन्युअल-एंट्री का वह चरण बंद हो गया जहाँ $250 की त्रुटि हुई थी। उन्होंने टीम में भूमिका-आधारित एक्सेस (role-based access) भी सेट किया, ताकि लोग हर खाताधारक को पूर्ण वित्तीय दृश्यता दिए बिना व्यवसाय के अपने हिस्से से संबंधित संख्याओं को दर्ज और देख सकें।
दैनिक आदत कैश फ्लो की निगरानी है – क्या अंदर आ रहा है और क्या बाहर जा रहा है इसका उसी दिन का दृश्य, जिसने Excel की देरी वाली और त्रुटि-प्रवण तस्वीर की जगह ले ली। उस दैनिक जाँच के अलावा, Shkil मासिक P&L और कैश फ्लो स्टेटमेंट की समीक्षा करते हैं, और विशेष रूप से पहली-कक्षा के भुगतानों को ट्रैक करते हैं, क्योंकि यह संकेतक उन्हें बताता है कि नए छात्र केवल साइन अप कर रहे हैं या वास्तव में भुगतान करने वाले छात्रों में बदल रहे हैं। जैसे-जैसे स्कूल बड़ा होता है, वे अनुकूलन योग्य श्रेणियों की तलाश करते हुए Mathema की लागत संरचना की नियमित समीक्षा करने के लिए उन्हीं संख्याओं का उपयोग करते हैं। वे कहते हैं, “मैं पहले से ही एक नए व्यवसाय में वित्तीय लेखांकन के अपने ज्ञान को लागू कर रहा था, जिससे यह शुरुआत से ही वित्तीय रूप से स्वस्थ रहा।”
परिणाम
Mathema 2,000 से अधिक छात्रों के लिए प्रति माह 20,000 से अधिक कक्षाएं चलाने वाले स्कूल के रूप में विकसित हो गया है, जिसकी वित्तीय रिपोर्टिंग अब इस बात पर निर्भर नहीं करती कि कोई व्यक्ति स्प्रेडशीट को सही ढंग से अपडेट करना याद रखे, या वास्तविक पैसे का नुकसान होने से पहले गलती को पकड़ ले। Shkil ने Finmap के इर्द-गिर्द जो दैनिक कैश फ्लो अनुशासन बनाया, उसके तहत कंपनी रिपोर्ट करती है कि वह कभी भी नकदी संकट (cash gap) में नहीं फँसी है – ठीक उसी तरह की कमजोरी जिसने तब व्यवसाय को $250 और दो घंटे का नुकसान पहुँचाया था जब Excel ही पूरा सिस्टम था।
Shkil के लिए, टूल का चुनाव कभी भी विशुद्ध रूप से वित्तीय नहीं था। वे कहते हैं, “मैं Finmap जैसे शानदार यूक्रेनी उत्पादों का समर्थन भी करना चाहता हूँ।”
