Finmap жергілікті бизнеске қаржысын қалай реттеуге көмектеседі: Dasha Katsurina Studio + Showroom мысалы

Егер сіз жергілікті бизнестің иесі болсаңыз, күнделікті операцияларға белсенді араласасыз: сатылымды басқарасыз, сатып алуларды бақылайсыз, жеткізушілермен қарым-қатынас жасайсыз — осының бәрін жасай отырып, қаржыны бақылауда ұстауға тырысасыз.

Бірақ бәрі жақсы болып көрінген кезде де — клиенттер келеді, кіріс тұрақты, топ ынталы — ақша баз бір жетіспеуі мүмкін.

Мұның себебі әрдайым сатылымның төмендеуі немесе сыртқы факторлар емес. Көбіне мәселе тереңірек жатыр — көзге көрінбейтін қаржылық процестерде, олар біртіндеп табыстылықты төмендетіп, тұрақсыздық сезімін тудырады.

Жергілікті бизнестер кездесетін үш басты қаржылық қиындыққа назар аударайық — және Finmap ақша ағынын ретке келтіруге, болжамдылықты қалпына келтіруге және жан тыныштығын қайтаруға қалай көмектесетінін көрейік.

1-мәселе. Бақылаудан шыққан ақша ағыны

Жергілікті бизнесте бәрі ақша ағынынан басталады. Дәл осы көрсеткіш бизнестің тұрақты жұмыс істеуі мен өсуі үшін жеткілікті ресурсы бар-жоғын анықтайды.

Көптеген жергілікті компаниялардың басты мәселесі — ақша ағынына жүйелі бақылаудың жоқтығы. Иесі жақсы кіріс көріп жүрсе де, мыналарды түсінбей қалады:

• ақша шотқа нақты қашан түседі;
• оның қаншасы міндетті шығындарға бөлініп қойылған;
• және қаншасы еркін пайдалануға қалады.

Осыны түсінбеу қаржылық шиеленісті тудырады:

• төлемдер нақты жоспарсыз жасалады;
• ақшалай алшақтықтар пайда болады;
• кейбір шығындар есепке алынбай қалады;
• ал стратегиялық шешімдер нақты деректерсіз қабылданады.

Ақша ағыны күнделікті бақыланбаса, бизнес біртіндеп бақылауды жоғалтады.

Сырттан қарағанда бәрі сәтті көрінуі мүмкін — клиенттер бар, сатылым бар — бірақ ішінде өтімділік тапшылығы қалыптасып жатады.

Бақыланбаған ақша ағынының салдары

‍«Қағаз жүзіндегі» табыстылық пен нақты ақша арасындағы осы алшақтық қаржылық тұрақсыздықтың басты себебіне айналады.

«Сіздің бизнесіңіз қаржылық тұрғыда қауіпсіз бе?» чек-парағын жүктеп алыңыз

Мен жария оферта шартымен және құпиялылық саясатымен таныстым және келісемін Чек-парақты алу

Бақылау мен болжамдылықты қалпына келтіру үшін ақша ағынын басқарудың нақты процесін құру керек.
‍

Төменде жергілікті бизнесте тиімді ақша бақылауының басталуын белгілейтін үш негізгі қадам берілген.

Бақылау

1. Қаржылық деректердің бірыңғай базасын құрып, барлық шоттарыңызды — банктік, қолма-қол және карта — бір жүйеге қосыңыз. Бұл сізге ақша қозғалысының толық көрінісін нақты уақыт режимінде көруге мүмкіндік береді.
   ‍
2. Барлық транзакцияларды — кіріс, шығыс, шоттар арасындағы аударымдарды — күн сайын тіркеп отырыңыз. Тұрақты жаңарту ақшалай алшақтықтардан аулақ болуға және нақты қанша ақша бар екенін анық түсінуге көмектеседі.
   ‍
3. Бұл процесті банк интеграциялары мен автоматтандыру ережелерінің көмегімен автоматтандырыңыз — бұл қолмен жасалатын жұмысты азайтып, дәлдікті арттырады.

Finmap-та бұл процесті баптау 20 минуттан аспайды:

• Сіз әртүрлі валютада шектеусіз шот сан құра аласыз;
• Ең танымал банктермен және төлем жүйелерімен интеграцияны қосыңыз;
• Жүйе транзакцияларды сіз үшін өзі енгізетіндей автоматтандыру ережелерін баптаңыз — бұл қолмен өңдеу уақытының 60–70%-ын үнемдейді.

Талдау

1. Санаттар бойынша талдау жасаңыз — қай шығындар өсіп жатқанын, қайсысы кіріс әкелетінін көру үшін. Бұл сізге тиімсіз шығын баптарын жылдам анықтауға және деректерге негізделген шешім қабылдауға көмектеседі.
   ‍
2. Кіріс динамикасын — айлық немесе апталық — қадағалап, заңдылықтар мен маусымдылықты байқаңыз.
   ‍
3. Бизнес пен жеке қаржыны бөліп қараңыз — осылай нақты операциялық аналитиканы, компанияның шынайы пайдасын көріп, жеке шығындар бизнес ресурстарын «жеп қоятын» жағдайдан аулақ боласыз.

Finmap-тағы талдау процесі Аналитика бөлімінде жүреді, онда барлық негізгі қаржылық есептер жинақталған.
‍

Мұнда стандартты дашбордтарды көріп қана қоймай, сақталған сүзгілер негізінде — санаттар, контрагенттер, жобалар немесе кезеңдер бойынша — өз есептеріңізді де жасай аласыз.

Атап айтқанда, Cash Flow есебі ақша қозғалысындағы барлық өзгерістерді қадағалауға және қай кіріс пен шығыс көздері оның ауытқуына ең көп әсер ететінін көруге мүмкіндік береді.

Бұл проблемалық аймақтарды жылдам анықтауға және нақты деректер негізінде шешім қабылдауға көмектеседі.

Болжам

1. 1–3 ай алдын ала болжау үшін Төлем күнтізбесін пайдаланыңыз. Алдағы барлық кіріс пен шығысты қосып, апта немесе ай бойынша болжамды қалдықты көріңіз — және ақшалай алшақтықтардың алдын алыңыз.
   ‍
2. Әртүрлі сценарийлерді сынап көріңіз — базалық, сақтық және оптимистік: жоспарланған транзакциялардың күні мен сомасын өзгертіп, бұл өтімділікке, таза ақша ағынына және қолжетімді қалдыққа қалай әсер ететінін көріңіз.
   ‍
3. Жоспарланған төлемдер негізінде кіріс-шығыс жоспарын құрып, ауытқуларды тұрақты салыстырып отырыңыз — осылай өтімділікті бақылауда ұстап, бюджетті уақтылы түзете аласыз.

Finmap-та төлем күнтізбесі жоспарланған транзакцияларыңыз негізінде автоматты түрде жасалады және компанияның қаржылық жағдайының болжамын көрсетеді.

Ол ақшалай алшақтық күтіліп тұрғанын немесе, керісінше, қаражат артылатынын бірден көрсетеді. Күнтізбе бүкіл бизнес бойынша да, әрбір жеке шот бойынша да қалдықты бағалауға мүмкіндік береді.

Барлық өзгерістер — күндер, сомалар немесе транзакция статустары бойынша — бірден синхрондалады, сондықтан түзетулердің болашақ ақша ағынына қалай әсер ететінін сіз бірден көресіз.

Ақша ағыны бақылауда болғанда, бизнес ең құнды нәрсеге — болжамдылыққа — ие болады.

Сіз енді бір түсімнен екіншісіне дейін өмір сүрмейсіз, соқыр шешім қабылдамайсыз және кенеттен пайда болған ақшалай алшақтықтан үрейленбейсіз.

2-мәселе. Қаржылық тұрақтылықты бұзатын жасырын факторлар

Кейде қаржылық тұрақсыздық сатылымның төмендеуінен немесе сыртқы факторлардан емес, пайданы тынышша жеп қоятын ішкі процестерден туындайды.

Себебі әрдайым бірден көзге түсе бермейді: шығындар кірістен жылдам өседі, ақшаның бір бөлігі ұсақ шығындарға сіңіп кетеді, ал маусымдық ауытқулар тұрақсыздық сезімін тек күшейте түседі.

Бизнестің дәл қайда пайда жоғалтып жатқанын түсіну үшін, көбіне назардан тыс қалатын, бірақ қаржылық нәтижеге шешуші әсер ететін үш факторға назар аударған жөн.

1. Маусымдылық: кірістің тұрақтылығына әсер ететін жасырын фактор

Сіздің дүкеніңіз, кеңсеңіз немесе кафеңіз жыл бойы жұмыс істейді — ассортимент өзгермейді, бағалар тұрақты, клиенттер сол баяғы. Бірақ бір айда ақша жетеді де, келесі айда шығындарды жеке қаражатыңыздан немесе несие желісінен жабуға тура келеді.

Себебі көбіне байқалмай қалатын маусымдылықта жатыр.
‍

Бұл әрдайым бірден көзге түсе бермейді: маусымның ауысуы, мереке кезеңдері, апта күндері немесе тіпті клиенттердің мінез-құлқы жасырын сұраныс циклдерін тудыруы мүмкін.

Қаржылық «шайқалудан» аулақ болу үшін маусымдылықты анықтап, басқару керек — пайдалы айларда қор жинап, ақша ағынын алдын ала жоспарлау арқылы.

Finmap-та маусымдылықты Cash Flow есебінде оңай қадағалауға болады — негізгі дашборд барлық қаржылық белсенділіктің динамикасын анық көрсетіп, маусымдық тенденцияларды ашады.

Графикалық көрініске қоса, кестелік форматта да тауарлар, қызметтер немесе нақты санаттар бойынша сұраныс өзгерісін пайыздық көрсеткіште талдауға болады.

Маусымдылықты қалай талдап, басқару керектігі туралы толығырақ білгіңіз келсе — «Маусымдық құлдыраудан тұрақты пайдаға: жыл бойы қалай табыс табу керек» мақаласын оқыңыз.

2. Жасырын шығындар: бизнесті пайдасынан айыратын ұсақ-түйектер

Жергілікті бизнесте қаржылық шығындар көбіне ірі төлемдерде емес, елеусіз көрінетін күнделікті ұсақ шығындарда жасырынады.

Команда үшін кофе, қаптама, жеткізу, жазылымдар, ұсақ сатып алулар — олардың әрқайсысының жеке әсері үлкен емес, бірақ бәрі қосылғанда бюджеттің байқалатын бөлігін құрайды және оны байқамай кету оңай.

Бұл шығындар бөлек есепке алынбаса, бизнес табыстылықты бақылау және өсуді жоспарлау мүмкіндігінен айырылады.

Мұны болдырмау үшін:

1. Барлық шығынды — тіпті ең ұсақтарын да — тіркеңіз. Бұл сізге ақшаңыздың нақты қайда кететінінің шынайы көрінісін береді.
   ‍
2. Шығын құрылымын әр ай сайын қарап отырыңыз. Осылай қай баптар негізсіз өсіп жатқанын көресіз.
   ‍
3. Ұсақ төлемдерді оңтайландырыңыз. Тиімсіз қызметтерден бас тартыңыз, жеткізушілерді қайта қарап шығыңыз немесе шығынды азайту үшін сатып алуларды біріктіріңіз.
   ‍

Дәл осындай мұқияттылық оңтайландыру мүмкіндіктерін ашады — байқалмайтын шығындарды қысқартып, өсу үшін ресурстарды босатуға мүмкіндік береді.

Finmap-та шығынды қалай қадағалау керек:

• Егжей-тегжейлі қадағалау үшін санаттар мен ішкі санаттарды пайдаланыңыз. Бұл ақшаның — жалдау ақысы мен жарнамадан бастап кеңсе кофесіне дейін — нақты қайда кетіп жатқанын көруге көмектеседі.
  ‍
• Банк арқылы өтпейтін шығындарды да тіркеңіз. Толық көрініс алу үшін қолма-қол транзакцияларды қолмен немесе мобильді қосымша арқылы қосыңыз.
  ‍
• Ұсақ төлемдер үшін де автоматтандыру ережелерін баптаңыз. Такси, азық-түлік сатып алу немесе кеңсе тауарлары — бәрі қосымша күш салмай-ақ автоматты түрде дұрыс санатқа жатқызылады.

Finmap есептері әр шығын бабының динамикасын көрсетеді, бұл қайсысы өсіп жатқанын және пайданы сақтап, өтімділікті қолдау үшін қайсысын оңтайландыруға болатынын жылдам анықтауға көмектеседі.

3. Тиімсіз баға саясаты: маржаға теріс әсер

Клиенттердің тұрақты ағыны да бағалар нақты шығындарды жаппаса, пайда кепілі бола алмайды.

Көптеген жергілікті бизнес иелері бағаны интуитивті түрде — бәсекелестерге немесе клиенттердің күтіміне қарап белгілейді. Нәтижесінде кейбір тауар немесе қызметтер минималды пайда, тіпті шығын әкеледі, ал сырттан бәрі тұрақты болып көрінеді.

Материал, логистика немесе еңбек құны өссе, ал баға өзгермей қалса, маржа біртіндеп қысқарады.

Мұны болдырмау үшін баға белгілеуді маркетингтік шешім емес, қаржылық стратегия ретінде қарастыру керек.

Әрбір тауар немесе қызмет санатының табыстылығын тұрақты талдап, шығын өзгергеннен кейін бағаны қайта қараңыз және бизнестің бір бағыты екіншісін субсидиялап тұрған-тұрмағанын тексеріңіз.

Finmap-та:

‍‍

1. Тегтерді пайдаланып шығындарды тікелей және тұрақты шығындарға бөліңіз — бұл әр тауар немесе қызметтің маржасын көруге және қай бағыттар нақты пайда әкелетінін түсінуге көмектеседі.
   ‍
2. Санат бойынша шығындардың пайыздық үлесін айлар арасында салыстырып, сатып алу, жалдау ақысы немесе қызмет құнының өсіп жатқанын қадағалаңыз.
   ‍
3. Аналитиканы кешенді пайдаланыңыз — табыстылық пен сатылым көлемін өткен кезеңдермен салыстырыңыз, тенденцияларды анықтаңыз және шығын құрылымын оңтайландырып, маржаны арттыру мүмкіндіктерін іздеңіз.
   ‍

Қаржыны басқару — бұл тек кіріс жайлы ғана емес, ең алдымен пайданы тынышша азайтатын факторларды бақылау туралы.

3-мәселе. Делегирлеудің жоқтығынан қаржының шашырауы

Жергілікті бизнесте қаржылық процестерді көбіне тікелей «алаңда» жүрген адамдар — администраторлар, кассирлер, менеджерлер немесе сатушылар жүргізеді. Клиенттің төлемін қабылдайтын, сатып алатын, шығынды жазатын және қолма-қол ақшамен жұмыс істейтін — дәл солар.

Бірақ қаржылық ақпарат мессенджерлер, кестелер немесе дауыстық хабарлама арқылы жиналса, иесі есеп берудегі хаосқа міндетті түрде тап болады.

Finmap-ты тегін алыңыз!

Қаржылық айқындықтың 7 күнін тегін көріңіз

Карта қажет емес

Жүйелі делегирлеудің жоқтығы мыналарға әкеледі:
‍

1. ‍Уақыт жоғалту — төлемдерді қолмен тексеру, егжей-тегжейді нақтылау және әртүрлі көздерден деректерді жинау керек болады.
   ‍
2. ‍Қателер мен қайталанулар — транзакциялар бірнеше рет тіркеледі немесе мүлдем жоғалады.
   ‍
3. ‍Қаржылық шығындар — қате немесе кешіктірілген жазбалар табыстылық көрінісін бұрмалайды.
   ‍
4. ‍Өзекті ақпараттың жоқтығы — иесі жағдайды нақты уақытта емес, кешіктіріліп көреді.
   ‍
5. ‍Теріс пайдалану қаупі — рөлдер мен қолжетімділік деңгейлері анық болмаса, қаржылық тәртіпті сақтау мүмкін емес деуге болады.
   ‍

Дұрыс делегирлеу жүйесінсіз қаржы тұрақты стресс көзіне айналады. Иесі шешім қабылдаудағы жылдамдығынан айырылады, ал өсу перспективалары мардымсыз болады.

Шешімі — қаржыны басқаруды дұрыс делегирлеу.
‍

Деректерді қолмен жинаудың орнына, қызметкерлерді тікелей Finmap-қа қосып, икемді рөлдер мен қолжетімділік деңгейлерін орнатыңыз. Осылай команда мүшелері компанияның толық аналитикасына қолжеткізбей-ақ, тек өз жауапкершілік аймағында кіріс пен шығысты дербес тіркей алады.

Бұл бизнеске үш негізгі артықшылық береді:

• ‍Жылдамдық: деректер жүйеге қолмен жіберусіз, бірден енгізіледі.‍
• Дәлдік: барлық транзакциялар бір жерде, қайталанусыз және қатесіз тіркеледі.‍
• Бақылау: иесі толық қаржылық көріністі нақты уақытта көреді, ал қызметкерлер тек өз жауапкершілік аясында жұмыс істейді.

Finmap-та делегирлеу жүйесін қалай баптау керек

Нәтиже: сіз енді есептерді қолмен құрастыруға уақыт жоғалтпайсыз, ал команда қаржылық процеске ашық әрі жауапкершілікпен араласады.

Finmap Dasha Katsurina Studio + Showroom-ға ақшалай алшақтықтардан аулақ болып, қаржылық бақылауды сақтауға қалай көмектесті

Тіпті шағын бизнесте де қаржылық процестер көрінгеннен әлдеқайда күрделі болуы мүмкін.
‍

Бірнеше сату бағыты, әртүрлі тауар санаттары болса, ал команданың бір бөлігі басқа елде жұмыс істесе — бірыңғай ақша басқару жүйесісіз бақылауды жоғалту оңай.

Сондықтан Dasha Katsurina Studio + Showroom командасы бастапқыдан-ақ Finmap-та қаржыны басқаруды құруды шешті.

Dasha Katsurina Studio + Showroom — әйелдер, стиль және украин қолөнері туралы кеңістік. Варшава жүрегінің дәл ортасында орналасқан бұл жер украин дизайнерлері мен шеберлерінің жұмыстарын — киім мен зергерліктен ыдыс-аяқ пен кітапқа дейін — біріктіреді.

Бұл жерде жас украин энергиясын сезінуге, кофе ішіп демалуға, пікірлес адамдармен танысуға болады — шығармашылық, шынайылық пен адамгершілік бірінші орында тұратын, алжапарсыз кеңістік.

Команда бұл платформамен украиндық компаниясында бұрыннан жұмыс істеп келген, сондықтан қаржылық процестер мен есептіліктің бірыңғай құрылымын сақтау үшін Варшава бөлімшесінде де сол құралды пайдалану табиғи қадам болды.

Жүйелеуге дейін команда жергілікті бизнестерге тән әдеттегі қиындықтармен бетпе-бет келді:

• ақшалай алшақтықтар;
• кешіктірілген есептер;
• шешім қабылдау үшін өзекті ақпараттың жоқтығы.

Бұл мәселелер қаржылық процестерді баяулатып, ақша ағынын жоспарлауды қиындатты.

Finmap арқылы қаржы ашық, құрылымды және кез келген уақытта қолжетімді болды. Баптап қойылған санаттар, шоттар мен есептер жүйесінің арқасында команда енді ақша ағынының толық көрінісін көріп, өзгерістерге жылдам жауап бере алады.

Енді біз ақшаның қайда екенін, қаншасы жұмсалғанын және нақты неге кеткенін анық көреміз. Бұл уақытты үнемдейді және бизнесті бақылауда ұстауға көмектеседі. — Виктория, Dasha Katsurina Studio + Showroom командасының мүшесі

Бүгінде Dasha Katsurina Studio-ның қаржы жүйесі тегіс жұмыс істейді:

• барлық деректер автоматты түрде жаңарады;
• есептер бірден жасалады;
• шығын мен кірістің құрылымы ашық болды.

Бұл ақшалай алшақтықтардан аулақ болуға, қаржылық процестерді оңтайландыруға және шынымен маңызды нәрсеге — брендті дамытуға және клиенттермен жұмыс істеуге көңіл бөлуге мүмкіндік берді.

Ақшадан көз жазып қалмау және оның қайда кетіп жатқанын көру маңызды. Онсыз бизнестің қалай жұмыс істейтінін түсіну мүмкін емес. Қаржыны басқару — тұрақтылықтың негізі. — Виктория, Dasha Katsurina Studio + Showroom командасының мүшесі

Тұрақтылық жүйелі басқарудан басталады

Жергілікті бизнесте әрбір теңге маңызды — сондықтан ақшаны санап қана қоймай, толық көрінісін көру маңызды.

Ақша ағыны бақылауда болғанда, шығындар құрылымды болғанда, ал команда процеске тартылғанда — қаржы стресс көзі болудан қалып, өсудің негізіне айналады.

Finmap мұндай жүйені құруға көмектеседі:

• барлық шоттарды бір жерге біріктіреді;
• кіріс пен шығысты автоматты түрде тіркейді;
• нақты уақыттағы аналитиканы ұсынады;
• бақылауды жоғалтпай қаржыны басқаруды делегирлеуге мүмкіндік береді.

Нәтижесінде сіз тек сандарды ғана емес, әрбір шешімде сенімділік пен болжамдылықты аласыз.
‍

Ертең бизнесіңіз жүйелі жұмыс істеуі үшін бүгіннен Finmap-пен бастаңыз!

Жиі қойылатын сұрақтар

1. Неге сатылым тұрақты болса да, ақша жетіспейді?
Мұның себебі ақшалай алшақтықтар, үйлестірілмеген шығындар немесе теңгерімсіз ақша ағыны құрылымы болуы мүмкін. Көбіне ақша қорда, кешіктірілген төлемдерде немесе уақыт өте жинала беретін байқалмаған ұсақ шығындарда «қалып қояды».

2. Бизнесімде ақша ағыны мәселесі бар екенін қалай білуге болады?
Белгілері қарапайым: күнделікті шығынға жиі қаражат жетіспеу, төлемдердің кешігуі, операциялық шығындарды жабу үшін несие алуға мәжбүр болу немесе күтпеген жағдайларға арналған қордың жоқтығы.

3. Қаржыны бірнеше адам басқарып, шатасу туындаса не істеу керек?
Нақты делегирлеу жүйесін орнату керек: кім неге жауапты екенін анықтап, транзакцияларды тіркеудің ашық ережелерін белгілеп, қайталанулар мен қателерден аулақ болу үшін барлық деректерді бір жерге орталықтандыру керек.

4. Тауар немесе қызметтеріме баға дұрыс қойылғанын қалай анықтауға болады?
Маржаңызды — кіріс пен шығыстың арақатынасын — тұрақты талдап отырыңыз. Егер шығын өссе (мысалы, жеткізушілер немесе жалдау ақысы себебінен), ал баға өзгермесе, маржа төмендейді — және сатылым тұрақты болса да табыстылық құлдырайды.

5. Жергілікті бизнесте қаржылық тәртіп орнатуға қандай алғашқы қадамдар көмектеседі?
Негізден бастаңыз:

• барлық шотты бір жүйеге біріктіріңіз;
• әрбір транзакцияны (қолма-қол, қолма-қол емес, ұсақ шығындар) тіркеңіз;
• кіріс пен шығыс құрылымын талдаңыз;
• төлем күнтізбесі мен резервтік қор құрыңыз.

Бұл қаржылық тұрақтылық пен болжамдылықтың негізін қалайды.