Шотта нөл және 175 000 доллар шығын: банкроттықтан сақтайтын 7 қаржылық тұжырым

Бизнесің үш елде жұмыс істеп, ай сайын 1500 жеткізілім жасап, құрамында 70 адамдық команда болып, әрі осы кезде жасанды интеллектке негізделген EdTech өнімін шығарып жатқанда — бәрі сәтті әрі бақылауда сияқты көрінеді. Тек кенеттен шоттағы қалдық нөлге түсіп, компанияда кассалық алшақтық пайда болады да, ақшаның қайда кеткенін түсінбей қаласың.

Бізде айналым да, белсенді сатылым да, жаңа келісімшарттар да болды. Бірақ бір күні шотты ашып қарасам — ақша жоқ. Ал бизнес сол кезде толық қуатпен жұмыс істеп жатты. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер, «Мұны ертерек білгенім жөн еді» подкастының қонағы

Oleksandr — Украина, АҚШ және Еуропа нарықтарында жұмыс істейтін логистикалық компанияның негізін қалаушылардың бірі. Оның бизнесі қарқынды дамыды: ай сайын мыңдаған жеткізілім, команданың кеңеюі, жаңа нарықтарға шығу.

Бірақ өсумен қатар кассалық алшақтық, сәтсіз серіктестік салдарынан жоғалтқан 175 000 доллар және бизнестің қаржысын түсінбеуден туындаған үнемі стресс де пайда болды.

Осы мақалада Oleksandr өз тәжірибесінен алған тұжырымдар мен сабақтарымен бөліседі:

• бір ғана кассалық алшақтық үлкен ауқымды бизнесті қалай тоқтата алатыны,
• «біз жақсы жұмыс істеп жатырмыз» деген сезім сандарсыз неге жұмыс істемейтіні,
• Finmap-пен қаржыны басқару жұмысты қалай жүйелеп, нақты жағдайды қалай ашқаны,
• және неге серіктестік қаржылық турбуленттіліктің күшейген аймағы екені.

Бұл қаржы оқулығы емес. Бұл — қателер мен сәтсіздіктер бар шынайы тарих, әрі бәрі жақсы көрінген кезде де бизнесіңе бақылауыңды жоғалтпауға көмектесетін нақты құралдар туралы әңгіме.

Егер сен де өз бизнесіңе жаңылыссыз қарауға дайын болсаң — оқи бер.

1-тұжырым. Ауқымды бизнес те залалмен жұмыс істей алады

Кірістің өсуі ≠ пайданың өсуі. Бұл түсінік ауыр келеді. Дәл осы тұжырым Oleksandr-ды белсенді өсу кезеңінде кассалық алшақтыққа әкелді.

Біз өте жылдам өстік. Бірақ сол себепті батып бара жатқанбыз. Ақшамен нақты не болып жатқанын түсінуге уақытымыз жетпеді. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Не болды:
Жеткізілімдер көбейген сайын алдын ала төлемдерге, жанармайға, жалақыға және әкімшілік шығындарға кететін қаражат та көбейді. Сол уақытта клиенттердің төлемдері жиі кешігіп келді. Осылайша қаржылық құрдым пайда болды.

Кассалық алшақтық — шағын және орта бизнес үшін ең қауіпті қаржылық тұзақ. Бұл ағымдағы шығындарыңның түсім ақшамен жабылмайтынын білдіреді. Ал бұл процесті бақыламасаң, қарызға батып қалу, серіктестерден айырылу, тіпті бизнесті жабу қаупіне тап боласың.

Кассалық алшақтықты неге күн сайын қадағалау керек?

Көптеген кәсіпкерлер қаржыны «болған соң» басқарады — есептерге, қалдықтарға және пайдаға айдың немесе тоқсанның соңында қарайды. Бірақ қаржылық бақылау алдын алушы болуы керек, кейінге қалдырушы емес.

1. Нақты уақыттағы қаржыны басқару ақшаның қашан таусылатынын болжап, шұғыл шешім қабылдауға көмектеседі.
2. Ақша ағынын болжау маусымдық ауытқулар мен төлем кешігулеріне дайын болуға мүмкіндік береді.
3. Қаржылық резервтер — кассалық алшақтық пен күтпеген шығындарға қарсы сенің қауіпсіздік буферің.

Кассалық алшақтыққа алғаш тап болғанда, бұл шок болды. Мұндай сатылым көлемінде ақшаның қайдан жоғалғанын түсіне алмадық. Қазір білеміз — жүйелі қаржыны басқарусыз бизнес хаосқа мәжбүр. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Кассалық алшақтықтың алдын алу — негізгі әрекеттер

кассалық алшақтықтан қалай аулақ болу керектігі туралы толығырақ оқы және банкроттықтың алдын ал.

Finmap-ты қолданбас бұрын, Oleksandr-дың компаниясында:

• кірістер мен шығыстардың балансы туралы нақты түсінік болмады,
• дебиторлық берешек қадағаланбады,
• ақша ағынының болжамы құрылмады.

Қаржыны басқаруды енгізгеннен кейін:

• бизнестің әр бағыты бойынша шығындар мен пайданың нақты көрінісі пайда болды,
• қай жобалардың ақшаны жұтып жатқаны, қайсысының табыс әкелетіні белгілі болды,
• қаржылық жоспар кассалық алшақтықты алдын ала болжап, буфер дайындауға мүмкіндік берді.

Есіңде болсын: кассалық алшақтық — уақытша мәселе ғана емес, ол бизнестің қаржылық стратегиясын өзгерту қажеттігі туралы сигнал. Оны елемесең, құрғаныңның бәрінен айырылу қаупіне тап боласың.

2-тұжырым. Келісімшартсыз серіктестік — қымбатқа түсетін қателік

Бір елдегі табысты бизнес басқа елде де бәрі осылай болады деген жаңылыс сезім тудырады. Бірақ серіктестікте интуиция жаман кеңесші болады, егер ол қағазға түскен нақты келісіммен расталмаса.

Украинадағы серіктеспен оң тәжірибем болды, сондықтан АҚШ-та да солай болады деп ойладым. Бірақ бұл маған 175 000 доллар мен бір жылдай уақыттан айырылуға тұрды. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер.

АҚШ-та бизнес бастаған кезде Oleksandr нақты келісімшартсыз, рөлдер мен қаржылық кепілдіктерсіз серіктестік моделін таңдады. Нәтижесінде — үміттердің сәйкессіздігі, қарым-қатынастың бұзылуы, жоғалтылған уақыт, беделге қатысты қауіп-қатерлер және елеулі қаржылық шығындар.

Неге келісімшартсыз серіктестік қауіпті?

Көптеген кәсіпкерлер бастапқыда заңды рәсімдеуді елемей: «біз достармыз», «жүру барысында шешеміз» немесе «заңгерлермен әуре болғымыз келмейді» дейді.

Бірақ нақты келісімшартсыз бизнес мыналарға әкеледі:

• Негізгі бағыттарға (қаржы, команда, маркетинг) кім жауапты екені белгісіз.
• Дау-дамайды шешу тетігі жоқ.
• Инвестициялық үлестер мен меншік үлестерінің тіркелмегені.
• Серіктестердің бірі шыққан жағдайда не болатыны түсініксіз.

Мұның бәрі қаржылық шығындарға, заңды дауларға және улы қарым-қатынасқа негіз қалайды.

Серіктестік келісіміне не жазылуы керек?

Серіктестікте өзіңді және бизнесіңді қалай қорғауға болады

1. Бәрін бастапқыдан жаз. Қиын әңгімелерден қашпа. Жазбаша расталмаған келісім — жай ғана жаңылыс.
   ‍
2. Заңгерлерді тарт. Тіпті бюджеті аз стартап болса да — жазбаша келісімшарт = жан тыныштығы.
   ‍
3. Шығу тетіктерін келіс. Себебі әр серіктестік не жұмыс істейді, не аяқталады.
   ‍
4. Әр серіктестік негізіндегі бизнес үшін жеке қаржыны басқаруды жүргіз. Сонда нақты сандарды көріп, уақтылы әрекет ете аласың.

Сол сәтсіз тәжірибеден кейін мен енді ешбір қадам жасамаймын, тек нақты келісімшартпен ғана. Бәрі қол алысудан басталса да — қағазбен аяқталады. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Серіктестік — бұл тек ортақ арман емес. Бұл заңды, қаржылық және беделдік жауапкершілік. Ал шарттарды алдын ала келіспесең, ақшадан да көп нәрседен айырылу қаупіне тап боласың.

3-тұжырым. Шоттағы ақша ≠ пайда

Көптеген кәсіпкерлер бір тұзаққа түседі: шотта ақша көреді де, компания пайда табады деп ойлайды. Бірақ қаражаттың бар болуы бұл сенің табысың дегенді білдірмейді. Көбіне бұл бөтен ақша, міндеттемелерге арналған резерв немесе жай ғана қаржылық тұрақтылықтың жаңылысы болуы мүмкін.

‍Шотта бірдеңе болғандықтан, плюста деп ойладым. Ал шын мәнінде сол ақшаның жартысы бізге тиесілі емес еді. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Тіпті тәжірибелі кәсіпкер де шоттағы ақша салықты жабуға немесе жалақы төлеуге жетпейтін жағдайға тап болуы мүмкін. Әр соманың нақты не үшін екенін анық жоспарлау керек — сонда дәл сол қаражаттың әртүрлі қажеттіліктерді жабуы күтіліп жатқанын кейін білмейсің.

Неге шоттағы қалдық қаржылық денсаулықтың көрсеткіші емес

Oleksandr мұны өз тәжірибесінде байқады. Тек Finmap-ты енгізгеннен кейін ғана толық көрініс пайда болды: нақты қалдықтар, алдағы шығындар, кім төлемді кешіктіріп жатыр, әрі ең бастысы — шоттағы ақшаның қаншасы шынымен бизнеске тиесілі екені.

Қаржыны басқарусыз көрмейтінің:‍

1. Жалпы дебиторлық берешек — саған кім қанша қарыз екенін.
2. Алдағы міндетті шығындарды — салықтар, жалдау ақысы, жалақы.
3. Резервтелген төлемдерді — уәде етілген, бірақ әлі шегерілмеген соманы.
4. Нақты ақша ағынын — дәл қазір қанша ақша шынымен еркін екенін.

Шоттағы «плюсты» нақты пайдадан қалай ажыратуға болады

Oleksandr не істеді — сен де не істей аласың:

1. «Ішкі сезімнен» сандарға көшті — нақты және жоспарлы қалдықтарды күн сайын бақылауды енгізді.
2. Мерзімі өткен төлемдерді қадағалайды — дебиторлық берешек жиналып қалмас үшін.
3. Ақша түскен бойда салық пен міндетті шығындарға резерв бөліп қоя бастады.
4. Апта сайын ақша ағыны мен жобалардың табыстылығын талдайды — тек банк шотына қарап отырудың орнына.

‍Қаржыны басқару ақыры маған «менің» ақшамның қаншасы шынымен өзіме тиесілі екенін көруге көмектесті. Және бұл ашықтық тек сандарды ғана емес, компанияны басқару тәсілімді де өзгертті. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Ақшаның болуы табыстылықтың кепілі емес. Пайда — бұл барлық міндеттемелер жабылғаннан кейін қалатын нәрсе. Ал егер әлі де «ішкі сезім» бойынша қаржылық шешім қабылдап жүрсең — сандарға көшетін уақыт келді.

4-тұжырым. Егер P&L көрмесең — бизнесті басқарып отырған жоқсың

Көптеген кәсіпкерлер тек айдың соңындағы шот қалдығына немесе сатылым санына сүйенеді. Бірақ бұл бизнестің табыстылығын мүлдем көрсетпейді. Не пайда әкелетінін, не ресурстарды «жеп қоятынын» анық түсінбей, тиімді басқарушылық шешім қабылдау мүмкін емес.

Бұрын біз тек нәтижеге — шотта не қалғанына қарайтынбыз. Қазір неше тапқанымызды және неше жұмсағанымызды нақты көреміз. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Осы көріністі беретін негізгі есеп — P&L (пайда және шығын туралы есеп). Бұл формальдылық емес — бұл қаржыны басқарудағы негізгі навигаторың.

Oleksandr-дың компаниясында қаржыны басқаруды енгізбес бұрын:

• Шығындар бағыт пен жоба бойынша бөлінбеді.
• EdTech, логистика және сауда шығындары бір-бірімен араласып есептелетін.
• Қай бағыт бизнесті артқа тартып, қайсысы табыс әкелетінін ешкім білмеді.
• Шешімдер деректерге емес, интуицияға сүйеніп қабылданатын.

Finmap-ты енгізгеннен кейін:

• Әр бизнес бағыты бойынша нақты P&L есебі пайда болды.
• Сауда табыс әкелетіні, ал EdTech әлі де тек шығын әкелетіні белгілі болды.
• Команда ресурстарды қайта бөліп, шығындар мен маркетингті оңтайландыра алды.
• Тиімсіз нәрсені ұстап тұрудың орнына, тиімдіні масштабтауға мүмкіндік туды.

P&L есебі бизнесіңе нені береді — қарапайым тілмен

P&L маған бұрын байқамаған нәрсені көрсетті: біз табыс әкелмейтін бағытқа ресурс жұмсап жатырмыз екен. Ал бұл анық болған соң — қайда бару керегі туралы дилемма жоғалды. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Бизнесіңе P&L-ды қалай енгізу керек:

1. Қаржы жүйесін құр — кірістер мен шығыстарды бағыттар бойынша бөл.
2. Негізгі шығын санаттарын анықтап, оларды ішкі санаттарға бөл.
3. Ыңғайлы құралды таңда (Finmap, Google Sheets, ERP).
4. P&L-ды ай сайын талда — бұл бизнес басшысы ретіндегі негізгі құралың.

P&L-ды көрмей тұрғаныңша, сен басқарып отырған жоқсың — болжап отырсың. Сандар анық болған кезде қаржылық шешімдеріңде айқындық, логика және сабырлылық пайда болады.

5-тұжырым. Қаржы — есептер туралы емес. Ол — стратегия туралы

Көптеген кәсіпкерлер құмарлықтан, өнімнен және әлемді өзгерту тілегінен бастайды. Сосын — адамдарды жалдайды, маркетингке инвестициялайды, «мұны көтере аламыз ба?» деген сұраққа нақты жауапсыз жаңа бағыттарды іске қосады.

Бұрын біз жай жұмыс істейтінбіз. Қазір — басқарамыз. Қаржы біздің координаталар жүйемізге айналды. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Қаржы — бухгалтерия мен айдың соңындағы есептеулер туралы емес. Бұл — бизнесіңнің өсуіне, табыстылығы мен төзімділігіне әсер ететін басқарушылық шешім қабылдау туралы.

Қаржыны басқару қандай стратегиялық сұрақтарға жауап беруге көмектеседі

Жүйелі қаржыны басқаруды енгізгеннен кейін Oleksandr-дың компаниясында не өзгерді:

• Апта сайынғы қаржылық жиналыстар енгізілді — бүкіл команда нақты сандарды көреді және шешім қабылдауға қатысады.
• Даму сценарийлері жасалады: шынайы, оптимистік және пессимистік.
• Маркетингте, EdTech-те және кейбір жобаларда шығындардың нәтиже бермей жатқаны енді анық.
• Компания дағдарысқа кейін реакция жасаудың орнына, оны алдын ала болжайды.

‍Бұрын шешімдер ішкі сезім бойынша қабылданатын — қазір модельдер бойынша. Бұл тек ақшаны ғана емес, жүйкені де үнемдейді. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Қаржыны басқару — тек бухгалтерге арналған файлдар емес. Бұл сенің стратегиялық қаруың:

• масштабтаудың жаңа мүмкіндіктерін ашады,
• бизнес-модельдің әлсіз тұстарын көрсетеді,
• бірдеңе бұзылмас бұрын дағдарысқа қарсы сценарийлер құруға мүмкіндік береді.

Дамығың келсе — алдымен қай жерде тұрғаныңды түсін. Ал бұл тек қаржы арқылы ғана мүмкін.

6-тұжырым. Қаржылық сигналдарды елеме

Бірдеңенің дұрыс емес екенін көрдім. Бірақ сандарға тереңдегім келмеді. Қазір өкінемін. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Әр бизнес қиын кезеңдерден өтеді. Бірақ қаржылық мәселелер ешқайдан пайда болмайды. Олар бірте-бірте жиналады — және әрқашан сигнал береді. Көптеген кәсіпкерлер оларды жай ғана елемейді.

Кәсіпкер алғашқы жарықшақтарды елемей, толық қуатта жұмыс істей береді — бәрі құлағанға дейін. Ал ескерту белгілерін кеш болмай тұрып байқауға мүмкіндік беретін — қаржыны басқару.

Бизнестің қаржылық тұрақтылығын жоғалтып жатқанының типтік белгілері

Finmap Oleksandr-дың командасы үшін ерте ескерту жүйесіне айналды. Ішкі сезімнің орнына — күнделікті талдау. Үміттің орнына — нақты сандар.

Қаржылық бақылауды енгізгеннен кейін не өзгерді:

• Нақты ақша ағынын түсіну пайда болды — құлдырау мен шыңдардың қашан болатыны белгілі болды.
• Қай клиенттердің кассалық алшақтыққа себеп болып жатқаны анық болды.
• Ескертулер мен есептер енгізілді: дебиторлық берешек, шығындар және қаржылық нәтижелердің апталық талдауы.
• Команда мәселелер шешілмес бұрын оларға әрекет ете бастады.

Сандар біз үшін жұмыс істей бастады. Енді біз өртті сөндіріп жүрген жоқпыз — жағдайды алдын ала басқарып отырмыз. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Қаржылық сигналдарды елемеу — денедегі ауырсынуды елемеумен бірдей. Ол өздігінен жоғалмайды — дағдарысқа айналады.

7-тұжырым. Қаржы маманы «сән» емес, мыңдаған долларды үнемдейтін стратегиялық ресурс

Көптеген кәсіпкерлер қаржы маманын жалдауды кейінге қалдырады, «өзім-ақ шешемін» немесе «бұл тым қымбат» деп ойлайды. Бірақ шын мәнінде — кешіктіру әлдеқайда қымбатқа түседі. Бизнестің ақшаны күн сайын қайда жоғалтып жатқанын ашуға көмектесетін дәл қаржы маманы.

Finmap-тың қаржы маманымен жұмыс істегеннен кейін, Oleksandr енді жай ғана есеп жүргізбейді — ол бизнесті басқарады.

Қаржы маманы қазіргі бизнесте не істейді — Excel емес, стратегия

Аутсорсингтік қаржы директоры + Finmap = тиімді қаржыны басқарудың идеал формуласы

Қаржы маманын тартқаннан кейін Oleksandr-дың жұмысы қалай өзгерді:

• Бизнестің барлық бағыттары үшін нақты қаржылық модель құрылды.
• Тұрақты есептер иесі үшін де, команда үшін де қолжетімді болды.
• Әр шешім енді интуицияға емес, сандарға негізделеді.
• Бизнес стратегиясы енді хаос емес — есептелген жоспар.

Қаржы маманы маған жан тыныштығын берді. Енді ақшамен не болып жатқанын және әрі қарай не істеу керегін білемін. — Oleksandr Stupakivskyi, кәсіпкер

Қаржы маманы — тек «сандар туралы» ғана емес. Бұл бақылау, айқындық және табыстылық туралы. Егер масштабтағың, шығындарды оңтайландырғың немесе жаңа нарыққа шыққың келсе — командада қаржы маманының болуы жолды бірнеше айға қысқартып, ондаған мың долларды үнемдейді.

Қаржы қорқынышты емес. Қорқынышты нәрсе — оны түсінбеу

Oleksandr кассалық алшақтықтан өтті, 175 000 доллар жоғалтты, қаржылық хаосты бастан кешірді — және бұдан күштірек болып шықты.

Енді қаржы оның негізгі басқару құралы — қорқынышты белгісіздік емес.

Бонус: «Қаржыны басқаруды неден бастау керек» чек-парағы

1. Соңғы кемінде 3 айдағы барлық шығындар мен кірістерді сана.
2. Жоспарлы шығындарды ескере отырып қалдықтарға қара.
3. P&L — пайда және шығын туралы есеп жаса.
4. Ең аз табысты бағытты анықта.
5. Finmap-та қаржыны басқаруды баста.
6. Егер өзің жасауға уақытың болмаса — қаржы маманын тарт.

Қаржыны басқаруды бастау үшін кассалық алшақтықты күтпе

Бизнесің үшін Finmap-ты сынап көр — және бүгіннен бастап ақшаңды толық бақылауға ал.